Excel 2010: заполняем базу данных
Уважаемые сотрудники «Б & К»! Мне часто приходится заполнять большие базы данных в программе Excel. Разумеется, я использую для этой работы буфер обмена. Но, честно говоря, хотелось бы найти более удобное решение. Посоветуйте, как ускорить заполнение баз данных в Excel 2010, какие для этого есть инструменты? Спасибо.
Владимир Прохоров, гл. бухгалтер, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Заполнение баз данных — процесс трудоемкий и утомительный. Поэтому любой новый инструмент для автоматического заполнения таблиц для бухгалтера очень важен. Причем по нескольким причинам. Во-первых, автоматическое заполнение ускоряет работу, делает ее менее трудоемкой. А во-вторых, при автозаполнении резко снижается количество ошибок при вводе данных. Согласитесь, что этот аспект в бухгалтерской практике трудно переоценить. Поэтому неудивительно, что для быстрого заполнения таблиц разработчики Excel предусмотрели целый набор специальных инструментов. С некоторыми из них я предлагаю познакомиться подробнее. Начнем с подстановки значений.
Автозаполнение повторяющихся значений
В качестве примера для нашей работы я выбрал базу данных, изображенную на рис. 1. В ней всего три поля: «Дата», «Покупатель» и «Сумма». Причем в колонках «Дата» и «Сумма» уже стоят значения, а данные в колонке «Покупатель» мы будем заполнять. Делаем так:
1. Становимся на ячейку «B2», вводим в нее текст с названием предприятия. Пусть это будет «Омега, ТОВ».
2. Переходим вниз по колонке «B». В примере на рис. 1 я установил указатель текущей ячейки на «B8».
3. Печатаем букву «О». Excel тут же заменит ее на слово «Омега, ТОВ».
4. Нажимаем «Enter» — ячейка заполнена.
Что произошло на самом деле? После ввода первого символа Excel проанализировал содержимое текущей колонки и попытался найти предприятия, где первым символом в названии будет буква «О». В нашем случае он обнаружил одно такое название — «Омега, ТОВ». Согласно внутренней логике работы Excel «предположил», что эти данные могут повторяться в колонке многократно. Исходя из этого, он предложил ввести это значение автоматически. На мой взгляд, очень удобная возможность.
Кстати, подстановка по первым символам выполняется как в направлении «сверху вниз», так и «снизу вверх».
Важно! Чтобы Excel выполнил автозамену, указатель активной ячейки должен находиться в области базы данных.
Попробуем усложнить задачу. Для этого в колонку «Покупатель» добавим название «Олимп, ООО». После чего повторим те же действия. Теперь на ввод буквы «О» Excel никак не отреагирует! И это понятно: одного символа уже недостаточно для четкой идентификации названия в колонке «Покупатель». Для этого нужно ввести хотя бы два символа: последовательность «Ол» Excel предложит заменить на «Олимп, ООО», символы «Ом» он предложит заменить на «Омега, ТОВ». Обратите внимание, что данные для автоподстановки можно набирать в любом регистре.
Важно! Чтобы включить (или отключить) возможность автоподстановки, войдите в меню «Файл», выберите раздел «Параметры». Откроется окно настроек «Параметры Excel». В нем перейдите в раздел «Дополнительно» и в группе «Параметры правки» включите (или отключите) флажок «Автозавершение значений ячеек».
Среди преимуществ описанного способа я бы отметил простоту его использования. Не нужно никаких дополнительных действий. Вводим первые буквы — остальное Excel сделает сам.
Главный же его недостаток — автоподстановка по совпадению символов работает только с текстом. На числа действие этого инструмента не распространяется. Кроме того, автоподстановка работает хорошо, когда в базе мало похожих элементов. Только в этом случае Excel сможет быстро (уже по первым символам) предложить подходящий вариант для заполнения ячеек.
Комбинация «Ctrl+D»
Эта комбинация копирует в активную ячейку (или выделенный блок рабочего листа!) содержимое из вышестоящей ячейки. Посмотрим, как это выглядит практически.
1. Откройте базу данных, как на рис. 1.
2. Поставьте указатель активной ячейки на «B3».
3. Нажмите «Ctrl+D». В «B3» появится надпись «Омега, ТОВ». Эту информацию Excel перенес из ячейки «B2».
Совет Используйте комбинацию «Ctrl+D» для заполнения базы данных «по колонкам». Для выборочного заполнения ячеек таблицы используйте «Ctrl+D» совместно с автофильтром.
Использование клавиш «Ctrl+D» имеет несколько преимуществ:
— таким способом можно продублировать не только текст, но и числа;
— сочетание «Ctrl+D» копирует не только содержимое, но и формат из вышестоящей ячейки;
— комбинация «Ctrl+D» работает при включенном «Caps Lock», т. е. как на английской, так и на русской раскладке клавиатуры.
Выбор значений из списка
Работа в режиме автозаполнения становится неэффективной, когда в базе много похожих элементов. В этом случае придется напечатать большую часть слова, прежде чем программа предложит воспользоваться автозаменой. Здесь можно посоветовать работу со списком. Вернемся к примеру на рис. 1. Делаем так:
1. Ставим указатель мышки на свободную ячейку в колонке «Покупатель».
2. Щелкаем правой кнопкой мышки. Появится контекстное меню, как на рис. 2.
3. Из этого меню выбираем пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Excel покажет список всех значений из колонки «Покупатель».
4. В списке находим нужный элемент и щелчком мышки подставляем его в ячейку.
Важно! Список для автозаполнения Excel формирует только из текстовых значений.
Выбор значений из списка хорош тем, что здесь трудно ошибиться. Все повторяющиеся данные, введенные таким способом, будут одинаковые. Никаких лишних пробелов, никаких опечаток. Что касается недостатков — выбор из списка не работает с числами.
Повтор действий
по клавише «F4»
При работе с базами данных часто приходится повторять одни и те же действия. Это может быть все, что угодно: добавление строк, выделение цветом, изменение фона, размеров ячейки и т. п. В такой ситуации советую взять на заметку простой прием: нажатие клавиши «F4» повторяет последнее выполненное действие и применяет его к текущей ячейке или выделенному блоку. Экономия времени от этого приема иногда просто колоссальная. Небольшой пример: нужно добавить несколько строк в разных позициях базы данных. Действуя обычным способом, нам придется:
— поставить указатель мышки на ячейку, где нужно добавить строку;
— щелчком правой кнопки мышки раскрыть контекстное меню;
— из него выбрать пункт «Добавить ячейки…»;
— в предложенном окне параметров выбрать вариант «Строку», после чего нажать «ОК».
Причем все перечисленные действия придется повторить для каждой вновь добавляемой строки! Если таких строк будет хотя бы сотня, процесс может затянуться…
А вот пример, как это выглядит при работе с клавишей «F4». Делаем так:
1. Добавляем одну строку любым удобным способом.
2. Ставим активную ячейку на место вставки новой строки.
3. Нажимаем клавишу «F4» (повторяем предыдущее действие). И так несколько раз.
Через клавишу «F4» можно выполнить большинство операций Excel: выравнивание ячеек, изменение их размера, параметров форматирования и т. д. Но повторить ввод предыдущего значения в новую ячейку по «F4», к сожалению, нельзя.
Ввод массива данных
Этот прием удобен для заполнения области рабочего листа одинаковыми значениями. Чтобы воспользоваться этим методом, сделайте так:
1. Откройте документ Excel. Выделите блок ячеек, куда нужно записать одинаковые значения.
2. Не снимая выделения, нажмите клавишу «F2» (войти в режим редактирования ячейки). На листе станет доступна для редактирования первая ячейка выделенного блока.
3. Введите в эту ячейку данные. Это может быть число, текст или формула.
4. Нажмите комбинацию «Ctrl+Shift+Enter». Excel заполнит указанную часть листа значением из первой ячейки выделенного блока.
Работа с массивами формул — очень мощный инструмент MS Excel. Он позволяет не только быстро заполнять данными фрагменты рабочей таблицы — массивы формул можно использовать в сочетании с автофильтром, инструментами выделения блоков, для создания сложных формул. Но это — материал для нашей следующей статьи. А на сегодня все. Надеюсь, что описанные приемы заполнения таблиц сделает вашу работу с Excel более продуктивной.
Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции. Удачной работы!
