ЗАГРАНСУТОЧНЫЕ ПО-НОВОМУ:
первые разъяснения официальных органов
Письмо Национального банка Украины от 06.07.2009 г. № 13-122/4500-12803
Письмо Министерства финансов Украины от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122
«О командировках за границу»
В комментируемых
письмах Нацбанк и Минфин предоставили ответы на ряд проблемных вопросов, связанных с расчетом новых суточных по загранкомандировкам.1. Как рассчитать суточные расходы, если командировка приходится на период до и после вступления в силу постановления № 483*?
Например, работник выбыл в командировку 20 мая и вернулся 30 мая текущего года. Перед началом командировки ему был выдан аванс в валюте из расчета 280 грн. Нужно ли пересчитывать размер суточных, и если да, то как именно?* Постановление КМУ «О внесении изменений в постановление КМУ от 23.04.99 г. № 663» от 20.05.2009 г. № 483, см. ком. «Увеличены загрансуточные — теперь их размер привязан к доллару» // «БН», 2009, № 22, с. 5; статью «Загранкомандировки: нюансы расчета новых суточных» // «БН», 2009, № 30, с. 30.
Нацбанк на него не ответил, а вот Минфин указал на то, что новые суточные должны выплачиваться с 26.05.2009 г. (даты вступления в силу
постановления № 483), в том числе и тем лицам, которые на тот момент уже находились в командировке. То есть в тех ситуациях, когда командированному лицу за период с 26.05.2009 г. были выплачены суточные исходя из размера 280 грн., предприятие должно доплатить ему разницу между новым и старым размером суточных.Эта разница, по мнению МФУ, может быть возмещена в порядке, установленном
п. 1.17 раздела ІІ Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59. Напомним, что согласно этому пункту задолженность перед работником нужно погасить в национальной валюте по курсу НБУ, установленному на день погашения задолженности по «допвыплате», но не позднее третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку.И здесь возникает проблема с документальным оформлением таких доплат — ведь расчет суточных в командировочном отчете осуществлялся в старом размере, а внесение изменений в данный документ нормативными актами не предусмотрено. По нашему мнению, эту «внештатную» ситуацию можно разрешить следующим образом: оформить приказ (распоряжение) директора предприятия о выплате доплаты и составить бухгалтерскую справку, в которой указать, что на основании приказа ___ осуществляется доплата суточных в ___ размере к отчету об использовании денежных средств, предоставленных на командировку №__ от __.
2. Как рассчитать сумму суточных в тех случаях, когда по объективным причинам аванс на командировку не был выдан?
Все расходы на командировку компенсируются работнику после его возвращения из командировки на основании авансового отчета и приложенных к нему документов.На этот вопрос официальные органы четко в комментируемых
письмах не ответили. Нацбанк лишь подчеркнул, что «необеспечение командированного работника авансом является нарушением трудового законодательства». Действительно, такие действия квалифицируются как нарушение, за которое может быть наложен административный штраф по ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 510 грн. до 1700 грн. Однако невыдача аванса на командировку практикуется достаточно часто. Наша позиция по расчету суточных в «безавансовых» ситуациях изложена в статье «Загранкомандировки: нюансы расчета новых суточных» // «БН», 2009, № 30, с. 30. Напомним, что мы предложили ориентироваться в таких случаях на нормы п. 1.17 Раздела ІІ Инструкции № 59, правомерность использования которых для расчета новых суточных фактически подтвердил Минфин в ответе на первый вопрос. А вот Нацбанк в комментируемом письме сослался на нормы п. 2.5 гл. 2 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г. № 200 относительно того, что возмещение работнику-резиденту, который находился в командировке за границей, расходов собственных денежных средств в иностранной валюте осуществляется по курсу НБУ на день выплаты средств.3. Для оплаты расходов на командировку работнику была выдана корпоративная банковская платежная карточка (КПК), с помощью которой он несколько раз снимал валюту (в том числе и суточные). Какой курс НБУ необходимо использовать для расчета суточных в этом случае?
Нацбанк и данный вопрос фактически проигнорировал, а Минфин предписал осуществлять в этом случае расчет суточных по
курсу НБУ, установленному на день перечисления командированному работнику аванса в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежной карточки.Между тем такой ответ, во-первых, применим не ко всем ситуациям выдачи средств на командировку. Ведь зачастую случается, что работник едет в командировку с КПК, на которую уже были когда-то зачислены денежные средства. К тому же КПК используют и для выплаты аванса на командировку по частям, что порекомендовал сам Минфин (
письмо от 15.10.2003 г. № 31-03173-07-29/3801). И как поступать в данных ситуациях, подход Минфина не разъясняет.Во-вторых, нужно учесть, что согласно
п. 3.12 Положения о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с ними, утвержденному постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137, при использовании КПК средства считаются выданными в подотчет только в момент их списания с КПК. Исходя из этого нельзя утверждать, что аванс на командировку выдается работнику в момент перечисления средств на КПК.Вышеприведенные правила, скорее, применимы к варианту выдачи командировочного аванса работнику путем зачисления его на личную платежную карточку (ЛПК), когда средства считаются выданными в подотчет в момент зачисления их на ЛПК (
п. 3.13 Положения № 137).А для ситуаций с использованием КПК, по нашему мнению, более приемлем такой подход: суточные рассчитываются по курсу НБУ на дату списания их с КПК, то есть в момент выдачи их в подотчет. Но для того, чтобы правильно рассчитать эту сумму, необходимо иметь документы, подтверждающие факт списания средств с КПК (чек банкомата, слип, квитанция торгового термина и т. п.), что, собственно говоря, и предусмотрено п. 2.12 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637. Теперь же на этот момент следует обратить особое внимание.
