ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
Сегодняшняя Тема недели посвящена трудовой книжке — основному документу, подтверждающему трудовую деятельность работника.
Мы начнем с азов — расскажем об основных правилах ведения трудовых книжек, опишем их документооборот. Кроме того, подробно разберем нюансы внесения записей в трудовую книжку (о приеме на работу, о поощрениях, об увольнении), порядок исправлений записей, а также рассмотрим отдельные нетипичные ситуации, с которыми могут столкнуться работники кадровой служба предприятия.
Трудовая книжка — это трудовая биография работника. Она ведется на всех работников, которые работают у работодателя более 5 дней. Неточные записи в трудовой книжке могут быть причиной того, что часть трудовой деятельности работнику могут не засчитать при назначении пенсии.
Поэтому работодателю очень важно правильно заполнить трудовую книжку работнику.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
ДОКУМЕНТЫ «ТЕМЫ»
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.Постановление № 301
— постановление КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301.Инструкция № 58
— Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минсоцзащиты и Минюста от 29.07.93 г. № 58.Классификатор профессий
— Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Госкомтехрегулирования от 26.12.2005 г. № 375.
ВОПРОСЫ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Общие правила ведения трудовой книжки
Порядок ведения трудовых книжек (далее —
ТК) работодателями регламентирует Инструкция № 58, а форма ТК утверждена постановлением № 301.При
трудоустройстве работник предоставляет работодателю ТК (ст. 24 КЗоТ, пп. 1.3 и 1.4 Инструкции № 58), кроме случаев, когда работник трудоустраивается на предприятие впервые и у него ТК нет. Таким работникам согласно ст. 48 КЗоТ ТК оформляет работодатель не позднее 5 дней после приема на работу (в п. 2.2 Инструкции № 58 говорится о недельном сроке). За выписанную ТК с работника взимается ее стоимость, кроме случая, когда при ее неправильном первичном заполнении стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием (п. 6.1 Инструкции № 58).Обратите внимание: если
работник трудоустраивается к предпринимателю, то ТК ему при таком трудоустройстве не заведет ни предприниматель, ни центр занятости, в котором регистрируется трудовой договор. Это следует из формального прочтения п. 2.12 и 2.20-1 Инструкции № 58 и подтверждается письмом Минтруда от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06*. Однако при этом период работы у предпринимателя подтверждается письменным трудовым договором.* См. ком. «Может ли предприниматель завести трудовую книжку работнику: мнения Минтруда и Госпредпринимательства разошлись»// «БН», 2006, № 23, с. 12.
Работодатель ведет ТК
на работников, которые работают у него по основному месту работы более 5 дней (ст. 48 КЗоТ). ТК работников, которые работают у него по совместительству, он не заполняет — ее ведет работодатель по месту основной работы (п. 1.1 Инструкции № 58). Данные о работе по совместительству вносит работодатель по основному месту работы (подробнее см. раздел «Особенности заполнения ТК работнику-совместителю» на с. 46).ТК хранится у работодателей
— юридических лиц и возвращается работнику в день увольнения (ст. 47 КЗоТ). Обратите внимание: ТК работнику следует выдать именно в день увольнения. В противном случае придется выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула (ст. 235 КЗоТ, п. 4.1 Инструкции № 58)**. В таком случае днем увольнения считается день выдачи ТК. О новом дне увольнения необходимо издать приказ и внести запись в ТК работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58 (подробнее см. раздел «...и исправляем ошибки в них» на с. 44).** См. статью «Выплаты работникам при увольнении» в рубрике «Шпаргалка бухгалтера»// «БН», 2009, № 16, с. 23.
При необходимости работодатель может выдать работнику по его просьбе
заверенные выписки из ТК сведений о работе (п. 2.7 Инструкции № 58).ТК работников
, которые трудятся у предпринимателей, хранятся непосредственно у работников (п. 2.20-1 Инструкции № 58)*.* Подробнее см. статью «Частный предприниматель и наемные работники» в рубрике «Тема недели»// «БН», 2009, № 25, с. 36.
Оформление вкладыша
В том случае, когда в ТК
заполнены все страницы соответствующих разделов, ее дополняют вкладышем (п. 3.1 Инструкции № 58). Вкладыш вшивается в ТК, заполняется и ведется работодателем по месту работы работника в таком же порядке, что и ТК.Обратите внимание:
вкладыш без ТК недействителен .О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) ТК сверху работодатель наносит штамп размером 10 х 25 мм с надписью «
Выдан вкладыш» и здесь же указывает серию и номер вкладыша. При каждой последующей его выдаче должны наноситься второй штамп и указываться серия и номер вкладыша (п. 3.2 Инструкции № 58). Если у работодателя нет специального штампа, то считаем возможным надпись «Выдан вкладыш» сделать от руки.Если у работника ТК старого образца, а не утвержденная
постановлением № 301, то независимо от этого вкладыш работнику выдают нового образца, т. е. по форме, утвержденной постановлением № 301.За выдачу вкладыша
к ТК с работника взимают его стоимость (п. 6.1 Инструкции № 58). Исключением является неверное первичное заполнение вкладыша, а также его порча вследствие небрежного хранения. В этом случае стоимость испорченных бланков уплачивает предприятие.
Выдача дубликата
Дубликат ТК
— это ТК, выданная взамен предыдущей, на которой нанесена надпись в правом верхнем углу первой страницы «Дубликат».Дубликат ТК работнику выдает работодатель в случае:
1.
Утери ТК или ее непригодности к дальнейшему использованию. Если ТК (вкладыш к ней) стала непригодной для дальнейшего использования (обгорела, порвана, загрязнилась), то на первой ее странице делается надпись: «Вместо выдан дубликат», а ТК возвращается ее собственнику.2.
Наличия в ТК записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной. Дубликат выдают по просьбе работника без внесения в нее записи, признанной недействительным (п. 2.10 Инструкции № 58).Записи в дубликат ТК вносят на общих основаниях. По последнему месту работы на основании ранее выданных приказов (распоряжений) заполняют разделы «
Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях».Что касается предыдущих мест работы, то вначале в дубликате записывают суммарно общий стаж работника, подтвержденный соответствующими документами (общее количество лет, месяцев, дней работы) без указания, в какие периоды времени, на каких должностях и предприятиях работал в прошлом собственник ТК. После этого общий стаж, подтвержденный документами, оформленными соответствующим образом, записывается по отдельным периодам работы. В случае если документы не содержат полностью всех данных о работе в прошлом, в дубликат ТК вносят только те данные, которые указаны в документах.
За выдачу дубликата
ТК с работника взимается его стоимость, кроме случая, когда дубликат выдают в связи с утерей ТК в результате стихийного бедствия или по другой причине (п. 6.1 Инструкции № 58).
Учет и хранение ТК
ТК и вкладыши к ней согласно
постановлению КМУ от 19.04.93 г. № 283 являются бланками строгого учета.Бланки новых
(не заполненных) ТК и вкладышей хранят в бухгалтерии предприятия и выдают по заявке под отчет лицу, ответственному за ведение ТК. Такое лицо обязано по окончании каждого месяца предоставлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков ТК и вкладышей (типовой формы данного документа нет, поэтому его составляют в произвольной форме).На бланки ТК и вкладышей, которые были испорчены во время заполнения, составляют
Акт на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним (типовая форма № П-11).Учет бланков ТК и вкладышей
(новых, не заполненных) как бланков строгого учета бухгалтерия ведет в Книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-9). В ней регистрируют все операции, связанные с получением и расходованием бланков ТК и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.Полученные ТК от работников при трудоустройстве
, а также вновь выданные работникам ТК и вкладыши к ним регистрируются в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10). Эту Книгу ведет отдел кадров или другое подразделение, которое отвечает за оформление приема и увольнения работников.ТК работников хранятся на предприятиях
. Что каса-ется работодателей-предпринимателей, то так как ТК их работников хранятся непосредственно у работников, предпринимателям нет необходимости вести Книги типовых форм № П-9 и № П-10. Предприниматели только вносят запись о приеме на работу в ТК при заключении с работником трудового договора и сразу же возвращает ее работнику. В последующем работник предъявляет ее своему работодателю — предпринимателю в случае необходимости внесения каких-либо записей в нее, в том числе об увольнении. Заверяет записи в ТК, внесенные предпринимателем, ответственное лицо центра занятости по месту регистрации предпринимателя*.* Подробнее см. статью «Частный предприниматель и наемные работники» в рубрике «Тема недели»// «БН», 2009, № 25, с. 36.
При увольнении согласно
ст. 47 КЗоТ ТК работнику необходимо выдать в день увольнения. Это правило применяется для работников, которые работают по основному месту работы, так как на лиц, которые работают по совместительству, согласно п. 1.1 Инструкции № 58 ТК ведутся только по основному месту работы.Согласно
п. 7.1 Инструкции № 58 при получении ТК в случае увольнения работник должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10) (графа 13) и в личной карточке. В настоящее время применяется личная карточка, типовая форма № П-2 которой утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489**. Она заменила ранее действующую личную карточку, утвержденную приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277, в которой был предусмотрено специальное поле для подписи работника, подтверждающей получение ТК. В действующей в настоящее время личной карточке аналогичное поле не предусмотрено. В то же время считаем, что подписи в Книге (типовая форма № П-10) достаточно для подтверждения получения работником ТК на руки при увольнении.** См. ком. «Новые типовые формы по учету труда от Госкомстата»// «БН», 2009, № 1 — 2, с. 6.
Если
в день увольнения работник отсутствует на работе, то работодатель в этот день посылает ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения ТК (п. 4.2 Инструкции № 58). По почте послать ТК работнику можно только на основании письменного согласия работника.В случае смерти работника ТК выдают на руки его ближайшим родственникам под роспись или посылают по их требованию почтой (желательно иметь письменное требование родственников).
ТК и их дубликаты, которые не были получены работниками при увольнении,
хранят в течение 2 лет в отделе кадров предприятия отдельно от других ТК работающих сотрудников. После этого срока не востребованные ТК (их дубликаты) хранят в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении этого срока их можно уничтожить в установленном порядке (п. 6.2 Инструкции № 58).Схема документооборота ТК (вкладышей) на предприятии приведена на рис. 1 (с. 40).
ВНОСИМ ЗАПИСИ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ...
Общие правила
К ТК ответственное лицо работодателя вносит сведения о работе, поощрениях и наградах за успехи в работе на предприятиях. Обычно это входит в обязанности инспектора по кадрам.
Назовем
общие правила заполнения работодателем ТК:1.
ТК и вкладыши к ней заполняют в соответствующих разделах на украинском и русском языках (пп. 2.1 и 4.1 Инструкции № 58). Из письма от 19.10.2005 г. № 09-488-к можно сделать вывод, что Минтруда разрешает заполнять ТК на украинском языке, который является государственным языком. Но не исключено, что письмо адресовано тем работодателям, которые заполняют ТК только на русском языке и понимать его надо как требование заполнять ТК еще и на украинском языке.2.
Сведения о взысканиях в ТК не заносят (ст. 48 КЗоТ).3.
Основанием для внесения записей в ТК является приказ (распоряжение) работодателя. Назовем типовые формы приказов (распоряжений), на основании которых вносят записи в ТК:— приказ (распоряжение) о приеме на работу (типовая форма № П-1);
— приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (типовая форма № П-4)
.Могут применятся также разработанные предприятием упрощенные формы этих документов, в том числе для внесения других сведений, кроме приема и увольнения.
4.
Записи в ТК вносятся после издания приказа (распоряжения) в такой срок (п. 2.4 Инструкции № 58):— о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о наградах и поощрениях — в недельный срок;
— об увольнении — в день увольнения.
5.
Записи в ТК должны точно отвечать тексту приказа или распоряжения (п. 2.4 Инструкции № 58). В то же время при приеме работника по срочному трудовому договору (на определенное время или на время выполнения определенной работы) такой срочный характер договора следует указать в приказе о принятии на работу, но в ТК такую запись вносить не надо (письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 126/13/133-07).6.
Записи в ТК выполняют арабскими цифрами (число и месяц — двузначными). Например, если работник принят на работу 5 августа 2009 года, то в графе 2 ТК записывают «05.08.2009».7.
Запись в ТК выполняют аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.8.
Печатью работодателя заверяют только записи об увольнении и сведения о награждении и поощрении в день увольнения.9.
С каждой записью, которую заносят в ТК на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводе и увольнении, необходимо ознакомить работника под роспись в личной карточке (типовая форма № П-2) (п. 2.5 Инструкции № 58).
... о работнике
(первая страница)
Первую страницу (титульный лист) заполняет ответственное за выдачу ТК лицо работодателя в случае, когда работнику выдают ТК при трудоустройстве на предприятие впервые или при выдаче дубликата (см.
раздел «Выдача дубликата» на с. 38). При этом фамилию, имя и отчество вписывают полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении (п. 2.11 Инструкции № 58).В соответствующем поле указываются дата заполнения ТК и работник, ответственный за выдачу ТК, своей подписью заверяет правильность внесенных данных. После этого проставляется печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась ТК (
п. 2.12 Инструкции № 58).Кроме того, может возникнуть необходимость
внесения записей на первую страницу ТК в случае изменения личных данных о работнике, отраженных на этой странице. Порядок внесения таких изменений сводится к следующему (п. 2.13 Инструкции № 58):1) на первой странице ТК прежние данные зачеркивают одной чертой и записываются новые данные;
2) на внутренней стороне обложки делают ссылку на соответствующий документ с указанием его номера и даты выдачи, а также органа, который его выдал (паспорт, свидетельство о рождении, браке, расторжении брака, документ об изменении фамилии, имени или отчества и т. п.);
3) ссылку на соответствующий документ заверяет своей подписью руководитель предприятия или специально уполномоченное им лицо и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
Покажем на примере порядок заполнения первой (титульной) страницы ТК и внесение в нее изменений в связи со сменой фамилии работницы по причине вступления в брак (рис. 2).
Если же при заполнении сведений о фамилии, имени, отчестве работника или дате его рождения допущена ошибка по вине ответственного работника предприятия, то считаем необходимым эту ошибку исправить вышеописанным способом, но в качестве документа-основания для внесения записи является приказ (распоряжение) об исправлении допущенной ошибки, реквизиты которого следует привести на внутренней стороне обложки.
Обратите внимание
: в форме ТК предусмотрена страница 33, на которой данные о работнике вносятся на русском языке. Порядок заполнения данной страницы аналогичен странице 1, которую заполняют на украинском языке с той лишь разницей, что заполняют ее на русском языке.
...в раздел
«Сведения о работе»
В разделе «
Сведения о работе» указывают сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, об увольнении.Записи о приеме на работу
. Алгоритм заполнения ТК при приеме на работу следующий (п. 2.14 Инструкции № 58):1. В
графе 3 как заглавие пишется полное наименование предприятия.2. В
графе 1 под заглавием (наименование предприятия) указывается порядковый номер вписываемой записи.3. В
графе 3 вписывается запись о принятии на работу: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда».Запись о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносят в соответствии с наименованием профессии и должности, указанной в
Классификаторе профессий.Для работников, которые трудоустраивающихся впервые, ТК выдают по первому месту работы. При внесении записей следует помнить, что
до внесения записи о приеме на работу в этот раздел, отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов, работодатель вносит следующие данные (п. 2.18 Инструкции № 58):— о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на лиц, которые проходят службу, не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
— о времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.);
— о времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре;
— о работе в качестве члена колхоза — в том случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников;
— о времени ухода за инвалидом 1 группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского учреждения требует постоянного постороннего ухода.
Если работнику в период работы присваивается новый разряд, об этом в ТК вносят соответствующую запись.
Работа по совместительству в ТК указывают отдельной строкой по желанию работника (подробнее см. раздел
«Особенности заполнения ТК работнику-совместителю» на с. 46).Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляют в таком же порядке, как и принятие на работу.
Изменение названия предприятия
. Если в процессе деятельности претерпело изменения название предприятия, то необходимо внести соответствующую запись о переименовании предприятия, а в графе 4 — указать основание для переименования предприятия — номер и дату приказа (распоряжения, решения) о переименовании и данные регистрационных документов, подтверждающих государственную регистрацию такого переименования. Как сделать запись в ТК при изменении названия предприятия, см. пример 3 в таблице на с. 48.Записи об увольнении работников
. При увольнении работодатель обязан выдать работнику ТК в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.Алгоритм заполнения ТК при увольнении
следующий (п. 2.26 Инструкции № 58):1. В
графе 1 указывают порядковый номер записи.4. В
графе 2 указывают дату увольнения. Днем увольнения считается последний день работы.3. В
графе 3 вписывается запись о причине увольнения. Внесение в ТК записей об увольнении следует выполнять с учетом таких требований:— записи о причинах увольнения в точности должны соответствовать формулировке действующего законодательства со ссылкой на определенную
статью, пункт КЗоТ. Например, «Звільнений в зв'язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України» (пример из п. 2.25 Инструкции № 28);— при расторжении трудового договора по инициативе работника по причине, которую законодательство связывает с предоставлением определенной льготы и преимуществ, запись об увольнении в ТК вносят с указанием этой причины. Например: «
Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням у вищий навчальний заклад, ст. 38 КЗпП України» (пример из п. 2.25 Инструкции № 28). Напомним: наличие преимущества в виде поступления увольняющегося работника в учебное заведение дает право не отрабатывать ему 2 недели;— при расторжении трудового договора по инициативе собственника в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации управления промышленностью и другой отраслью народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства Украины. Например: «
Звільнено за скороченням штатів (чи чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України [далее в скобках указывают соответствующее постановление КМУ]» (п. 2.28 Инструкции № 28).4. В
графе 4 указывают реквизиты документа (наименование, дату и номер), на основании которого внесена запись. Обычно это приказ (распоряжение) об увольнении работника.5. При увольнении все записи о работе, наградах, внесенные в ТК за время работы на этом предприятии, удостоверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или отдела кадров.
В случае задержки выдачи ТК по вине работодателя днем увольнения считается день выдачи ТК. О новом дне увольнения издается
приказ (распоряжение) и вносится запись в ТК работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58 (см. раздел «...и исправляем ошибки в них» на с. 44).Записи о возобновлении на работе и изменение записи о переводе на другую работу
. Изменения в ТК работников в связи с незаконным увольнением, переводом на другую работу или изменением формулировки причины увольнения или даты увольнения, как правило, осуществляют в связи с вынесением судом соответствующих решений.Для внесения на предприятии во исполнение решения органа, который признал это незаконным, издается соответствующий приказ (распоряжение). На его основании и вносятся изменения в ТК в порядке, предусмотренном
п. 2.10 Инструкции № 58:1. Увольнение работника признано незаконным и работника восстановили
на работе — в разделе «Сведения о работе» после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 вписывают: «Запис за № [таким-то] є недійсним, поновлений на попередній роботі» (см. пример 5 в таблице на с. 48).2. Изменена причина увольнения
— в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывают на недействительность прежней записи об увольнении и приводят новую причину увольнения: «Запис за № [таким-то] є недійсним, звільнений...» и указывается новая формулировка.Аналогично вносят записи в случае признания незаконным перевод работника на другую работу.
В
графе 4 делается ссылка на приказ о восстановлении на работе (должности) или изменении формулировки причины увольнения.Раздел «
Сведения о работе» заполняют одновременно на украинском и русском языках и заверяются подписью и печатью одновременно оба текста.Пример внесения записей в раздел «
Сведения о работе» ТК приведен в таблице на с. 48.
... в разделы
«Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях»
В эти разделы ТК работодатель вносит сведения о наградах и поощрениях:
— о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины;
— о поощрениях за успехи в работе и других поощрениях в соответствии с действующим законодательством. В раздел «
Сведения о поощрениях» не вносят информацию о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда или выплата которых имеет регулярный характер;— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;
— об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
О награждении и поощрении работника издают приказ (распоряжение).
Запись о награждениях и поощрении вносят в ТК работника в недельный срок (пп. 2.2 и 2.4 Инструкции № 58).Алгоритм заполнения разделов
«Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях» ТК следующий (п. 2.24 Инструкции № 58):1. В
графе 3 как заглавие пишется полное наименование предприятия (перед первым награждением или поощрением).2. В
графе 1 под заглавием (наименование предприятия) указывают порядковый номер записи.3. В
графе 2 указывают дату награждения либо поощрения.4. В
графе 3 указывают, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением.5. В
графе 4 приводят ссылку на дату, номер и наименование документа, на основании которого внесена запись.При увольнении все записи о наградах и поощрениях, внесенных в ТК за время работы на этом предприятии, удостоверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или отдела кадров.
Данные разделы
заполняют одновременно на украинском и русском языках и заверяются подписью руководителя (ответственного лица) и печатью предприятия одновременно оба текста.Примеры заполнения разделов «
Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях» приведем на рис. 3.
ВІДОМОСТІ ПРО НАГОРОДЖЕННЯ
№ запису | Дата | Відомості про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань | На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) | ||
число | місяць | рік | |||
1 | 2 | 3 | 4 | ||
... | ... | ... | ... | ... | ... |
|
|
|
| Товариство з обмеженою відповідальністю «АБВ» |
|
5 | 16 | 07 | 2009 | Нагороджено за багаторічну та високопрофесійну працю на користь підприємства орденом «За заслуги перед ТОВ «АБВ»» I ступеня | Наказ від 16.07.2008 р. № 50 |
<...>
ВІДОМОСТІ ПРО ЗАОХОЧЕННЯ
№ запису | Дата | Відомості про заохочення, пов'язані з роботою на підприємстві, в установі або організації | На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) | ||
число | місяць | рік | |||
1 | 2 | 3 | 4 | ||
... | ... | ... | ... | ... | ... |
|
|
|
| Товариство з обмеженою відповідальністю «АБВ» |
|
6 | 21 | 07 | 2009 | Заохочено за високопрофесійну працю у I півріччі 2009 року врученням почесної грамоти та грошової премії в розмірі місячного окладу | Наказ від 21.07.2009 р. № 50 |
Рис. 3.
Сведения о награждениях и поощрениях в ТК (извлечение)
... и исправляем ошибки в них
На практике случаются ситуации, когда в ТК работника вносят неправильную запись. Чаще всего распространены такие:
1.
Запись в ТК не соответствует тексту приказа, текст приказа правильный — (например, в тексте приказа было указано, что работник принят «на должность главного кассира», а в ТК в разделе «Сведения о работе» значится запись о принятии его на «должность кассира»). Такая ошибка, как правило, случается из-за невнимательности работника, который вносит записи в ТК.2. Работник принят на должность, которой нет в
Классификаторе профессий, или работник принят на должность, предусмотренную Классификатором профессий, но фактически он выполняет другую работу*. При этом ошибка допущена в тексте приказа (может также быть ошибка в штатном расписании), запись в ТК соответствует приказу.* Пример такой ошибки и порядок ее исправления см. в конс. «Неправильно указано название должности в трудовой книжке работника — как исправить ошибку»// «БН», 2009, № 23, с. 44.
При исправлении таких ошибок следует помнить, что согласно
п. 2.10 Инструкции № 58 в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрении» ТК (вкладыша) зачеркивания ранее внесенной неточной или неправильной записи не допускается. Чтобы исправить внесенную неточную запись согласно пп. 2.6, 2.8 — 2.10 Инструкции № 58, в ТК вносят дополнительные записи. Покажем порядок исправления ошибок схематически (рис. 4):
Пример таких изменений в украинском и русском разделах приведен в
конс. «Неправильно указано название должности в трудовой книжке работника — как исправить ошибку»// «БН», 2009, № 23, с. 44.
ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ
Особенности заполнения ТК работника-совместителю
У нас работник работает по основному месту работы. Он обратися к нам с просьбой внести запись о его работе по совместительству в трудовую книжку. Имеем ли мы право это сделать и как правильно внести запись?
Согласно
п. 2.14 Инструкции № 58 работа по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, в ТК указывается отдельной строкой. Запись сведений о работе по совместительству осуществляется работодателем по желанию работника.Поскольку ТК ведут на работников по основному месту работы (
п. 1.1 Инструкции № 58) и ТК хранится по месту основной работы, а выдается только при увольнении, то и запись о работе по совместительству может быть внесена работодателем по основному месту работы.Считаем, что данные о работе по совместительству необходимо сделать после того, как работник будет уволен с работы по совместительству. Кроме того, работник должен предъявить работодателю по основному месту работы документы, подтверждающие свою работу по совместительству. Для этого работник может обратиться к своему работодателю по совместительству с просьбой выдать ему заверенные копии или выписки из приказов (распоряжений) о приеме и об увольнении с работы. Кроме того, работодатель может оформить в произвольной форме справку о трудовых отношениях с работником, работавшим у него по совместительству. На основании этих документов работодатель вносит запись в ТК работника. Пример заполнения приведен в таблице на с. 48 (см. пример № 6).
Заполняем ТК работнику-студенту
У нас по основному месту работы трудятся студенты дневного отделения (график их работы позволяет им совмещать работу и учебу). Должны ли мы на них вести трудовые книжки?
Да
, на работников — студентов дневных отделений, как и на прочих работников, которые работают по основному месту работы, необходимо вести ТК. О том, что работа студентов не является совместительством, говорится в письме Минтруда от 26.10.2005 г. № 09-503. Поэтому запись в ТК работника-студента вносит предприятие и заверяет своей печатью. В то же время в период учебы на дневном стационаре студент может работать на нескольких работах. В таком случае работа у одного работодателя для него будет основным местом работы, а у другого — совместительством.Порядок ведения ТК
зависит от того, была ли у студента ТК на момент поступления в учебное заведение.Вариант 1
— студент дневного отделения при трудоустройстве на работу по основному месту не имеет ТК (трудоустраивается впервые). В таком случае работодатель заводит на него ТК в общем порядке согласно ст. 48 КЗоТ и п. 2.2 Инструкции № 58, как для трудоустраивающегося впервые.ТК студента в данном случае хранится по мету основной работы, т. е. на предприятии, и может быть выдана только при его увольнении. Других оснований для выдачи ТК у работодателя нет.
Что касается внесения информации о времени обучения перед записью о приеме на работу, то поскольку студент на дату приема на первое место работы еще вуз не окончил, то и запись о его поступлении делать не надо. В свою очередь, в
п. 2.16 Инструкции № 58 говорится о внесении записи в ТК о времени, а не факте, учебы на дневных отделениях.В таком случае после окончания обучения
запись о времени обучения на дневном отделении должен сделать:— или
работодатель — если на момент окончания вуза студент работает и ТК находится у него. Основанием для такой записи является диплом, на основании которого работодатель впишет сведения о времени учебы в вузе,— или
вуз — если на момент окончания вуза студент не работает. В этом случае учебное заведение вносит запись о времени учебы на дневных отделениях (в том числе подготовительных) вуза на основании п. 2.16 Инструкции № 58 , поскольку студент имеет ТК. Основанием для такой записи являются приказы вуза о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов.Как заполнить ТК, см. таблицу на с. 48 (пример № 7).
Вариант 2
— студент до поступления в вуз работал и не прекращает работать после поступления на дневное отделение. В таком случае ТК ему завел работодатель, у которого он был трудоустроен впервые.В данном случае считаем, что запись об обучении в вузе на дневном отделении необходимо также сделать после окончания вуза, как в
варианте 1. Такую запись вносит или работодатель (если на момент окончания вуза студент работает), или вуз (если студент на момент окончания вуза не работает).Вариант 3
— студент при поступлении в учебное заведение имеет ТК, но не работает. Согласно п. 2.16 Инструкции № 58 для студентов, которые имеют ТК, записи о времени обучения на дневном отделении вносит учебное заведение. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.Получается, что если при поступлении в вуз студент отдал ТК, то она может находиться либо в вузе, либо вуз ТК у себя не хранит (она находится у студента).
Во втором случае
ТК находится на руках у студента и проблем не возникнет — при трудоустройстве на основное место работы работодатель вписывает период работы в ТК, а сама ТК хранится на предприятии.В первом случае не все так просто. Так как ТК находится в вузе и вуз может отказать выдать студенту ТК на руки, то при трудоустройстве студент не сможет предъявить ее работодателю. Следовательно, для работника-студента такая работа не может быть основным местом. Однако студент вправе работать по совместительству, а период работы по совместительству в таком случае должен записать вуз, поскольку ТК находится у него.
В то же время, что касается
правомерности хранения вузом ТК студентов, то это вызывает сомнения, поскольку:во-первых
, студент с вузом не состоит в трудовых отношениях и обучение для него не является основным местом работы, где согласно п. 1.1 Инструкции № 58 ведут ТК;во-вторых
, нормативные документы, регламентирующие поступление в учебные заведения*, не содержат требования об обязательном предоставлении абитуриентами ТК при поступлении;* В вуз — в Условиях приема в высшие учебные заведения Украины, утвержденных приказом Минобразования от 02.09.2008 г. № 802, в ПТУ — в Типовых правилах приема в профессионально-технические учебные заведения Украины, утвержденных приказом Минобразования от 06.06.2006 г. № 441.
в-третьих
, ни Инструкция № 58, ни постановление № 301 не содержат норму, предусматривающую ведение ТК на студентов учебными заведениями в период их учебы. Это предусмотрено только для работы, причем по основному месту (п. 1.1 Инструкция № 58), а учебные заведения согласно п. 2.16 имеют право только вносить записи в ТК о времени обучения у них, а не вести ТК.На этом заканчиваем рассмотрение вопросов, связанных с ведениемв ТК работников. Остается напомнить, что за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица могут привлекаться к дисциплинарной ответственности (
письмо Минтруда от 03.02.2006 г. № 09-45). Поэтому ведите трудовые книжки правильно!
Примеры внесения записей в ТК
Условие примера | Пример заполнения ТК работника в разделе «Відомості про роботу» | |||||
№ запису | Дата | Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) | |||
число | місяць | рік | ||||
А | 1 | 2 |
|
| 3 | 4 |
... | ... | ... | ... | ... | ... |
|
1. Принятие на работу работника на должность сторожа |
|
|
|
| Товариство з обмеженою відповідальністю «Ваby» |
|
20 | 11 | 02 | 2009 | Прийнятий на посаду сторожа | Наказ від 11.02.2008 р. № 12-к | |
2. Внесение изменений в ТК в связи с неправильным указанием должности, на которую был принят работник | 21 | 26 | 03 | 2009 | Запис за № 20 недійсний. Прийнято на посаду охоронника | Наказ від 11.02.2008 р. № 12-к* |
*В графе 4 повторяют реквизиты старого приказа (распоряжения), поскольку после внесения в него изменений должность, на которую принят работник, отвечает выполняемой им работе. | ||||||
3. Изменено название предприятия: общество с ограниченной ответственностью «Ваby» переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Дитина» | 22 | 08 | 07 | 2009 | Товариство з обмеженою відповідальністю «Ваbу» з 08.07.2009 р. перейменовано на Товариство з обмеженою відповідальністю «Дитина» | Рішення зборів засновників від 26.06.2009 р., Свідоцтво про державну реєстрацію від 08.07.2009 р. |
4. Трудовой договор с работником прекращается 25.08.2009 г. (25 августа — последний рабочий день) по причине: | ||||||
— перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий | 23 | 25 | 08 | 2009 | Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу на... [назва підприємства], п. 5 ст. 36 КЗпП України. Директор ТОВ «Дитина» /Бородач/ В. В. БородачМ. П. * | Наказ від 25.08.2009 р. № 26-к |
— перехода на выборную должность | Звільнений у зв’язку з обранням на виборну посаду до... [назва організації], п. 5 ст. 36 КЗпП України | |||||
— собственного желания работника | Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України | |||||
— собственного желания работника при наличии уважительной причины — выход на пенсию | Звільнений за власним бажанням у зв’язку з виходом на пенсію, ст. 38 КЗпП України | |||||
— сокращения штатов | Звільнений за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України | |||||
— систематического невыполнения без уважительных причин трудових обязанностей | Звільнений у зв’язку із систематичним невиконанням без поважних причин трудових обов’язків, п. 3 ст. 40 КЗпП України | |||||
— прогула | Звільнений у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України | |||||
— появления на работе в нетрезвом состоянии | Звільнений у зв’язку з появою працівника на роботі в нетверезому стані, п. 7 ст. 40 КЗпП України | |||||
— совершения хищения, установленного решением суда | Звільнений у зв’язку із вчиненням за місцем роботи розкрадання майна, установленого вироком суду, що набрав законної сили, п. 8 ст. 40 КЗпП України | |||||
— одноразового грубого нарушения руководителем трудовых обязанностей | Звільнений за одноразове грубе порушення трудових обов’язків, п. 1 ст. 41 КЗпП України | |||||
— смерти работника | Роботу припинено у зв’язку зі смертю | |||||
* Запись об увольнении заверятся подписью руководителя и печатью предприятия независимо от причин увольнения. | ||||||
5. Решением суда увольнение на основании п. 7 ст. 40 КЗпП (появление на работе в нетрезвом состоянии) признано незаконным и работник восстановлен на прежней работе. После восстановления на работе работник увольняется по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ) | 24 | 21 | 09 | 2009 | Запис за № 23 недійсний. Поновлено на попередній роботі | Наказ від 21.09.2009 р. № 32-к* |
25 | 05 | 10 | 2009 | Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України | Наказ від 05.10.2009 р. № 38-к | |
*Приказ издается на основании решения суда. | ||||||
6. Работник принят на работу на основное место работы 11.02.2009 г. По основному месту работы он попросил внести данные о его работе по совместительству в ООО «Космос» на должности сторожа с 14.01.2009 г. (заверенная ООО «Космос» копия приказа от 14.01.2009 г. № 12) по 31.07.2009 г. (заверенная ООО «Космос» копия приказа от 31.07.2009 г. № 55) |
|
|
|
| Товариство з обмеженою відповідальністю «АБВ» |
|
10 | 11 | 02 | 2009 | Прийнятий на посаду охоронника | Наказ від 11.02.2009 р. № 5 | |
|
|
|
| Робота за сумісництвом у товаристві з обмеженою відповідальністю «Космос» |
| |
11 | 14 | 01 | 2009 | Прийнятий на посаду сторожа | Наказ від 14.01.2009 р. № 12 | |
12 | 31 | 07 | 2009 | Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України | Наказ від 31.07.2009 г. № 55 | |
7. Предприятие принимает на основное место работы на должность кассира студента дневного отделения, который трудоустраивается впервые, на момент окончания учебы студент не работал |
|
|
|
| Товариство з обмеженою відповідальністю «Дитина» |
|
1 | 22 | 01 | 2009 | Прийнятий на посаду касира | Наказ від 22.01.2009 р. № 8 | |
2 | 30 | 04 | 2009 | Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України. Директор ТОВ «Дитина» /Бородач/ В. В. БородачМ. П. | Наказ від 30.04.2009 р. № 26 | |
|
|
|
| Енський гуманітарний інститут |
| |
3 | 04 | 08 | 2004 | Зараховано на перший курс економічного факультету | Наказ від 04.08.2004 р. № 125 | |
4 | 25 | 06 | 2009 | Відраховано з інституту у зв’язку із закінченням; диплом ХА № 1256789. Начальник відділу кадрів /Головко/ С. С. Головко М. П. | Наказ від 25.06.2009 р. № 86 |