Темы статей
Выбрать темы

Тема недели. Трудовые книжки

Редакция БН
Статья

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

 

Сегодняшняя Тема недели посвящена трудовой книжке — основному документу, подтверждающему трудовую деятельность работника.

Мы начнем с азов — расскажем об основных правилах ведения трудовых книжек, опишем их документооборот. Кроме того, подробно разберем нюансы внесения записей в трудовую книжку (о приеме на работу, о поощрениях, об увольнении), порядок исправлений записей, а также рассмотрим отдельные нетипичные ситуации, с которыми могут столкнуться работники кадровой служба предприятия.

Трудовая книжка — это трудовая биография работника. Она ведется на всех работников, которые работают у работодателя более 5 дней. Неточные записи в трудовой книжке могут быть причиной того, что часть трудовой деятельности работнику могут не засчитать при назначении пенсии.

Поэтому работодателю очень важно правильно заполнить трудовую книжку работнику.

Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

ДОКУМЕНТЫ «ТЕМЫ»

КЗоТ

— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Постановление № 301

— постановление КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301.

Инструкция № 58

— Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минсоцзащиты и Минюста от 29.07.93 г. № 58.

Классификатор профессий

— Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Госкомтехрегулирования от 26.12.2005 г. № 375.

 

ВОПРОСЫ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Общие правила ведения трудовой книжки

Порядок ведения трудовых книжек (далее —

ТК) работодателями регламентирует Инструкция № 58, а форма ТК утверждена постановлением № 301.

При

трудоустройстве работник предоставляет работодателю ТК (ст. 24 КЗоТ, пп. 1.3 и 1.4 Инструкции № 58), кроме случаев, когда работник трудоустраивается на предприятие впервые и у него ТК нет. Таким работникам согласно ст. 48 КЗоТ ТК оформляет работодатель не позднее 5 дней после приема на работу (в п. 2.2 Инструкции № 58 говорится о недельном сроке). За выписанную ТК с работника взимается ее стоимость, кроме случая, когда при ее неправильном первичном заполнении стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием (п. 6.1 Инструкции № 58).

Обратите внимание: если

работник трудоустраивается к предпринимателю, то ТК ему при таком трудоустройстве не заведет ни предприниматель, ни центр занятости, в котором регистрируется трудовой договор. Это следует из формального прочтения п. 2.12 и 2.20-1 Инструкции № 58 и подтверждается письмом Минтруда от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06*. Однако при этом период работы у предпринимателя подтверждается письменным трудовым договором.

* См. ком. «Может ли предприниматель завести трудовую книжку работнику: мнения Минтруда и Госпредпринимательства разошлись»// «БН», 2006, № 23, с. 12.

Работодатель ведет ТК

на работников, которые работают у него по основному месту работы более 5 дней (ст. 48 КЗоТ). ТК работников, которые работают у него по совместительству, он не заполняет — ее ведет работодатель по месту основной работы (п. 1.1 Инструкции № 58). Данные о работе по совместительству вносит работодатель по основному месту работы (подробнее см. раздел «Особенности заполнения ТК работнику-совместителю» на с. 46).

ТК хранится у работодателей

— юридических лиц и возвращается работнику в день увольнения (ст. 47 КЗоТ). Обратите внимание: ТК работнику следует выдать именно в день увольнения. В противном случае придется выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула (ст. 235 КЗоТ, п. 4.1 Инструкции № 58)**. В таком случае днем увольнения считается день выдачи ТК. О новом дне увольнения необходимо издать приказ и внести запись в ТК работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58 (подробнее см. раздел «...и исправляем ошибки в них» на с. 44).

** См. статью «Выплаты работникам при увольнении» в рубрике «Шпаргалка бухгалтера»// «БН», 2009, № 16, с. 23.

При необходимости работодатель может выдать работнику по его просьбе

заверенные выписки из ТК сведений о работе (п. 2.7 Инструкции № 58).

ТК работников

, которые трудятся у предпринимателей, хранятся непосредственно у работников (п. 2.20-1 Инструкции № 58)*.

* Подробнее см. статью «Частный предприниматель и наемные работники» в рубрике «Тема недели»// «БН», 2009, № 25, с. 36.

 

Оформление вкладыша

В том случае, когда в ТК

заполнены все страницы соответствующих разделов, ее дополняют вкладышем (п. 3.1 Инструкции № 58). Вкладыш вшивается в ТК, заполняется и ведется работодателем по месту работы работника в таком же порядке, что и ТК.

Обратите внимание:

вкладыш без ТК недействителен .

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) ТК сверху работодатель наносит штамп размером 10 х 25 мм с надписью «

Выдан вкладыш» и здесь же указывает серию и номер вкладыша. При каждой последующей его выдаче должны наноситься второй штамп и указываться серия и номер вкладыша (п. 3.2 Инструкции № 58). Если у работодателя нет специального штампа, то считаем возможным надпись «Выдан вкладыш» сделать от руки.

Если у работника ТК старого образца, а не утвержденная

постановлением № 301, то независимо от этого вкладыш работнику выдают нового образца, т. е. по форме, утвержденной постановлением № 301.

За выдачу вкладыша

к ТК с работника взимают его стоимость (п. 6.1 Инструкции № 58). Исключением является неверное первичное заполнение вкладыша, а также его порча вследствие небрежного хранения. В этом случае стоимость испорченных бланков уплачивает предприятие.

 

Выдача дубликата

Дубликат ТК

— это ТК, выданная взамен предыдущей, на которой нанесена надпись в правом верхнем углу первой страницы «Дубликат».

Дубликат ТК работнику выдает работодатель в случае:

1.

Утери ТК или ее непригодности к дальнейшему использованию. Если ТК (вкладыш к ней) стала непригодной для дальнейшего использования (обгорела, порвана, загрязнилась), то на первой ее странице делается надпись: «Вместо выдан дубликат», а ТК возвращается ее собственнику.

2.

Наличия в ТК записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной. Дубликат выдают по просьбе работника без внесения в нее записи, признанной недействительным (п. 2.10 Инструкции № 58).

Записи в дубликат ТК вносят на общих основаниях. По последнему месту работы на основании ранее выданных приказов (распоряжений) заполняют разделы «

Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях».

Что касается предыдущих мест работы, то вначале в дубликате записывают суммарно общий стаж работника, подтвержденный соответствующими документами (общее количество лет, месяцев, дней работы) без указания, в какие периоды времени, на каких должностях и предприятиях работал в прошлом собственник ТК. После этого общий стаж, подтвержденный документами, оформленными соответствующим образом, записывается по отдельным периодам работы. В случае если документы не содержат полностью всех данных о работе в прошлом, в дубликат ТК вносят только те данные, которые указаны в документах.

За выдачу дубликата

ТК с работника взимается его стоимость, кроме случая, когда дубликат выдают в связи с утерей ТК в результате стихийного бедствия или по другой причине (п. 6.1 Инструкции № 58).

 

Учет и хранение ТК

ТК и вкладыши к ней согласно

постановлению КМУ от 19.04.93 г. № 283 являются бланками строгого учета.

Бланки новых

(не заполненных) ТК и вкладышей хранят в бухгалтерии предприятия и выдают по заявке под отчет лицу, ответственному за ведение ТК. Такое лицо обязано по окончании каждого месяца предоставлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков ТК и вкладышей (типовой формы данного документа нет, поэтому его составляют в произвольной форме).

На бланки ТК и вкладышей, которые были испорчены во время заполнения, составляют

Акт на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним (типовая форма № П-11).

Учет бланков ТК и вкладышей

(новых, не заполненных) как бланков строгого учета бухгалтерия ведет в Книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-9). В ней регистрируют все операции, связанные с получением и расходованием бланков ТК и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.

Полученные ТК от работников при трудоустройстве

, а также вновь выданные работникам ТК и вкладыши к ним регистрируются в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10). Эту Книгу ведет отдел кадров или другое подразделение, которое отвечает за оформление приема и увольнения работников.

ТК работников хранятся на предприятиях

. Что каса-ется работодателей-предпринимателей, то так как ТК их работников хранятся непосредственно у работников, предпринимателям нет необходимости вести Книги типовых форм № П-9 и № П-10. Предприниматели только вносят запись о приеме на работу в ТК при заключении с работником трудового договора и сразу же возвращает ее работнику. В последующем работник предъявляет ее своему работодателю — предпринимателю в случае необходимости внесения каких-либо записей в нее, в том числе об увольнении. Заверяет записи в ТК, внесенные предпринимателем, ответственное лицо центра занятости по месту регистрации предпринимателя*.

* Подробнее см. статью «Частный предприниматель и наемные работники» в рубрике «Тема недели»// «БН», 2009, № 25, с. 36.

При увольнении согласно

ст. 47 КЗоТ ТК работнику необходимо выдать в день увольнения. Это правило применяется для работников, которые работают по основному месту работы, так как на лиц, которые работают по совместительству, согласно п. 1.1 Инструкции № 58 ТК ведутся только по основному месту работы.

Согласно

п. 7.1 Инструкции № 58 при получении ТК в случае увольнения работник должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10) (графа 13) и в личной карточке. В настоящее время применяется личная карточка, типовая форма № П-2 которой утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489**. Она заменила ранее действующую личную карточку, утвержденную приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277, в которой был предусмотрено специальное поле для подписи работника, подтверждающей получение ТК. В действующей в настоящее время личной карточке аналогичное поле не предусмотрено. В то же время считаем, что подписи в Книге (типовая форма № П-10) достаточно для подтверждения получения работником ТК на руки при увольнении.

** См. ком. «Новые типовые формы по учету труда от Госкомстата»// «БН», 2009, № 1 — 2, с. 6.

Если

в день увольнения работник отсутствует на работе, то работодатель в этот день посылает ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения ТК (п. 4.2 Инструкции № 58). По почте послать ТК работнику можно только на основании письменного согласия работника.

В случае смерти работника ТК выдают на руки его ближайшим родственникам под роспись или посылают по их требованию почтой (желательно иметь письменное требование родственников).

ТК и их дубликаты, которые не были получены работниками при увольнении,

хранят в течение 2 лет в отделе кадров предприятия отдельно от других ТК работающих сотрудников. После этого срока не востребованные ТК (их дубликаты) хранят в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении этого срока их можно уничтожить в установленном порядке (п. 6.2 Инструкции № 58).

Схема документооборота ТК (вкладышей) на предприятии приведена на рис. 1 (с. 40).

img 1

 

ВНОСИМ ЗАПИСИ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ...

Общие правила

К ТК ответственное лицо работодателя вносит сведения о работе, поощрениях и наградах за успехи в работе на предприятиях. Обычно это входит в обязанности инспектора по кадрам.

Назовем

общие правила заполнения работодателем ТК:

1.

ТК и вкладыши к ней заполняют в соответствующих разделах на украинском и русском языках (пп. 2.1 и 4.1 Инструкции № 58). Из письма от 19.10.2005 г. № 09-488-к можно сделать вывод, что Минтруда разрешает заполнять ТК на украинском языке, который является государственным языком. Но не исключено, что письмо адресовано тем работодателям, которые заполняют ТК только на русском языке и понимать его надо как требование заполнять ТК еще и на украинском языке.

2.

Сведения о взысканиях в ТК не заносят (ст. 48 КЗоТ).

3.

Основанием для внесения записей в ТК является приказ (распоряжение) работодателя. Назовем типовые формы приказов (распоряжений), на основании которых вносят записи в ТК:

— приказ (распоряжение) о приеме на работу (типовая форма № П-1);

— приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (типовая форма № П-4)

.

Могут применятся также разработанные предприятием упрощенные формы этих документов, в том числе для внесения других сведений, кроме приема и увольнения.

4.

Записи в ТК вносятся после издания приказа (распоряжения) в такой срок (п. 2.4 Инструкции № 58):

— о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о наградах и поощрениях — в недельный срок;

— об увольнении — в день увольнения.

5.

Записи в ТК должны точно отвечать тексту приказа или распоряжения (п. 2.4 Инструкции № 58). В то же время при приеме работника по срочному трудовому договору (на определенное время или на время выполнения определенной работы) такой срочный характер договора следует указать в приказе о принятии на работу, но в ТК такую запись вносить не надо (письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 126/13/133-07).

6.

Записи в ТК выполняют арабскими цифрами (число и месяц — двузначными). Например, если работник принят на работу 5 августа 2009 года, то в графе 2 ТК записывают «05.08.2009».

7.

Запись в ТК выполняют аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.

8.

Печатью работодателя заверяют только записи об увольнении и сведения о награждении и поощрении в день увольнения.

9.

С каждой записью, которую заносят в ТК на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводе и увольнении, необходимо ознакомить работника под роспись в личной карточке (типовая форма № П-2) (п. 2.5 Инструкции № 58).

 

... о работнике
(первая страница)

Первую страницу (титульный лист) заполняет ответственное за выдачу ТК лицо работодателя в случае, когда работнику выдают ТК при трудоустройстве на предприятие впервые или при выдаче дубликата (см.

раздел «Выдача дубликата» на с. 38). При этом фамилию, имя и отчество вписывают полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении (п. 2.11 Инструкции № 58).

В соответствующем поле указываются дата заполнения ТК и работник, ответственный за выдачу ТК, своей подписью заверяет правильность внесенных данных. После этого проставляется печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась ТК (

п. 2.12 Инструкции № 58).

Кроме того, может возникнуть необходимость

внесения записей на первую страницу ТК в случае изменения личных данных о работнике, отраженных на этой странице. Порядок внесения таких изменений сводится к следующему (п. 2.13 Инструкции № 58):

1) на первой странице ТК прежние данные зачеркивают одной чертой и записываются новые данные;

2) на внутренней стороне обложки делают ссылку на соответствующий документ с указанием его номера и даты выдачи, а также органа, который его выдал (паспорт, свидетельство о рождении, браке, расторжении брака, документ об изменении фамилии, имени или отчества и т. п.);

3) ссылку на соответствующий документ заверяет своей подписью руководитель предприятия или специально уполномоченное им лицо и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Покажем на примере порядок заполнения первой (титульной) страницы ТК и внесение в нее изменений в связи со сменой фамилии работницы по причине вступления в брак (рис. 2).

 

img 2

 

Если же при заполнении сведений о фамилии, имени, отчестве работника или дате его рождения допущена ошибка по вине ответственного работника предприятия, то считаем необходимым эту ошибку исправить вышеописанным способом, но в качестве документа-основания для внесения записи является приказ (распоряжение) об исправлении допущенной ошибки, реквизиты которого следует привести на внутренней стороне обложки.

Обратите внимание

: в форме ТК предусмотрена страница 33, на которой данные о работнике вносятся на русском языке. Порядок заполнения данной страницы аналогичен странице 1, которую заполняют на украинском языке с той лишь разницей, что заполняют ее на русском языке.

 

...в раздел
«Сведения о работе»

В разделе «

Сведения о работе» указывают сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, об увольнении.

Записи о приеме на работу

. Алгоритм заполнения ТК при приеме на работу следующий (п. 2.14 Инструкции № 58):

1. В

графе 3 как заглавие пишется полное наименование предприятия.

2. В

графе 1 под заглавием (наименование предприятия) указывается порядковый номер вписываемой записи.

3. В

графе 3 вписывается запись о принятии на работу: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда».

Запись о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносят в соответствии с наименованием профессии и должности, указанной в

Классификаторе профессий.

Для работников, которые трудоустраивающихся впервые, ТК выдают по первому месту работы. При внесении записей следует помнить, что

до внесения записи о приеме на работу в этот раздел, отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов, работодатель вносит следующие данные (п. 2.18 Инструкции № 58):

— о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на лиц, которые проходят службу, не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

— о времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.);

— о времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре;

— о работе в качестве члена колхоза — в том случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников;

— о времени ухода за инвалидом 1 группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского учреждения требует постоянного постороннего ухода.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, об этом в ТК вносят соответствующую запись.

Работа по совместительству в ТК указывают отдельной строкой по желанию работника (подробнее см. раздел

«Особенности заполнения ТК работнику-совместителю» на с. 46).

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляют в таком же порядке, как и принятие на работу.

Изменение названия предприятия

. Если в процессе деятельности претерпело изменения название предприятия, то необходимо внести соответствующую запись о переименовании предприятия, а в графе 4 — указать основание для переименования предприятия — номер и дату приказа (распоряжения, решения) о переименовании и данные регистрационных документов, подтверждающих государственную регистрацию такого переименования. Как сделать запись в ТК при изменении названия предприятия, см. пример 3 в таблице на с. 48.

Записи об увольнении работников

. При увольнении работодатель обязан выдать работнику ТК в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Алгоритм заполнения ТК при увольнении

следующий (п. 2.26 Инструкции № 58):

1. В

графе 1 указывают порядковый номер записи.

4. В

графе 2 указывают дату увольнения. Днем увольнения считается последний день работы.

3. В

графе 3 вписывается запись о причине увольнения. Внесение в ТК записей об увольнении следует выполнять с учетом таких требований:

— записи о причинах увольнения в точности должны соответствовать формулировке действующего законодательства со ссылкой на определенную

статью, пункт КЗоТ. Например, «Звільнений в зв'язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України» (пример из п. 2.25 Инструкции № 28);

— при расторжении трудового договора по инициативе работника по причине, которую законодательство связывает с предоставлением определенной льготы и преимуществ, запись об увольнении в ТК вносят с указанием этой причины. Например: «

Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням у вищий навчальний заклад, ст. 38 КЗпП України» (пример из п. 2.25 Инструкции № 28). Напомним: наличие преимущества в виде поступления увольняющегося работника в учебное заведение дает право не отрабатывать ему 2 недели;

— при расторжении трудового договора по инициативе собственника в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации управления промышленностью и другой отраслью народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства Украины. Например: «

Звільнено за скороченням штатів (чи чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України [далее в скобках указывают соответствующее постановление КМУ]» (п. 2.28 Инструкции № 28).

4. В

графе 4 указывают реквизиты документа (наименование, дату и номер), на основании которого внесена запись. Обычно это приказ (распоряжение) об увольнении работника.

5. При увольнении все записи о работе, наградах, внесенные в ТК за время работы на этом предприятии, удостоверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или отдела кадров.

В случае задержки выдачи ТК по вине работодателя днем увольнения считается день выдачи ТК. О новом дне увольнения издается

приказ (распоряжение) и вносится запись в ТК работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58 (см. раздел «...и исправляем ошибки в них» на с. 44).

Записи о возобновлении на работе и изменение записи о переводе на другую работу

. Изменения в ТК работников в связи с незаконным увольнением, переводом на другую работу или изменением формулировки причины увольнения или даты увольнения, как правило, осуществляют в связи с вынесением судом соответствующих решений.

Для внесения на предприятии во исполнение решения органа, который признал это незаконным, издается соответствующий приказ (распоряжение). На его основании и вносятся изменения в ТК в порядке, предусмотренном

п. 2.10 Инструкции № 58:

1. Увольнение работника признано незаконным и работника восстановили

на работе — в разделе «Сведения о работе» после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 вписывают: «Запис за № [таким-то] є недійсним, поновлений на попередній роботі» (см. пример 5 в таблице на с. 48).

2. Изменена причина увольнения

— в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывают на недействительность прежней записи об увольнении и приводят новую причину увольнения: «Запис за № [таким-то] є недійсним, звільнений...» и указывается новая формулировка.

Аналогично вносят записи в случае признания незаконным перевод работника на другую работу.

В

графе 4 делается ссылка на приказ о восстановлении на работе (должности) или изменении формулировки причины увольнения.

Раздел «

Сведения о работе» заполняют одновременно на украинском и русском языках и заверяются подписью и печатью одновременно оба текста.

Пример внесения записей в раздел «

Сведения о работе» ТК приведен в таблице на с. 48.

 

... в разделы
«Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях»

В эти разделы ТК работодатель вносит сведения о наградах и поощрениях:

— о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины;

— о поощрениях за успехи в работе и других поощрениях в соответствии с действующим законодательством. В раздел «

Сведения о поощрениях» не вносят информацию о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда или выплата которых имеет регулярный характер;

— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;

— об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

О награждении и поощрении работника издают приказ (распоряжение).

Запись о награждениях и поощрении вносят в ТК работника в недельный срок (пп. 2.2 и 2.4 Инструкции № 58).

Алгоритм заполнения разделов

«Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях» ТК следующий (п. 2.24 Инструкции № 58):

1. В

графе 3 как заглавие пишется полное наименование предприятия (перед первым награждением или поощрением).

2. В

графе 1 под заглавием (наименование предприятия) указывают порядковый номер записи.

3. В

графе 2 указывают дату награждения либо поощрения.

4. В

графе 3 указывают, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением.

5. В

графе 4 приводят ссылку на дату, номер и наименование документа, на основании которого внесена запись.

При увольнении все записи о наградах и поощрениях, внесенных в ТК за время работы на этом предприятии, удостоверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или отдела кадров.

Данные разделы

заполняют одновременно на украинском и русском языках и заверяются подписью руководителя (ответственного лица) и печатью предприятия одновременно оба текста.

Примеры заполнения разделов «

Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях» приведем на рис. 3.

 

ВІДОМОСТІ ПРО НАГОРОДЖЕННЯ

№ запису

Дата

Відомості про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

...

...

...

...

...

...

 

 

 

 

Товариство з обмеженою відповідальністю «АБВ»

 

5

16

07

2009

Нагороджено за багаторічну та високопрофесійну працю на користь підприємства орденом «За заслуги перед ТОВ «АБВ»» I ступеня

Наказ від 16.07.2008 р. № 50

<...>

 

ВІДОМОСТІ ПРО ЗАОХОЧЕННЯ

№ запису

Дата

Відомості про заохочення, пов'язані з роботою на підприємстві, в установі або організації

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

...

...

...

...

...

...

 

 

 

 

Товариство з обмеженою відповідальністю «АБВ»

 

6

21

07

2009

Заохочено за високопрофесійну працю у I півріччі 2009 року врученням почесної грамоти та грошової премії в розмірі місячного окладу

Наказ від 21.07.2009 р. № 50

Рис. 3.

Сведения о награждениях и поощрениях в ТК (извлечение)

 

... и исправляем ошибки в них

На практике случаются ситуации, когда в ТК работника вносят неправильную запись. Чаще всего распространены такие:

1.

Запись в ТК не соответствует тексту приказа, текст приказа правильный — (например, в тексте приказа было указано, что работник принят «на должность главного кассира», а в ТК в разделе «Сведения о работе» значится запись о принятии его на «должность кассира»). Такая ошибка, как правило, случается из-за невнимательности работника, который вносит записи в ТК.

2. Работник принят на должность, которой нет в

Классификаторе профессий, или работник принят на должность, предусмотренную Классификатором профессий, но фактически он выполняет другую работу*. При этом ошибка допущена в тексте приказа (может также быть ошибка в штатном расписании), запись в ТК соответствует приказу.

* Пример такой ошибки и порядок ее исправления см. в конс. «Неправильно указано название должности в трудовой книжке работника — как исправить ошибку»// «БН», 2009, № 23, с. 44.

При исправлении таких ошибок следует помнить, что согласно

п. 2.10 Инструкции № 58 в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрении» ТК (вкладыша) зачеркивания ранее внесенной неточной или неправильной записи не допускается. Чтобы исправить внесенную неточную запись согласно пп. 2.6, 2.8 — 2.10 Инструкции № 58, в ТК вносят дополнительные записи. Покажем порядок исправления ошибок схематически (рис. 4):

img 3

Пример таких изменений в украинском и русском разделах приведен в

конс. «Неправильно указано название должности в трудовой книжке работника — как исправить ошибку»// «БН», 2009, № 23, с. 44.

 

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ

Особенности заполнения ТК работника-совместителю

 

У нас работник работает по основному месту работы. Он обратися к нам с просьбой внести запись о его работе по совместительству в трудовую книжку. Имеем ли мы право это сделать и как правильно внести запись?

 

Согласно

п. 2.14 Инструкции № 58 работа по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, в ТК указывается отдельной строкой. Запись сведений о работе по совместительству осуществляется работодателем по желанию работника.

Поскольку ТК ведут на работников по основному месту работы (

п. 1.1 Инструкции № 58) и ТК хранится по месту основной работы, а выдается только при увольнении, то и запись о работе по совместительству может быть внесена работодателем по основному месту работы.

Считаем, что данные о работе по совместительству необходимо сделать после того, как работник будет уволен с работы по совместительству. Кроме того, работник должен предъявить работодателю по основному месту работы документы, подтверждающие свою работу по совместительству. Для этого работник может обратиться к своему работодателю по совместительству с просьбой выдать ему заверенные копии или выписки из приказов (распоряжений) о приеме и об увольнении с работы. Кроме того, работодатель может оформить в произвольной форме справку о трудовых отношениях с работником, работавшим у него по совместительству. На основании этих документов работодатель вносит запись в ТК работника. Пример заполнения приведен в таблице на с. 48 (см. пример № 6).

 

Заполняем ТК работнику-студенту

 

У нас по основному месту работы трудятся студенты дневного отделения (график их работы позволяет им совмещать работу и учебу). Должны ли мы на них вести трудовые книжки?

 

Да

, на работников — студентов дневных отделений, как и на прочих работников, которые работают по основному месту работы, необходимо вести ТК. О том, что работа студентов не является совместительством, говорится в письме Минтруда от 26.10.2005 г. № 09-503. Поэтому запись в ТК работника-студента вносит предприятие и заверяет своей печатью. В то же время в период учебы на дневном стационаре студент может работать на нескольких работах. В таком случае работа у одного работодателя для него будет основным местом работы, а у другого — совместительством.

Порядок ведения ТК

зависит от того, была ли у студента ТК на момент поступления в учебное заведение.

Вариант 1

студент дневного отделения при трудоустройстве на работу по основному месту не имеет ТК (трудоустраивается впервые). В таком случае работодатель заводит на него ТК в общем порядке согласно ст. 48 КЗоТ и п. 2.2 Инструкции № 58, как для трудоустраивающегося впервые.

ТК студента в данном случае хранится по мету основной работы, т. е. на предприятии, и может быть выдана только при его увольнении. Других оснований для выдачи ТК у работодателя нет.

Что касается внесения информации о времени обучения перед записью о приеме на работу, то поскольку студент на дату приема на первое место работы еще вуз не окончил, то и запись о его поступлении делать не надо. В свою очередь, в

п. 2.16 Инструкции № 58 говорится о внесении записи в ТК о времени, а не факте, учебы на дневных отделениях.

В таком случае после окончания обучения

запись о времени обучения на дневном отделении должен сделать:

— или

работодатель — если на момент окончания вуза студент работает и ТК находится у него. Основанием для такой записи является диплом, на основании которого работодатель впишет сведения о времени учебы в вузе,

— или

вуз — если на момент окончания вуза студент не работает. В этом случае учебное заведение вносит запись о времени учебы на дневных отделениях (в том числе подготовительных) вуза на основании п. 2.16 Инструкции № 58 , поскольку студент имеет ТК. Основанием для такой записи являются приказы вуза о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов.

Как заполнить ТК, см. таблицу на с. 48 (пример № 7).

Вариант 2

студент до поступления в вуз работал и не прекращает работать после поступления на дневное отделение. В таком случае ТК ему завел работодатель, у которого он был трудоустроен впервые.

В данном случае считаем, что запись об обучении в вузе на дневном отделении необходимо также сделать после окончания вуза, как в

варианте 1. Такую запись вносит или работодатель (если на момент окончания вуза студент работает), или вуз (если студент на момент окончания вуза не работает).

Вариант 3

студент при поступлении в учебное заведение имеет ТК, но не работает. Согласно п. 2.16 Инструкции № 58 для студентов, которые имеют ТК, записи о времени обучения на дневном отделении вносит учебное заведение. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.

Получается, что если при поступлении в вуз студент отдал ТК, то она может находиться либо в вузе, либо вуз ТК у себя не хранит (она находится у студента).

Во втором случае

ТК находится на руках у студента и проблем не возникнет — при трудоустройстве на основное место работы работодатель вписывает период работы в ТК, а сама ТК хранится на предприятии.

В первом случае не все так просто. Так как ТК находится в вузе и вуз может отказать выдать студенту ТК на руки, то при трудоустройстве студент не сможет предъявить ее работодателю. Следовательно, для работника-студента такая работа не может быть основным местом. Однако студент вправе работать по совместительству, а период работы по совместительству в таком случае должен записать вуз, поскольку ТК находится у него.

В то же время, что касается

правомерности хранения вузом ТК студентов, то это вызывает сомнения, поскольку:

во-первых

, студент с вузом не состоит в трудовых отношениях и обучение для него не является основным местом работы, где согласно п. 1.1 Инструкции № 58 ведут ТК;

во-вторых

, нормативные документы, регламентирующие поступление в учебные заведения*, не содержат требования об обязательном предоставлении абитуриентами ТК при поступлении;

* В вуз — в Условиях приема в высшие учебные заведения Украины, утвержденных приказом Минобразования от 02.09.2008 г. № 802, в ПТУ — в Типовых правилах приема в профессионально-технические учебные заведения Украины, утвержденных приказом Минобразования от 06.06.2006 г. № 441.

в-третьих

, ни Инструкция № 58, ни постановление № 301 не содержат норму, предусматривающую ведение ТК на студентов учебными заведениями в период их учебы. Это предусмотрено только для работы, причем по основному месту (п. 1.1 Инструкция № 58), а учебные заведения согласно п. 2.16 имеют право только вносить записи в ТК о времени обучения у них, а не вести ТК.

На этом заканчиваем рассмотрение вопросов, связанных с ведениемв ТК работников. Остается напомнить, что за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица могут привлекаться к дисциплинарной ответственности (

письмо Минтруда от 03.02.2006 г. № 09-45). Поэтому ведите трудовые книжки правильно!

 

Примеры внесения записей в ТК

Условие примера

Пример заполнения ТК работника в разделе «Відомості про роботу»

№ запису

Дата

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення

(із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

А

1

2

 

 

3

4

...

...

...

...

...

...

 

1. Принятие на работу работника на должность сторожа

 

 

 

 

Товариство з обмеженою відповідальністю «Ваby»

 

20

11

02

2009

Прийнятий на посаду сторожа

Наказ від 11.02.2008 р. № 12-к

2. Внесение изменений в ТК в связи с неправильным указанием должности, на которую был принят работник

21

26

03

2009

Запис за № 20 недійсний. Прийнято на посаду охоронника

Наказ від 11.02.2008 р. № 12-к*

*В графе 4 повторяют реквизиты старого приказа (распоряжения), поскольку после внесения в него изменений должность, на которую принят работник, отвечает выполняемой им работе.

3. Изменено название предприятия: общество с ограниченной ответственностью «Ваby» переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Дитина»

22

08

07

2009

Товариство з обмеженою відповідальністю «Ваbу» з 08.07.2009 р. перейменовано на Товариство з обмеженою відповідальністю «Дитина»

Рішення зборів засновників від 26.06.2009 р., Свідоцтво про державну реєстрацію від 08.07.2009 р.

4. Трудовой договор с работником прекращается 25.08.2009 г. (25 августа — последний рабочий день) по причине:

— перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий

23

25

08

2009

Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу на... [назва підприємства], п. 5 ст. 36 КЗпП України.

Директор ТОВ «Дитина» /Бородач/ В. В. БородачМ. П. *

Наказ від 25.08.2009 р. № 26-к

— перехода на выборную должность

Звільнений у зв’язку з обранням на виборну посаду до... [назва організації], п. 5 ст. 36 КЗпП України

— собственного желания работника

Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України

— собственного желания работника при наличии уважительной причины — выход на пенсию

Звільнений за власним бажанням у зв’язку з виходом на пенсію, ст. 38 КЗпП України

— сокращения штатов

Звільнений за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України

— систематического невыполнения без уважительных причин трудових обязанностей

Звільнений у зв’язку із систематичним невиконанням без поважних причин трудових обов’язків, п. 3 ст. 40 КЗпП України

— прогула

Звільнений у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України

— появления на работе в нетрезвом состоянии

Звільнений у зв’язку з появою працівника на роботі в нетверезому стані, п. 7 ст. 40 КЗпП України

— совершения хищения, установленного решением суда

Звільнений у зв’язку із вчиненням за місцем роботи розкрадання майна, установленого вироком суду, що набрав законної сили, п. 8 ст. 40 КЗпП України

— одноразового грубого нарушения руководителем трудовых обязанностей

Звільнений за одноразове грубе порушення трудових обов’язків, п. 1 ст. 41 КЗпП України

— смерти работника

Роботу припинено у зв’язку зі смертю

* Запись об увольнении заверятся подписью руководителя и печатью предприятия независимо от причин увольнения.

5. Решением суда увольнение на основании п. 7 ст. 40 КЗпП (появление на работе в нетрезвом состоянии) признано незаконным и работник восстановлен на прежней работе. После восстановления на работе работник увольняется по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ)

24

21

09

2009

Запис за № 23 недійсний. Поновлено на попередній роботі

Наказ від 21.09.2009 р. № 32-к*

25

05

10

2009

Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України

Наказ від 05.10.2009 р. № 38-к

*Приказ издается на основании решения суда.

6. Работник принят на работу на основное место работы 11.02.2009 г. По основному месту работы он попросил внести данные о его работе по совместительству в ООО «Космос» на должности сторожа с 14.01.2009 г. (заверенная ООО «Космос» копия приказа от 14.01.2009 г. № 12) по 31.07.2009 г. (заверенная ООО «Космос» копия приказа от 31.07.2009 г. № 55)

 

 

 

 

Товариство з обмеженою відповідальністю «АБВ»

 

10

11

02

2009

Прийнятий на посаду охоронника

Наказ від 11.02.2009 р. № 5

 

 

 

 

Робота за сумісництвом у товаристві з обмеженою відповідальністю «Космос»

 

11

14

01

2009

Прийнятий на посаду сторожа

Наказ від 14.01.2009 р. № 12

12

31

07

2009

Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України

Наказ від 31.07.2009 г. № 55

7. Предприятие принимает на основное место работы на должность кассира студента дневного отделения, который трудоустраивается впервые, на момент окончания учебы студент не работал

 

 

 

 

Товариство з обмеженою відповідальністю «Дитина»

 

1

22

01

2009

Прийнятий на посаду касира

Наказ від 22.01.2009 р. № 8

2

30

04

2009

Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.

Директор ТОВ «Дитина» /Бородач/ В. В. БородачМ. П.

Наказ від 30.04.2009 р. № 26

 

 

 

 

Енський гуманітарний інститут

 

3

04

08

2004

Зараховано на перший курс економічного факультету

Наказ від 04.08.2004 р. № 125

4

25

06

2009

Відраховано з інституту у зв’язку із закінченням; диплом ХА № 1256789.

Начальник відділу кадрів /Головко/ С. С. Головко М. П.

Наказ від 25.06.2009 р. № 86

 

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше