ВЕДОМОСТЬ НА ВЫПЛАТУ ДЕНЕГ:
особенности выплат наличных из кассы
Наверное, все помнят, что недавно были утверждены новые редакции кассовых документов. Среди измененных форм оказалась и платежная ведомость. Теперь Нацбанком она названа Ведомостью на выплату денег, но от этого ни ее наполнение, ни ее назначение не изменились.
В сегодняшней статье рассмотрим порядок заполнения обновленной Ведомости на выплату денег.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Обновленная форма Ведомости на выплату денег
С 16 июня 2009 года
Нацбанк своим постановлением Правления от 29.04.2009 г. № 252* обновил формы кассовых документов, изложив их в форме приложений к Положению № 637**. Помимо кассовых ордеров, кассовой книги и журналов регистрации приложением к Положению № 637 Нацбанк утвердил также Ведомость на выплату денег (приложение 1 к Положению № 637).* См. ком. «Кассовые документы: Нацбанк разработал их новые типовые формы»// «БН», 2009, № 23, с. 4.
** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
До этого времени функции
Ведомости выполняла Платежная ведомость (типовая форма № П-53), утвержденная приказом Минстата от 22.05.96 г. № 144, которая с 01.01.2009 г. была отменена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489***. Поскольку предложенные Госкомстатом в приказе от 05.12.2008 г. № 489 Расчетно-платежные ведомости типовых форм № П-6 и № П-7 формально не приспособлены для документирования выплаты зарплаты из кассы (в отличие от их предшественника — ведомости типовой формы № П-49), на практике в период 01.01.2009 г. — 15.06.2009 г. работодатели выдачу денег из кассы помимо отмененных расходных кассовых ордеров оформляли с помощью все той же отмененной Платежной ведомости (ф. № П-53).*** См. ком. «Новые типовые формы по учету труда от Госкомстата»// «БН», 2009, № 1 — 2, с. 6.
Когда наличные выплачивают на основании Ведомости?
Необходимость применения
Ведомости на выплату денег предусмотрена Положением № 637. Она, наряду с кассовыми ордерами, расчетными документами, квитанциями программно-технических комплексов самообслуживания, является кассовым документом (п. 1.2 Положения № 637).Согласно
п. 3.4 Положения № 637 Ведомость, как и расходные кассовые ордера (далее — РКО), применяют для выдачи наличности из кассы:— на выплату заработной платы (основное применение);
— для осуществления других выплат как работникам, так и лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях (например, благотворительной помощи, больничных и т. п.).
При этом выдачу наличных лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, осуществляют по отдельной
Ведомости (п. 3.5 Положения № 637). Кроме того, как правило, отдельные Ведомости открывают на каждый вид выплат.Выплату зарплаты по действующим в настоящее время типовым формам по учету расчетов по зарплате документируют так:
Этап 1
— бухгалтер рассчитывает сумму к выдаче в Расчетно-платежной ведомости работника (типовая форма № П-6)****.**** Несмотря на название, в этой форме отражается только сумма начисленных выплат, сумма удержаний и подсчитывается сумма к выплате.
Этап 2
— бухгалтер переносит рассчитанную сумму в Ведомость на выплату денег (приложение 1 к Положению № 637). Если зарплату выплачивают по РКО (без использования Ведомости на выплату денег), то сумму к выдаче переносят в РКО (п. 3.8 Положения № 637).Этап 3
— кассир выплачивает из кассы причитающиеся работникам суммы на основании Ведомости на выплату денег или РКО. Если зарплату выплачивают по Ведомости, то в день закрытия Ведомости на общую сумму средств, выплаченную по ней, бухгалтер составляет РКО, а кассир отражает это в Кассовой книге.Обратите внимание: согласно
абз. 2 п. 2.10 Положения № 637 в кассе предприятия можно хранить выручку сверх установленного предприятию лимита для осуществления выплат, которые относят к фонду оплаты труда, в течение 3 рабочих дней со дня наступления сроков в сумме, указанной в переданной в кассу Ведомости на выплату денег. Таким образом, чтобы в этом случае выручка, направленная на выплату зарплаты, не учитывалась, для определения превышения лимита необходимо наличие в кассе Ведомости на выплату денег.
Особенности составления Ведомости и выплаты по ней наличных
Ведомость на выплату денег
оформляют в одном экземпляре в бухгалтерии предприятия и затем передают в кассу для осуществления соответствующих выплат.При получении
Ведомости на выплату денег кассир обязан проверить наличие и подлинность на Ведомости разрешительной надписи руководителя предприятия или лиц, которые им уполномочены (п. 3.12 Положения № 637).Важно помнить! Исправления в
Ведомости на выплату денег запрещаются (п. 3.10 Положения № 637). Причем сотрудники налогового ведомства при проверке определяют правильность заполнения всех реквизитов Ведомости и считают недопустимыми исправления, зачеркивания в них (п. 4.1 Методических рекомендаций о порядке проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденных приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210). Поэтому во избежание конфликтных ситуаций при составлении Ведомости необходимо учитывать подобную позицию проверяющих.Приведем перечень основных реквизитов
Ведомости на выплату денег и порядок их заполнения в таблице.
Порядок заполнения основных реквизитов
Ведомости на выплату денег| Реквизит Ведомости | Порядок заполнения |
| 1 | 2 |
| «Найменування підприємства (установи, організації))» | Указывают наименование предприятия, выплачивающего наличные из кассы |
| «Ідентифікаційний | Указывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины |
| «Структурний підрозділ підприємства (установи, організації)» | Указывают наименование цеха (отдела), работникам которого выплачивают зарплату (другие доходы) по данной Ведомости
|
| «До відомості №» | Указывают номера расчетно-платежных ведомостей работников (типовая форма № П-6), на основании которой составлена Ведомость. Несмотря на то что в ведомости (типовая форма № П-6) не предусмотрен реквизит для заполнения номера, при необходимости его можно ввести
|
| «У касу для оплати в строк з ____ до ___ 20__ р.» | Указывают временной интервал (день, месяц, год), в течение которого должна быть выплачена заработная плата (другие доходы). Обратите внимание: в Платежной ведомости (ф. № П-53) был указан период, включаемый в последний день выплаты зарплаты. Теперь, заполняя данный реквизит, после слова «до» указывают день, следующий за предельным сроком выплаты зарплаты. Напомним: в соответствии с п. 2.10 Положения № 637 предприятия имеют право хранить в кассе наличные, полученные в банке для выплат, входящих в фонд оплаты труда, а также пенсий, стипендий и дивидендов, в сумме сверх установленного лимита кассы в течение 3 рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Кроме того, в течение 3 рабочих дней можно также хранить выручку, которую направляют для осуществления таких выплат в сумме, указанной в переданной в кассу Ведомости. Что касается наличных, полученных для выплаты больничных и других выплат, которые не включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5* и не выданы из кассы, то предприятие должно сдать их в банк (если их сумма превышает установленный лимит кассы) не позднее следующего рабочего дня банка после получения наличных, т. е. денежные средства могут храниться в кассе 2 дня (письмо НБУ от 13.05.2005 г. № 11-113/1569-4857) |
| «У сумі ____ | Указывают общую сумму заработной платы и других доходов, которые будут выплачены по данной Ведомости, прописью и цифрами
|
| «Керівник» | Ведомость подписывают руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем (п. 3.4 Положения № 637) |
| «Головний бухгалтер» | |
| «Кореспондуючий рахунок: рахунок, субрахунок» | Указывают дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Касса» |
| «Відомість на виплату грошей №» | Указывают порядковый номер Ведомости
|
| «за _____________ 20__ р.» | Указывают период, за который выплачивают зарплату |
| «Кількість аркушів» | Указывают общее количество страниц Ведомости. Если Ведомость имеет несколько страниц, на 2 странице и далее над таблицей следует печатать текст: «Вставний аркуш до додатка № __»
|
| «За цією відомістю виплачено гривень ____ | Указывают общую сумму выданной зарплаты прописью и цифрами |
| «і депоновано гривень _____ (_____ грн. ___ коп.)» | Указывают общую сумму депонированной зарплаты прописью и цифрами |
| «Табельний номер», гр. 2 табличной части | Указывают табельный номер получателей денежных средств |
| «Прізвище, ім’я, по батькові», гр. 3 табличной части | Указывают фамилию, имя и отчество получателей денежных средств |
| «Сума», гр. 4 табличной части | Указывают сумму заработной платы (другого дохода), причитающейся конкретному работнику «на руки» |
| «Підпис про одержання», гр. 5 табличной части | Физическое лицо расписывается в данной графе, используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета, подтверждая получение им зарплаты или другого причитающегося дохода. Выдачу заработной платы кассир осуществляет только лицу, указанному в Ведомости (п. 3.6 Положения № 637). Однако возможна выдача зарплаты по доверенности (в тех случаях, когда работник не может сам получить причитающуюся ему заработную плату, в том числе когда он не может расписаться собственноручно в связи с болезнью или по другим уважительным причинам). В случае выплаты заработной платы по доверенности перед подписью о получении денег кассир делает запись: «За довіреністю». Если работник не получил заработную плату, то в этой графе кассир делает запись или проставляет оттиск штампа «Депоновано» |
| «Примітки», гр. 6 табличной части | При необходимости указывают номер, серию, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств. Если лицо получает наличные по доверенности, то указывает реквизиты доверенности. Доверенность прилагают к Ведомости |
| «Відомість склав ___________________________ | Подписи кассира, выплатившего заработную плату и другие доходы, бухгалтера, составившего и проверившего Ведомость. В случае если Ведомость имеет несколько страниц, то реквизиты «Відомість склав» и «Відомість перевірив» печатаются на последней странице
|
| «Відомість перевірив ___________________________ | |
| Итоговая строка (вписывается самостоятельно) | После последней записи в Ведомости необходимо заполнить итоговую строку, назвав ее, например, «Итого», в которой указывают общую сумму по Ведомости. Если Ведомость имеет несколько страниц, то итоговую строку можно заполнять в конце каждой страницы
|
* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
После выплаты заработной платы или по истечении установленного срока выплаты
кассир должен (п. 3.9 Положения № 637):1)
в Ведомости напротив фамилий лиц, которые не получили заработную плату, в графе 5 «Підпис про одержання» проставить штамп или сделать запись: «Депоновано»;2)
указать фактически выплаченную и неполученную сумму заработной платы, подлежащую депонированию (прописью и цифрами), в полях «За цією відомістю виплачено гривень ____ (___ грн. ___ коп.)» и «і депоновано гривень _____ (_____ грн. ___ коп.)» перед таблицей, сверить эти суммы с общим итогом по Ведомости. После того как все реквизиты Ведомости заполнены, кассир заверяет ее своей подписью;3)
при наличии депонированных сумм составить Реестр депонированной заработной платы*, в котором ведется аналитический учет расчетов по депонированной зарплате по каждой неполученной сумме отдельно;* Форма реестра депонированной заработной платы приведена в Методических рекомендациях о применении регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом МФУ от 29.12.2000 г. № 356. Подробнее о порядке депонирования см. статью «Депонированная заработная плата: оформление и учет»// «БН», 2007, № 33, с. 14.
4)
сделать запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией РКО на фактически выданную сумму по Ведомости.Бухгалтер предприятия проверяет записи, произведенные кассиром в
Ведомости, и осуществляет подсчет выданных и депонированных по ней сумм. На общую сумму выплаченной зарплаты бухгалтер оформляет один общий РКО. Невыданную зарплату сдают в банк для зачисления на текущий счет предприятия (если их сумма превышает установленный лимит кассы**) или можно выдать на другие нужды предприятия (например, на хознужды, на командировку и др.).** Если суммы наличных, не использованных для выплаты зарплаты, не превышают установленный лимит кассы, то они могут остаться в кассе предприятия (письмо НБУ от 18.07.2006 г. № 11-113/2701-7507).
Обратите внимание: согласно
п. 3.5 Положения № 637 для определения остатка наличных в кассе не учитываются данные Ведомости, в которых выдача наличных из кассы не подтверждена подписью получателя.
Пример
Бухгалтер предприятия ООО «АБВ» на основании Расчетно-платежных ведомостей работников
(типовая форма № П-6) за июнь 2009 года заполнил Ведомость на выплату денег на общую сумму к выплате 12000 грн. и передал ее в кассу предприятия для осуществления выплаты по ней в период с 10.07.2009 г. до 15.07.2009 г. (последний день выплаты — 14.07.2009 г.).Кассир предприятия 10.07.2009 г. получил в кассу выручку от реализации продукции собственного производства в сумме 2000 грн., которую решили направить на выплату зарплаты за июнь 2009 года. Кроме того, в этот же день в банке по чеку кассир получил денежные средства на выплату заработной платы за июнь 2009 года в сумме 10000 грн. Выручку от реализации и поступление денег из банка на зарплату бухгалтер оформил с помощью приходного кассового ордера.
Сумма фактически выплаченной зарплаты по Ведомости составила 9600 грн. При этом работница предприятия Горб О. О. по уважительной причине не смогла получить заработную плату за июнь 2009 года. Ее зарплату по доверенности получил муж Горб Т. Т.
Кроме того, была депонирована заработная плата работника на сумму 2400 грн. по причине его отсутствия в связи с нахождением в служебной командировке в период выплаты зарплаты.
На сумму фактически выплаченной зарплаты (9600 грн.) 14.06.2009 г. бухгалтер предприятия оформил РКО, на основании которого кассир в этот же день сделал запись в Кассовой книге. Депонированную зарплату в банк не сдавали, а оставили в пределах лимита (3000 грн.) в кассе для осуществления других выплат.
Депонированную зарплату выплатили в день выплаты аванса 24.07.2009 г. по РКО № 245 от 24.07.2009 г.
Приведем пример заполнения Ведомости на выплату денег за июнь 2009 года (рис. 1 на с. 31), РКО на сумму выданной по ней зарплаты (рис. 3 на с. 31) и Реестр депонированной заработной платы (рис. 2 на с. 31).
