ОТЧЕТЫ В ЦЕНТР ЗАНЯТОСТИ:
о вакансиях, принятых и уволенных работниках
Некоторые субъекты предпринимательства даже не знают, что в центр занятости нужно подавать отчетность, связанную с приемом и увольнением работников. Но в отдельных случаях при неподаче такой отчетности «светят» приличные штрафы, поэтому разобраться с этим вопросом очень нужно. Мы выясним, какие отчеты следует подавать, основные правила их составления и подачи и т. п.
Александр ЗОЛОТУХИН, консультант газеты «Бухгалтерская неделя»
Какие отчеты в связи с трудоустройством следует подавать?
Приказом № 420
утверждены следующие формы отчетности, связанной с приемом и увольнением работников:— форма № 3-ПН «Звіт про наявність вакансій»;
— форма № 4-ПН (план) «Звіт про заплановане вивільнення працівників»;
— форма № 4-ПН (факт) «Звіт про фактичне вивільнення працівників»;
— форма № 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників».
На сегодняшний день подачи этих форм требуют нормы
Закона о занятости и Закона № 1533. Так, необходимость подачи предприятиями, учреждениями и организациями независимо от формы собственности данных о наличии вакансий предусмотрена ч. 4 ст. 20 Закона о занятости (форма № 3-ПН). Этой же нормой и п. 2 ч. 2 ст. 35 Закона № 1533 предусмотрена подача данных о приеме работодателем на работу работников (форма № 5-ПН). Подача данных о запланированном и фактическом высвобождении работников предусмотрена ч. 5 ст. 20 Закона о занятости (формы № 4-ПН (факт) и № 4-ПН (план)).Отметим, что после введения единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, кроме указанных выше отчетов, другую отчетность в ФБ подавать теперь не нужно. Что касается работодателей, получающих дотации из ФБ, то они подают данные о рассчитанных суммах дотаций в форме соответствующих справок, которые отчетами не являются.
Отчет о наличии вакансий (форма № 3-ПН)
Правила подачи.
В п. 4 ст. 20 Закона о занятости сказано, что данную форму подают ежемесячно. Однако в Инструкции по ф. № 3-ПН о ежемесячной подаче нет ни слова. Даже наоборот, там сказано о подаче формы при наличии вакансий. То же самое указано и в «шапке» самой формы, которая, кстати, утверждена тем же приказом № 420 , что и Инструкция по ф. № 3-ПН.Получается,
форма № 3-ПН подается при наличии у субъекта предпринимательства вакансий. Если вакансий нет, форму подавать не нужно.Куда подавать
ф. № 3-ПН ? В местный центр занятости по местонахождению субъектов хозяйствования.Конкретный срок подачи
ф. № 3-ПН также не определен. Таким образом, она подается в любой срок после появления вакансии — хоть через месяц, хоть через полгода. Тем более что никаких санкций за ее неподачу нет. Но о санкциях далее.Форма № 3-ПН
подается одноразово при наличии вакансий. Если появляются новые вакансии, форма подается снова. Не совсем понятно, следует ли указывать в ней все имеющиеся вакансии или только новые. На наш взгляд, нужно указывать только новые вакансии, ведь данные о предыдущих вакансиях уже учтены в центре занятости.Кто должен подавать
форму? Согласно п. 4 ст. 20 Закона о занятости данные о вакансиях подают предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности, регистрирующиеся в местных центрах занятости по своему местонахождению в качестве плательщиков взноса в ФБ. Естественно, на сегодняшний день уточнение о регистрации в качестве плательщиков взноса в ФБ устарело, однако саму ссылку на эту норму Закона считаем уместной, поскольку в Инструкции по ф. № 3-ПН перечень субъектов, которые должны отчитываться по этой форме, несколько расширен: кроме предприятий, учреждений и организаций, форму должны подавать их структурные подразделения и филиалы. Как мы понимаем, имеются в виду подразделения, данные о которых содержатся в ЕГРПОУ (т. е. обособленные подразделения). Что касается структурных подразделений без собственного кода ЕГРПОУ, то отчет за них подает предприятие. Ответа на вопрос, куда подавать отчет за подразделения, Инструкция по ф. № 3-ПН не содержит. Считаем, что подавать его необходимо по месту нахождения подразделения, ведь работники нужны именно для него, и подыскивать сотрудников будет именно местный центр занятости.Кроме юридических лиц, согласно
Инструкции по ф. № 3-ПН эту форму могут подавать также и физические лица, в том числе предприниматели, если они имеют вакансии и хотят информировать об этом центры занятости. То есть обязанности подачи формы для физических лиц нет.Поскольку большинство выполнения тех или иных требований законодательных актов привязывают к наличию ответственности за такие действия или бездействие, остановимся на ответственности за неподачу этой формы или подачу ее с ошибками.
Ответственность.
Согласно п. 4 ст. 20 Закона о занятости нарушение порядка подачи административных данных (в том числе данных, приводимых в нашей форме) влечет за собой ответственность, предусмотренную законом. Однако ни одним законом ответственность для этого отчета не предусматривается. На сегодняшний день ответственность в отношениях с ФБ предусмотрена ст. 38 Закона № 1533 и ст. 1653 КУоАП, а именно штраф от 136 до 255 грн. (при повторном совершении в течение года — от 170 до 340 грн.) будет наложен на должностных лиц предприятий, учреждений, организаций, физических лиц, использующих наемный труд, в случае:1) нарушения порядка использования средств ФБ, несвоевременного или неполного их возврата;
2) несвоевременного предоставления или непредоставления определенных
Законом № 1533 сведений;3) предоставления недостоверных сведений об использовании средств ФБ.
Как видим, ответственность предусмотрена только в случае непредоставления сведений, предусмотренных для работодателя
Законом № 1533, а не Законом о занятости. Но в случае с ф. № 3-ПН указанные в ней данные подаются согласно Закону о занятости, а не Закону № 1533. Этим и объясняется отсутствие ответственности за ее неподачу или несвоевременную подачу.Таким образом, по сути, подача
ф. № 3-ПН — дело добровольное. Однако для работодателя в ее подаче имеются свои плюсы. Так, центр занятости сможет подобрать работодателю нужного работника.Другой аспект: возможность получения работодателем дотации на создание дополнительных рабочих мест для трудоустройства безработных. Чтобы получить такую дотацию, работодатель должен подать в центр занятости пакет документов, среди которых есть и
ф. № 3-ПН (ч. 1 п. 10 Порядка № 1 и п. 3.3 Порядка № 82). Правда, предприниматель вместо формы может подавать письмо о предварительном согласии на трудоустройство безработного.Правила заполнения граф
ф. № 3-ПН подробно описаны в Инструкции по ф. № 3-ПН.Наглядный пример заполнения
ф. № 3-ПН приведен на рис. 1 (с. 33).
Отчет о запланированном высвобождении работников (форма № 4-ПН (план))
Правила подачи.
Форма № 4-ПН (план) подается при запланированном высвобождении работников (в том числе работающих пенсионеров и инвалидов) в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятий, учреждений, организаций, сокращением численности или штата работников (п. 5 ст. 20 Закона о занятости). Фактически это основания увольнения, предусмотренные п. 1 ст. 40 КЗоТ.Если работники увольняются по другим основаниям, например, по соглашению сторон согласно
п. 1 ст. 36 КЗоТ, данная форма не подается (письмо Минтруда от 08.05.08 г. № ДЦ-09-2782/0/6-08). Это касается и других оснований увольнения по инициативе как собственника (например, пп. 2, 3, 4, 5, 6, 7 и 8 ст. 40 КЗоТ или пп. 1, 11, 2 и 3 ст. 41 КЗоТ), так и работника (ст. 36, 38 и 39 КЗоТ).Форма
подается не позднее чем за два месяца до даты высвобождения в государственный центр занятости по местонахождению субъекта хозяйствования.Согласно
ст. 253 и п. 3 ст. 254 ГКУ течение срока начинается со следующего дня после соответствующей календарной даты или наступления события, с которым связано его начало, причем срок, определенный месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока.Из этого следует, что если работника планируют уволить, например, 22 сентября 2011 года (это его последний день работы),
форму нужно подать не позднее 21 июля 2011 года.Кто должен подавать
форму? Согласно п. 5 ст. 20 Закона о занятости данные о высвобождении подают предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности. А вот согласно Инструкции по ф. № 4-ПН (план), кроме самих предприятий, учреждений и организаций, форму подают еще и их структурные подразделения и филиалы, а также физические лица, в том числе предприниматели. Ситуация подобна ситуации с подачей ф. № 3-ПН. Однако необходимость подачи этой формы возникает в связи с немалым штрафом за непредоставление данных о высвобождении (об этом далее). Естественно, во избежание конфликтов с представителями центра занятости рекомендуем подавать эту форму и обособленным подразделениям предприятия по их местонахождению (об этом читайте в разделе «Отчет о наличии вакансий (форма № 3-ПН)» на с. 28), и предпринимателям.Однако в спорной ситуации с предпринимателями, когда пожалует представитель центра занятости, чтобы привлечь их к ответственности, частные предприниматели могут попробовать «отбиться» от штрафа тем, что согласно
Закону о занятости эту форму должны подавать только юрлица. В то же время слишком надеяться на этот аргумент не стоит, ведь обязанность работодателя уведомить государственную службу занятости о последующем высвобождении работника предусмотрена и ст. 492 КЗоТ (а трудовые нормы применяются к любым работодателям).Что касается подразделений предприятия, то ситуация такая же, как и с
ф. № 3-ПН, — ее самостоятельно подают только те подразделения, сведения о которых содержатся в ЕГРПОУ.Ответственность.
Согласно п. 5 ст. 20 Закона о занятости в случае неподачи или нарушения сроков подачи формы взыскивается штраф в размере годовой заработной платы за каждого высвобожденного работника.Данный штраф служба занятости имеет право взыскивать самостоятельно (см.
п.п. «л» п. 8 Положения № 47).Правда, согласно
п. 6 ст. 20 Закона о занятости порядок взыскания и размеры указанных штрафов устанавливаются законодательством, а такого порядка не существует. Так неужели в связи с этим данный штраф взыскать невозможно?Как отмечает ВХСУ в своем
постановлении № 7/61, отсутствие нормативно определенного порядка взыскания штрафа не лишает центр занятости права взыскать сумму соответствующего штрафа путем обращения в хозяйственный суд.Таким образом, центр занятости должен прежде всего попросить нарушителя уплатить штраф добровольно, а если тот не согласится, обратиться в суд.
Кроме того, если существует угроза высвобождения работников на основании
п. 1 ст. 40 КЗоТ, работодатель может получить от центра занятости помощь для финансирования расходов на переподготовку работников. Среди перечня документов, которые нужно подавать, есть и наша форма (п.п. 3.2.6 Порядка № 94).Наглядный пример заполнения
ф. № 4-ПН (план) приведен на рис. 2 (с. 33).
Отчет о фактическом высвобождении работников (форма № 4-ПН (факт))
Правила подачи.
Если по основаниям, указанным выше (п. 1 ст. 40 КЗоТ), высвобождение фактически произошло, в десятидневный срок после высвобождения в центр занятости нужно подать форму № 4-ПН (факт). Как указано в Инструкции по ф. № 4-ПН (факт), эту форму, как и форму № 4-ПН (план), подают предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения и филиалы независимо от формы собственности. Однако, в отличие от формы № 4-ПН (план), в Инструкции по ф. № 4-ПН (факт) не предусмотрена необходимость ее подачи физическими лицами. В то же время считаем, что эту форму следует подавать и предпринимателям, а тот факт, что они прямо не названы ни в Законе о занятости, ни в Инструкции по ф. № 4-ПН, использовать только в крайнем случае — чтобы «отбиваться» от возможных штрафов.Поскольку речь идет о десятидневном сроке, его следует исчислять в календарных днях — начиная со дня, следующего за тем, когда произошло фактическое увольнение. Порядок течения, начало и окончание срока, напомним, установлены
ст. 253, ст. 254 ГКУ.Например, если работник уволен 22 июня 2011 года (это его последний день работы), срок следует отсчитывать с 23 июня. Следовательно,
форму нужно подать по 2 июля 2011 года включительно. Но поскольку это выходной день (суббота), то днем окончания срока является первый за ним рабочий день (ч. 5 ст. 254 ГКУ), т. е. 4 июля 2011 года включительно.Ответственность.
За неподачу этой формы или нарушение сроков подачи предусмотрена такая же ответственность, как и за неподачу предыдущей — штраф в размере годовой заработной платы за каждого высвобожденного работника.Первый вопрос, который здесь возникает: должен ли нарушитель уплачивать двойной штраф, если он не подавал как
форму № 4-ПН (план), так и № 4-ПН (факт)?Суды подходят к этому вопросу по-разному.
Например, в
постановлении № 7/61 указано, что неподача любой из этих форм или одновременно их обеих является одним правонарушением. Поэтому штраф может применяться только в одинарном размере.А в
постановлении Запорожского апелляционного хозяйственного суда от 10.03.05 г. по делу № 607-11/522 другой вывод: если не подали две формы, имеем два правонарушения, за каждое из которых нужно уплачивать штраф отдельно, т. е. применяется двойной размер штрафа.Наглядный пример заполнения
ф. № 4-ПН (факт) приведен на рис. 3 (с. 34).
Отчет о принятых работниках (форма № 5-ПН)
Правила подачи.
Подача данной формы предусмотрена нормами двух законов — п. 4 ст. 20 Закона о занятости и п. 2 ч. 2 ст. 35 Закона № 1533, при условии приема на работу работников по трудовому договору, причем независимо от того, на каких условиях осуществляется прием — временно, постоянно, по совместительству, по направлению центра занятости и т. п.Как и для других описанных выше форм, с
ф. № 5-ПН, на наш взгляд, не урегулирован вопрос относительно того, кто на сегодняшний день обязан подавать этот отчет. И актуальность этого вопроса связана с введением с 2011 года ответственности в виде админштрафа за ее неподачу или несвоевременную подачу этой формы.Так, согласно
п. 4 ст. 20 Закона о занятости подавать данные о принятых работниках должны предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности . А Инструкцией по ф. № 5-ПН, как и для других форм, предусмотрена ее подача также структурными подразделениями и филиалами (еще раз отметим: на наш взгляд, речь может идти о подаче этой отчетной формы обособленными подразделениями, т. е. подразделениями, имеющими код ЕГРПОУ; за подразделения без ЕГРПОУ отчитывается предприятие, открывшее такие подразделения).В то же время согласно
п. 2 ч. 2 ст. 35 Закона № 1533, к нормам которого привязано возникновение ответственности, сведения в ФБ о приеме на работу работников обязаны предоставлять работодатели. При этом в соответствии с п. 10 ст. 1 Закона № 1533 к работодателям относятся как собственник (уполномоченный орган) предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности, вида деятельности и хозяйствования, так и физические лица, использующие наемный труд. Из этого можно сделать вывод, что форму № 5-ПН должны подавать также и предприниматели. Учитывая высший статус Закона № 1533 по сравнению с Инструкцией по ф. № 5-ПН, мы рекомендуем подавать эту форму также и предпринимателям. А открещиваться от штрафа нормами Инструкции по ф. № 5-ПН предпринимателю можно разве что в случае, когда проверяющие пытаются наложить такой штраф, а очень не хочется его платить. Может быть, повезет…Форма
составляется подекадно за периоды:— с 1 по 10 число отчетного месяца;
— с 11 по 20 число отчетного месяца;
— с 21 по последнее число отчетного месяца.
Подается
форма в свой центр занятости по адресу субъекта хозяйствования не позднее третьего дня после окончания отчетной декады.Например, если за период с 01.07.11 г. по 10.07.11 г. предприятие принимало на работу работников, оно должно заполнить
форму и в срок не позднее 13.07.11 г. подать ее в центр занятости.Если предельный срок приходится на выходной день,
форма подается в ближайший за ним рабочий день (ч. 5 ст. 254 ГКУ).При отсутствии принятых работников в течение отчетной декады
форма не подается.Ответственность.
Согласно ст. 38 Закона № 1533 работодатель несет ответственность за несвоевременное предоставление или непредоставление сведений, установленных данным Законом. Как мы уже отмечали, предоставление в центр занятости сведений о приеме на работу работников (такими сведениями и является наша форма № 5-ПН), является обязанностью работодателя. Таким образом, за их несвоевременное предоставление или непредоставление наступает ответственность.Что же это за ответственность? Административная — наложение на должностных лиц и физических лиц, использующих наемный труд,
штрафа согласно ст. 1653 КУоАП от 136 до 255 грн. Если в течение года повторно будет такое же нарушение, за которое уже применялся штраф, новый его размер будет составлять от 170 до 340 грн.Наглядный пример заполнения
ф. № 5-ПН приведен на рис. 4 (с. 34).Подытоживая изложенное, для наглядности приведем порядок подачи этих форм и ответственность за неподачу (см. таблицу на с. 32) и примеры заполнения
форм. В Инструкциях подробно описано заполнение данных форм (см. приложение «Документы» на с. 24).Кстати, на всех
формах должны быть подпись руководителя (предпринимателя) и печать. Если у предпринимателя нет печати, то он подаст ее в «беспечатной» форме.
Правила подачи отчетности, связанной с приемом и увольнением работников, и ответственность
| Форма отчета | Правила подачи | Ответственность |
| ||
| куда подается | условия, при которых подается | срок подачи | нарушение | размер штрафа, основание | |
| Форма № 3-ПН | В центр занятости по своему местонахождению | Появление вакансии | Не определен. Рекомендуем — после появления вакансии | Не предусмотрена | |
| Форма № 4-ПН (план) | Планируется высвобождение работников на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ | За 2 месяца до даты высвобождения | Неподача или нарушение сроков подачи | Штраф в размере годовой заработной платы за каждого высвобожденного работника | |
| Форма № 4-ПН (факт) | Осуществлено фактическое высвобождение работников на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ | В течение 10 дней после высвобождения | |||
| Форма № 5-ПН | Прием на работу работников | Не позднее 3-го дня после окончания отчетной декады (с 1 по 10 число; с 11 по 20 число; с 21 числа по последний день месяца) | Несвоевременная подача или неподача | Штраф от 136 до 255 грн. (при повторном совершении в течение года — от 170 до 340 грн.) | |
Документы и сокращения статьи
ГКУ
— Гражданский кодекс Украины от 16.01.03 г. № 435-IV.КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.КУоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.Закон о занятости
— Закон Украины «О занятости населения» от 01.03.91 г. № 803-ХІІ.Закон № 1533
— Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы» от 02.03.2000 г. № 1533-III.Приказ № 420
— приказ Минтруда «Об утверждении форм отчетность и инструкций по их заполнению» от 19.12.05 г. № 420 (см. приложение «Документы» этого номера).Инструкция за ф. № 3-ПН
— Инструкция по заполнению формы отчетности № 3-ПН «Отчет о наличии вакансий», утвержденная приказом Минтруда от 19.12.05 г. № 420 (см. приложение «Документы» этого номера).Инструкция по ф. № 4-ПН (план)
— Инструкция по заполнению формы отчетности «Отчет о запланированном увольнении работников», утвержденная приказом Минтруда от 19.12.05 г. № 420 (см. приложение «Документы» этого номера).Инструкция по ф. № 4-ПН (факт)
— Инструкция по заполнению формы отчетности № 4-ПН (факт) «Отчет о фактическом увольнении работников», утвержденная приказом Минтруда от 19.12.05 г. № 420 (см. приложение «Документы» этого номера).Инструкция по ф. № 5-ПН
— Инструкция по заполнению формы отчетности № 5-ПН «Отчет о принятых работниках», утвержденная приказом Минтруда от 19.12.05 г. № 420 (см. приложение «Документы» этого номера).Положение № 47
— Положение о государственной службе занятости, утвержденное постановлением Кабинета Министров УССР от 24.06.91 г. № 47.Порядок № 1
— Порядок предоставления работодателю дотации на создание дополнительных рабочих мест для трудоустройства безработных, утвержденный приказом Минтруда от 10.01.01 г. № 1.Порядок № 82
— Порядок и сроки предоставления дотации работодателю для обеспечения молодежи, получившей высшее или профессионально-техническое образование, первым рабочим местом, утвержденный приказом Минтруда от 25.02.08 г. № 82.Порядок № 94
— Порядок финансирования расходов работодателя на профессиональную переподготовку или повышение квалификации работников, в отношении которых есть угроза высвобождения в связи с реорганизацией или перепрофилированием предприятия, временным прекращением производства, при условии сохранения за работниками места работы, утвержденный постановлением правления ФБ от 29.01.09 г. № 94.Постановление № 7/61
— постановление ВХСУ от 19.10.04 г. по делу № 7/61.ФБ
— Фонд общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы.
Рис. 1.
Фрагмент заполнения формы № 3-ПН
Рис. 2.
Фрагмент заповнення форми № 4-ПН (план)
Рис. 3.
Фрагмент заполнения формы № 4-ПН (факт)
Рис. 4.
Фрагмент заполнения формы № 5-ПН
