ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ
ПРИ ЛИКВИДАЦИИ
ПРЕДПРИЯТИЯ:
Минюст утвердил дополнительный
Перечень документов,
связанных с соцобеспечением,
которые следует передавать в архив
Приказ Министерства юстиции Украины от 14.03.13 г. № 430/5
«Об утверждении Перечня видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда»
Комментируемый документ приведен в приложении «Документы»
Комментируемым приказом Минюст утвердил Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда (далее — Перечень № 430/5).
В то же время наряду с Перечнем № 430/5 действует также и Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5; вступил в силу с 01.01.13 г.).
Согласно п. 1.2 Перечня № 430/5 при разработке этого Перечня был использован Перечень № 578/5. И после его вступления в силу (с 05.04.13 г.) названные Перечни действуют одновременно.
В Перечень № 430/5 включены виды документов, которые могут быть использованы для подтверждения законных прав и интересов граждан (п. 1.3). Его должны выполнять все учреждения, предприятия, организации, не относящиеся к источникам формирования Национального архивного фонда (НАФ), для определения сроков хранения документов при проведении их экспертизы ценности в связи с ликвидацией организации (п. 1.4). Обратите внимание: предприниматели не названы в качестве субъектов, которые должны выполнять предписания Перечня № 430/5.
Цель разработки Перечня № 430/5 — обеспечение сохранности документов для их последующего использования при выполнении запросов социально-правового характера в соответствии с требованиями действующего законодательства (п. 1.5).
Перечень № 430/5 следует использовать при отборе документов и подготовке описей дел, подлежащих передаче в архивные учреждения в связи с ликвидацией организации.
В свою очередь, Перечень № 578/5 применяют при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (более 10 лет) хранение (далее — архивное хранение) или для уничтожения (п. 1.4). Он имеет целью обеспечение сохранности, организацию и качественное пополнение НАФ. Его применяют при работе комиссий по проведению экспертизы ценности документов (п. 1.6).
Как видим, Перечень № 578/5 регламентирует сроки хранения всех документов, а Перечнем № 430/5 следует руководствоваться только в случае ликвидации предприятия.
Как указано в п. 2.2 Перечня № 430/5, сроки хранения документов, указанные в этом Перечне, не противоречат срокам хранения, определенным Перечнем № 578/5.
Перечень документов приведен в разделе III Перечня № 430/5. Это преимущественно документы, связанные с начислением выплат физическим лицам.
Комментируемый приказ вступил в силу со дня его официального опубликования — с 05.04.13 г. (опубликован в газете «Офіційний вісник Украї-ни» от 05.04.13 г. № 24).
Виктория ЗМИЕНКО
Министерство юстиции Украины
Об утверждении Перечня видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда
Приказ от 14 марта 2013 года № 430/5
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 18 марта 2013 года под № 428/22960
В соответствии со статьей 6 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», пунктом 16 Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 8 августа 2007 года № 1004, приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда.
<…>
3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.
<…>
Министр А. ЛАВРИНОВИЧ
Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда
Утвержден приказом от 14 марта 2013 года № 430/5
I. Общие положения
1.1. Настоящий Перечень разработан в соответствии с Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», Порядком создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 8 августа 2007 года № 1004.
1.2. При разработке настоящего Перечня был использован Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 <…> (далее — Перечень типовых документов).
1.3. В настоящий Перечень включены виды документов, которые могут быть использованы для подтверждения законных прав и интересов граждан.
1.4. Настоящий Перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми учреждениями, предприятиями, организациями, не относящимися к источникам формирования Национального архивного фонда (далее — организации), при определении сроков хранения документов при проведении их экспертизы ценности в связи с ликвидацией организации.
1.5. Настоящий Перечень имеет целью обеспечение сохранности документов для их последующего использования при выполнении запросов социально-правового характера в соответствии с требованиями действующего законодательства.
1.6. Настоящий Перечень используется при отборе документов и подготовке описей дел, подлежащих передаче в архивные учреждения в связи с ликвидацией организации.
II. Структура Перечня и порядок его применения
2.1. Документы в настоящем Перечне размещены по степени значимости их видов и отражаемых в них вопросов в логической последовательности.
Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа 1). В настоящем Перечне приведены обобщенные названия видов документов, к которым отнесены документы по кадровым вопросам (личному составу), в том числе связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, а также некоторые виды организационно-распорядительных документов, содержащих информацию о ликвидированной организации и по вопросам акционирования (графа 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу применяется термин «документы», а в скобках раскрываются названия основных видов документов, включенных в статью.
2.2. Сроки хранения документов, указанных в настоящем Перечне (графа 3), не противоречат срокам хранения, которые определены Перечнем типовых документов.
По Перечню типовых документов некоторым видам документов установлен срок хранения «До ликвидации организации» (это значит, что документы бессрочно хранятся в организации, а в случае ликвидации организации документы подлежат повторной экспертизе ценности и в зависимости от ее результатов те из них, которые затрагивают права граждан, передаются в архивные учреждения).
В настоящем Перечне для облегчения проведения повторной экспертизы ценности документов ликвидированных организаций включены виды документов, которые используеются архивными учреждениями при выполнении запросов социально-правового характера в соответствии с требованиями действующего законодательства и которым определен срок хранения 75 лет.
2.3. Отсчет сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, отсчет срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2012 году, начинается с 1 января 2013 года.
2.4. Примечания, применяемые в настоящем Перечне (графа 4), комментируют и уточняют сроки хранения документов.
2.5. Экспертиза ценности документов в организациях и порядок передачи документов в случае их ликвидации осуществляются согласно действующему законодательству.
По результатам экспертизы ценности для последующего хранения отбираются отдельные виды документов, указанные в настоящем Перечне, и передаются по описи дел в созданные местными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления архивные учреждения для централизованного временного хранения архивных документов, накопленных в процессе документирования служебных, трудовых или других правоотношений юридических и физических лиц на соответствующей территории (района, города), и других архивных документов, не относящихся к Национальному архивному фонду.
Если такие архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передаются в центральные и отраслевые государственные архивы, Государственный архив в Автономной Республике Крым, государственные архивы областей, городов Киева и Севастополя, архивные отделы районных, районных в городах Киеве и Севастополе государственных администраций (далее — государственные архивные учреждения), архивные учреждения городских советов городов республиканского (Автономной Республики Крым), областного значения (далее — архивные отделы городских советов).
2.6. Внесение документов в описи дел в случае ликвидации организаций определяется экспертно-проверочными комиссиями и экспертными комиссиями государственных архивных учреждений, архивных отделов городских советов.
2.7. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Государственная архивная служба Украины и уполномоченные ею государственные архивные учреждения и архивные отделы городских советов.
III. Виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда
| Номер статьи | Виды документов | Срок хранения документов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Учредительные документы (учредительный акт, учредительный договор (устав), положение) и изменения к ним; список учредителей (участников); выписка из Единого государственного реестра | 75 л. |
|
| 2 | Протоколы общих собраний, съездов, конференций высшего органа (трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков) организации: |
|
|
| а) о создании, переименовании, реорганизации, ликвидации (банкротстве), изменении руководства, учредителей (физических лиц), изменении их долей и паев; | 75 л. | ||
| б) о распределении акций, изменении уставного фонда организации; | 75 л. | ||
| в) о рассмотрении кадровых вопросов (назначении, увольнении и т. п.) | 75 л. | ||
| 3 | Приказы, распоряжения организаций по основной деятельности: |
|
|
| а) о создании, переименовании, реорганизации, ликвидации; | 75 л. | ||
| б) об аттестации рабочих мест | 75 л. | ||
| 4 | Приказы, распоряжения организаций по кадровым вопросам (личному составу) о: |
|
|
| а) приеме на работу, перемещении по должности, переводе на другую работу, совместительстве, увольнении; | 75 л. | ||
| б) аттестации, повышении квалификации, стажировке, ежегодной оценке госслужащих, продлении срока пребывания на государственной службе, допуске и разрешении к государственной тайне; | 75 л. | ||
|
| в) присвоении званий (повышении ранга, категории, разряда); | 75 л. |
|
| г) изменении биографических данных; | 75 л. | ||
| ґ) поощрениях (награждениях, премировании), оплате труда, начислении разных надбавок, доплат, материальной помощи; | 75 л. | ||
| д) всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках за свой счет; | 75 л. | ||
| е) долгосрочных командировках в пределах Украины и за границу; | 75 л. | ||
| є) командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; | 75 л. | ||
| ж) командировках для работников для участия в ликвидации последствий техногенных катастроф, аварий | 75 л. | ||
| 5 | Документы (постановления, решения, акты, определения и т. п.) о реорганизации, переименовании, переподчинении, ликвидации (банкротстве) | 75 л. |
|
| 6 | Трудовые договоры (контракты, соглашения) | 75 л. |
|
| 7 | Штатные расписания и перечни изменений к ним | 75 л.1 | 1 По месту составления и утверждения |
| 8 | Положение о структурных подразделениях организации | 75 л. |
|
| 9 | Положение об общей долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцах акций, проспекте эмиссии акций | 75 л. |
|
| 10 | Должностные инструкции научных сотрудников, а также должностные и рабочие инструкции работников, работающих на тяжелых работах, на работах с вредными и опасными условиями труда | 75 л. |
|
| 11 | Доверенности на передачу авторских прав | 75 л. |
|
| 12 | Документы (сертификаты, свидетельства, акты) на прием-передачу акций (пакетов акций) | 75 л. |
|
| 13 | Реестры (списки) акционеров, аффилированных лиц, владельцев ценных бумаг; пайщиков, лиц, имеющих право на получение дивидендов, лиц, имеющих право участия в общем собрании акционеров | 75 л. |
|
| 14 | Журналы (книги) учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров | 75 л. |
|
| 15 | Журналы (книги) учета выдачи свидетельств о внесении вкладов, паев | 75 л. |
|
| 16 | Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников, аспирантов, студентов | 75 л. |
|
| 17 | Ведомости на выплату денег (аванса, заработной платы и т. п.) | 75 л.1 | 1 При отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) |
| 18 | Документы (отчеты, справки, заключения, докладные записки) о переводе работников на сокращенный рабочий день или неполную рабочую неделю в случае тяжелых, вредных, опасных условий труда | 75 л. |
|
| 19 | Тарификационные ведомости (списки) | 25 л. |
|
| 20 | Сведения о застрахованном лице, подлежащем общеобязательному государственному социальному страхованию (персонифицированный учет)1 | 75 л. | 1 С 2011 года — отчет о суммах начисленной заработной платы застрахованных лиц и суммах начисленных страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, единого взноса на общеобязательное социальное страхование (персонифицированный учет) |
| 21 | Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавок за выслугу лет и документы (представления, справки, анкеты) к ним; стажевые книги | 75 л.1 | 1 При отсутствии приказов об установлении надбавок |
| 22 | Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность | 75 л. |
|
| 23 | Документы (протоколы, представления, анкеты, акты) об установлении персональных окладов, надбавок, доплат | 75 л.1 | 1 При отсутствии приказов об установлении и изменении окладов |
| 24 | Списки работающих на производстве с вредными условиями труда | 75 л. |
|
| 25 | Табели, наряды работников, задействованных на работах с вредными условиями труда | 75 л. |
|
| 26 | Документы (протоколы, справки, заключения) о вредных условиях труда, травматизме, профессиональных заболеваниях | 75 л. |
|
| 27 | Документы (протоколы, решения, перечни стандартов и норм, перечни и планы рабочих мест, заключения, акты, карты условий труда и т. п.) по вопросам аттестации рабочих мест на соответствие нормативно-правовым актам по охране труда | 75 л. |
|
| 28 | Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки) о расследовании причин аварий и несчастных случаев на производстве | 45 л. 1 | 1 Связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — 75 л. |
| 29 | Документы (договоры, заявления, акты, протоколы, экспертные заключения, справки, решения суда, расчеты и т. п.) о выплатах страхового возмещения за ущерб, причиненный жизни и здоровью | 75 л. |
|
| 30 | Документы (списки, представления, командировочные удостоверения) об участии работников в ликвидации последствий техногенных катастроф и аварий | 75 л. |
|
| 31 | Документы (справки, заявления, списки, копии приказов о командировке, командировочные удостоверения, протоколы вручения, журналы регистрации удостоверений, табели рабочего времени и т. п.) граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы | 75 л. |
|
| 32 | Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений | 45 л. |
|
| 33 | Журналы регистрации лиц, пострадавших от несчастных случаев | 45 л.1 | 1 После окончания журнала |
| 34 | Личные дела уволенных работников организации | 75 л. |
|
| 35 | Личные дела аспирантов, студентов, учащихся профессионально-технических училищ (заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, студентов, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска), которые закончили учебные заведения или были отчислены со старших курсов1 | 75 л. | 1 Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая деятельность или служба в армии |
| 36 | Личные карточки работников (в том числе временных и работающих по совместительству) | 75 л. |
|
| 37 | Списки (штатно-учетный состав) работников организации | 75 л. |
|
| 38 | Списки, картотеки, карточки учета: |
|
|
| а) руководящих работников; | 75 л.1 | 1 При отсутствии приказов по кадровым вопросам (личному составу), а также личных дел и лицевых счетов | |
| б) инженерно-технических работников организации с высшим и средним специальным образованием; | 75 л.1 | ||
| в) научных работников; | 75 л.1 | ||
| г) ветеранов и участников Великой Отечественной войны, партизанского и подпольного движения, участников боевых действий на территории других государств; | 75 л. | ||
| ґ) временных работников; | 75 л.1 | ||
| д) учащихся, студентов учебных заведений; | 75 л.1 | ||
| е) защитивших диссертации и получивших научные степени и ученые звания; | 75 л. | ||
| є) получающих персональные оклады | 75 г. 1 | ||
| 39 | Оригиналы личных документов официального происхождения (дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые книжки) | До востребования, не востребованные — не менее 50 л. |
|
| 40 | Книги (журналы) регистрации выдачи дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений об окончании учебных заведений, институтов, факультетов и курсов повышения квалификации в учебных заведениях | 75 л. |
|
| 41 | Протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий | 75 л. |
|
| 42 | Сводные личные ведомости успеваемости | 25 л.1 | 1 После окончания учебного заведения |
| 43 | Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, лицевые листки по учету кадров, извлечения из решений и т. п.) о представлении к награждению государственными, ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий | 75 л. |
|
| 44 | Списки лиц, награжденных государственными и другими наградами, почетными званиями, премиями | 75 л. |
|
Директор Департамента взаимодействия
с органами власти
Е. ЗЕРКАЛЬ
