ФОРМА № 3-ПН:
нюансы заполнения и предоставления
Вам нужен работник? Тогда вы должны подать обновленную (с 12 июля 2013 года) форму № 3-ПН. В сравнении со своей предшественницей она изменилась. Поэтому сегодня вы узнаете о некоторых нюансах ее подачи.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua
Общие правила подачи формы № 3-ПН
Начнем с экскурса в общие правила составления и подачи формы № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)».
1. Форму № 3-ПН подают работодатели. В самой форме работодателями названы только предприятия и предприниматели, которые используют наемный труд, а самозанятые лица и другие физлица — нет. При этом п. 1.2 Порядка № 316 ориентирует нас на термин «работодатели», который приведен в Законе об организации работодателей и в Законе о ЕВС. Учитывая, что в Законе о ЕВС понятие работодателей шире, вам нужно ориентироваться именно на него. Поэтому форму № 3-ПН нужно подавать юрлицам, предпринимателям, самозанятым лицам и другим физлицам, которые используют труд наемных лиц (т. е. в том числе нотариусам, адвокатам и пр.).
2. Форму № 3-ПН вы подаете в случае, когда у вас появляется спрос на рабочую силу (вакансии). Если работники вам не нужны, вы не планируете их принимать на работу (вакансии нет), то вы и не должны подавать отчет. Логично. Не правда ли?
При этом Минсоцполитики нас ориентирует на незаполненную вакансию в штатном расписании (письмо от 21.08.13 г. № 9370/0/14-13/026; подробнее читайте в разделе «Должность указана в штатном расписании — если она не заполнена, нужно подавать форму № 3-ПН» на с. 43).
Наша позиция: форму № 3-ПН следует подавать единоразово в случае возникновения вакансии.
3. Срок подачи формы № 3-ПН — не позднее 10 рабочих дней с даты открытия вакансии. Перенос срока в случае, когда последний день подачи приходится на выходной, праздничный или нерабочий, не предусмотрен.
Справочно: датой открытия вакансии является (п. 2.1 Порядка № 316):
— следующий день после создания рабочего места. Рабочее место — это место (помещение), на котором работник постоянно или временно находится в процессе трудовой деятельности и которое определено, в частности, на основании трудового договора, контракта (п. 20 ч. 1 ст. 1 Закона о занятости);
— следующий день после прекращения трудовых отношений с работником, рабочее место которого становится вакантным;
— дата, начиная с которой может быть заключен трудовой договор с наемным работником.
4. Куда подаем? Исходя из п. 1.3 Порядка № 316 можно говорить, что этот отчет подаем в любой ближайший центр занятости (вероятно, в ближайший к фактическому месту работы будущего работника). Подробнее см. раздел «Форму № 3-ПН подаем в центр занятости всегда» на с. 43.
5. Способы подачи. В Порядке № 316 ничего не сказано на этот счет. Поэтому, на наш взгляд, ее можно подать как лично, так и по почте или электронным способом. Целесообразно готовить отчет в двух экземплярах: один отчет вы подаете в центр занятости, второй оставляете себе (на нем сотрудник центра занятости проставит отметку о получении).
Важный нюанс: в форме № 3-ПН название профессии (должности) вы должны указывать согласно действующему Классификатору профессий.
Ответственности за неподачу нет!
Что будет, если мы не подадим отчет в случае наличия вакансии?
Сразу с приятной новости. На сегодня нет ответственности за неподачу, несвоевременную подачу или за неправильное заполнение формы № 3-ПН. Поэтому не подали этот отчет — вам ничего не будет.
Ответственность не прописана ни в Законе о занятости, которым собственно и предусмотрена необходимость подачи такого отчета, ни в КоАП. Так, согласно ст. 1653 КоАП админштраф может быть применен к должностным лицам предприятий и физическим лицам, использующим наемный труд, за:
— нарушение порядка использования средств общеобязательного государственного социального страхования на случай безработицы;
— несвоевременный или неполный их возврат;
— несвоевременное предоставление или непредоставление определенных Законом № 1533 сведений;
— предоставление недостоверных сведений об использовании средств общеобязательного государственного социального страхования на случай безработицы.
Что мы видим? Как и в пору подачи старой формы № 3-ПН, ответственность предусмотрена только в случае непредоставления сведений, предусмотренных для работодателя Законом № 1533, а не Законом о занятости. Но в случае с формой № 3-ПН указанные в ней данные подаются согласно Закону о занятости, а не Закону № 1533. Поэтому и нет административной ответственности за ее неподачу или несвоевременную подачу.
О том, что Законом о занятости не предусмотрена ответственность за нарушения при подаче формы № 3-ПН, подтверждает и Минсоцполитики в письме от 31.07.13 г. № 636/021/106-13 («БН», 2013, № 38, с. 8).
Все это делает предоставление формы № 3-ПН делом добровольным.
Внимание! Но есть и выгоды от подачи этого отчета:
во-первых, вам бесплатно центр занятости подыщет кандидатуру работника на незаполненное место (если вы заинтересованы в помощи центра занятости);
во-вторых, вам не обойтись без предварительной подачи формы № 3-ПН, если вы решите принять к себе на работу иностранца (см. «БН», 2013, № 26, с. 5);
в-третьих, вовремя поданная форма № 3-ПН может быть аргументом в судебном обжаловании решения о наложении штрафа в связи с несоблюдением норматива трудоустройства инвалидов (см., например, постановление ВСУ от 20.06.11 г. по делу № 21-60а11);
в-четвертых, поданная форма № 3-ПН, в п. 4 раздела II которой вы укажете категорию социально незащищенных граждан, которых вы можете принять на работу, будет свидетельствовать о вашем намерении заполнять квоту по трудоустройству таких граждан (предусмотрено ст. 14 Закона о занятости при численности штатных работников более 20).
Подытожим. На сегодня нет ответственности за неподачу, несвоевременную подачу или за неправильное заполнение формы № 3-ПН, но работодатель сам может быть заинтересован в ее подаче.
Форму № 3-ПН подаем в любой центр занятости
Мы подыскиваем работников в свое обособленное подразделение, которое находится в другом населенном пункте. В какой центр занятости мы подаем форму № 3-ПН: по месту нахождения головного предприятия или по месту нахождения обособленного подразделения?
Форму № 3-ПН работодатели подают в территориальный орган Государственной службы занятости Украины в городах Киеве и Севастополе, районе, городе, районе в городе независимо от местонахождения (п. 1.3 Порядка № 316). С учетом такой формулировки, на наш взгляд, форму № 3-ПН вы можете подать в любой ближайший центр занятости. Поэтому, если вам удобно — подавайте отчет в ближайший к фактическому месту работы будущего работника центр занятости. Но можете подавать форму № 3-ПН и в центр занятости по своему местонахождению (месту проживания).
Подытожим. Форму № 3-ПН вы подаете в любой удобный центр занятости: по месту нахождения предприятия (месту проживания предпринимателя) или по месту нахождения подразделения, в которое планируете трудо-
устроить работника.
Форму № 3-ПН подаем в центр занятости всегда
Нужно ли подавать отчет в центр занятости, если мы самостоятельно ищем работника (размещаем объявления о работе)?
Да, вам нужно и в этом случае подать в центр занятости форму № 3-ПН. На это указывает Минсоцполитики в письме от 21.08.13 г. № 9370/0/14-13/026. Это косвенно следует из п. 2.1 и п.п. 2.2.6 Порядка № 316.
В этом случае форму № 3-ПН вам нужно заполнить с учетом таких особенностей:
1) в графе 5 раздела I вы должны указать «Ні» — это значит, что искать работника вы будете сами, а центр занятости вам не будет в этом помогать;
2) раздел II «Характеристики вакансії(й) та вимоги до претендента(ів)» на вакансию, по которой вы начали самостоятельный поиск работника, вы не заполняете. Этот раздел вы заполняете, когда хотите попросить центр занятости помочь вам найти работника. Поэтому здесь вы приводите подробное описание вакансии, пользуясь которым центр занятости и будет искать вам подходящего кандидата.
Подытожим. Форму № 3-ПН подаем всегда в центр занятости, даже когда работодатель сам ищет нового работника без участия центра занятости.
Должность указана в штатном расписании — если она не заполнена, нужно подавать форму № 3-ПН
После увольнения мы не планируем на это место работы какое-то время брать работника (обязанности уволенного работника мы планируем распределять между другими работниками). Надо ли подавать форму № 3-ПН? Обязательно ли вносить изменения в штатное расписание?
В данном случае нужно использовать такой подход Минсоцполитики (письмо Минсоцполитики от 21.08.13 г. № 9370/0/14-13/026): если вакансия предусмотрена штатным расписанием, вы должны подать форму № 3-ПН до внесения соответствующих изменений в штатное расписание. Поэтому, если вы увольняете работника и на это место не планируете принимать работника, нужно вывести такую должность из штатного расписания. Если вы это не сделаете, то согласно Порядку № 316 нужно заполнить и подать форму № 3-ПН. О том, как вносить изменения в штатное расписание, вы можете прочитать в статье «Штатное расписание: составляем и вносим изменения» // «БН», 2012, № 23, с. 20.
Но учитывая, что ответственности за неподачу формы № 3-ПН на сегодня нет, не исключено, что большинство работодателей, чтобы не подавать формы, проигнорируют эту норму и не будут менять свое штатное расписание.
Подытожим. Форму № 3-ПН мы подаем всегда, когда в штатном расписании есть должность, на которую еще не приняли работников. Если нет желания ее заполнять, то нужно подкорректировать штатное расписание.
Когда предприниматель подает форму № 3-ПН?
Как подавать форму № 3-ПН тем, кто штатное расписание у себя не ведет (предприниматель, нотариус, адвокат)?
В Порядке № 316 не предусмотрено, что форму № 3-ПН нужно подавать в привязке именно к показателям штатного расписания. Согласно п. 2.1 этот отчет нужно подавать, когда у вас есть потребность в рабочей силе (вакансии) и в привязке к дате открытия вакансии(й).
Понятно, что у предприятий такая потребность может быть «проиллюстрирована» незаполненной должностью в штатном расписании.
Но штатное расписание составляют только юрлица*. Что касается предпринимателей и самозанятых лиц (нотариусы, адвокаты и пр.), то они штатное расписание составлять не обязаны. А потому они должны руководствоваться иной логикой. На наш взгляд, им нужно исходить из того, будут они сейчас принимать на работу работников или нет. Если да, то нужно подать форму № 3-ПН. Если после увольнения работника предприниматель (самозанятое лицо) не собирается принимать на работу никого, то и подавать форму № 3-ПН не нужно. Во всяком случае до возникновения потребности в работнике. Это и логично, ведь форму № 3-ПН мы подаем для того, чтобы проинформировать центр занятости о нашей потребности в работниках. Если ее нет, то зачем подавать отчет? Большинство из нас ответят — незачем.
* Об этом вы можете прочитать в статье «Штатное расписание: составляем и вносим изменения» // «БН», 2012, № 23, с. 20.
Подытожим. Предприниматель (самозанятое лицо) форму № 3-ПН подает только тогда, когда собирается принимать на работу работника.
Выводы
На сегодня нет ответственности за неподачу, несвоевременную подачу или за неправильное заполнение формы № 3-ПН.
Форму № 3-ПН подаем всегда в центр занятости, даже когда вы самостоятельно ищете нового работника без участия центра занятости.
Форму № 3-ПН вы подаете всегда, когда в штатном расписании есть должность, на которую еще не приняли работников. Если нет желания ее заполнять, то нужно подкорректировать штатное расписание.
Предприниматель (самозанятое лицо) форму № 3-ПН подает только тогда, когда собирается принимать на работу работника.
Форму № 3-ПН вы подаете в любой удобный центр занятости: по месту нахождения предприятия (месту проживания предпринимателя) или по месту нахождения подразделения, в которое планируете трудоустроить работника.
Документы статьи
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Закон о занятости — Закон Украины «О занятости населения» от 05.07.12 г. № 5067-VI.
Закон об организации работодателей — Закон Украины «Об организации работодателей, их объединениях, правах и гарантиях их деятельности» от 22.06.12 г. № 5026-VI.
Закон о ЕВС — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI.
Закон № 1533 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы» от 02.03.2000 г. № 1533-III.
Порядок № 316 — Порядок предоставления формы отчетности № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)», утвержденный приказом Минсоцполитики от 31.05.13 г. № 316.
