Личное авто директора в деятельности предприятия

Компенсация за использование автомобиля

Аренда автомобиля у директора

Бесплатное пользование (ссуда)

Законодательное регулирование правоотношений

Статья 125 КЗоТ, согласно которой работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию)*

Глава 58 ГКУ. В частности, ст. 759 — 786 устанавливают общие правила аренды (найма) имущества. А ст. 798 — 805 регулируют правоотношения, связанные с передачей автомобиля в аренду и его эксплуатацией

Статьи 827 — 836 ГКУ.

По договору ссуды одна сторона (заимодатель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (пользователю) вещь для использования в течение установленного срока.

К договору ссуды применяют положения главы 58 ГКУ, в которой говорится об аренде

* Здесь существует одно «но»: понятие «инструменты», об использовании которых идет речь, КЗоТ не определяет, оставляя таким образом открытым вопрос, может ли быть отнесен к их числу автомобиль. Некоторые специалисты отвечают негативно на этот вопрос и отрицают возможность обращения к механизму компенсации, предусмотренному ст. 125 КЗоТ, при использовании автомобиля работника предприятием. Однако налоговики в течение многих лет признают такую возможность (категория 103.04 ЗІР Миндоходов).

Оформляем отношения между директором и предприятием

Обычно работник пишет на имя директора заявление с просьбой использовать свой автомобиль в хоздеятельности предприятия на основании ст. 125 КЗоТ. А затем директор издает приказ или другой распорядительный документ, в котором дает письменное разрешение на использование авто и выплату компенсации работнику. Специфика нашей ситуации в том, что авто принадлежит не рядовому работнику, а директору. Понятно, что писать заявление и издавать приказ на самого себя директор не может. Поэтому, на наш взгляд, лучше всего заключить договор об использовании автомобиля в деятельности предприятия. В договоре следует установить порядок определения размера компенсации, ее оформления и выплаты.

Подписывать договор с обеих сторон (со своей стороны — как владельца авто и со стороны предприятия — как представителя юрлица) директору запрещает ч. 3 ст. 238 ГКУ. Если это произойдет, то суд может признать договор недействительным (см. постановления ВХСУ от 02.02.11 г. № 32/233-10, от 21.05.12 г. № 5010/868/2011-9/37; определения Высшего специализированного суда Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 29.03.13 г. по делу № 6-7341св13, от 24.07.13 г. по делу № 6-16338св13).

Следовательно, от имени предприятия договор должен подписать другой его представитель, например, заместитель директора, главный инженер или другое лицо, которому директор передаст право подписи путем оформления доверенности

Договор найма (аренды) транспортного средства с участием физлица (директора) заключается в письменной форме и подлежит нотариальному удостоверению (ст. 799 ГКУ), госпошлина за которое составляет 1 % от суммы договора, но не менее 17 грн. Несоблюдение требования закона о нотариальном удостоверении договора влечет за собой признание договора ничтожным (ст. 220 ГКУ). Это лишает арендатора права на расходы, понесенные по договору аренды. Причем для признания договора ничтожным решение суда не требуется.

Важно! Поскольку договор аренды заключаете с директором, помните о ч. 3 ст. 238 ГКУ. Эта норма запрещает подписывать договор с обеих сторон одному лицу. Поэтому директору, который передает свой автомобиль для пользования в целях предприятия, следует делегировать полномочия на подписание договора аренды другому работнику (к примеру, своему заместителю). Для этого необходимо оформить соответствующую доверенность.

Передачу автомобиля в аренду от директора предприятию оформляют актом приема-передачи автомобиля в наем (аренду), составленным в произвольной форме. За основу можно взять акт приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (типовая форма № ОЗ-1, утвержденная приказом Минстата от 29.12.95 г. № 352). Им же оформляют возврат авто директору по окончании срока аренды. Не забывайте также оформлять акты выполнения договора аренды (акты предоставленных услуг). Они нужны для начисления арендной платы и для подтверждения расходов, связанных с арендой авто

В настоящее время договор ссуды колесного транспортного средства (автомобиля), в котором хотя бы одной стороной является физлицо, заключается в простой письменной форме и не требует нотариального удостоверения. Это следует из ч. 4 ст. 828 ГКУ.

Помните, что директор не может подписать договор от имени обеих сторон: как заимодатель и как представитель предприятия-пользователя. Это ему не дает сделать ч. 3 ст. 238 ГКУ.

Директор должен делегировать полномочия на подписание договора ссуды другому работнику, например, своему заместителю. Для этого необходимо выписать соответствующую доверенность.

Важно! Статья 834 ГКУ предусматривает возможность досрочного возврата вещи (в нашем случае — автомобиля), если, в частности, вещь стала необходима заимодателю (в нашей ситуации — директору) в связи с непредвиденными обстоятельствами. Поэтому будьте готовы к тому, что директор в любой момент может потребовать вернуть ему автомобиль по каким-либо причинам. А это может повлечь за собой сбои в работе предприятия.

Получение автомобиля от директора и его возврат оформляют актом приема-передачи в произвольной форме.

При использовании авто в хоздеятельности предприятия, как обычно, составляют путевые листы и другую необходимую документацию

Кто за рулем?

Лучше, чтобы за рулем авто был сам директор. К варианту, когда за рулем находится другой работник, мы советуем не прибегать. Причина: из ст. 125 КЗоТ следует, что компенсацию получает тот работник, который использует свой инструмент для нужд предприятия

За рулем может находиться не только директор, но и любой другой работник предприятия с водительским удостоверением соответствующей категории. Директор должен передать водителю регистрационный документ на автомобиль. Оформлять регистрационный талон и доверенность на управление автомобилем не обязательно.

Несколько слов об «автогражданке». Если директор по каким-либо причинам не заключил договор страхования гражданско-правовой ответственности или условия этого договора не распространяются на водителей предприятия-арендатора, то договор «автогражданки» предприятию следует заключить самостоятельно. Тогда в случае ДТП убытки будут компенсированы, поскольку автомобиль застрахован. Правда, включить стоимость страховки в расходы не получится. Из п.п. 140.1.6 НКУ следует, что отразить страховые расходы можно только по автомобилям, которые находятся в составе основных средств плательщика налога. А мы знаем, что авто, взятое в аренду или в бесплатное пользование, на баланс предприятия не зачисляется.

Как вариант такие расходы можно завуалировать под арендной платой, т. е. включить стоимость страхования в арендные платежи

Размер компенсации/арендной платы

Размер и порядок выплаты компенсации износа автомобиля определяются по согласованию сторон (предприятия и директора). Исходной точкой для определения суммы компенсации можно использовать сумму амортизации, которая рассчитывается на основе данных о стоимости авто, нормативного срока его службы и, в некоторых случаях, интенсивности использования авто предприятием

В договоре аренды обязательно должна быть установлена плата за наем (аренду) автомобиля (ст. 762 ГКУ). Законодательство не ограничивает ее размера. А потому она может быть как минимальной (например, 1 грн.), так и достаточно высокой. Конкретный размер и порядок выплаты арендной платы устанавливаюся по договоренности сторон.

Если размер платы договором не установлен, то он определяется с учетом потребительского качества автомобиля и других обстоятельств, которые имеют существенное значение (ч. 1 ст. 762 ГКУ)

Договор ссуды не предполагает никакой платы за пользование имуществом. Это достаточно прописать в самом договоре

Периодичность выплаты компенсации/арендной платы

В зависимости от конкретных условий использования автомобиля выплачивать компенсацию (арендную плату) можно ежемесячно или в другие оговоренные сроки.

Если в договоре аренды сроки выплаты арендной платы не определены, то она выплачивается ежемесячно (ч. 5 ст. 762 ГКУ)

Х

Подтверждение стоимости авто: нужно или нет?

Для расчета амортизации (а на ее основе — компенсации) нужно документально подтвердить стоимость авто. Таким подтверждением может быть акт экспертной оценки или документы, подтверждающие стоимость приобретения авто директором (чек, договор купли-продажи и т. д.)

Стоимость автомобиля подтверждать не обязательно

Текущие расходы (ГСМ, техобслуживание, стоянка, парковка)

На наш взгляд, законных оснований для возмещения директору расходов на ГСМ, техобслуживание, стоянку и парковку авто нет. Ведь в ст. 125 КЗоТ говорится только о компенсации работнику износа (амортизации) автомобиля, а отдельная выплата компенсации расходов на ГСМ, техобслуживание, стоянку и парковку не предусмотрена.

Предлагаем два варианта выхода из ситуации:

1) завуалировать стоимость потреблен­ных ГСМ (других текущих расходов) в сумме компенсации за износ (амортизацию) автомобиля (правда, в этом случае придется удержать НДФЛ со всей суммы компенсации — см. ниже);

2) или оплачивать ГСМ от имени предприятия (наличными через подотчет или по безналу). При этом ГСМ вы будете приходовать на баланс и списывать по Нормам № 43 на основании путевых листов. В этом случае налоговые расходы по ГСМ отражают как по своим автомобилям, а НДФЛ не удерживают

Согласно ст. 801 ГКУ арендатор (предприятие) полностью берет на себя расходы, связанные с использованием автомобиля. Он же обязан поддерживать авто в надлежащем техническом состоянии. То есть бремя расходов на техобслуживание несет арендатор. Расходы на техобслуживание, стоянку, парковку арендованного автомобиля включаются в состав общепроизводственных, административных расходов или расходов на сбыт (в зависимости от направления использования авто) (п.п. «г» п.п. 138.8.5, п.п. «в» п.п. 138.10.2 или п.п. «д» п.п. 138.10.3 НКУ).

При использовании автомобиля арендатор составляет путевые листы, на основании которых списывает ГСМ на работу автомобиля и включает стоимость израсходованных ГСМ в налоговые расходы в полной сумме, независимо от вида арендуемого авто — грузовое или легковое

Согласно ч. 1 ст. 833 ГКУ пользователь (предприятие) несет обычные расходы по поддержанию надлежащего состояния вещи, переданной ему в пользование. Следовательно, все текущие расходы на поддержание автомобиля в рабочем состоянии при использовании его в хоздеятельности (на ГСМ, техобслуживание, стоянку, парковку) можно учесть при определении налогооблагаемой прибыли. Налоговый учет этих расходов аналогичен учету по договору аренды

ТТН

Налоговые органы традиционно придают ТТН особый статус, отказывая в признании затрат на услуги перевозки. Поэтому в большинстве случаев при перевозке грузов автотранспортом без ТТН не обойтись. Как бы ни был оформлен автомобиль (компенсация по ст. 125 КЗоТ, аренда или ссуда), помните:

• ТТН обязательна, если заключен договор на перевозку груза со сторонним лицом;

• без ТТН можно обойтись, если вы перевозите собственный груз для обеспечения своей хоздеятельности. В этом случае ТТН можно заменить другим документом, который подтверждает ваше право собственности на груз (накладная, закупочный акт, чек и т. д.).

Исключение составляют: спирт этиловый, алкогольные напитки, высокооктановые кислородосодержащие добавки, нефтепродукты (нефть), хлебобулочные изделия и молочное сырье. На эти грузы ТТН нужна даже тогда, когда вы перевозите их для личных целей.

Нас часто спрашивают: можно ли никак не оформлять отношения с работником, а просто указывать его авто в ТТН?

Отвечаем: так делать нельзя! Налоговики, скорее всего, придерутся к тому, что у предприятия нет транспортных средств для осуществления перевозок. В этом случае пострадаете не только вы как перевозчик, но и ваш заказчик, у которого снимут расходы и налоговый кредит по перевозкам. Поэтому отношения с работником, автомобиль которого вы используете для перевозок, нужно документально оформить.

О правилах заполнения ТТН читайте в «БН», 2014, № 7, с. 36

Текущий и капитальный ремонты автомобиля

Как и в ситуации с компенсацией директору стоимости ГСМ и техобслуживания автомобиля, на наш взгляд, правовые основания для компенсации ему стоимости текущего, а тем более капитального, ремонта авто отсутствуют. И дело все в той же ст. 125 КЗоТ, в которой идет речь лишь о компенсации износа (амортизации) автомобиля, а отдельная выплата компенсации расходов на текущий и капитальный ремонты авто не предусмотрена. Мы видим здесь единственный возможный вариант — попытаться завуалировать стоимость ремонта в сумме компенсации за износ (амортизацию) автомобиля

С точки зрения ГКУ, улучшение (капремонт) арендованного авто предприятие может осуществлять только с согласия директора-арендодателя (ст. 778 ГКУ), а вот текущий ремонт обязан проводить арендатор, если иное не установлено договором (ст. 776 ГКУ). В то же время налоговики требуют наличия согласия арендодателя и на текущий, и на капитальный ремонт, поэтому соответствующая оговорка в договоре будет не лишней.

В налоговом учете расходы на ремонт (текущий и капитальный) в пределах 10-процентного лимита включаются в расходы (п. 146.12 НКУ), а сверх этого лимита — образуют отдельный объект основных средств группы 5 (п. 146.19 НКУ). Срок начисления амортизации, на наш взгляд, должен составлять не меньше минимального срока полезного использования, установленного НКУ для группы 5 основных средств, — 5 лет.

Если возможность проведения ремонта (улучшения) автомобиля договором аренды не предусмотрена, то с ремонтными расходами придется попрощаться.

При возврате авто директору по окончании договора аренды:

1) если директор компенсирует стоимость ремонта, то сумму компенсации предприятие включает в прочие доходы (стр. 03.30 приложения ІД к декларации), а балансовая стоимость объекта основных средств (при ее наличии) попадает в прочие расходы предприятия (стр. 06.4.43 приложения ІВ к декларации);

2) если не компенсирует — предприятие включает остаточную стоимость объекта основных средств в состав расходов (п. 146.20 НКУ) и начисляет на нее НДС как на бесплатно предоставленные работы (услуги). Оба экземпляра налоговой накладной остаются у предприятия, при этом в шапке налоговой накладной необходимо указать код причины «02» (поставка неплательщику налога).

Подробный материал по учету ремонта (улучшения) основных средств вы легко найдете в «БН», 2013, № 49, с. 21

С ремонтами здесь ситуация сложная. Поскольку договор ссуды не предполагает взимание платы за пользование имуществом, он не может отождествляться с арендным договором в налоговом учете. Получается, что формально пп. 146.11 — 146.12 НКУ (об увеличении расходов в пределах 10-процентного лимита и создании отдельного объекта ОС на сумму превышения) на отношения ссуды не распространяются.

Отражать такие расходы на основании общих расходных норм при отсутствии разъяснений налоговиков на этот счет нам кажется опасным.

В связи с этим наиболее оптимальным вариантом является отдельное оформление ремонтов (улучшений) как оплатное выполнение работ с возмещением их стоимости директором

Налогообложение

Налог на прибыль

Налоговики не признают налоговорасходность компенсации за использование автомобиля работника в деятельности предприятия. Об этом свидетельствует консультация в подкатегории 102.07.17 ЗІР Миндоходов.

Контролеры указывают, что включить в расходы можно только платежи по договору аренды. При этом они ссылаются на п. 138.10 НКУ, где упоминаются арендные расходы, и п. 3.22 Инструкции № 5, согласно которому компенсация работникам за использование личного транспорта не относится к фонду оплаты труда.

Мы согласны с тем, что автокомпенсация не входит в фонд оплаты труда. Но, по нашему мнению, это не мешает включить ее сумму в расходы на основании п. 142.2 НКУ как обязательную выплату, предусмотренную законодательством. Главное, чтобы использование авто в хоздеятельности предприятия было подтверждено документально. Доказать эту связь помогут путевые листы.

В декларации по налогу на прибыль расходы на выплату компенсации следует отражать в зависимости от направления использования авто:

• в производственных целях — в стр. 05.1;

• в административных — в стр. 06.1;

• в сбытовых — в стр. 06.2

Независимо от того, какой автомобиль арендует предприятие у директора — легковой или грузовой — сумма арендной платы в полном размере может быть включена в состав общепроизводственных, административных расходов или расходов на сбыт (в зависимости от направления использования авто) на основании п. 153.7, а также п.п. «г» п.п. 138.8.5, п.п. «в» п.п. 138.10.2 или п.п. «д» п.п. 138.10.3 НКУ соответственно.

Расходы увеличиваем по результатам налогового периода, в котором начислена арендная плата, т. е. на дату составления акта выполнения договора аренды (акта предоставленных услуг).

В декларации по налогу на прибыль сумма арендной платы будет отражена также в зависимости от направления использования авто: в стр. 05.1, стр. 06.1 или в стр. 06.2 декларации. Подробнее о заполнении «прибыльной» декларации читайте в «БН», 2014, № 4, с. 41

Как правило, безвозмездное предоставление автомобиля предприятию в пользование налоговые органы считают «бесплатно предоставленными товарами, работами, услугами» (п.п. 14.1.13 НКУ). Поэтому начисления доходов избежать вряд ли удастся. Согласно п.п. 135.5.4 НКУ стоимость товаров, работ, услуг, бесплатно полученных налогоплательщиком в отчетном периоде, определенная на уровне не ниже обычной цены, включается в прочие доходы. В декларации по налогу на прибыль она попадет в стр. 03.9 приложения ІД к декларации

Обычные цены

Директор и предприятие — связанные лица. Раньше это влекло за собой обязательность применения обычных цен в налоговом учете договоров аренды и ссуды. С 01.09.13 г., после перехода на трансфертное ценообразование, эта проблема снята — обычные цены применять не нужно

НДС

Вопросов по НДС у предприятия не возникнет, так как директор не зарегистрирован субъектом предпринимательской деятельности и плательщиком НДС не является

НДС, уплаченный в составе расходов на ГСМ, техобслуживание и ремонт автомобиля, можно включить в налоговый кредит в полном объеме при условии использования авто в хоздеятельности и в налогооблагаемых операциях. Безусловно, при наличии налоговой накладной или документа, который ее заменяет (ст. 198.3 НКУ)

НДС, уплаченный в составе расходов на ГСМ и техобслуживание автомобиля, можно включить в налоговый кредит в полном объеме при условии использования авто в хоздеятельности и в налогооблагаемых операциях. Безусловно, при наличии налоговой накладной или документа, который ее заменяет (ст. 198.3 НКУ)

Налог на доходы физических лиц

Компенсация за использование предприятием автомобиля работника расценивается как дополнительное благо (пп. «а» и «г» п.п. 164.2.17 НКУ). Поэтому при выплате такой компенсации предприятие должно удержать и перечислить в бюджет НДФЛ по ставке 15 % (17 %). При этом для применения ставок 15 и 17 % необходимо определять месячный совокупный налогооблагаемый доход работника (зарплата + компенсация).

Если общая месячная сумма дохода в 2014 году превышает 12180 грн., то с суммы превышения удерживаем налог по ставке 17 %. Подтверждают это и налоговики (см. категорию 103.04 ЗІР Миндоходов)

Предприятие обязано при выплате арендной платы директору удержать НДФЛ по ставке 15 % (17 %). При этом для применения ставок 15 и 17 % нужно определять совокупный налогооблагаемый доход (зарплата + арендная плата) директора. Порядок обложения НДФЛ типичный: сумма превышения предельной величины (в 2014 году — 12180 грн.) облагается по ставке 17 %.

Подчеркнем: НДФЛ удерживается только с суммы арендной платы. Расходы  по содержанию авто несет предприятие- арендатор, поэтому они доходом работника не являются. Исключение составляют расходы на капремонт: если капремонт авто осуществляет предприятие, то стоимость такого капремонта подпадает под определение дополнительного блага. На наш взгляд, доход у работника возникнет в момент возврата авто, при этом вполне логично облагать налогом не всю стоимость капремонта, а с учетом износа (ведь на момент возврата замененный при ремонте узел может быть уже достаточно изношен). В этом случае базу обложения НДФЛ определяем с учетом «натурального» коэффициента

Об НДФЛ речь не идет, поскольку никакого дохода директор не получает

Заполняем ф. № 1ДФ

В ф. № 1ДФ сумму компенсации показываем с признаком дохода «126» как дополнительное благо

В ф. № 1ДФ сумму арендной платы отражаем с признаком дохода «102» как выплату по гражданско-правовому договору, а стоимость капремонта авто, не возмещенную директором, — с признаком «126»

Х

Единый социальный взнос

Согласно п. 3.22 Инструкции № 5 компенсация работнику за использование для нужд производства собственного инструмента не включается в фонд оплаты труда. Следовательно, ЕСВ на сумму компенсации не начисляется и не удерживается. Это подтверждает и п. 11 Перечня № 1170

Договор аренды авто не предусматривает ни выполнение работ, ни предоставление услуг. Поэтому выплаты по такому договору обложению единым соцвзносом не подлежат

Так как никакого дохода директор не получает, то базы для начисления единого соцвзноса нет

Выводы

Этот вариант выгоден, если автомобиль используется в деятельности предприятия разово или периодически, т. е. не часто. Основной минус — неурегулированность правовых вопросов. К тому же могут возникнуть проблемы с отнесением суммы компенсации в налоговые расходы

На наш взгляд, это наиболее оптимальный вариант оформления автоотношений с работником. Он выгоден при постоянном долгосрочном использовании авто в деятельности предприятия. Главный недостаток — необходимость нотариального удостоверения договора аренды

Этот договор вы можете заключить, если предприятие хочет сэкономить на арендных платежах. В нем можно прописать безвозмездность использования автомобиля директора, что нельзя сделать при договоре аренды и компенсации по ст. 125 КЗоТ. Основной недостаток — возникновение налоговых доходов по бесплатно полученным услугам