В загранкомандировку с КПК: о чем следует помнить

Что такое КПК и как расходовать «карточные» средства?

Для начала напомним: КПК — электронное платежное средство, которое дает возможность его держателю осуществлять операции по счету субъекта хозяйствования. То есть денежные средства, которые можно использовать с применением КПК, находятся на счете субъекта хозяйствования.

Это значит, что сам факт перечисления денег на карточный счет еще не говорит о том, что они выданы под отчет держателю КПК. Такие средства становятся подотчетными только в момент их списания со счета субъекта хозяйствования. То есть после того, как держатель КПК воспользовался средствами, перечисленными на карточный счет.

Причем учтите: при заграничных расчетах даты осуществления расчетной операции с применением КПК и даты списания средств со счета субъекта хозяйствования могут не совпадать. Ведь зачастую при снятии валютной наличности в банкомате/другой расчетной операции средства только резервируются (блокируются) на счете, а списываются они позднее. Но запомните: подотчетной является только сумма, списанная со счета субъекта хозяйствования.

Так что неиспользованный остаток на карточном счете к подотчетным суммам не имеет никакого отношения. Его сумму работник не учитывает при составлении авансового отчета. А субъект хозяйствования распоряжается таким остатком по своему усмотрению:

• он может перечислить его на текущий счет либо

• не предпринимать никаких действий — тогда остаток будет продолжать числиться на карточном счете.

Помните: средства в иностранной валюте, перечисленные на карточный счет, командированный работник может расходовать только на строго определенные цели, такие как:

• получение наличности за пределами Украины с целью оплаты командировочных расходов;

• осуществление расчетов в безналичной форме за пределами Украины, связанных с командировочными, представительскими расходами, а также эксплуатационными расходами на содержание и пребывание воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины.

Обратите внимание: и получать наличность, и осуществлять расчеты в безналичной форме с применением валютной КПК можно только за пределами Украины.

Средства с карточного счета не могут быть использованы для:

• получения заработной платы;

• получения других выплат социального характера;

• осуществления расчетов по внешнеэкономическим договорам;

• осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за границу (п. 8.3 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492).

Повторим еще раз: с помощью КПК нельзя рассчитываться по внешнеэкономическим договорам. То есть приобретать товары/работы/услуги за границей (кроме тех, которые непосредственно связаны с разрешенными для валютных КПК расходами — командировочными, представительскими, эксплуатационными), рассчитываясь при этом КПК, командированный работник не может.

Отчет о «КПК-расходах»

Как известно, по возвращении из командировки работник должен предоставить Отчет об использовании подотчетных средств. Сроки предоставления Отчета о командировочных расходах, оплаченных с использованием КПК, установлены п.п. 170.9.3 НКУ. Так, если во время служебной командировки работник:

• получил наличные с использованием КПК — он подает отчет и возвращает не использованную им сумму снятых наличных до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ);

• использовал КПК для проведения расчетов в безналичной форме — предоставляет отчет не позднее 10-го банковского дня после завершения командировки. А при наличии уважительных причин этот срок может быть продлен работодателем до 20 банковских дней (до выяснения вопросов относительно выявленных расхождений между соответствующими отчетными документами) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ).

Факт расходования средств с карточного счета работник подтверждает квитанциями платежного терминала, чеками банкоматов, слипами, другими документами в бумажной форме.

Хотя в случае их отсутствия для подтверждения расходования вполне достаточно и выписки банка.

Вместе с Отчетом работник также должен предоставить документы, подтверждающие факт приобретения «командировочных» товаров/услуг (кассовые, товарные чеки, расчетные квитанции, проездные документы, счета из гостиницы и пр.) (п. 2.12 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637).

Помните: документального подтверждения не требуют только суточные (расходы на питание и финансирование других личных потребностей командированного работника).

Хотя и их следует подтвердить — приказом о командировке, другими соответствующими первичными документами (например, табелем учета рабочего времени, Отчетом об использовании подотчетных средств и пр.). А при командировке в «визовую» страну понадобятся еще и отметки погранслужбы в загранпаспорте. Иначе сумма суточных попадет в налогооблагаемый доход работника (п.п. 170.9.1 НКУ).

Кроме того, напомним: «заграничные» суточные не включаются в налогооблагаемый доход работника в сумме, не превышающей 0,75 МЗП, установленной на 1 января отчетного года, за каждый день командировки (п.п. 170.9.1 НКУ). Если же сумма суточных больше — сумму превышения придется обложить. Кстати, на наш взгляд, согласно НКУ «заграничный» предел суточных действует на все дни загранкомандировки (в том числе и на дни пребывания в Украине) (подробнее об этом см. «БН», 2016, № 24, с. 24).

«КПК-загранкомандировка» в учете

При отражении валютных операций в учете следует помнить о том, что:

1) валютные операции во время первоначального признания отражаются в валюте отчетности путем пересчета иностранной валюты по курсу НБУ, действующему на дату осуществления такой операции (п. 5 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов»);

2) монетарные статьи баланса в иностранной валюте подлежат пересчету на дату осуществления операции (в пределах суммы такой операции или по всей статье — согласно учетной политике), а также на каждую дату баланса (п. 8 П(С)БУ 21). А немонетарные — не пересчитываются (п. 7 П(С)БУ 21).

То есть списанные с карточного счета валютные суммы пересчитывают по курсу НБУ на дату списания средств. А возникшую в результате такого списания задолженность в дальнейшем не пересчитывают.

Обратите внимание: «подотчетная» задолженность возникает на дату списания средств с карточного счета (а не на дату осуществления операции по КПК). Поэтому и пересчитывается она по курсу НБУ на дату списания средств (а не на дату осуществления операции по КПК).

Необходимость пересчитать задолженность (рассчитать курсовые разницы) может возникнуть только в том случае, если сумма списанных со счета средств окажется больше, чем сумма подтвержденных командировочных расходов. Ведь тогда на дату утверждения отчета такая задолженность трансформируется в монетарную статью. Помните: вернуть неизрасходованные денежные средства работник должен в той валюте, в которой был выдан аванс.

Если же работник предоставляет отчет на сумму, превышающую сумму средств, снятых с КПК (т. е. в командировке он потратил собственные валютные средства), то в сумме такого превышения расходы признают по курсу НБУ на дату утверждения отчета.

Учтите: возместить потраченные за границей собственные валютные средства работника предприятие должно в гривне по курсу НБУ на день их выплаты (п. 2.5 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 30.05.07 г. № 200). Причем выплатить их необходимо либо наличными денежными средствами через кассу предприятия, либо в безналичной форме, перечислив на личную карточку работника. А вот КПК для этих целей использовать нельзя.

Инвалютные денежные средства, перечисленные на карточный счет, учитывают на субсчете 314 «Прочие счета в иностранной валюте». Причем для учета заблокированных на счетах денежных средств и средств, доступных для использования, можно ввести дополнительные субсчета (например, 314/1 «Денежные средства, доступные для использования с применением КПК», 314/2 «Денежные средства, заблокированные в результате операций с КПК»).

Подробнее обо всех «командировочных» нюансах вы можете прочитать в «БН», 2016, № 24, с. 24 и № 25, с. 31.

Закрепим сказанное примером.

Пример. Работник направлен в командировку в Польшу на 11 дней (с 24.10.16 г. по 03.11.16 г.). 20.10.16 г. на КПК перечислены денежные средства в сумме €380 (из расчета: €30/день — суточные, €50 — прочие расходы). В этот же день КПК выдали работнику.

Денежные средства в сумме €150 сняты наличными в банкомате 26.10.16 г. Еще €100 работник снял 28.10.16 г. 01.11.16 г. он рассчитался КПК за билет — €129. По возвращении из командировки работник предоставил документы, подтверждающие:

• расходы на проезд — на сумму €159;

• проживание в гостинице — на сумму €550.

Отчет предоставлен 07.11.16 г. Собственные средства, потраченные работником, возмещены 08.11.16 г. (согласно учетной политике на дату осуществления операции курсовые разницы предприятие рассчитывает в пределах суммы этой операции).

Учет расчетов с использованием КПК в командировке

Выводы

• Денежные средства, перечисленные на КПК, считаются выданными под отчет только в момент их списания с карточного счета.
• Получать наличность и осуществлять безналичные расчеты с использованием валютной КПК можно только за пределами Украины.
• Факт расходования средств с КПК работник подтверждает квитанциями платежного терминала, чеками банкоматов, слипами, другими документами в бумажной форме. Хотя при их отсутствии вполне достаточно и выписки банка.
• Списанные с карточного счета валютные суммы пересчитывают по курсу НБУ на дату списания средств. А возникшую в результате такого списания задолженность в дальнейшем не пересчитывают (исключение: с КПК списано больше средств, чем подтверждено отчетом).