Внятный ответ на этот вопрос мы, к сожалению, не найдем ни в НКУ, ни в Инструкции № 59*. Зато в свое время высказаться на этот счет пожелали Минфин (см. письма от 11.03.06 г. № 31-26030-12-13/5020 и от 08.01.14 г. № 31-07250-06-29/19) и НБУ (см. письмо от 07.04.06 г. № 25-209/827-3767).
Так вот, во всех этих разъяснениях прослеживается один вывод: ситуация, когда один работник — держатель корпоративной карточки оплачивает проживание в командировке за всех своих командированных коллег, полностью соответствует требованиям действующего законодательства. Поэтому и ваш работник, находясь в командировке, может почувствовать себя мушкетером и рассчитаться один за всех.
В общем-то, все это вполне логично. Судите сами.
Право на использование корпоративных платежных карточек (КПК) в командировке дает нам п. 4 разд. I Инструкции № 59. КПК оформляют на предприятие, но ее держателем является определенное физлицо, которому она выдана. Причем здесь обратите внимание: именно этот работник имеет право распоряжаться КПК, а вот «поделиться» КПК с коллегой нельзя (п. 1 разд. VI Положения о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденного постановлением Правления НБУ от 05.11.14 г. № 705).
Получается, при выдаче аванса на командировку на КПК распоряжаться средствами может только один работник — держатель карты, ему же придется и «держать ответ» за суммы средств, израсходованных в командировке. Теперь давайте выясним, как правильно отчитаться о сумме средств, израсходованных с КПК.
Суммы средств, списанные с КПК, считаются выданными держателю карты под отчет. Поэтому после возвращения из командировки в сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ, этот работник должен предоставить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841.
При этом к авансовому отчету работник, который оплатил проживание за себя и товарищей, должен приложить:
1) расчетный документ (например, кассовый чек), подтверждающий факт оплаты проживания в гостинице;
2) документ, подтверждающий факт безналичного расчета с помощью КПК или снятия наличных с карточки (например, слип, квитанция платежного терминала и т. п.);
3) оригинал квитанции (счета) гостиницы, который содержит такую информацию: фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата; сроки проживания в гостинице указанных лиц; стоимость номеров, в которых проживали такие лица; виды расходов, включенные в квитанцию (счет).
Кстати, на наличие гостиничного счета с пофамильно детализированной информацией о стоимости проживания как на обязательное условие признания командировочных расходов указывал и Минфин в названных выше письмах. Если же подробный счет отсутствует, то последствия этого весьма печальны: держателю карты придется возместить предприятию все потраченные на проживание средства. В противном случае эту сумму придется признать дополнительным благом работника и обложить ее НДФЛ, а также военным сбором.
