— А кто сильно, понимаешь,
электронно-умный,
то мы не против!
Сам пожалеет...
Ведение учета и составление документов в электронном виде: как правильно
Письмо Государственной налоговой службы Украины
от 26.12.2011 г. № 10406/7/18-4017
О признании органами ГНС
электронных первичных документов
Государственным налоговым администрациям в Автономной Республике Крым,
областях, г. Киеве и Севастополе
В связи с поступлением многочисленных запросов плательщиков налогов относительно ведения учета в электронном виде и признания органами государственной налоговой службы электронных первичных документов Государственная налоговая служба Украины направляет Памятку плательщика налогов о ведении учета хозяйственных операций в электронном виде и представлении документов в электронном виде в органы государственной налоговой службы.
Действующим законодательством Украины предусмотрены создание и обращение первичных документов в электронном виде. При оформлении таких документов для целей налогообложения следует соблюдать требования:
Налогового кодекса Украины;
Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»;
Закона Украины «Об электронной цифровой подписи»;
Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».
Государственная налоговая служба Украины обязует региональные органы государственной налоговой службы:
довести указанную Памятку до сведения подчиненных органов государственной налоговой службы и плательщиков налогов;
организовать работу с ее учетом;
обеспечить ее учет при предоставлении налоговых консультаций и проведении контрольных мероприятий.
Приложение: на 4 л.
Председатель А. Клименко
Памятка плательщика налогов о ведении учета хозяйственных операций
в электронном виде и представлении документов в электронном виде
в органы государственной налоговой службы
Законы Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее — Закон № 851) и «Об электронной цифровой подписи» устанавливают основные организационно-правовые принципы электронного документооборота, использования электронных документов, правовой статус электронной цифровой подписи и регулируют отношения в сфере использования электронной цифровой подписи.
Статьей 5 Закона № 851 определено, что электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.
Так, в соответствии со статьей 6 Закона № 851 электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота.
Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.
Статьей 14 Закона № 851 установлено, что электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного документа в гражданских отношениях осуществляется согласно общим требованиям к совершению сделок, установленным гражданским законодательством.
В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее — Закон № 996) первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты, определенные данным пунктом, в частности должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.
При этом пунктом 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 5 июня 1995 года за № 168/704, установлено, что первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
В то же время пунктом 3 Порядка применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности, утвержденного Постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 года № 1452, органы государственной власти применяют электронную цифровую подпись для совершения сделок при участии других юридических и физических лиц только при наличии у них усиленных сертификатов открытых ключей.
То есть органы государственной налоговой службы Украины могут заключать договоры, определяющие их взаимоотношения в сфере электронного документооборота, в частности признания электронной цифровой подписи плательщиков налогов или должностных лиц плательщиков налогов, только при условии использования ими усиленных сертификатов открытых ключей.
Пунктом 6 статьи 9 Закона № 996 установлено, что в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.
В то же время пунктом 85.2 статьи 85 Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) определено, что плательщик налогов обязан предоставить должностным (служебным) лицам органов государственной налоговой службы в полном объеме все документы, которые относятся или связаны с предметом проверки. Такая обязанность возникает у плательщика налогов после начала проверки.
Кроме того, пунктом 85.8 статьи 85 Кодекса установлено, что должностное (служебное) лицо органа государственной налоговой службы, которое проводит проверку, в случаях, предусмотренных данным Кодексом, имеет право получать от плательщика налогов или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью плательщика налогов или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).
Аналогично пунктом 85.4 статьи 85 Кодекса установлено, что при проведении проверок должностные лица органа государственной налоговой службы имеют право получать от плательщиков налогов надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы государственной налоговой службы.
Согласно статье 12 Закона № 851 проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи.
Абзацем шестым статьи 7 Закона № 851 определено, что копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое удостоверено в порядке, установленном законодательством.
Порядок удостоверения наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени утвержден Постановлением Кабинета Министров Украины от 26 мая 2004 года № 680.
Учитывая изложенное, Государственная налоговая служба Украины не возражает относительно ведения плательщиками налогов в электронном виде документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (представления их в орган государственной налоговой службы, в частности, при проведении проверки), при условии соблюдения плательщиком налога требований, определенных законодательством, а именно:
такие документы будут подписываться электронной цифровой подписью, усиленный сертификат которой предоставлен плательщиком налогов в орган государственной налоговой службы в соответствии с договором о признании электронных документов, заключенным с органом государственной налоговой службы;
при проведении проверок должностные лица органа государственной налоговой службы будут получать от плательщика налогов или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки.
В то же время сообщаем, что пунктом 44.1 Кодекса установлено, что для целей налогообложения плательщики налогов обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Плательщикам налогов запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, которые определены абзацем первым данного пункта.
В частности, подпунктом 139.1.9 Кодекса предусмотрено, что не включаются в состав затрат расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога.
То есть неисполнение плательщиком налога указанных в законодательстве требований к первичным документам и другим документам, связанным с исчислением и уплатой налогов и сборов, которые ведутся в электронном виде, необходимых для их признания органами государственной налоговой службы, является основанием для непризнания их подтверждающими документами такими органами.
Относительно возможности ведения документов, связанных с исчислением и уплатой налога на добавленную стоимость исключительно в электронном виде
Налоговая накладная, реестр выданных и полученных налоговых накладных являются налоговыми документами, связанными с учетом и уплатой налога на добавленную стоимость.
Согласно пункту 201.15 статьи 201 Кодекса плательщик налога ведет реестр выданных и полученных налоговых накладных в электронном виде и ежемесячно представляет органу государственной налоговой службы копии записей в реестрах выданных и полученных налоговых накладных в электронном виде.
В соответствии с требованиями пункта 201.10 статьи 201 Кодекса налоговая накладная выдается (с суммой налога на добавленную стоимость свыше 10 тыс. грн и на импортированные и подакцизные товары)* после ее регистрации в Едином реестре налоговых накладных в течение двадцати календарных дней, следующих за датой их выписки.
* С 01.01.2012 г.— Офиц. прим.
При этом положениями Кодекса и нормативно-правовых актов предусмотрены выписка налоговых накладных в бумажном виде и их выдача покупателю по его требованию.
От редакции
ГНСУ не возражает против ведения плательщиками учета и составления первичных документов в электронном виде. Для этого нужно использовать электронную цифровую подпись и заключить с органом ГНС договор о признании электронных документов. Неисполнение данных требований может влечь непризнание электронных документов как полноценных первичных документов налоговиками.
В то же время:
— при проведении проверок налоговики оставляют за собой право получать копии документов, относящихся к предмету проверки;
— по требованию покупателя налоговая накладная должна выписываться и выдаваться ему в бумажном виде.
