Когда паника оказалась полезной
Некоторые вопросы практического применения Закона Украины
«О защите персональных данных»
I
Разъяснение Министерства юстиции Украины
(извлечение)
<...>
Что такое «персональные данные»
Определение понятия «персональные данные» приводится в абзаце восьмом статьи 2 Закона [Украины «О защите персональных данных»], в соответствии с которым персональными данными являются сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано.
Но законодательством Украины не установлен и не может быть установлен четкий перечень сведений о физическом лице, которые являются персональными данными, для возможности применения положений Закона к разнообразным ситуациям, в том числе при обработке персональных данных в информационных (автоматизированных) базах и картотеках персональных данных, которые могут возникнуть в будущем, в связи с изменением в технологической, социальной, экономической и других сферах общественной жизни.
Например, в соответствии со статьей 24 Кодекса законов о труде Украины гражданин при заключении трудового договора обязан представить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, а в случаях, предусмотренных законодательством,— также документ об образовании (специальности, квалификации), о состоянии здоровья и другие документы.
В связи с этим персональные данные работника, содержащиеся в паспорте или документе, удостоверяющем личность, в трудовой книжке, документе об образовании (специальности, квалификации), документе о состоянии здоровья и других документах, которые он представил при заключении трудового договора, обрабатываются владельцем базы персональных данных на основании статьи 24 Кодекса законов о труде Украины исключительно для осуществления полномочий владельца базы персональных данных в сфере правоотношений, возникших у него с работником на основании трудового договора (контракта).*
* Из этого косвенно следует, что согласие на обработку таких данных у работника брать не нужно.— Ред.
Таким образом, информация о наемных работниках является базой персональных данных, поскольку личные дела, трудовые книжки, копии паспортов, документов об образовании хранятся и обрабатываются работодателем.**
** По поводу работников — см. также «Бухгалтер» № 1-2'2012, с. 47-48.— Ред.
Что такое «база персональных данных»
Понятие «база персональных данных» определено абзацем вторым статьи 2 Закона, в соответствии с которым база персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных.
Ввиду этого база персональных данных является упорядоченной совокупностью логично связанных данных о физических лицах:
— которые хранятся и обрабатываются соответствующим программным обеспечением, являются базой персональных данных в электронной форме;
— которые хранятся и обрабатываются на бумажных носителях информации, являются базой персональных данных в форме картотек.
Картотекой персональных данных является любой структурированный массив персональных данных, который является доступным с определенными критериями независимо от того, является ли такой массив централизованным, децентрализованным или разделенным по функциональным или географическим принципам.
Такие данные должны быть структурированы по определенным критериям, касающимся физических лиц, чтобы обеспечить легкий доступ к соответствующим персональным данным.
Стоит отметить, что исходя из положений статьи 2 Закона персональные данные одновременно могут быть упорядочены и в электронной форме, и в форме картотек.
Что не является базой персональных данных
Физические лица — предприниматели и самозанятые лица самостоятельно определяют, владеют ли они базами персональных данных в смысле Закона.
<... >
Так, при осуществлении своей профессиональной деятельности на адвокатов законодательством не возложена обязанность ведения баз персональных данных клиентов. Но, если адвокаты формируют дела на своих клиентов, которые они постоянно обновляют и поддерживают в актуальном состоянии, такие дела являются базой персональных данных и подлежат государственной регистрации.
Нотариусы могут обрабатывать персональные данные своих наемных работников, клиентов в базах персональных данных, однако документы нотариального делопроизводства и архив нотариуса, определенные в статье 14 Закона Украины «О нотариате», не являются базой персональных данных в смысле Закона Украины «О защите пер-
сональных данных» и не подлежат государственной регистрации.
Кроме того, в случае если физические лица — предприниматели заключают договоры выполнения работ или предоставления услуг с физическими лицами, такие договоры также не являются базой персональных данных и не подлежат государственной регистрации.
<...>
http://www.minjust.gov.ua/0/38266
От редакции
На этот счет— см. также «Бухгалтер» № 46'2011, с. 44-49, № 47'2011, с. 46-50, и № 1-2'2012, с. 46-48.
