Улица лицо чтобы не прислала,
у лица доверенность попроси сначала
Доверенность на предприятии
Поводов для того, чтобы прибегнуть к помощи такого документа, как доверенность, в текущей работе предприятия более чем достаточно: кто-то выписывает доверенность на представление налоговой отчетности в налоговую службу; для кого-то привычным документом является доверенность на получение товарно-материальных ценностей; предприятие, имеющее филиалы, неизбежно сталкивается с проблемой наделения необходимыми полномочиями руководителя филиала. И это далеко не полный перечень оснований. Доверенность может понадобиться представителю при заключении договора либо при выполнении других действий, ведении дел в суде и т. п. Предлагаем рассмотреть, какими правилами следует руководствоваться в каждом из названных случаев.
Доверенность: общие требования
Доверенностью всегда оформляются отношения представительства, суть которого, по словам классика,
«состоит в том, что юридические действия, совершенные одним лицом, переносятся на другое»*.
* Представительство в гражданском праве / Гордон А. — С.Пб.: Тип. Шредера, 1879.— 447 с.— С. 224.
По общему правилу, в правовые отношения каждый вступает в своих интересах и действует от своего имени («действует сам за себя »). Но это не всегда возможно, а иногда просто неудобно. Тогда на помощь как раз и приходит представительство: когда кто-то заменяет в определенных отношениях представляемое им лицо (действует вместо него, но от имени представляемого). В этом случае важно знать, что такой представитель уполномочен на совершение подобных действий и не выходит за пределы предоставленных ему полномочий. Этим целям как раз и призвана служить доверенность**.
** Соответственно применение доверенности ограничено тем, что представительство, безусловно, инструмент не универсальный. Есть обязательства, в которых допускается исключительно личное участие. К примеру, нельзя выдать доверенность на вступление в брак, исполнение воинской обязанности или погашение налогового долга.
Доверенность — письменный документ, который выдается одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (ч. 3 ст. 244 ГКУ***). В нем обязательно должно быть указано, кто и кому его выдал (см. постановление Харьковского апелляционного хозяйственного суда от 04.10.2011 г. по делу № 60/214-10****).
*** См. гл. 17 «Представительство» (ст. 237–250) ГК в «Бухгалтере» № 44’2009 на с. 3т–5т.
**** См. Единый государственный реестр судебных решений http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/18584834
Доверенность, как правило, выдается непосредственно представителю на руки. Однако не исключен и вариант, когда доверенность передается третьему лицу, перед которым представителю как раз и нужно будет подтвердить свои полномочия действовать от имени доверителя. Пересылать доверенность с помощью факса либо отсканированный ее вариант через электронную почту не рекомендуем. Такой вариант доверенности юридической силы иметь не будет: нужен оригинал*****.
***** Исключение предусмотрено Порядком совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденным приказом Минюста от 22.02.2012 г. № 296/5: п. 4 гл. 4 разд. II Порядка гласит:
«Полномочия по нотариально удостоверенным доверенностям могут быть переданы телеграфом.
Телеграммадоверенность состоит из текста доверенности и удостоверительной надписи с расшифровкой подписи нотариуса и его печати».
Основания относиться внимательно к тексту и оформлению доверенности есть как у лица, которое ее выдало, так и у лица, перед которым представитель действует от имени такого доверителя. Дело в том, что неточности в формулировках или несоблюдение требований к форме доверенности могут приводить к признанию недействительными документов, подписанных представителем, в том числе заключенных им от имени представляемого субъекта договоров.
В тексте доверенности обязательно должны быть указаны:
— место и дата ее составления (подписания);
— фамилии, имена, отчества (полное наименование юридического лица), местожительство (местонахождение юридического лица) представителя и лица, которое представляют, при необходимости — должности, которые они занимают.
Отметим, что для лица, с которым вступает в правовые отношения представитель от имени лица, выдавшего доверенность, никакого значения тот факт, выдавалась доверенность на основании договора поручения или таковой отсутствует, совсем не важен. Поясним.
Доверенность может быть выдана лицу, с которым представляемый субъект состоит либо в трудовых отношениях, либо в гражданско-правовых, в частности основанных на договоре поручения.
Изначально при регистрации юридического лица в его учредительных документах определяется круг тех лиц, которые уполномочены действовать от имени юрлица без доверенности, в том числе подписывать договоры от имени такого юрлица, представлять его интересы в отношениях с государственными органами и пр. Ф.И.О. каждого из них, а также регистрационные номера учетных карточек указываются в Едином госреестре (см. ч. 2 ст. 17 Закона Украины от 15.05.2003 г. № 755-IV «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей», с изменениями, в «Бухгалтере» № 18’2012 на с. 11т–12т). Поэтому подтвердить свои полномочия на подписание договора (других документов от имени юрлица) такие лица могут путем предоставления контрагенту либо извлечения из устава, либо выписки из Единого госреестра.
Действовать без доверенности может, в первую очередь, руководитель юрлица (см. ч. 5 ст. 65 Хозяйственного кодекса Украины, ч. 5 ст. 62 Закона Украины № 1576-ХII «О хозяйственных обществах» в «Бухгалтере» № 29’2006 на с. 22т и № 33’2007 на с. 26 соответственно).
Но директор или другие лица, уполномоченные уставом представлять юрлицо без доверенности, далеко не всегда могут принимать участие в каждой операции, совершаемой от имени юрлица. Возникает необходимость наделения соответствующими полномочиями третьих лиц. Это могут быть как работники юрлица, так и любые третьи лица.
Если устав предприятия предусматривает возможность наделения директором таких дополнительных лиц необходимыми полномочиями, то он может выдать соответствующую доверенность. Поэтому наиболее осторожные субъекты хозяйствования испрашивают у представителя не только доверенность, подтверждающую его полномочия, но и извлечение из устава , подтверждающее, что такая доверенность в принципе могла быть выдана.
Если же у директора по уставу полномочий на выдачу доверенности нет, назначение представителя должно происходить решением общего собрания учредителей.
Как указывалось выше, таким представителем может стать как работник предприятия (если совершение подобных действий охватывается его трудовыми обязанностями; в этом случае вопрос о бесплатно полученных представляемым юрлицом услугах не возникнет), так и лицо, в трудовых отношениях с субъектом хозяйствования не состоящее.
В обеих ситуациях для лица, с которым будет вступать в правоотношения представитель, характер отношений между представляемым субъектом и его представителем значения не имеет: ему достаточно удостовериться, что представитель уполномочен на совершение необходимых действий. И в случае возникновения спора на предмет того, имел ли право представитель на совершение того или иного действия, такое лицо может просто сослаться на текст доверенности: если из него следует вывод о достаточных полномочиях представителя, действие будет считаться совершенным.
А вот для представляемого, если представитель не является его работником, заключение договора поручения может быть совсем не лишним:
во-первых, в договоре могут быть предусмотрены условия об ответственности представителя в случае ненадлежащего исполнения им поручения, оговорены сроки и прочие условия исполнения поручения;
во-вторых, договор снимет вопрос о платности или бесплатности предоставляемых услуг представительства, который неизбежно возникнет у налоговиков.
Подчеркнем: само по себе включение информации в Единый госреестр еще не наделяет должностных лиц соответствующими полномочиями. Единый госреестр лишь обеспечивает доступ к такой информации третьих лиц. Ну а основанием для наделения должностных лиц полномочиями представлять юридическое лицо в отношениях с третьими лицами и совершать юридически значимые действия от его имени является волеизъявление высшего органа юрлица (общего собрания участников), закрепленное в учредительных документах (уставе),— см. постановление ВХСУ от 22.07.2009 г. № 14/284.
В случае возникновения спора о том, могло ли конкретное должностное лицо выступать от имени юрлица, суд будет обращаться к учредительным документам.
Если будет установлено, что в Едином госреестре содержалась недостоверная информация о лицах, которые уполномочены представлять юридическое лицо в правоотношениях с третьими лицами и имеют право совершать действия от имени юридического лица без доверенности, подписанные такими лицами договоры могут быть признаны недействительными. Сторона договора, которая действовала добросовестно и ориентировалась при заключении договора на данные Единого госреестра, может в этом случае требовать возмещения убытков от юрлица, которое включило недостоверную информацию в Единый госреестр или не обеспечило своевременное внесение изменений в него.
Иначе говоря, суды не рассматривают выписку из Единого госреестра в качестве надлежащего доказательства наличия необходимых полномочий у определенного лица (см. постановление ВХСУ от 09.10.2008 г. № 19/349-20/367).
Надлежащими доказательствами они считают выписку из устава, в котором лицу предоставлены соответствующие полномочия, протокол общего собрания либо приказ о назначении директором (п. 14 письма ВХСУ от 14.12.2007 г. № 01-8/973). И об этом следует помнить.
Доверенность может выдаваться как на одного, так и сразу на нескольких представителей, будучи оформленной при этом как единый документ.
Как правило, лицо, в отношении которого будет действовать представитель, в тексте доверенности не указывается. В нем фигурируют лишь субъект, выдавший доверенность, и субъект, ставший его представителем. Но могут быть исключения. Например, Порядок совершения нотариальных действий нотариусами Украины (п. 2.4 гл. 4 разд. II) указывает на необходимость указания в доверенности на заключение договора дарения имени одариваемого. Без такого указания доверенность считается ничтожной.
По нашему мнению, к первичным документам доверенность не относится, а потому содержать все обязательные для последних реквизиты она не обязана.
Но вынуждены признать: Минфин, ГлавКРУ и даже Высший хозсуд настаивают на «первичном» статусе доверенности на получение ТМЦ с оговоркой, что она
«не является документом, подтверждающим факт хозяйственной операции по передаче товара»
(см. постановления ВХСУ от 25.02.2010 г. № 28/199, от 18.02.2010 г. № 22/34, от 31.05.2011 г. № 3/029-11). То есть сам по себе факт выдачи доверенности каких-либо налоговых последствий не влечет.
И еще один момент: лицо, действующее по доверенности, в подписываемых им документах расписывается от своего имени, а не от имени лица, выдавшего доверенность. Причем без предлога «за» и без проставления косой черты перед названием должности (см. письмо Госпотребполитики от 28.07.2010 г. № 6996-2-5/19).
Позаимствовать некоторые формулировки для составления текста доверенности можно из приказа Минюста от 31.10.2006 г. № 83/5. К примеру, ориентиром может послужить образец общей доверенности (приложение 14 к приказу), образец доверенности на ведение дел в суде и в других организациях и учреждениях (приложение 11 к приказу) и т. д.
Вопрос, который в последнее время приобрел актуальность: нужно ли регистрировать базу персональных данных «Доверенности»?
Считаем, что нет, не нужно.
Дело в том, что выдача либо получение доверенности, как и любого другого документа, в котором указаны сведения, позволяющие идентифицировать то или иное физическое лицо, еще не свидетельствует о том, что такие данные о физлицах систематизируются предприятием, выделяются на отдельные носители (в виде то ли картотек, то ли электронных документов), накапливаются и используются с какой-либо самостоятельной целью.
А отсутствие таких признаков говорит об отсутствии и соответствующей базы персональных данных.
К тому же критерием для выделения баз персональных данных, как можно судить, должен выступать статус физического лица (работник, клиент, пациент и т. п.), а не документ, фиксирующий данные о нем.
Доверенность на заключение договора
Как указано в ч. 1 ст. 245 ГКУ, форма доверенность должна соответствовать форме, в которой согласно закону должна совершаться сделка. К примеру, если ГКУ требует нотариально удостоверить договор аренды транспортного средства, одной из сторон в котором выступает физическое лицо (без статуса предпринимателя), то в случае заключения такого договора представителем (независимо от того, действует он от имени такого физлица или второй стороны договора) доверенность должна быть нотариально удостоверена. В остальных случаях — достаточно простой письменной формы.
На вопрос о том, подлежит ли нотариальному удостоверению доверенность, выдаваемая для заключения договора, в отношении которого закон нотариального удостоверения не требует, однако стороны сами договорились о его обязательности для себя, авторы Научно-практического комментария* отвечают примерно так: нотариально удостоверять доверенность в этом случае не обязательно, но вряд ли нотариус согласится удостоверить договор, подписанный представителем, полномочия которого подтверждены не удостоверенной нотариально доверенностью.
* Науково-практичний коментар до цивільного законодавства України: [В 4х т.] / А. Г. Ярема, В. Я. Карабань, В. В. Кривенко, В. Г. Ротань.— Т. 1.— К.: А. С. К.; Севастополь: Інт юрид. дослідж., 2004.— С. 598.
Когда доверенность выдает орган юрлица, имеющий право действовать от его имени без доверенности (как правило, директор), то это не считается перепоручением , поэтому нотариально удостоверять ее не нужно (за исключением случаев, когда доверенность выдается на заключение договора, подлежащего нотариальному удостоверению). А вот если, к примеру, доверенность выписывает руководитель филиала, то для нее уже потребуется нотариальное удостоверение. Исключение — случаи, когда выдавать доверенность директора филиала уполномочивают непосредственно учредительные документы юрлица.
Обратим внимание: при выборе представителя нужно учитывать, что не должно возникнуть ситуации, когда договор от имени обеих его сторон подписывает одно и то же лицо. Этот вывод основан на ч. 3 ст. 238 ГКУ и поддержан практикой высших судебных инстанций Украины (см. постановления ВХСУ от 09.09.2008 г. № 12/122, от 26.01.2010 г. № 17/75, от 02.02.2011 г. № 32/233-10, определение ВСУ от 01.03.2006 г.).
Важный момент: даже если доверенность на заключение договора была выдана с дефектами либо представитель вышел за пределы тех полномочий, которые ему были переданы по такой доверенности, последующее одобрение сделки лицом, выдавшим доверенность, снимает вопрос о действительности заключенного договора.
Свидетельством подобного одобрения суды, к примеру, считают совершение фактических действий по исполнению договора, что должно подтверждаться соответствующими первичными документами (спецификациями на поставку товара, расходными накладными, актами приема-передачи и пр.), данные налоговых деклараций (см. решение хозяйственного суда Николаевской области от 05.12.2011 г. по делу № 5016/3551/2011(1/215), решение хозяйственного суда Харьковской области от 16.03.2010 г. по делу № 54/29-10, постановление Харьковского апелляционного хозсуда от 17.08.2011 г. по делу № 18/1313/11), письменные обращения ко второй стороне договора, совершение платежей по договору (см. п. 9.2 разъяснения Высшего арбитражного суда Украины от 12.03.99 г. № 02-5/111 «О некоторых вопросах практики разрешения споров, связанных с признанием сделок недействительными» в «Бухгалтере» № 20’2002 на с. 12).
При необходимости доверенность можно выдать на совершение юридически значимых действий за пределами Украины и, наоборот, на территории Украины могут работать представители по доверенности, выданной в другом государстве. Тогда действует правило: форма и срок действия доверенности определяются по законодательству государства, на территории которого выдана доверенность (см. ст. 34 Закона Украины от 23.06.2005 г. № 2709-IV «О международном частном праве» в «Бухгалтере» № 47’2005 на с. 34т, ст. 40 Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22.01.93 г.).
Правда, в данной ситуации может возникнуть вопрос о легализации «иностранной» доверенности (он возникает в отношении любого документа, составленного не в Украине). Если доверенность выдана в государстве, с которым Украина заключила соответствующий договор о правовой помощи, она принимается без какого-либо подтверждения (без консульской легализации и без апостиля). Если доверенность составлена на территории государства — участника Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, 1961 г., то на ней должен быть проставлен апостиль . Легализация других «иностранных» доверенностей осуществляется с учетом требований Инструкции о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за границей, утвержденной приказом Министерства иностранных дел Украины от 04.06.2002 г. № 113 (см. ее в «Бухгалтерской газете» № 41–42’2002 на с. 3–6). Доверенность, составленная на иностранном языке, в любом случае потребует наличия перевода.
Доверенность на участие
в общем собрании учредителей
Документами, подтверждающими правомочия представителей учредителей (участников) юрлица на участие в общем собрании и принятие решений, вынесенных для рассмотрения в ходе него, могут быть:
— если учредителем является физлицо — доверенность на представительство его интересов;
— если учредителем является юрлицо, то либо (1) решение общего собрания юрлица-учредителя о принятии соответствующего решения и предоставлении полномочий лицу на представительство интересов от имени этого юрлица в общем собрании, либо (2) доверенность, выданная лицу на представительство интересов и принятие соответствующего решения от имени юрлица-участника на основании решения общего собрания такого юрлица (см. также письмо Госкомпредпринимательства от 16.04.2010 г. № 4850 ).
Доверенность на право участия и голосования на общем собрании может удостоверяться регистратором, депозитарием, хранителем, нотариусом и другими должностными лицами, совершающими нотариальные действия (о таких лицах — см. ч. 3 ст. 245 ГКУ), или в другом предусмотренном законодательством порядке (ч. 5 ст. 245 ГКУ, см. также ч. 3 ст. 39 Закона Украины от 17.09.2008 г. № 514-VI « Об акционерных обществах» в «Бухгалтере» № 13’2011 на с. 16т–17т). В такой доверенности может указываться задание, как именно голосовать по тому или иному вопросу повестки дня. В этом случае представитель отступать от указаний доверенности не должен. Если же подобного задания нет, представитель волен голосовать на свое усмотрение. Но, коль в дальнейшем будет установлено, что представитель отклонился от задания, указанного участником хозобщества в доверенности, это может послужить основанием для того, чтобы оспорить решение, принятое общим собранием хозобщества.
При выдаче доверенности на право участия и голосования на общем собрании хозяйственного общества должны соблюдаться все общие требования к порядку составления и оформления доверенностей, которые предусмотрены ГКУ. Отклонение от них может повлечь признание представителя не уполномоченным действовать от имени лица, выдавшего такую дефектную доверенность (см. постановление хозяйственного суда Житомирской области от 12.01.2010 г. № 11/32-К*).
* См. Единый государственный реестр судебных решений — http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/7574617
Доверенностью можно также уполномочить своего представителя на подписание устава (на это не раз обращал внимание Госкомпредпримательства, например, в письме от 22.06.2010 г. № 7906**).
** См. п. 2 данного письма в «Бухгалтере» № 38’2010 на с. 34–35 или № 43’2010 на с. 26т–27т.
Законодательством предусмотрена и возможность проведения государственной регистрации юридического лица или физического лица — предпринимателя через представителя, наделенного необходимыми полномочиями с помощью доверенности (см. ч. 9 ст. 24, ч. 4 ст. 42 Закона о госрегистрации в «Бухгалтере» № 18’2012 на с. 20т и 37т соответственно). При этом хотя Закон нотариального удостоверения такой доверенности не требует, на нем традиционно настаивают органы государственной регистрации (см. письма Госкомпредпринимательства от 23.09.2005 г. № 8275, от 12.11.2004 г. № 7900).
(Окончание следует.)
Константин Шелест
