Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления

* Серия и номер паспорта для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий орган государственной налоговой службы и имеют отметку в паспорте.— Офиц. прим.

Директор Департамента налоговой,
 таможенной политики
и методологии бухгалтерского учета
 Н. Чмерук

Утвержден приказом Министерства финансов Украины
 от 05.12.2012 г. № 1276

Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины
 от 26.12.2012 г. за № 2185/22497

Порядок составления
Отчета об использовании средств,
выданных на командировку или под отчет

1. Требования относительно предоставления средств на командировку установлены подпунктом 140.1.7 пункта 140.1 статьи 140 раздела III Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) и другими нормативно-правовыми актами, связанными со служебными командировками в пределах Украины и за границу.

2. Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), представляется до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет.

При наличии излишне израсходованных средств такая сумма возвращается плательщиком налога в кассу или зачисляется на банковский счет лица, которое их выдало, до или во время представления указанного отчета.

Действие абзацев первого и второго настоящего пункта распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, оплаченных с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов.

При этом, если во время служебной командировки плательщик налога получил наличность с применением платежных карточек, он представляет Отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки. Командированному лицу — плательщику налога, который применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме и срок представления Отчета не превысил 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может продлить такой срок до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

3. Если плательщик налога не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до окончания третьего или пятого, а в отдельных случаях десятого или двадцатого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет), то такая сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 167.1 статьи 167 раздела IV Кодекса за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц. В случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

4. В случае если плательщик налога прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства, сумма налога на доходы физических лиц удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по итогам отчетного (налогового) года.

Если полное удержание такой суммы налога является невозможным вследствие смерти или признания плательщика налога судом безвестно отсутствующим либо объявления судом умершим, такая сумма удерживается при начислении дохода за последний для такого плательщика налога налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к уплате.

5. Отчет составляется плательщиком налога (подотчетным лицом), получившим такие средства от предприятий всех организационно-правовых форм или самозанятого лица.

В сумму превышения не включаются и не облагаются налогом документально подтвержденные расходы, осуществленные за счет наличных или безналичных средств, предоставленных плательщику налога под отчет работодателем на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков в рамках предельного размера таких расходов, предусмотренного в разделе III Кодекса, которые осуществлены таким плательщиком и/или другими лицами в рекламных целях.

Физическое лицо, получившее такие средства, заполняет все графы Отчета, кроме: «Отчет проверен», «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру», бухгалтерских проводок, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, предоставившим такие средства; «Отчет утвержден», которые подписываются руководителем (налоговым агентом).

Директор Департамента налоговой,
таможенной политики
и методологии бухгалтерского учета
 Н. Чмерук

От редакции

Форма отчета и Порядок его составления попросту переутверждены Минфином вместо ГНСУ. Тем не менее советуем перейти на новую форму, в шапке которой содержится ссылка именно на приказ Минфина. Ведь формально ссылка на приказ ГНАУ № 996 позволяет начиная с 25.01.2013 г. квалифицировать такой отчет как представленный по неустановленной форме.

В связи с появлением Министерства доходов и сборов, кстати, не исключено, что вскоре подобные приказы будут переутверждаться уже Миндохисом.