Семьдесят пять лет!
Зачем?
Утвержден приказом Министерства юстиции Украины
от 14.03.2013 г. № 430/5 *
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины
18.03.2013 г. за № 428/22960
Перечень видов документов,
связанных с обеспечением социальной защиты граждан,
которые должны поступать в архивные учреждения
в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций,
не относящихся к источникам формирования
Национального архивного фонда
* Данный приказ вступает в силу со дня его официального опубликования (опубликован в «Офіційному віснику України» № 24 от 05.04.2013 г.).— Ред.
I. Общие положения
1.1. Настоящий Перечень разработан в соответствии с Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», Порядком создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденным Постановлением Кабинета Министров Украины от 08 августа 2007 года № 1004.
1.2. При разработке настоящего Перечня был использован Перечень типовых документов, образуемых в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5, зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 17 апреля 2012 года за № 571/20884 (далее — Перечень типовых документов).
1.3. В настоящий Перечень включены виды документов, которые могут быть использованы для подтверждения законных прав и интересов граждан.
1.4. Настоящий Перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми учреждениями, предприятиями, организациями, не относящимися к источникам формирования Национального архивного фонда (далее — организации) при определении сроков хранения документов в ходе проведения их экспертизы ценности в связи с ликвидацией организации.
1.5. Настоящий Перечень имеет целью обеспечение сохранности документов для их дальнейшего использования при выполнении запросов социально-правового характера в соответствии с требованиями действующего законодательства.
1.6. Настоящий Перечень используется при отборе документов и подготовке описей дел, подлежащих передаче в архивные учреждения в связи с ликвидацией организации.
II. Структура Перечня и порядок его применения
2.1. Документы в настоящем Перечне размещены по степени значимости их видов и вопросов, которые в них отражаются, в логической последовательности.
Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа 1). В настоящем Перечне приведены обобщенные названия видов документов, к которым отнесены документы по кадровым вопросам (личному составу), в том числе связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, а также некоторые виды организационно-распорядительных документов, содержащих информацию о ликвидированной организации и по вопросам акционирования (графа 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу используется термин «документы», а в скобках раскрываются названия основных видов документов, включенных в статью.
2.2. Сроки хранения документов, указанных в настоящем Перечне (графа 3), не противоречат срокам хранения, определенным Перечнем типовых документов.
По Перечню типовых документов для некоторых видов документов установлен срок хранения «До ликвидации организации» (это означает, что документы бессрочно хранятся в организации, а в случае ликвидации организации документы подлежат повторной экспертизе ценности и в зависимости от ее результатов те из них, которые затрагивают права граждан, передаются в архивные учреждения).
В настоящий Перечень для облегчения проведения повторной экспертизы ценности документов ликвидированных организаций включены виды документов, которые используются архивными учреждениями при выполнении запросов социально-правового характера в соответствии с требованиями действующего законодательства и для которых определен срок хранения 75 лет.
2.3. Исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом завершения их в делопроизводстве. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2012 году, начинается с 01 января 2013 года.
2.4. Примечания, применяемые в настоящем Перечне (графа 4), комментируют и уточняют сроки хранения документов.
2.5. Экспертиза ценности документов в организациях и порядок передачи документов в случае их ликвидации осуществляются согласно действующему законодательству.
По результатам экспертизы ценности для дальнейшего хранения отбираются отдельные виды документов, указанные в настоящем Перечне, и передаются по описям дел в созданные местными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления архивные учреждения для централизованного временного хранения архивных документов, накопленных в процессе документирования служебных, трудовых или других правоотношений юридических и физических лиц на соответствующей территории (района, города), и других архивных документов, не относящихся к Национальному архивному фонду.
Если такие архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передаются в центральные и отраслевые государственные архивы, Государственный архив в Автономной Республике Крым, государственные архивы областей, городов Киева и Севастополя, архивные отделы районных, районных в городах Киеве и Севастополе государственных администраций (далее — государственные архивные учреждения), архивные учреждения городских советов городов республиканского (Автономной Республики Крым), областного значения (далее — архивные отделы городских советов).
2.6. Внесение документов в описи дел в случае ликвидации организаций определяется экспертно-проверочными комиссиями и экспертными комиссиями государственных архивных учреждений, архивных отделов городских советов.
2.7. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Государственная архивная служба Украины и уполномоченные ею государственные архивные учреждения и архивные отделы городских советов.
III. Виды документов,
связанных с обеспечением социальной защиты граждан,
которые должны поступать в архивные учреждения
в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций,
не относящихся к источникам формирования
Национального архивного фонда
| Номер статьи | Виды документов | Срок хранения документов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Учредительные документы (учредительный акт, учредительный договор (устав), положение) и изменения к ним; список учредителей (участников); выписка из Единого государственного реестра | 75 л. |
|
| 2 | Протоколы общего собрания, съездов, конференций высшего органа (трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков) организации: |
|
|
| а) о создании, переименовании, реорганизации, ликвидации (банкротстве), изменении руководства, учредителей (физических лиц), изменении их долей и паев; | 75 л. | ||
| б) о распределении акций, изменении уставного фонда организации; | 75 л. | ||
| в) о рассмотрении кадровых вопросов (назначении, увольнении и т. п.) | 75 л. | ||
| 3 | Приказы, распоряжения организаций по основной деятельности: |
|
|
| а) о создании, переименовании, реорганизации, ликвидации; | 75 л. | ||
| б) об аттестации рабочих мест | 75 л. | ||
| 4 | Приказы, распоряжения организаций по кадровым вопросам (личному составу) относительно: |
|
|
| а) приема на работу, перемещения по должности, перевода на другую работу, совместительства, увольнения; | 75 л. | ||
| б) аттестации, повышения квалификации, стажировки, ежегодной оценки госслужащих, продления срока нахождения на государственной службе, допуска и разрешения к государственной тайне; | 75 л. | ||
| в) присвоения званий (повышения ранга, категории, разряда); | 75 л. | ||
| г) изменения биографических данных; | 75 л. | ||
| µ) поощрения (награждения, премирования), оплаты труда, начисления разных надбавок, доплат, материальной помощи; | 75 л. | ||
| д) всех видов отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков за собственный счет; | 75 л. | ||
| е) долгосрочных командировок в пределах Украины и за границу; | 75 л. | ||
| є) командировок для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; | 75 л. | ||
| ж) командировок для работников для участия в ликвидации последствий техногенных катастроф, аварий | 75 л. | ||
| 5 | Документы (постановления, решения, акты, определения и т. п.) о реорганизации, переименовании, переподчинении, ликвидации (банкротстве) | 75 л. |
|
| 6 | Трудовые договоры (контракты, соглашения) | 75 л. |
|
| 7 | Штатные расписания и перечни изменений к ним | 75 л.(1) | (1) По месту составления и утверждения |
| 8 | Положения о структурных подразделениях организации | 75 л. |
|
| 9 | Положения о совместной долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцах акций, проспекте эмиссии акций | 75 л. |
|
| 10 | Должностные инструкции научных работников, а также должностные и рабочие инструкции работников, работающих на тяжелых работах, на работах с вредными и опасными условиями труда | 75 л. |
|
| 11 | Доверенности на передачу авторских прав | 75 л. |
|
| 12 | Документы (сертификаты, свидетельства, акты) на принятие-передачу акций (пакетов акций) | 75 л. |
|
| 13 | Реестры (списки) акционеров, аффилированных лиц, владельцев ценных бумаг; пайщиков, лиц, имеющих право на получение дивидендов, лиц, имеющих право участия в общем собрании акционеров | 75 л. |
|
| 14 | Журналы (книги) учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров | 75 л. |
|
| 15 | Журналы (книги) учета выдачи свидетельств о внесении вкладов, паев | 75 л. |
|
| 16 | Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников, аспирантов, студентов | 75 л. |
|
| 17 | Ведомости на выплату денег (аванса, заработной платы и т. п.) | 75 л.(1) | (1) При отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) |
| 18 | Документы (отчеты, справки, заключения, докладные записки) о переводе работников на сокращенный рабочий день или неполную рабочую неделю в случае тяжелых, вредных, опасных условий труда | 75 л. |
|
| 19 | Тарификационные ведомости (списки) | 25 л. |
|
| 20 | Сведения о застрахованном лице, подлежащем общеобязательному государственному социальному страхованию (персонифицированный учет)(1) | 75 л. | (1) С 2011 года — отчет о суммах начисленной заработной платы застрахованных лиц и суммах начисленных страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, единого взноса на общеобязате-льное социальное страхование (персонифицированный учет) |
| 21 | Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавок за выслугу лет и документы (представления, справки, анкеты) к ним; стажевые книги | 75 л.(1) | (1) При отсутствии приказов об установлении надбавок |
| 22 | Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность | 75 л. |
|
| 23 | Документы (протоколы, представления, анкеты, акты) об установлении персональных окладов, надбавок, доплат | 75 л.(1) | (1) При отсутствии приказов об установлении и изменении окладов |
| 24 | Списки работающих на производстве с вредными условиями труда | 75 л. |
|
| 25 | Табели, наряды работников, задействованных на работах с вредными условиями труда | 75 л. |
|
| 26 | Документы (протоколы, справки, заключения) о вредных условиях труда, травматизме, профессиональных заболеваниях | 75 л. |
|
| 27 | Документы (протоколы, решения, перечни стандартов и норм, перечни и планы рабочих мест, заключения, акты, карты условий труда и т. п.) по вопросам аттестации рабочих мест на соответствие нормативно-правовым актам по охране труда | 75 л. |
|
| 28 | Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки) о расследовании причин аварий и несчастных случаев на производстве | 45 л.(1) | (1) Связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — 75 л. |
| 29 | Документы (договоры, заявления, акты, протоколы, экспертные заключения, справки, решения суда, расчеты и т. п.) о выплатах страхового возмещения за вред, нанесенный жизни и здоровью | 75 л. |
|
| 30 | Документы (списки, представления, командировочные удостоверения) об участии работников в ликвидации последствий техногенных катастроф и аварий | 75 л. |
|
| 31 | Документы (справки, заявления, списки, копии приказов о командировке, командировочные удостоверения, протоколы вручения, журналы регистрации удостоверений, табели рабочего времени и т. п.) граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы | 75 л. |
|
| 32 | Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений | 45 л. |
|
| 33 | Журналы регистрации лиц, пострадавших от несчастных случаев | 45 л.(1) | (1) После окончания журнала |
| 34 | Личные дела уволенных работников организации | 75 л. |
|
| 35 | Личные дела аспирантов, студентов, учащихся профессионально-технических училищ (заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявления благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, студентов, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска), которые закончили учебные заведения или были отчислены со старших курсов(1) | 75 л. | (1) Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая деятельность или служба в армии |
| 36 | Личные карточки работников (в том числе временных и работающих по совместительству) | 75 л. |
|
| 37 | Списки (штатно-учетный состав) работников организации | 75 л. |
|
| 38 | Списки, картотеки, карточки учета: |
|
|
| а) руководящих работников; | 75 л.(1) | (1) При отсутствии приказов по кадровым вопросам (личному составу), а также личным делам и лицевым счетам | |
| б) инженерно-технических работников организации с высшим и средним специальным образованием; | 75 л.(1) | ||
| в) научных работников; | 75 л.(1) | ||
| г) ветеранов и участников Великой Отечественной войны, партизанского и подпольного движения, участников боевых действий на территории других государств; | 75 л. | ||
| ґ) временных работников; | 75 л.(1) | ||
| д) учащихся, студентов учебных заведений; | 75 л.(1) | ||
| е) защитивших диссертации и получивших научные степени и ученые звания; | 75 л. | ||
| є) получающих персональные оклады | 75 л.(1) | ||
| 39 | Оригиналы личных документов официального происхождения (дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые книжки) | До востребования, не востребованные — не менее 50 л. |
|
| 40 | Книги (журналы) регистрации выдачи дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений об окончании учебных заведений, институтов, факультетов и курсов повышения квалификации в учебных заведениях | 75 л. |
|
| 41 | Протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий | 75 л. |
|
| 42 | Сводные личные ведомости успешности | 25 л.(1) | (1) После окончания учеб-ного заведения |
| 43 | Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, личные листки по учету кадров, выписки из решений и т. п.) о представлении к награждению государственными, ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий | 75 л. |
|
| 44 | Списки лиц, награжденных государственными и другими наградами, почетными званиями, премиями | 75 л. |
|
Директор Департамента взаимодействия
с органами власти
Е. Зеркаль
Одобрено
Протокол заседания Методической комиссии Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения
29.08.2011 № 7
Одобрено
Протокол заседания Центральной экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Украины
20.12.2011 № 3
