Исправляем суммовые ошибки в Отчете по ЕСВ

Начнем с того, что вспомним все виды суммовых ошибок (возможно, вы найдете среди них и свою). Итак, это ошибки, возникшие в связи с:

— неправильным отражением базы взимания ЕСВ (взносов в Пенсионный фонд (ПФ) — до 2011 года), в том числе с неправильным применением максимальной величины базы взимания ЕСВ (максимальной величины заработной платы (дохода), с которой уплачивались взносы в ПФ, — до 2011 года) и с неверным определением дополнительной базы начисления ЕСВ;

— применением неправильного размера ставок ЕСВ (взносов в ПФ — до 2011 года), в том числе с применением неверного размера понижающего коэффициента;

— необходимостью провести доначисление (уменьшение) ЕСВ за предыдущие отчетные периоды из-за увеличения (уменьшения) класса профессионального риска производства.

Общие правила исправления ошибок всех времен

Обнаружили пробравшуюся в Отчет по ЕСВ суммовую ошибку? Исправить ее нужно в действующей форме № Д4 за тот отчетный месяц, в котором были исправлены допущенные ошибки.

Таким образом, все ошибки в суммовых показателях, обнаруженные, например, в сентябре, исправляйте в форме № Д4 за сентябрь 2015 года. Напомним, что эта форма утверждена приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435 и подается с мая этого года. Отчет по форме № Д4 с корректировками подаете как обычно в свою ГНИ (даже в том случае, если исправляете старые ошибки).

При исправлении суммовых ошибок соблюдайте такие правила:

1) расчет ЕСВ за прошлые периоды следует проводить исходя из размера ЕСВ, действовавшего на день начисления зарплаты (дохода), на которую начисляется единый взнос ( п.п. 4 п. 1 разд. IV Инструкции № 449*);

* Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Минфина от 20.04.2015 г. № 449.

2) при определении базы взимания ЕСВ начисленный доход сравниваете с максимальной величиной базы взимания, действовавшей в месяце, за который начислена выплата;

3) для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ выплаты следует учитывать в такой последовательности: (1) зарплата; (2) вознаграждения по гражданско-правовым договорам; (3) больничные и декретные (с 01.07.2013 г.);

4) «переходящие» выплаты (больничные, декретные, отпускные) для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ и выполнения требования о ЕСВ с МЗП относят к месяцам, за которые они начислены.

Далее переходим непосредственно к порядку исправления ошибок. Механизмы исправления ошибок, допущенных в периодах уплаты пенсионных взносов (ошибки допущены до 2011 года) и ЕСВ (ошибки допущены за периоды начиная с января 2011 года), отличаются. Поэтому их мы рассмотрим отдельно.

Устраняем ошибки, допущенные начиная с января 2011 года

Все суммовые ошибки, допущенные начиная с января 2011 года и обнаруженные сейчас, исправляйте через таблицы 1 и 6 Отчета по форме № Д4 за месяц, в котором эта ошибка была выявлена. Подробнее о том, с помощью каких строк и граф исправить ошибку, см. в таблице.

Важно! Исключение из общего правила — случаи исправления ошибок в суммах ЕСВ в части начислений на базу взимания ЕСВ (в том числе дополнительную базу) за отчетные периоды до мая 2015 года. Такие ошибки исправляют исключительно с помощью строк 6 и/или 7 таблицы 1 Отчета по форме № Д4. Если ЕСВ удержан верно, а ошибка прокралась в сумму ЕСВ в части начислений, отдельные строки с КТН «2» и «3» в таблице 6 не формируйте.

Такой порядок исправления ошибок, допущенных в отчетных периодах до мая 2015 года, связан с тем, что данные о суммах ЕСВ в части начислений, в том числе на допбазу, работодатели начали отражать в таблице 6 Отчета по форме № Д4 только начиная с Отчета за май 2015 года. До этого суммы ЕСВ в части начислений указывались только в таблице 1 формы № Д4 без разбивки по застрахованным лицам.

В текущем месяце вы обнаружили, что не начислили полагающуюся работнику выплату или, наоборот, излишне начислили какую-то сумму? В таком случае свою (а может, и чужую) оплошность нужно исправить путем доначисления или сторнирования соответствующей суммы. Корректировка проводится за счет фонда оплаты труда текущего месяца. Поэтому в Отчете по форме № Д4 такие корректировки не затрагивают прошлые периоды и соответственно не исправляются как ошибки.

Особого внимания требует ситуация, когда за дни, когда работник фактически болел, ошибочно начислена зарплата. Порядок ее исправления предусмотрен в  п. 9 разд. IV Порядка № 435**. В таком случае в месяце, когда выявили ошибку, в таблице 6 нужно заполнить:

** Порядок формирования и подачи страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435.

— одну строку на исключение начисленной зарплаты за дни, когда работник был на больничном, и начисленного (удержанного) на нее ЕСВ (со знаком «-» в графах 17, 18, 20 и 21);

— вторую — с суммой начисленных больничных, в том числе за дни, за которые ошибочно была начислена зарплата.

Заметьте: в случае сторнирования сумм отпускных, больничных и пособия по беременности и родам в таблице 6 такие суммы также нужно отражать со знаком «-».

Исправляем ошибки в отчетных периодах 2010 года

В 2010 году работодатели вместо ЕСВ уплачивали взносы в ПФ и соцфонды. Ошибки, допущенные при взимании пенсионных взносов, можно исправить в форме № Д4 через приложение к таблице 1 и таблицу 6.

В приложении к таблице 1 заполняете:

— строки 3.1 (3.1.1, 3.1.2), указывая сумму пенсионных взносов, и 3.2, указывая сумму дохода, на которую они доначислены, — если доначисляете взносы;

— строки 3.3 (3.3.1, 3.3.2), указывая сумму пенсионных взносов, и 3.4, указывая сумму дохода, на которую они излишне начислены, — если уменьшаете начисленные/удержанные взносы;

— строку 3.5, отмечая, повлекут ли корректировки изменения в персонифицированном учете застрахованных лиц;

— строку 3.6, указывая причину ошибки, период ее совершения.

В таблице 6 на застрахованное лицо формируете корректировочную строку, где, кроме «общих» граф, заполняете:

— графу 10 с КТН «6», если доначисляете пенсионные взносы, или с КТН «7», если уменьшаете их;

— графу 11, указывая период, за который правите ошибку по пенсионным взносам.

Если ошибка допущена в размере ставки взноса (база взимания определена верно), то строка 3.2 (3.4) приложения к таблице 1, а также графы 17 и 18 таблицы 6 не заполняйте. Через них корректируют базу начисления прошлых периодов, а вам в таком случае это не нужно.

Также не нужно заполнять графы 6, 7, 13 — 16, 19, 21, 24 и 25 таблицы 6 Отчета по форме № Д4. Дело в том, что в пенсионной отчетности, подаваемой за отчетные месяцы 2010 года, в этой таблице такие графы отсутствовали.

Исправляем старые ошибки (допущенные до 2010 года)

Такие ошибки исправляете универсальным способом: через приложение к таблице 1 и таблицу 6 (см. предыдущий раздел). Вместе с тем необходимо учесть ряд нюансов, если ошибка, которая была допущена в отчетных периодах до 2010 года, повлияла на персонифицированные данные работника о его начислениях. К таким «промахам» относятся ошибки в базе взимания взноса, сумме взноса в части удержаний.

Обнаружили именно такую ошибку? Тогда вам необходимо:

1) инициировать проведение проверки ПФ (подаете заявление произвольной формы). Дело в том, что правку ошибочных данных за периоды до 2011 года пенсионщики вправе сделать только после проведения проверки;

2) заполнить форму ІНДАНІ ( приложение 13 к Инструкции № 16-6***) за отчетный год, в котором была допущена ошибка.

*** Инструкция о порядке исчисления и уплаты предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами сбора на обязательное государственное пенсионное страхование, прочих платежей, а также учета их поступления в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением правления ПФУ от 19.10.2001 г. № 16-6.

Внимание! ІНДАНІ вместе с ярлыком-распиской предоставляете в свой орган ПФ.

Теперь разберемся с ошибками на практических примерах.

Пример 1. Работнику Петренко Ивану Петровичу (налоговый номер — 2824546585) в июле 2015 года начислена матпомощь на оздоровление в размере 1000 грн. Ошибочно сумма помощи не была включена в базу взимания ЕСВ и отражена в Отчете по форме № Д4 за июль 2015 года. Ошибка обнаружена в сентябре 2015 года. Зарплата работника за сентябрь 2015 года — 3000 грн. (ЕСВ в части начислений — 1117,80 грн.****, в части удержаний — 108 грн.).

**** Здесь и далее ставка ЕСВ в части начислений (условно) — 37,26 %.

Исправляем ошибку через таблицы 1 и 6. В таблице 1 заполняем строки:

— 6.1, 6.1.1, указывая сумму доначисленного ЕСВ — 372,60 грн. (1000 грн. х 37,26 %);

— 6.3, 6.3.1 — сумму доудержанного ЕСВ — 36 грн. (1000 грн. х 3,6 %);

— 6.4 — сумму дохода, с которого ошибочно не взимался ЕСВ, — 1000 грн.;

— 6 — общую сумму доначисленного и доудержанного ЕСВ — 408,60 грн.;

— «Зміст помилки» — «Сумма начисленной в июле 2015 года материальной помощи на оздоровление ошибочно не включена в базу взимания ЕСВ».

В таблице 6 формируем корректировочную строку на Петренко И. П., где в графе 10 ставим КТН «2», в графе 11 — 07.2015.

Рис. 1. Фрагменты таблиц 1 и 6 Отчета по форме № Д4 за сентябрь 2015 года к примеру 1

Пример 2. В августе 2015 года в базу взимания ЕСВ ошибочно была включена матпомощь на лечение, начисленная Романенко Михаилу Павловичу (налоговый номер — 2734546585) в размере 2000 грн. (ЕСВ в части начислений — 541,76 грн., в части удержаний — 72 грн.). В этом месяце к ставке ЕСВ (условно — 37,26 %) применили понижающий коэффициент 0,727. Ошибка обнаружена в сентябре.

В результате допущенной ошибки, во-первых, была завышена база взимания ЕСВ, во-вторых, применен понижающий коэффициент в меньшем размере, что привело к занижению ЕСВ в части начислений.

Правильная база начисления ЕСВ на одно застрахованное лицо за август 2015 года — 5000 грн., а среднемесячная база начисления ЕСВ на одно застрахованное лицо за 2014 год — 4000 грн. Соответственно, правильный размер понижающего коэффициента к ставке ЕСВ за август — 0,8. В сентябре 2015 года к ставке ЕСВ также применяли коэффициент 0,8.

Данные, необходимые для исправления ошибки с коэффициентом, приведем в таблице.

(грн.)

За сентябрь 2015 года работникам предприятия начислялась зарплата в том же размере, что и за август.

Для исправления ошибки, связанной с применением неверного размера коэффициента, необходимо заполнить:

— в таблице 1 — строки 6, 6.1, 6.1.9 и «Зміст помилки»;

— в таблице 6 — корректировочные строки на каждого работника, указав в графе 10 — КТН «2», в графе 11 — 08.2015, в графе 21 — сумму доначисленного ЕСВ.

Для того чтобы исправить ошибку, связанную с ошибочным включением в базу взимания ЕСВ помощи на лечение, нужно заполнить:

— в таблице 1 — строки 7, 7.1, 7.1.9, 7.3, 7.3.1, 7.4 и «Зміст помилки»;

— в таблице 6 — корректировочную строку на Романенко М. П., указав в графе 10 — КТН «3», в графе 11 — 08.2015, в графах 17, 18 — 2000 грн., в графе 20 — 72 грн., в графе 21 — 541,76 грн.

Рис. 2. Фрагменты таблиц 1 и 6 Отчета по форме № Д4 за сентябрь 2015 года к примеру 2

buhgalter911@mail.ua