Утвердить-то норму расхода можно и даже обязательно нужно, но не брать ее с потолка…
Итак, вы не нашли точного наименования своего автомобиля в таблицах приложения А к Нормам расхода ГСМ… Главное: это не дает вам права списывать ГСМ на такой автомобиль сколько угодно, т. е., скажем, по фактическим отчетам водителя. В любом случае вы должны обязательно утвердить приказом по предприятию на каждый автомобиль нормы расхода ГСМ при определенных условиях эксплуатации и руководствоваться этими нормами в учете.
Не станем пересказывать подробности расчетов таких норм, но заметим, кстати, что по ссылке http://www.insat.org.ua/phpfiles/services/ldvpe/1/ (это сайт ГП «ГосавтотрансНИИпроект» и об этой организации мы еще скажем) вы найдете пример расчета эксплуатационных расходов горючего и даже расчетную форму.
Обратите внимание на приведенную там же рекомендацию: расчет может делаться либо ежедневно, либо — если автомобиль в течение определенного периода времени эксплуатируется примерно в одинаковых условиях движения — корректирующие коэффициенты можно утвердить приказом и проводить расчеты один раз за период (например, неделю, месяц).
Почему ГосавтотрансНИИпроекту можно верить? Да хотя бы потому, что согласно п. 1.1 Норм расхода ГСМ он объявлен законодателем в сфере регулирования норм расхода ГСМ. Понятно, что ваша проблема заключается в том, что конкретные нормы расхода на конкретный автомобиль рассчитываются исходя из базовой линейной нормы, установленной для такой конкретной модели авто в таблицах приложения А к Нормам расхода ГСМ, а вашего транспортного средства там нет…
В вашей ситуации есть такие варианты, перечисленные в п. 2.1 Норм расхода ГСМ, и в частности, если речь не идет ни об установленном на авто спецоборудовании, увеличивающем расход, ни о переоборудовании его на другой вид горючего, то если:
1) ваша модель (модификация) конструктивно не отличается от приведенной в таблице существенно — т. е. у нее такой же движок, конструкция трансмиссии, снаряженная масса и габариты — смело берите базовую норму «базовой» модели авто (п.п. 2.1.1);
2) все так же, но отличие от «базовой» модели состоит только в большей снаряженной массе (например, вы обшили кузов) — достаточно просто применять коэффициент согласно п. 1.4 Норм расхода ГСМ (п.п. 2.1.2);
3) ваш грузовик реально новой модели и уникальной конструкции (т. е. варианты 1 и 2 не проходят), тогда вам нужно обратиться в ГП «ГосавтотрансНИИпроект» с соответствующей заявкой (ее форма утверждена как приложение Д к Нормам расхода ГСМ) и получить временную индивидуальную норму расхода горючего на свое авто (п.п. 2.1.5).
Разумеется, эта услуга предоставляется за плату. Заказать ее, т. е. подать заявку на разработку временной индивидуальной нормы расхода горючего и так называемой идентификационной анкеты, можно по указанной ссылке: http://www.insat.org.ua/phpfiles/services/ldvpe/1/. На этом ваша морока, к сожалению, не закончится: эта норма будет действительна на период апробации (как правило, это 1 год), после чего вы подадите туда же «контрольные» данные, и затем действие нормы может быть продлено (с корректировкой или без нее). А забудете вы об этом только тогда, когда увидите свою модель авто в таблицах приложения А к Нормам расхода ГСМ. Не раньше…
Все сказанное касается именно норм расхода горючего. А что до норм расхода смазочных материалов, можем вас порадовать: тут все гораздо проще и к тому же бесплатно. Смотрите: в п. 2.3 Норм расхода ГСМ нормы расхода смазочных материалов тоже «временные» (в том смысле, что как только в Нормах расхода ГСМ объявится ранее отсутствовавшая там модель авто — разумеется, с собственными нормами расхода ГСМ, — такие нормы и начинают работать вместо временных). Временные нормы смазочных материалов установлены в конкретных величинах четырех видов масел и смазок (моторные, трансмиссионные, специальные и пластичные/консистентные) для двух категорий колесных транспортных средств: 1) дизельных и газодизельных грузовиков и автобусов с полной массой более 3,5 т; 2) других автомобилей и автобусов.
Обратите внимание на примечания 2, 3 и 4 к п. 2.3 Норм расхода ГСМ.
Предельные нормы уменьшаются на 50 % для авто моложе трех лет и увеличиваются до 20 % — при обосновании — для авто старше восьми лет или с пробегом более 150 тыс. км, учитывают не только долив, но и регламентные замены, однако если факт меньше, то принимается факт, а не предел. И последнее. Если приказом по вашему предприятию были утверждены нормы расхода горючего для вашего уникального авто без получения на него временной индивидуальной нормы, то мы считаем, что это не делает безосновательными все признанные в учете расходы на горючее до даты получения индивидуальной нормы.
Просто можно говорить о распределении (пусть и задним числом) этих сумм на «подлимитные» (в пределах «запоздавшей» индивидуальной нормы) и «сверхлимитные» — с соответствующими исправлениями в бухгалтерском учете (а в пределах пресловутых 1095 дней — и в налоговом, но, разумеется, при наличии оснований, а они вероятны лишь в периодах до 01.01.2015 г. — см. выше письмо ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15).
Другими словами: последствия такой ситуации аналогичны тем, как если бы при наличии для конкретного авто норм расхода горючего в Нормах расхода ГСМ в вашем приказе были бы по ошибке утверждены другие величины. Ошиблись — исправили, а другого законодательство прямо не требует! При этом все коэффициенты корректировок норм расхода горючего — разумеется, при их должном документальном оформлении — действительны (если вы их, конечно, применяли).
Ну разве что с применением одного из них «задним числом» могут быть проблемы — с «надбавкой» на большой общий пробег авто ( п.п. 3.1.10 Норм расхода ГСМ). Но в указанной новелле эту «надбавку» и без того требуется минимизировать или для современных автомобилей не применять вообще… Если же нормы расхода предприятием не утверждались, а списание проводилось просто «по факту», то за период до 01.01.2015 г. фискалы костьми лягут, чтобы выкосить «неподтвержденные» расходы / валовые расходы, а за период позже — они соглашаются, что расходы правомерны на основании первичного бухгалтерского документа (путевого листа, акта списания).
