Требования контролеров
На налог на прибыль «непроизводственное» использование мобильных телефонов сейчас не влияет. Поскольку состав расходов определяют по данным бухучета, а с «мобильными» расходами в бухучете «no problem». В принципе, непроизводственное использование приводит к необходимости доначисления «компенсирующих» налоговых обязательств по НДС на основании п.п. «г» п. 198.5 НКУ на полученные услуги мобильной связи. Однако на практике контролеры обычно к этому не придираются и предъявляют другие требования.
Они рассматривают суммы компенсации оплаты телефонных разговоров как дополнительное благо работника с начислением на такие суммы НДФЛ ( п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ), военного сбора и ЕСВ (см., к примеру, консультацию в категории 103.02 ЗІР).
Что же нужно иметь в наличии для того, чтобы налоговики признали мобильные расходы? На данный момент их официальные предписания сводятся к следующему. Чтобы сумма возмещения работодателем физлицу за использование собственного мобильного телефона для производственных нужд не являлась допблагом, нужно подтвердить факт использования мобильной связи исключительно в производственных целях и предъявить следующие документы (консультации в категориях 103.02, 301.03 ЗІР):
1) договор о предоставлении услуг мобильной связи;
2) список работников, которые используют собственные мобильные телефоны в связи с производственной необходимостью;
3) расчетные документы, предоставляемые оператором мобильной связи абоненту, в которых отражаются время переговоров, номер адресата, а также стоимость разговоров и т. п.
Проблемы на практике возникают с третьим из упомянутых документов, поскольку детальные расшифровки всех телефонных переговоров от операторов предприятия получают далеко не всегда.
В свою очередь, предприятия, как правило, ограничиваются тем, что приказами директора утверждают правила и лимиты на пользование мобильной связью работниками предприятия. При этом устанавливают запрет на использование телефонов в личных целях.
Суды признают такие документы достаточными для неотнесения в доход работника сумм компенсации телефонных разговоров (см., к примеру, определение ВАдСУ от 21.10.2015 г. № К/800/40148/14). К сожалению, от претензий проверяющих это не спасает, и в некоторых случаях приходится отстаивать свою правоту в суде.
Например, в постановлении Киевского окружного административного суда от 20.04.2015 г. № 810/769/15 суд удовлетворил иск предприятия и признал неправомерным требование налоговиков о доначислении ЕСВ директору предприятия. Контролеры при проверке потребовали предъявить детализированные счета от оператора мобильной связи с указанием номеров абонентов и длительности разговоров, а также журнал учета звонков с указанием цели их осуществления и длительности по каждому номеру. Предприятие эти документы не предоставило, и тогда налоговики включили оплату всех корпоративных мобильных телефонов в доход директора. Суд посчитал такие действия неправомерными и сделал следующие важные выводы.
Во-первых, предприятие не обязано предоставлять упомянутые документы — это не предусмотрено ни одним нормативным документом.
Во-вторых, уплата ЕСВ является персонифицированным процессом и зависит, в частности, от конкретного застрахованного лица и размера полученных им выплат, которые включаются в базу начисления ЕСВ, а в данной ситуации персонификация отсутствовала.
На заметку: «рекордсменом» по претензиям налоговиков выступают услуги роуминга. При этом контролеры обычно выясняют, когда именно были оказаны услуги роуминга, и сверяют с тем, пребывало ли лицо, в пользовании которого находится телефонный номер, в это время в загранкомандировке. Если указанные данные не совпадают, контролеры доначисляют со стоимости услуг НДФЛ и ЕСВ.
Суды иногда при рассмотрении таких дел «выручают» налогоплательщиков (см. определение ВАдСУ от 23.05.2016 г. № К/800/6277/16). Но встречается и отрицательная судебная практика (см., в частности, определение ВАдСУ от 07.04.2015 г. № К/800/24685/13). Наконец такой момент. Хотя в официальных разъяснениях контролеры не настаивают на том, чтобы телефоны числились в учете предприятия, при проверках они на это обращают внимание! Поэтому, чтобы «спать спокойно», нужно оформить взаимоотношения с работниками по поводу использования их телефонов.
Здесь можно применить несколько способов, ниже мы рассмотрим самые распространенные из них. Между тем в любом из вариантов для подтверждения «производственного» характера расходов на оплату мобильной связи желательно оформить такие документы:
— приказ руководителя о приобретении (получении в пользование) для использования в хозяйственной деятельности предприятия мобильных телефонов;
— положение об использовании мобильной связи на предприятии (или правила пользования телефонами и карточками), утвержденное руководителем;
— списки работников, которые обеспечиваются мобильными телефонами в связи с производственной необходимостью и которые могут использовать скретч-карты;
— журнал учета выдачи и возврата мобильных телефонов;
— журнал получения и выдачи работникам скретч-карт;
— акт списания использованных скретч-карт;
— выписку мобильного оператора, подтверждающую факт оказания услуг мобильной связи.
Имеет смысл также установить в документах запрет на использование телефонов в личных целях. Получение телефонов в пользование
Способ 1: аренда у работника. Самый распространенный вариант. Подойдет простая письменная форма договора аренды.
Нюанс: если мобильный телефон был получен в аренду вместе с мобильным номером (SIM-картой), это желательно указать в договоре аренды. Тогда предприятие будет выплачивать работнику компенсацию за понесенные траты на оплату услуг связи.
В то же время наиболее беспроблемной выглядит ситуация, когда мобильный номер (SIM-карта) принадлежит предприятию. Ведь в таком случае счет за услуги связи будет оформлен на предприятие, а не на физлицо-работника.
В бухучете стоимость стартового пакета (за вычетом аванса за услуги связи) отражают как нематериальный актив (расходы сначала аккумулируют на субсчете 154 «Приобретение (создание) нематериальных активов», а затем списывают стоимость объекта на субсчет 127 «Прочие нематериальные активы»).
Между тем стоимость SIM-карты обычно «копеечная», и начислять амортизацию на такой нематериальный актив, скажем, по 1 грн. в месяц, не вполне оправданно. Поэтому предприятие может установить в приказе об учетной политике критерии существенности информации.
Предприятие может указать, что информация о стоимости SIM-карты, скажем, в пределах 100 грн., является несущественной, поэтому ее стоимость подлежит отнесению в состав расходов текущего периода. Доход от предоставления имущества в лизинг, аренду или субаренду включают в общий месячный (годовой) облагаемый налогом доход плательщика налога ( п.п. 164.2.5 НКУ) и облагают НДФЛ по ставке 18 %. Налогооблагаемый доход определяют исходя из суммы арендной платы, предусмотренной в договоре, которая может составлять любую величину, хоть и 1 грн. С суммы арендной платы также придется удержать военный сбор по ставке 1,5 % ( пп. 1.2, 1.3 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). А вот ЕСВ такие суммы не облагают, поскольку сдача имущества в аренду не относится к выполнению работ или предоставлению услуг, что неоднократно подтверждал ПФУ и налоговики.
Пример. Предприятие заключило с работником договор аренды телефона. Сумма арендной платы составляет 10 грн. в месяц, телефон используется в административных целях. Предприятие приобрело стартовый пакет стоимостью 50 грн., в состав пакета входят 30 грн. предоплаченных минут (в том числе сбор в ПФУ — 1,76 грн., НДС — 4,71 грн.) и SIM-карта стоимостью 20 грн. (в том числе сбор в ПФУ — 1,18 грн., НДС — 3,13 грн.). Работник приобрел также скретч-карты на оплату услуг мобильного оператора на сумму 180 грн. за счет средств, выданных в подотчет (в том числе сбор в ПФУ — 10,59 грн., НДС — 28,24 грн.).
Учет операций будет следующим:
Учет получения мобильного телефона в аренду
| Хозяйственная операция | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | ||
| 1. Получен в аренду телефон (составлен акта приема-передачи) | 01 | — | 2000,00 |
| 2. Перечислены деньги на приобретение стартового пакета | 371 | 311 | 50,00 |
| 3. Отражен налоговый кредит по НДС на основании зарегистрированной налоговой накладной | 641/НДС | 644/2 | 7,84 |
| 4. Получен стартовый пакет: | |||
| — отражена SIM-карта (в том числе сбор в ПФУ)* | 92 | 685 | 16,87 |
| — отражена сумма уплаченного аванса за услуги связи в составе расходов будущих периодов (в том числе сбор в ПФУ) | 39 | 685 | 25,29 |
| — отражен НДС | 644/2 | 685 | 7,84 |
| 5. Осуществлен зачет задолженностей | 685 | 371 | 50,00 |
| 6. Получены услуги связи за счет стоимости предоплаченных услуг, которые входили в стартовый пакет | 92 | 39 | 25,29 |
| 7. Работник составил авансовый отчет и предоставил приобретенные скретч-карты: | |||
| — отражена стоимость скретч-карты (в том числе сбор в ПФУ) | 331 | 372 | 151,76 |
| — отражен налоговый кредит по НДС | 641/НДС | 372 | 28,24 |
| 8. Отражена выдача скретч-карты работнику Гаврилову Л. О., который ее активировал: | |||
| — на сумму без НДС | 371 | 331 | 151,76 |
| — на сумму НДС | 371 | 644/2 | 28,24 |
| 9. Получены услуги связи: | |||
| — на сумму без НДС | 92 | 685 | 151,76 |
| — на сумму НДС | 644/2 | 685 | 28,24 |
| 10. Отражен зачет задолженности | 685 | 371 | 180,00 |
| 11. Начислена арендная плата | 92 | 685 | 10,00 |
| 12. Удержан НДФЛ с суммы арендной платы | 685 | 641/НДФЛ | 1,80 |
| 13. Удержан военный сбор с суммы арендной платы | 685 | 641/ВС | 0,15 |
| 14. Выплачена арендная плата работнику | 685 | 301 | 8,05 |
| 15. Перечислен НДФЛ с арендной платы | 641/НДФЛ | 311 | 1,80 |
| 16. Перечислен военный сбор с суммы арендной платы | 641/ВС | 311 | 0,15 |
| * Если предприятие установило критерии существенности информации о нематериальных активах, скажем, в пределах 100 грн., то всю стоимость SIM-карты (16,87 грн.) включаем в состав расходов в периоде ее приобретения. | |||
Способ 2: получение телефонов от работника в ссуду (регламентируется гл. 60 ГКУ).
Договор ссуды между юридическими лицами, а также между юридическим и физическим лицом заключают в письменной форме ( ч. 2 ст. 828 ГКУ).
Ввиду того, что ссудодатель не получает никаких доходов от предоставления имущества в пользование, такие операции у него не облагаются никакими налогами. Раньше предприятия опасались получать имущество в ссуду из-за риска возникновения доходов от бесплатного получения услуги. С 01.01.2015 г. таких рисков нет, поскольку доходы определяют по данным бухучета, а в нем доходы от бесплатного пользования имуществом не возникают.
Способ 3: компенсация за износ оборудования. Выплата компенсация за износ принадлежащих работникам инструментов предусмотрена ст. 125 КЗоТ. Размер и порядок выплаты этой компенсации определяются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с работником. В части налогообложения данный вариант аналогичен заключению договора аренды.
Итак, вы можете выбрать любой из приведенных вариантов. Самые экономные, по всей видимости, предпочтут оформить договор ссуды, остальным подойдет договор аренды. Выплата компенсации за износ инструмента, скорее, относится к экзотическим случаям.
