«Копеечные» расхождения в учете: боремся

Не закрываются расчеты с контрагентами

«Ты помнишь, как все начиналось…» Покупатель перечислил оплату за товар. И по итогу оказалось, что она на несколько копеек или пару гривень превышает сумму поставки. Что делать с «копеечной» переплатой?

Сначала нужно разобраться, предусматриваются ли еще операции с таким контрагентом. Если да и поставки контрагенту будут осуществляться по тому же самому договору, то «переплату» следует учесть как оплату в счет будущих поставок. Например, покупатель перечислил предоплату за товар на 2 грн. больше. По факту получения предоплаты налоговая накладная составляется на всю сумму полученной предоплаты (с учетом «лишних» 2 грн.). А при составлении налоговой накладной на следующую часть поставки (если первым событием будет отгрузка) налоговая накладная составляется на 2 грн. меньше.

Правда, здесь есть свои нюансы. Рассмотрим обратную ситуацию — когда «ошибочная» оплата является вторым событием (т. е. поступает после отгрузки товара). Если сделка с контрагентом не последняя, «лишняя» оплата, по сути, получает статус предоплаты за следующую поставку.

А предоплата, как известно, влечет за собой необходимость начисления НДС и составления налоговой накладной .

Когда речь идет действительно о переплате в 1 копейку, то составлять налоговую накладную не придется, ведь сумма НДС в ней будет просто равна нулю. А вот если сумма превышает 5 копеек, то формально уже возникают основания составить налоговую накладную. Правда, если сумма НДС не дотягивает до гривни, то учитывая, что в декларации отражаются только целые гривни, за недоначисление НДС продавцу ничего не будет.

В такой ситуации, считаем, нужно уточнить у контрагента, как он планирует поступить с «копейками». Если переплата возникла на считанные копейки, то, возможно, вы придете к решению с контрагентом сразу списать эти копейки (на прочие доходы/расходы) как несущественные суммы и не возиться с ними потом.

Решение о судьбе «копеечной» переплаты лучше согласовать с контрагентом.

Теперь перейдем к случаю, когда с контрагентом не будет последующих сделок. В первую очередь скажем о том, как быть с НДС. Если первое событие — перечисление предоплаты (и контрагент по ошибке перечислил на копейки лишнюю сумму), то:

— если вы на момент ее получения точно знаете, что сумма оплаты завышена (например, она превышает сумму договора), то «лишнюю» сумму в налоговую накладную не включайте. Ее нужно рассматривать как ошибочно перечисленную*;

* Подробнее об этой ситуации мы писали в статье «Ошибка в платеже на 1 копейку: как составлять НН» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 3).

— если на момент получения оплаты вы не знали, что сумма оплаты превысит сумму поставки, то, естественно, по дате предоплаты на нее начислены НДС-обязательства. Поскольку деньги покупателю возвращаться не будут, то откорректировать начисленный НДС нельзя. Куда пристроить «лишнюю» сумму обязательств в учете, расскажем далее.

Итак, переходим к вопросу: что делать с зависшими копейками, если в дальнейшем сделок с контрагентом не предполагается?

Наверное, не нужно пояснять, что списать задолженность в учете можно только по истечении срока исковой давности. Причем никаких исключений по суммам для этого правила не установлено. Но! В случае с копеечными суммами это правило можно обойти, обосновывая тем, что такие суммы имеют низкий порог существенности. Да и расходы, необходимые для погашения такой задолженности, значительно превышают саму задолженность. Ведь комиссия банка будет превышать в несколько раз сумму задолженности .

В этом случае копеечные суммы можно списать: кредиторскую задолженность — в состав прочих доходов (Дт 719), а дебиторскую — в состав прочих расходов (Дт 949). Лучше, чтобы суммы этого списания не выходили за рамки 1 — 2 гривень по каждой задолженности. Для списания сумм составьте бухсправку.

Для надежности лучше заручиться актом сверки расчетов с контрагентом (в котором задолженность будет уже без «копеечных» переплат). Акт подтвердит отсутствие претензий от контрагента на эти суммы.

Пример. Покупатель перечислил предоплату за товар в сумме 1200 грн. (в том числе НДС — 200 грн.). Фактически товары ему были поставлены на сумму 1197,60 грн. (в том числе НДС — 199,60 грн.). Больше сделок с покупателем не предполагается.

Акт vs налоговая накладная

Еще одна «вариация на тему». При составлении акта в нем на 1 копейку из-за округлений занизили сумму НДС. В налоговой накладной сумма НДС указана правильно. Общая сумма с НДС совпадает. Куда покупателю девать эту копейку и действительна ли налоговая накладная?

Для наглядности покажем ситуацию на цифрах.

Вероятнее всего, такая ситуация связана с тем, что сумму НДС считали «обратным» путем (от общей суммы с НДС).

Чтобы с такими ситуациями не сталкиваться, в договоре нужно указывать цену товара без НДС. А потом уже «накручивать» НДС**.

** О проблемах «копеек» в налоговых накладных мы писали в статье «Округляем показатели в налоговой накладной: теория и практика» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 17).

Что здесь сказать... Если бы суммы НДС (пусть даже с погрешностью в 1 копейку) были одинаковыми в налоговой накладной и акте, то на такую разницу можно вообще «закрыть глаза». Провели бы все в учете, как указано в акте. Доначислить с этой суммы проверяющие вряд ли что-то смогут. Но в нашей ситуации суммы НДС в акте и налоговой накладной не совпадают . В идеале, конечно, лучше попросить контрагента заменить акт. Но не всегда это возможно.

Если с актом номер не пройдет, тогда самый простой вариант — разнести суммы (на расходы и расчеты с поставщиком) по акту (первичному документу на операцию). А сумму налогового кредита показать на основании налоговой накладной (ведь именно этот документ подтверждает право на налоговый кредит). В итоге у нас останется расхождение в сумме НДС на 1 копейку. Поскольку сумма является несущественной, ее можно списать в Кт субсчета 719.

Но это не единственный вариант действий. По большому счету провести в учете суммы можно и по налоговой накладной (а в бухсправке пояснить причину расхождения с актом).

А что с действительностью самой налоговой накладной? Ошибка в базе обложения НДС не является существенной (не мешает идентификации операций). Поэтому претензий здесь быть не должно (последний абзац п. 201.10 НКУ).