И большому и маленькому…
Вначале о том, как должно быть, так сказать, в идеале 
. Не важно, что вы за работодатель: предприниматель или юрлицо, многочисленный или малочисленный. Графику отпусков быть! Без него нельзя.
Так, в ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках сказано, что очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые: 1) утверждаются собственником или уполномоченным им органом; 2) согласовываются с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом; 3) доводятся до сведения всех работников.
График отпусков обычно составляет кадровая служба. Делают это в начале каждого календарного года на текущий год в произвольной форме.
Типовой/примерной формы этого документа не существует. Идеальный вариант — составлять график не позднее 5 января текущего года. Хотя, думаем, не будет беды, если вы немного замешкаетесь. Главное — успеть до то того, как в текущем году в отпуск отправится первый работник.
В график нужно включить не только ежегодные основные отпуска текущего года, но и:
— ежегодные дополнительные отпуска ( ст. 7 и 8 Закона об отпусках) и дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А I группы (далее — отпуск на детей) ( ст. 19 Закона об отпусках);
— ежегодные отпуска и отпуска на детей, не использованные в прошлом году.
Если отпуск делится на части — это также указывают в графике.
Внимание! График отпусков составляют на всех работников: как основных, так и совместителей. Ответа на вопрос, каким образом выполнить предписание об ознакомлении работников с графиком отпусков, в действующих нормативно-правовых актах вы не найдете. Как показывает практика, наиболее удобный способ — предусмотреть в графике отпусков отдельную графу «Подпись работника об ознакомлении с графиком».
С графиком разобрались. Теперь что касается уведомления.
Уведомить работника о начале отпуска — это не право, а обязанность работодателя. Как это делается? Не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока работодатель обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска. Сделать это можно двумя способами:
1) вручить работнику уведомление о дате начала отпуска. Форму уведомления предприятие разрабатывает самостоятельно. Убедитесь, что работник на вашем варианте уведомления поставил свою подпись;
2) ознакомить работника под подпись с приказом о предоставлении ему отпуска. Но помните: чтобы соблюсти срок уведомления, такой приказ должен быть издан как минимум за 2 недели до даты отпуска.
А если…
Что грозит работодателю / его должностным лицам за отсутствие графика и уведомлений об отпусках?
Ответственность работодателей за эти нарушения появилась с 01.01.2015 г. в ст. 265 КЗоТ. Представители Гоструда квалифицируют их как «нарушения других требований трудового законодательства» и налагают штраф в размере одной минзарплаты на основании абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ.
Заметьте: размер этого штрафа не зависит от количества работников, в отношении которых совершено правонарушение. Кроме того, его применяют к общей массе нарушений, квалифицирующихся как «нарушения других требований трудового законодательства», а не к каждому правонарушению в отдельности .
См. письмо Госслужбы по вопросам труда от 25.01.2017 г. № 828/4.3/4.1-ДП-17. Обратите внимание! Штрафы по ст. 265 КЗоТ не относятся к админхозсанкциям и на них не распространяются ограничительные сроки из ст. 250 ХКУ (6 месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее 1 года со дня его совершения).
Соответственно, чтобы избежать претензий проверяющих, о прошлых годах тоже «нужно подумать» 
.
Но не спешите расстраиваться и «строчить» графики отпусков на все предыдущие годы жизни вашего предприятия.
В письме от 04.01.2017 г. № 57/4.1/4.1-ДП-17 Гоструда совершенно справедливо говорит о том, что штрафные санкции по ст. 265 КЗоТ применяются за правонарушения, совершенные после 01.01.2015 г., а также за те, что были совершены до 01.01.2015 г., но являются длящимися.
Применим это разъяснение к графикам отпусков и уведомлениям о начале отпуска.
Начнем с периодов до 01.01.2015 г. Здесь важно выяснить, является ли отсутствие графиков отпусков и уведомлений длящимся правонарушением. А для этого чуток углубимся в теорию.
Определения термина «длящееся правонарушение» в действующем законодательстве нет. Основываясь на теории права, свою позицию по данному вопросу неоднократно высказывал Минюст (см. письма от 01.12.2003 г. № 22-34-1465 и от 02.08.2013 г. № 6802-0-4-13/11). Так, длящимся считается проступок, связанный с длительным, непрерывным невыполнением обязанностей, предусмотренных правовой нормой, который прекращается либо выполнением регламентированных обязанностей, либо привлечением виновного лица к ответственности.
Длящееся правонарушение характеризуется тем, что лицо, совершившее определенные действия или бездействие, в дальнейшем находится в состоянии непрерывного продолжения этих действий (бездействия).
Эти действия непрерывно нарушают закон в течение какого-то времени. Теперь под этим углом посмотрим на отсутствие графика отпусков. Оно вполне вписывается в длящееся правонарушение, но только в течение того года, на который должен был быть составлен график. Поясним. Составлять график отпусков предприятие должно на каждый календарный год. Если графика на определенный год нет, то в течение всего такого года оно находится в состоянии совершения правонарушения.
Но вот по окончании года, считаем, можно говорить о том, что правонарушение прекратилось, поскольку на следующий год составляется уже другой график, а предыдущий теряет свою актуальность.
Что касается неуведомления работника, то, считаем, длится это нарушение вообще лишь до того момента, пока работник не уйдет в отпуск.
Таким образом, в принципе, можно говорить о том, что за периоды до 01.01.2015 г. штрафовать по ст. 265 КЗоТ за отсутствие графиков отпусков и уведомлений работников о дате начала отпуска проверяющие не должны.
А вот за отсутствие графиков отпусков на 2015 — 2017 годы и уведомлений о начале отпусков, приходящихся на эти годы, можно получить штраф. Противопоставить что-либо проверяющим будет достаточно сложно.
Привлечь сегодня к ответственности по ст. 265 КЗоТ может непосредственно Гоструда.
Теперь об админответственности по ч. 1 ст. 41 КоАП. Отсутствие графика отпусков и уведомлений может грозить должностным лицам работодателей и предпринимателю-работодателю админштрафом в размере от 510 до 1700 грн. В случае повторного совершения такого же нарушения в течение года или его совершения в отношении несовершеннолетнего, беременной женщины, одинокого отца, матери или лица, которое их заменяет и воспитывает ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида, штраф существенно возрастает и может составлять от 1700 до 5100 грн.
Протоколы об административном правонарушении сегодня составляют уполномоченные должностные лица Гоструда и передают их на рассмотрение в районные, районные в городе, городские или горрайонные суды, которые и налагают админвзыскание.
Важный момент: админвзыскание в данном случае может быть наложено не позднее чем через 3 месяца со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — не позднее чем через 3 месяца со дня его выявления ( ст. 38 КоАП).
Как мы уже говорили, по окончании года отсутствие графика отпусков можно считать прекратившимся правонарушением. В отношении уведомления все еще «быстрее». А это означает, что 3-месячный срок начинает течь после окончания года, а по уведомлениям — после ухода работника в отпуск.
Например, если в 2016 году вы не составляли график отпусков, то начать производство по наложению админштрафа за нарушение на виновное лицо могут лишь до 1 апреля 2017 года.
Срок пропущен? Тогда можно сказать, что «пронесло». Но, опять-таки, нет 100 % гарантии, что с таким подходом согласятся проверяющие и суды.
Плюс опять же говорим лишь об админштрафе. 
