Роботодавець зобов’язаний визначену за працівником (основне місце роботи, ставка ЄСВ 22 %) фактичну базу нарахування ЄСВ за місяць порівнювати з мінзарплатою, встановленою законом на такий місяць. Якщо фактична база нарахування виявиться нижчою «мінімалки», на різницю між цими двома величинами (далі — ЄСВ-різниця) донараховують ЄСВ.
Тепер повернемося до допомоги по вагітності та пологах (до декретних). Її розраховують і нараховують, зазвичай, (1) у місяці надання в бухгалтерію підприємства лікарняного листа, виданого у зв’язку з вагітністю та пологами, і рішення комісії (уповноваженого) із соцстрахування (2) загальною сумою за весь період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
У базу стягнення ЄСВ допомогу включають у місяці її нарахування. При цьому нарахування ЄСВ за осіб, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами й отримують декретні, здійснюють за кожен місяць такої відпустки окремо. Для цього п.п. 1 п. 3 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати ЄСВ, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449, пропонує роботодавцям розподілити суми допомоги з місяців, за які вона нарахована.
Такий розподіл роблять пропорційно дням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, що припадає на кожен місяць відпустки.
Оскільки декретні нараховують наперед, то визначити базу нарахування ЄСВ, провести порівняльні розрахунки, а за необхідності розрахувати ЄСВ-різниці і донарахувати на них ЄСВ, роботодавець може за місяць, у якому були нараховані декретні, і за минулі місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (якщо лікарняний лист був наданий працівницею із запізненням).
З нарахованими у звітному місяці сумами декретних за майбутні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами справа така.
Якщо роботодавець (1) знає розмір мінзарплати, який діятиме в майбутніх місяцях, на які припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, і (2) впевнений, що в цих місяцях, окрім декретних, працівниці не нараховуватимуться інші доходи, які входять у базу нарахування ЄСВ, то за бажанням він може відразу в місяці нарахування допомоги розрахувати ЄСВ-різниці за майбутніми місяцями такої відпустки. За умовами нашої ситуації — у грудні 2017 року. У цьому випадку ЄСВ-різниці мають бути відображені у Звіті з ЄСВ за грудень 2017 року.
Якщо ні, то всі порівняння з мінзарплатою проводять місяць у місяць і відображають ЄСВ-різницю у Звіті з ЄСВ за той місяць, за який вона визначалася (тобто ЄСВ-різниця по січню 2018 року у Звіті з ЄСВ за січень, ЄСВ-різниця по лютому — у Звіті з ЄСВ за лютий).
