Заправляем авто работника: является ли эта операция реализацией топлива?

Ответ на этот вопрос зависит от того, есть ли у вас подтверждение, что автомобиль работника действительно использовался для нужд предприятия. Ведь если автомобиль работника использовался в служебных целях, то приобретенное топливо (неважно, самим предприятием или работником с последующей компенсацией*) считается использованным предприятием. А значит, тут нет никакой реализации топлива.

* Тут важно не вскочить в другую «халепу» — с НДФЛ/ВС. Подробности найдете в статье «Кредитовый подотчет: борьба продолжается!» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 32).

Другое дело, если подтверждения того, что автомобиль работника использовался для нужд предприятия, нет. В таком случае топливо, которым вы заправили автомобиль работника, считается неиспользованным предприятием и, по сути, является подаренным работнику. Налоговики вполне могут расценивать эту операцию как реализацию топлива.

Причем если нет доказательства использования автомобиля в служебных целях, то и в ситуации, когда работник сам заправил автомобиль, а вы ему возмещаете стоимость топлива по чеку, есть риск, что налоговики могут и здесь увидеть операцию «реализация топлива». Ведь утвердив авансовый отчет, вы, по сути, «признали» покупку топлива для предприятия, а фактически предприятием оно использовано в своей деятельности не было — оно использовано физлицом (работником). Хотя, на наш взгляд, в этой ситуации правильнее говорить лишь о финансировании личных нужд работника.

В связи с этим главный вопрос — а как доказывать, что личный автомобиль работника использовался для нужд предприятия? Раньше налоговики признавали факт использования автомобиля работника в служебных целях, только если предприятием был заключен с работником (физлицом) договор аренды автомобиля или договор ссуды.

Но эти варианты не всегда могут быть приемлемыми.

Тот же договор аренды автомобиля с физлицом требует нотариального удостоверения (ст. 799 ГКУ), причем независимо от того, на какой срок он заключен.

В то же время нотариально удостоверять договор ссуды автомобиля (который является наземным самоходным транспортным средством, для которых в п. 4 ст. 828 ГКУ сделано исключение), если ссудодателем является физлицо, не нужно. Поэтому есть смысл заключать с работником вместо договора аренды автомобиля именно договор ссуды. Договор ссуды предполагает передачу имущества в безвозмездное пользование. При этом пользование вещью считается бесплатным, если стороны прямо договорились об этом или если это следует из сути отношений между ними (ч. 2 ст. 827 ГКУ).

Но! На наш взгляд, для того, чтобы доказать, что автомобиль работника действительно использовался в служебных целях — не обязательно наличие договора аренды или ссуды автомобиля. Причем такого же мнения придерживается и ВАСУ.

Так, в суде рассматривалось дело, когда предприятием использовались автомобили работников в служебных целях, но не были заключены договоры аренды автомобилей. На этом основании налоговики не хотели признавать использованным для нужд предприятия топливо, которым заправлялись автомобили работников. Однако суд не согласился с фискалами. Для суда оказались достаточными подтверждениями того, что топливо, которым заправлялись автомобили работника, использовалось для нужд предприятия:

— наличие путевых листов служебного автомобиля (в которых, очевидно, указывался маршрут движения автомобиля);

— наличие в договорах, заключенных с работниками предприятия, положения о том, что они используют свои легковые автомобили для служебных поездок.

Не знаем, повлияло ли на налоговиков вышеприведенное решение ВАСУ, но в последних разъяснениях налоговики уже не столь категоричны в своих выводах по поводу того, в каких случаях авто работника может считаться использованным в служебных целях. Так, к примеру, в ИНК от 08.12.2017 г. № 2912/6/99-99-15-01-01-15/ІПК, отвечая на вопрос об обложении стоимости топлива, которое приобреталось для заправки автомобиля работника, используемого в служебных целях, они указали на то, что «с целью избежания неоднозначного толкования норм налогового законодательства <…> необходимо подробное изучение документов, касающихся затронутого вопроса».

По нашему мнению, если у предприятия будут доказательства, что автомобиль работника использовался для служебных целей (путевые листы с указанием маршрута, приказ директора, что работник будет выполнять служебное задание на собственном автомобиле и т. п.), то тогда вполне можно обойтись и без договоров аренды/ссуды автомобиля. И топливо, использованное для таких поездок, будет считаться использованным для нужд предприятия.

А если поездка связана со служебными целями, но расход топлива вышел «за нормы»? Если у предприятия есть договор аренды или ссуды автомобиля, то пока автомобиль находится в пользовании предприятия, все израсходованное автомобилем топливо считается использованным в деятельности предприятия. Так, все, что выше норм, будет признаваться нехозяйственным использованием и потребует начисления «компенсирующих» налоговых обязательств по п. 198.5 НКУ (как нехозяйственное использование). Но тут однозначно не будет операции реализации горючего.

А вот в ситуации, когда договора ссуды или аренды нет, но у предприятия есть доказательства, что личный автомобиль использовался в служебных целях, то ситуация с «перерасходованием» топлива не столь однозначна.