Несмотря на то, что формы путевых листов отменены и не являются обязательными для использования предприятиями (см., в частности, определение ВАСУ от 21.09.2017 г. № К/800/34426/16), для списания топлива все равно нужен документ, который будет фиксировать «работу» автомобиля и потребление им ГСМ.
В своих разъяснениях в качестве документа, подтверждающего расходование ГСМ, налоговики хотят видеть первичный документ, являющийся по своей природе аналогом путевого листа (см. письмо ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15, письмо Мининфраструктуры от 23.04.2013 г. № 4492/25/10-13).
При этом отметим, что налоговики (см., в частности, письмо ГФСУ от 02.11.2015 г. № 23178/6/99-99-19-02-02-15) говорят о том, что субъекты хозяйствования могут использовать удобную форму первичного документа, (1) утвержденную приказом об учетной политике предприятии, (2) при условии наличия всех реквизитов первичного документа, сведений в нем о хозяйственной операции и подтверждения ее осуществления.
Правда, на наш взгляд, саму форму такого первичного документа — аналога путевого листа можно утвердить обычным приказом по предприятию, а не приказом об учетной политике.
А в учетной политике прописать, что списание ГСМ осуществляется на основании формы документа, утвержденной предприятием.
Теперь перейдем непосредственно к вашим вопросам.
Обязательно ли указывать маршрут поездок в путевом листе? Отметим, что и налоговики, и суды указывают на то, что первичный документ — аналог путевого листа должен содержать обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Поэтому если в документе не заполнены некоторые реквизиты, но обязательные реквизиты заполнены, такой первичный документ нельзя признавать недействительным.
При этом, к примеру, такой обязательный реквизит первичного документа, как «содержание и объем хозяйственной операции», а именно то, какую детализацию он должен давать, — это предмет суждений.
Судебная практика свидетельствует о том, что налоговики «критично» относятся к путевым листам, не позволяющим идентифицировать направление использования указанного топлива в хозяйственной деятельности — в которых отсутствуют точные маршруты движения транспортных средств, время работы, показатели спидометров, марки горючего, подписи ответственных лиц и т. д. (см., к примеру, постановление Хмельницкого окружного админсуда от 16.11.2015 г. по делу № 822/6023/15).
Следует отметить, что факт «хозяйственности» операции по-прежнему важен и для НДС-учета. Налоговый кредит с приобретенных ГСМ, которые были использованы не в хоздеятельности, нужно будет по правилам компенсировать путем начисления налоговых обязательств по п. 198.5 НКУ. А значит, предприятию нужно иметь доказательства, что поездка была связана с хоздеятельностью. Доказать это как раз и позволяет указание маршрута поездки.
Поможет ли в этом случае приказ, который содержит требование, что автомобиль может использоваться только в хоздеятельности (для исполнения работником своих трудовых обязательств)? На наш взгляд, это не «железное» доказательство «хозяйственного» использования. Ведь наличие такого приказа не гарантирует, что фактически авто не использовалось для каких-то других целей. Поэтому, по нашему мнению, в путевом листе (в документе — аналоге путевого листа) лучше указывать маршрут поездок. Либо тогда можно иметь другие документы, подтверждающие, куда ездил автомобиль, — например, маршрутные листы.
Если вы можете подтвердить маршрут поездки другими документами, то в путевом листе его можно и не указывать.
Можно ли составлять путевой лист только раз в месяц? Ранее действующая Инструкция № 74* требовала путевой лист служебного автомобиля оформлять только на один рабочий день (смену) и выдавать его при условии сдачи водителем путевого листа за прошедший день работы. На сегодняшний день эти требования отменены. А значит, в принципе, ничто не мешает предприятию составлять путевые листы и реже, к примеру, раз в неделю или раз в месяц.
* Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 17.02.98 г. № 74 (утратила силу).
Но! Если вы выбираете такой вариант оформления путевого листа, то стоит помнить, что просто «общей суммой» за месяц указать показания спидометра на начало месяца, на конец и вывести общий пробег за месяц и общие расходы топлива будет неправильно. По крайней мере, при таком подходе стоит быть готовым спорить с налоговиками за подтверждение расходования ГСМ.
Такой «месячный» путевой лист, считаем, должен все равно заполняться ежедневно, и в нем должны отражаться в разрезе каждого дня (ежедневные) данные спидометра (при выезде и заезде), маршрут, общий пробег автомобиля за день, расход топлива за день.
Месячный путевой лист все равно должен фиксировать ежедневные расходы ГСМ.
Обязательно ли в путевом листе делать отметки о медосмотре водителей? В п. 4.6 Положения № 65/80** указано, что результаты проведенного предрейсового и послерейсового медосмотров вносятся в Журнал ежесменного предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителей (приложение 3 к Положению № 65/80). При наличии путевого листа медицинский работник делает в нем запись о результате контроля за состоянием здоровья водителя автотранспортного средства.
** Положение о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств, утвержденное приказом МОЗ и МВД от 31.01.2013 г. № 65/80.
Но учитывая, что:
— во-первых, первичен все же факт фиксирования медосмотра в Журнале, а не в путевом листе (о второстепенности этих данных в путевом листе свидетельствуют слова «при наличии путевого листа»);
— во-вторых, путевые листы как таковые не обязательны для применения,
то фиксировать факт прохождения медосмотра водителей в документе — аналоге путевого листа, разработанном на предприятии, не обязательно.
То есть можно даже не предусматривать такой реквизит в своем разработанном путевом листе.
