Главный бухгалтер — наемный работник предприятия. Порядок смены данных о нем немного сложнее, чем для обычных сотрудников. Ведь главбух подписывает отчетность, первичку и т. д. Также сведения о нем фигурируют в Едином банке данных о юрлицах у налоговиков.
Директор — тоже работник особенный. Он подписывает договоры, отчетность и прочую первичку. Его данные светятся не только у налоговиков (в Едином банке данных о юрлицах), но и в ЕГР*. Внимание: мы не рассматриваем здесь ситуацию, когда директор является еще и учредителем.
* Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.
Теперь по поводу процедуры. Всего, что связано с трудовыми отношениями, мы в этой статье обсуждать не будем**. Сосредоточимся на отношениях с контролирующими органами и банками. Обратите внимание: многие из этапов операции «смена Ф. И. О.» в отношении директора и бухгалтера схожи. Но, безусловно, есть и отличия.
** Здесь будут действовать правила как для обычных работников. Подробнее об этом — в статье «Кадровая азбука»: если работник поменял Ф. И. О.» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 32).
Этап 1. Вносим изменения в ЕГР
Главный бухгалтер. Для него этот этап не актуален. Поэтому если на вашем предприятии меняются Ф. И. О. у главбуха, то можете эту часть статьи пропустить 
.
Директор. Как мы сказали выше, директор фигурирует в информации о юрлице, содержащейся в ЕГР. Для того чтобы внести изменения в этот реестр, нужно обратиться к госрегистратору или нотариусу. Вам понадобятся такие документы:
— заявление (форма 3***);
*** Форма заявления утверждена приказом Минюста от 18.11.2016 г. № 3268/5.
— решение общего собрания участников (акционеров) о внесении изменений в информацию о юрлице (нотариально заверенная копия или оригинал);
Подписи на этом решении удостоверяются нотариально (п. 6 ч. 1 ст. 15 «госрегистрационного» Закона Украины от 15.05.2003 г. № 755-IV).
— квитанция об уплате админсбора: 580 грн. (ст. 36 того же Закона).
Этап 2. Уведомляем налоговиков
Директор. Данные о новом Ф. И. О. директора автоматически попадают в Единый банк данных о юрлице. Поэтому уведомлять налоговиков по поводу смены фамилии юридическому лицу нет необходимости.
Главный бухгалтер. Данных о главном бухгалтере в ЕГР, как известно, нет. Поэтому к фискалам может попасть информация о нем только от юридического лица.
Для этого нужно подать заявление по форме № 1-ОПП с отметками «Зміни», «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».
Срок для подачи: 10 календарных дней с момента смены фамилии. Как мы сказали выше, главбух такой же наемный работник. А значит, в случае смены Ф. И. О. он обязан сообщить об этом своему работодателю. Поэтому, по нашему мнению, 10 дней должны отсчитываться с момента, когда на предприятие поступило заявление о смене фамилии с копиями подтверждающих этот факт документов.
К заявлению в налоговую по форме № 1-ОПП также прилагаются подтверждающие документы (п.п. 66.1.3 НКУ, 119.06 ЗІР). Конкретный их перечень нигде не значится. В этом случае, как правило, подают:
— копию паспорта и идентификационного кода главного бухгалтера;
— копию приказа по предприятию о внесении изменений в информацию о главном бухгалтере.
Особенности заполнения ф. № 1-ОПП. Заполняются только такие разделы:
— 1 — «Податковий номер»;
— 2 — «Повне найменування українською мовою»;
— 4 — «Найменування контролюючого органу, до якого подається заява»;
— 10 — «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)».
К слову, форму № 1-ОПП может заменить заявление по форме № 1-ПДВ (п. 9.3 Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588). Так, если после смены фамилии главбуха предприятие регистрируется плательщиком НДС, то заявление по форме № 1-ОПП подавать уже не нужно.
Но это только в том случае, если налоговики все-таки зарегистрируют вас плательщиком НДС.
Обратите внимание: если предприятие на момент смены фамилии главным бухгалтером является плательщиком НДС, то подавать заявление по форме № 1-ПДВ не нужно. Дело в том, что плательщик обязан подать заявление по форме № 1-ПДВ для перерегистрации в случае, если есть расхождения или ошибки в записях Реестра плательщиков НДС (п. 183.15 НКУ). Но данные о главном бухгалтере в Реестр плательщиков НДС не вносятся (см. п. 2.2 Положения о регистрации плательщиком НДС, утвержденного приказом Минфина от 14.11.2014 г. № 1130).
Последствия неподачи заявления по ф. № 1-ОПП. За неподачу заявления по форме № 1-ОПП грозит штраф в размере 510 грн., а за повторное нарушение — 1020 грн. (п. 117.1 НКУ).
Кроме того, могут возникнуть проблемы с подачей отчетности. А если после увольнения предыдущий главбух подписывал НН, то они будут признаны недействительными со всеми вытекающими последствиями 
.
Этап 3. Получаем новую электронную подпись
На этом этапе нужно аннулировать ключи, выданные на старую фамилию главного бухгалтера/директора и получить новые.
Для этого необходимо обратиться в один из аккредитованных центров сертификации ключей (АЦСК).
Главный бухгалтер. Договор о признании электронных документов с налоговиками продолжает действовать. То есть после формирования ключей для нового главного бухгалтера направлять новое заявление о присоединении к этому договору не нужно.
Директор. После внесения изменений в ЕГР по поводу директора договор о признании электронных документов с налоговиками прекращает свое действие. То есть при замене директорских ключей вам нужно будет направить новое заявление о присоединении к этому договору.
Директор & главный бухгалтер. Что касается Госстата, ПФУ и Фонда социального страхования Украины, то в эти органы необходимо направить заявление о регистрации ЭЦП.
Единственная проблема на этом этапе — защищенный носитель (токен). Формально для электронного общения, как минимум с налоговиками, нужно, чтобы ключи хранились на защищенном носителе. Хотя здесь не все так однозначно. Тем не менее АЦСК продолжают генерировать ключи на обычных носителях (флешках, дисках и т. д.). Даже АЦСК при ГФСУ пока так поступает. Связано это с тем, что производители не справляются со спросом. Поэтому и выходит, что токен обязателен и не обязателен одновременно.
Этап 4. Уведомляем банк
На этом этапе правила одинаковы как для директора, так и для главного бухгалтера. Обратите внимание: требование о подаче нотариально заверенной карточки с образцами подписей отменено. Также теперь не существует понятий первой и второй подписи.
Но в банк обратиться все-таки придется. Согласно п. 9 разд. І Инструкции № 492**** в банк подается/направляется обновленный перечень распорядителей счетом.
**** Утверждена постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492.
Подавать такой перечень можно как в бумажном, так и в электронном виде. Порядок подачи/направления перечня распорядителей счетом устанавливается внутренними документами банка.
Также банки могут закреплять определенную форму этого документа. Если банк этого не сделал, то перечень может предоставляться в свободной форме (письмо НБУ от 07.02.2019 г. № 57-0007/7109).
На то, какая информация должна содержаться в перечне, указал НБУ в своем письме от 06.05.2019 г. № 57-0007/24014 (ср. ). Этот документ должен содержать: Ф. И. О. распорядителя(ей) счетом, его (их) собственноручную(ые) подпись(и).
