Работник через несколько месяцев выходит на пенсию. Обязан ли работодатель до этого момента (выхода на пенсию) отсканировать трудовую книжку работника и передать сведения в ПФУ?
Таких требований в законодательстве нет.
Для полного перехода на учет трудовой деятельности в электронной форме законодатель отвел 5 лет — до 10.06.2026 г. В течение этой пятилетки работодатели или работники сами за себя могут передавать Пенсионному фонду отсутствующие сведения о трудовой деятельности в электронной форме. Сделать это можно через веб-портал электронных услуг ПФУ portal.pfu.gov.ua.
Каких-либо исключений, касающихся, в частности, «ускоренной» передачи сведений о трудовой деятельности для лиц предпенсионного возраста Закон № 1217* не предусматривает.
Представители ПФУ или работник могут попросить работодателя передать такие сведения. Работодатель, со своей стороны, может пойти им навстречу.
Работник устроился на новое место работы. Предыдущий работодатель уже отсканировал и передал в ПФУ сведения из трудовой книжки. Надо ли новому работодателю или самому работнику повторно сканировать и передавать всю трудовую книжку или только новые сведения о работе?
Если работник устраивается на работу 10.06.2021 г. и позже, руководствуемся уже новыми правилами. И эти правила не обязывают работника при трудоустройстве предоставлять именно бумажную трудовую книжку, а дают ему право выбора: подать работодателю либо бумажную трудовую (при ее наличии), либо сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц.
Другое дело, что сведения о трудовой деятельности поступают в ПФУ из приложения 5 Объединенного НДФЛ/ВС/ЕСВ-отчета. А он ежеквартальный. Поэтому о «трудовых новостях» пенсионщики узнают с опозданием. И для нового работодателя сведения, полученные работником в ПФУ, могут оказаться неактуальными. Именно по этой причине при оформлении на новое место работы может быть целесообразным предоставление еще бумажной трудовой книжки.
Если работник устраивается на основное место работы и при этом не предоставляет трудовую книжку, а в сведениях о трудовой деятельности еще нет данных об увольнении с предыдущего места работы, вы можете попросить работника предоставить вам копию приказа об увольнении.
Помните: даже если работник при трудоустройстве предоставит работодателю трудовую книжку, работодатель знакомится с ее содержанием и возвращает работнику.
Трудовые книжки работников, принятых на работу начиная с 10.06.2021 г., работодатель у себя не хранит.
Все записи о приеме на работу, переводе, увольнении в бумажную трудовую работодатель вносит только по требованию работника.
Что касается сканирования трудовой книжки и передачи сведений в ПФУ, то, по замыслу законодателя, это достаточно сделать один раз.
В ситуации, когда предыдущий работодатель не сканировал трудовую книжку работника и в ПФУ ничего не передавал, задача по передаче в ПФУ недостающих сведений о трудовой деятельности ложится на плечи самого работника. Новый работодатель сканировать трудовую книжку работника и передавать данные пенсионщикам не обязан. Хотя при желании, конечно, может помочь работнику это сделать.
Если трудовая книжка уже была отсканирована и передана в ПФУ предыдущим работодателем, дополнительно сканировать и передавать данные о приеме на новое место работы не нужно. Эти данные ПФУ получит из уведомления о приеме на работу и отчетности нового работодателя.
Как новый работодатель после 10.06.2021 г. может узнать, была ли трудовая книжка работника ранее оцифрована?
Бумажные трудовые книжки работников, принятых на работу 10.06.2021 г. и позднее, хранятся у самих работников. Поэтому работник может сам предоставить необходимые сведения Пенсионному фонду.
Работодателю нет необходимости узнавать, была ранее оцифрована трудовая книжка работника или нет.
Не совсем понятно, какие именно сведения передавать в ПФУ: только данные из трудовой книжки или также те данные, которые включаются в стаж, но не внесены в трудовую (служба в армии, обучение и т. д.).
С 23.07.2021 г. заработал Порядок № 11-1**, который определяет механизм передачи в ПФ сведений о трудовой деятельности в электронной форме. Так, п. 5 этого документа говорит о сканировании не только страниц трудовой книжки, но и документов о стаже, определенных Порядком № 637***. Среди них, в частности, документы, подтверждающие прохождение воинской службы (военные билеты, справки) и периоды обучения (дипломы, удостоверения, свидетельства и т. д.).
В п. 6 Порядка № 11-1 также сказано о том, что электронная запись с перечнем сведений о трудовой деятельности включает в себя в том числе сведения о периодах работы, обучения, практики, службы, ухода, безработицы, стажировки, отношений по договорам гражданско-правового характера, исправительных работ, совместительства. Соответственно каждый такой период должен быть подтвержден документами с указанием их видов, номеров и дат.
Таким образом, если работник предоставил работодателю такие документы, работодатель может их отсканировать и передать соответствующие сведения в ПФУ. В противном случае работник самостоятельно собирает все необходимые документы, сканирует и передает пенсионщикам через личный кабинет на портале ПФУ.
Надо ли ФЛП сканировать и передавать свою трудовую книжку в ПФУ?
Как известно, ФЛП сам на себя трудовую книжку не ведет (периоды предпринимательской деятельности в трудовую книжку не записываются). Но если ФЛП одновременно является наемным работником или работал по трудовому договору раньше, то периоды работы должны быть зафиксированы в трудовой книжке.
Работодатель-юрлицо, скорее всего, самостоятельно передаст сведения из трудовой книжки в ПФУ, поскольку трудовые книжки работников, принятых на работу до 10.06.2021 г., хранятся именно у работодателя.
Если ФЛП устроился на работу по трудовому договору 10.06.2021 г. и позже или является наемным работником другого ФЛП, то трудовая книжка должна храниться у него и, соответственно, передавать в ПФУ сведения о своей трудовой деятельности ФЛП будет сам.
С 10.06.2021 г. не получается внести записи о приеме работника на работу / увольнении с работы на портале ПФУ. Что делать?
Никаких записей о приеме работника на работу, переводе или увольнении с 10.06.2021 г. вносить через портал Пенсионного фонда не нужно. Эти данные пенсионщики получают из приложения 5 (Д5) Объединенного НДФЛ/ВС/ЕСВ-отчета.
Возможно, в дальнейшем в этом плане произойдут какие-то изменения. Поскольку этот отчет подается раз в квартал, за счет чего серьезно страдает оперативность данных. Но пока порядок и очередность подачи текущих сведений для формирования электронной трудовой книжки на нормативном уровне не определены.
Работник увольняется в августе 2021 года. Трудовая книжка еще не отсканирована. Как быть: уволить работника, а потом передать скан-копию трудовой или передать сканы без записи об увольнении?
Начнем с того, что законодательство не обязывает работодателя сканировать и передавать сведения о трудовой деятельности работника до момента увольнения.
Смотрим п. 2 разд. II Закона № 1217. Согласно этой норме работнику, с которым трудовой договор был заключен до 10.06.2021 г. и который увольняется до завершения процедуры включения в реестр застрахованных лиц отсутствующих сведений о трудовой деятельности, в день увольнения работодатель выдает надлежащим образом оформленную трудовую книжку. Ну и, конечно же, не забываем выдать копию приказа об увольнении. Этого требует ст. 47 КЗоТ.
В данной ситуации работодатель поступает на свое усмотрение: либо сканирует трудовую книжку работника (с записью об увольнении или без таковой), либо выдает трудовую книжку на руки работнику, а тот уже самостоятельно передает данные из нее в ПФУ.
Надо ли сканировать и передавать в ПФУ сведения из трудовой книжки работника, который уже является пенсионером?
Никаких исключений касательно работающих пенсионеров законодательством не предусмотрено. Однако в устных разъяснениях специалисты Пенсионного фонда говорят о том, что на пенсионеров подавать данные не нужно.
Но хотелось бы официальных разъяснений.
