Темы статей
Выбрать темы

Как предоставлять электронные документы для проверки налоговикам?

Сумцова Ольга, налоговый эксперт
Электронные первичные документы постепенно вытесняют «бумажную» первичку. Но работа с электронными документами вызывает и новые вопросы. Как налоговики проверяют такие документы? Нужно ли их будет распечатывать для налоговиков? Разберемся с этими вопросами.

Сразу скажем: налоговиков электронными первичными документами не удивишь. Ряд предприятий уже прошли проверку с электронными первичными документами.

При этом подчеркнем: не стоит переживать, если у вас отсутствуют допсоглашение с контрагентом на электронную первичку или внутреннее положение об электронном документообороте. Это не может стать причиной, чтобы не признавать электронные документы. Главное, чтобы электронный документ: (1) был электронным в понимании Закона № 851* (т. е. содержал электронные подписи, которые придают электронному документу юридическую силу); (2) содержал обязательные реквизиты первичного документы из ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

* Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV.

Как предоставлять налоговикам электронные документы во время документальных проверок? Как показывает практика, пока налоговики при проверках просят предоставить им бумажные копии (распечатки) электронных документов. Поэтому учтите, что придется готовить копии электронных документов на бумаге.

Как отмечают налоговики, право получать копии первичных документов, которые являются предметом проверки, предусмотрено п. 85.4 НКУ. Да, в нем не сказано, что это должны быть именно бумажные копии. Но требование о предоставлении именно бумажных копий электронных документов по требованию проверяющих содержится в ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете.

Изготовить эти бумажные копии предприятие должно за собственный счет (ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете).

Что представляет собой копия электронного документа на бумаге? Согласно ст. 7 Закона № 851 копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное предоставление электронного документа на бумаге, удостоверенное в порядке, установленном законодательством. Что это означает? Вам необходимо распечатать электронный документ. Причем документ должен быть в формате, который удобен для восприятия этого документа. Например, это может быть PDF-формат, который включает информацию об электронных подписях. Далее проставляем на нем — «Паперова копія електронного документа». И удостоверяем как обычную копию словами «Згідно з оригіналом» (без кавычек), указываем название должности, личную подпись лица, удостоверяющего копию, его имя и фамилию (например, Иван МЕЛЬНИК), дату.

Естественно, налоговики могут потребовать и доступ к оригиналам (т. е. электронной версии) документов. Поэтому нужно обеспечить сохранность именно электронной версии документа в течение срока установленного законом. Хранение распечаток будет недостаточным**.

** См. также статью «Электронный документооборот: «горячие» вопросы» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 35).

Напомним, что для электронных первичных документов сроки их хранения аналогичны срокам хранения «бумажных» документов.

К сведению крупных налогоплательщиков! Наверное, вы знаете, что согласно п. 85.2 НКУ крупные налогоплательщики во время проверки на запрос контролирующего органа обязаны предоставлять налоговикам в электронной форме «копии документов, которые создаются в электронной форме, по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов». Причем предоставить эту информацию нужно в срок не позднее 2 рабочих дней, следующих за днем получения запроса.

Раньше предоставление этой информации тормозило отсутствие утвержденного электронного формата подачи информации в электронном виде. Так, п. 85.2 НКУ было установлено: «в случае неустановления электронного формата и порядка предоставления такой информации налогоплательщик освобождается от обязанности предоставления ее в электронной форме».

Но с 27.08.2021 г. (через 9 месяцев со дня официального опубликвания) вступил в силу приказ Минфина от 15.09.2020 г. № 561 (ср. ). Этот документ устанавливает, что электронные документы (информация) крупным налогоплательщиком предоставляются в формате XML в виде стандартного аудиторского файла (SAF-T UA). Структура этого файла приведена в приложении к приказу.

Аудиторский файл (SAF-T UA) представляет собой электронный файл стандартизированной структуры, который содержит экспортированные из исходной системы учета данные о наличии и состоянии активов, собственного капитала и обязательств, а также информацию относительно изменений в финансово-хозяйственном состоянии субъекта хозяйствования за определенный период.

Структура файла SAF-T UA предусматривает предоставление, в частности:

— учетной политики предприятии;

— оборотно-сальдовых ведомостей по счетам; бухгалтерских проводок;

— информации по контрагентам;

— информации о характеристике продукции (товара/работы/услуги), выпускаемой предприятием;

— данных аналитического учета про продажам и закупкам и пр.

При этом аудиторский файл SAF-T UA плательщик обязан предоставить только в случае получения соответствующего запроса контролирующего органа на его предоставление.

Подавать файл налоговикам нужно будет средствами телекоммуникационной связи.

Пока что это все находится в тестовом режиме. Но нужно быть готовым к подаче таких электронных файлов (см. письмо ГНС от 21.07.2021 г. № 2855/ІПК/99-00-07-08-01-06).

Приказом № 561 также предусмотрено, что контролирующие органы могут потребовать во время проверки предоставить им доступ к электронным документам (информации) крупного налогоплательщика по месту нахождения налогоплательщика и его подразделений (при проведении документальных выездных проверок).

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше