ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» вступил в силу 1 сентября 2021 года (на смену ДСТУ 4163:2003).
Стандарт распространяется на всех юридических лиц. ФЛП, считаем, тоже нужно его применять — с учетом принципа из ст. 51 ГКУ.
Как указано в стандарте, его требования касаются:
— организационных (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т. п.);
— распорядительных (постановления, решения, приказы);
— информационно-аналитических (акты, справки, служебные записки, пояснительные записки, служебные письма и т. п.) документов, создаваемых в результате деятельности предприятий.
А значит, названную документацию, включая и все кадровые документы, предприятие должно вести, ориентируясь на этот стандарт.
Новым ДСТУ определено, что он распространяется на документы независимо от носителя информации (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020). То есть его требования касаются и электронных документов.
ДСТУ 4163:2020 устанавливает 32 реквизита организационно-распорядительных документов. Для документов, которые создают юрлица, обязательными являются следующие реквизиты (4.4 ДСТУ): наименование юридического лица (04), название вида документа (09) (не указывают в письмах), дата документа (10), регистрационный индекс документа (11), заглавие к тексту документа (19), текст документа (20), подпись (для электронных документов — электронная подпись или электронная печать в случае отсутствия электронной подписи) (22).
Что изменилось?
Самое существенное — изменения в расшифровке подписи. Реквизит «подпись» теперь включает такие элементы: наименование должности, личная подпись, собственное имя и фамилия. То есть теперь в расшифровке подписи должны фигурировать не инициалы и фамилия подписывающего лица, а указывается его «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ». Причем ФАМИЛИЮ указываем прописными (большими) буквами (формат — Іван ЮЩЕНКО) (5.22 ДСТУ 4163:2020).
«Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ» вместо инициалов и фамилии теперь указываются и в реквизитах: (15) «Адресат»; (16) «Гриф затвердження документа»; (17) «Резолюція»; (26) «Відмітка про засвідчення копії документа»; (28) «Відмітка про ознайомлення з документом»; (29) «Відмітка про виконання документа» (см. таблицу).
| Было (ДСТУ 4163:2003) | Стало (ДСТУ 4163:2020) |
| «Підпис» (5.22 ДСТУ 4163:2020) | |
| Должность, подпись, инициал(ы), фамилия Пример: Директор підпис І. П. Ющенко | Должность, подись, собственное имя и фамилия Пример: Директор Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО |
| «Адресат» (5.15 ДСТУ 4163:2020)* | |
| Должность, фамилию, инициал(ы) адресата указывают в дательном падеже Пример: Директору УНДІАСД Ющенку І. П. | Должность, собственное имя и фамилию адресата указывают в дательном падеже Пример: Директору УНДІАСД Івану ЮЩЕНКУ |
| * А вот в примере оформления заявления о приеме на работу, приведенном в приложении «В» к ДСТУ 4163:2020 (пример В.4), реквизит «адресат» заполнен почему-то без учета новых требований | |
| «Гриф затвердження документа» (5.16 ДСТУ 4163:2020) | |
| Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» (без кавычек), наименование должности, подпись, инициал(-ы) и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения Пример: ЗАТВЕРДЖУЮ Директор УНДІАСД Підпис І. П. Ющенко 07.03.2001 | Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», наименование должности, личная подпись, собственное имя, фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения Пример: ЗАТВЕРДЖУЮ Директор УНДІАСД Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО 01.09.2021 |
| «Резолюція» (5.17 ДСТУ 4163:2020) | |
| Фамилии исполнителя (ей) в дательном падеже, содержание поручения, срок выполнения, личная подпись руководителя, дата Пример: Ющенку І. П. Прошу підготувати пропозицію про постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2001 Підпис 15.08.2001 | Фамилия(-и), собственное(-ые) имя(-ена) испонителя(-ей) в дательном падеже, содержание поручения, срок выполнения, личная подпись руководителя, дата Пример*: ЮЩЕНКУ Івану Прошу підготувати проєкт договору про постачання газу до 25.05.2019 Особистий підпис 01.09.2021 |
| * Из примера заполнения этого реквизита, приведенного в стандарте, не следует, что фамилия должна указываться большими букавами. Но, по логике, и здесь фамилию нужно указывать большими буквами. | |
| «Віза (внутрішнє погодження) документа» (5.24 ДСТУ 4163:2020) | |
| Наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, визирующего документ, дата завизирования Пример: Начальник юридичного відділу Підпис І. П. Ющенко 18.09.2001 | Наименование должности (при необходимости), личная подпись, собственное имя и фамилия лица, визирующего документ, дата визирования Пример: Начальник юридичного відділу Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО 01.09.2021 |
| «Відмітка про засвідчення копії документа» (5.26 ДСТУ 4163:2020) | |
| Слова «Згідно з оригіналом» (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, удостверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата удостоверения копии Пример: Згідно з оригіналом Секретар Підпис І. П. Ющенко 26.06.2001 | Слова «Згідно з оригіналом» (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, удостверяющего копию, его собственное имя и фамилия, дата удостоверения копии Пример: Згідно з оригіналом Секретар Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО 01.09.2021 |
| «Відомості про виконавця документа» (5.27 ДСТУ 4163:2020) | |
| Фамилия или фамилия, имя и отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона Пример: Іваненко 556 07 24 Іваненко Петро Михайлович 556 07 24 | Фамилия и собственное имя исполнителя документа, номер его служебного телефона Пример: Федорчук Василь 123 45 67 Во внутренних документах допустимо указывать только фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона |
| «Відмітка про ознайомлення з документом» (5.28 ДСТУ 4163:2020) | |
| Этот реквизит не предусматривался | Слова «З документом ознайомлений(-а, -і)» (без кавычек), личная(-ые) подпись(-и), собственное (-ые) имя(имена), дата, которую каждый работник собственноручно проставляет при ознакомлении Пример: З наказом ознайомлений: Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО 01.09.2021 |
| «Відмітка про виконання документа» (5.29 ДСТУ 4163:2020) | |
| Слова «До справи», номер дела, в котором документ будет храниться, дату направления документа в дело, наименование должности и подпись исполнителя Пример: До справи № 03-4 Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03-12/113 Посада І. П. Ющенко Дата | Слова «До справи» (без кавычек), номер дела, в котором документ будет храниться, ссылки на дату и регистрационный индекс документа, удостоверяющего выполнение, наименование должности, личная подпись, собственное имя и фамилия ответственного лица, дата оформления отметки Пример: До справи № 01-10 Лист-відповідь від 25.05.2019 № 01-10/01/123 Секретар Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО Дата |
.Наименование предприятия. Указывается ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (7.4 ДСТУ 4163:2020). Допустимо использовать полужирный прямой шрифт (7.2 ДСТУ 4163:2020).
Наименование юридического лица должно соответствовать полному наименованию, указанному в положении (уставе) о юридическом лице. Ниже полного наименования (отдельной строкой в центре) размещают сокращенное наименование юридического лица, если оно официально зафиксировано в положении (уставе).
Сокращенное наименование приводят в скобках или без них.
Пример:
| ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ФАКТОР-МЕДІА» (ТОВ «ФАКТОР-МЕДІА») |
Название вида документа. Указывается прописными буквами (ЗАЯВА, НАКАЗ и т. п.). Допустимо использовать полужирный прямой шрифт (7.2 ДСТУ 4163:2020). В письмах название вида документа не указывается.
Регистрационный индекс документа. Уточнено, как именно он должен формироваться. Он состоит из (1) порядкового номера документа в пределах группы регистрируемых документов и (2) дополняется индексами, которые применяет предприятие, в частности индексом номенклатуры дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, которые рассматривают или подписывают документ, исполнителей, вопросов деятельности которых касается документ.
Пример:
| 123/01-10 |
Дата документа. Допускаются цифровой и словесно-цифровой формат заполнения даты. Словесно-цифровой используется, если документ содержит сведения финансового характера.
| Цифровой | 07.07.2019 Допускается вариант: 2001.01.15 (в основном для иностранной переписки) | Точку в конце даты не ставят. Если число месяца содержит одну цифру, обязательно ставим впереди ноль (например, 07) |
| Словесно-цифровой | 07 грудня 2019 року или 07 грудня 2019 р. | Если число месяца содержит одну цифру, обязательно ставим впереди ноль |
В разных реквизитах одного документа дата может быть оформлена как словесно-цифровым способом, так и цифровым.
Реквизиты почтового адреса. Указывают в такой последовательности: название улицы, номер дома, номер корпуса или офиса (при необходимости), название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.
Если местонахождение юрлица отличается от адреса фактического осуществления деятельности, в справочных данных допустимо указывать два адреса: юридический (указанный в ЕГР) и фактический (для переписки).
Место составления документа. Указывают на всех документах, кроме писем. В ДСТУ указано, что место составления документа должно соответствовать наименованию населенного пункта согласно ДК 014-97.
Хотя Госстат обращал внимание на то, что этот классификатор уже утратил свою актуальность. Теперь действует Кодификатор административно-территориальных единиц и территорий территориальных громад (далее — КАТЕТТГ), утвержденный приказом Минрегиона от 26.11.2020 г. № 290. Поэтому ориентироваться нужно на него.
Примеры: (1) м. Харків; (2) Київ.
В случае указания в этом реквизите столицы «Киев» сокращение «м.» не применяют.
При этом не совсем понятно, как после введения КАТЕТТГ указывать наименования таких населенных пунктов, как поселок городского типа, поселок, село. В частности, нужно ли указывать название территориальной громады, к которой относится населенный пункт. Поскольку в одном районе может быть несколько населенных пунктов с одинаковым названием, как представляется, наименование села/поселка должно заполняться, например, так:
с. Веселівка Дмитрівської територіальної громади Кропивницького району Кіровоградської області.
Подписание документа в случае отсутствия должностного лица. В таком случае документ подписывает заместитель такого должностного лица или другое лицо, исполняющего его обязанности. При этом указывается фактическая должность, собственное имя и фамилия лица, которое подписало документ.
Слова «Виконувач обов’язків» или «В. о.» к наименованию должности руководителя юридического лица добавляют только в случае его замещения на основании распорядительного документа.
Неправильный вариант:
В случае отсутствия должностного лица, которое указано в документе, при невозможности перепечатать документ, в документ вносят исправления рукописным или машинописным способом:
Оттиск печати. Проставляют так, чтобы он охватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не личную подпись должностного лица, или в специально предназначенном для этого месте с отметкой «МП».
Отметка о наличии экземпляра с бумажным (электронным) носителем информации. Это касается документов длительного (более 10 лет) хранения. Такие документы не могут создаваться только в электронной форме (обязательно их дублирование в бумажной форме). В случае создания экземпляра электронного документа с бумажным носителем информации на нем проставляют штрихкод или QR-код, который содержит: сокращенное наименование юридического лица, дату регистрации, регистрационный индекс. QR-код также должен содержать сведения о подписанте электронного документа или наложении электронной печати, а именно: фамилию, имя, отчество подписанта или наименование юридического лица (для электронной печати), номер сертификата и срок его действия. Кроме того, QR-код дополнительно должен содержать даты наложения квалифицированных электронных подписей и печатей на электронный документ, которые берут из квалифицированных электронных отметок времени.
Печатание документов длительного хранения. Тексты документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения печатают на одной стороне листа. Документы временного срока (до 10 лет включительно) хранения можно печатать на лицевой и оборотной стороне листа.
По ДСТУ 4163:2003 на одном листе можно было печатать документы со сроком хранения до 5 (а не 10) лет.
Размеры отступов от левого поля документов. Для: абзацев в тексте — 10 мм (вместо 12,5 мм); реквизита «Адресат» — 90 мм (вместо 92 мм); реквизита «Гриф затвердження» — 100 мм (вместо 104).
ТОП-вопросы, связанные с ДСТУ 4163:2020
Обязателен ли ДСТУ 4163:2020?
В Законе Украины «О стандартизации от 05.06.2014 г. № 1315-VII указано, что
«национальные стандарты применяются на добровольной основе, кроме случаев, если обязательность их применения установлена нормативно-правовыми актами».
ДСТУ 4163:2003 был обязательным. На обязательность его применения, в частности, указывали Правила деловодства № 1000/5 (утверждены приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5), которые обязательны для применения всеми юридическими лицами. Поэтому, по логике, и стандарт, который пришел ему на смену, — ДСТУ 4163:2020 — тоже является обязательным. Хотя, пока не будут внесены изменения в нормативно-правовые акты, в те же Правила № 1000/5 и не будет прописано прямое упоминание о новом ДСТУ 4163:2020, обязательность его применения не столь очевидна.
Как быть с типовыми формами документов?
Если используете типовые формы документов, то пока не будут внесены изменения в эти формы документов, на наш взгляд, следует оформлять реквизит «підпис» в том формате, который указан в типовой форме (т. е. с инициалами).
А если использовать самостоятельно разработанные формы типовых документов? Самостоятельно разработанные формы типовых документов должны содержать все реквизиты типовой формы. Но если утвердите свою форму типового документа с форматом подписи согласно ДСТУ 4163:2020 — этот вариант оформления тоже будет правильным.
Какова ответственность за несоблюдение ДСТУ?
Если вы, например, будете подавать иск в суд, заверив копии документов не в соответствии с требованиями ДСТУ, то иск могут не принять. А вот, юридическая сила документа, только по той причине, что, например, такой реквизит, как «підпис», будет оформлен в «старом» формате (с указанием инициалов), ставится под сомнение не может.
Распространяется ли ДСТУ на бухпервичку?
Формально — нет. Так как требования к оформлению бухпервички установлены Законом о бухучете. Но с другой стороны — в каком формате указывать, например, такой реквизит, как «дата складання», или как именно должен заполняться реквизит «особистий підпис», Закон о бухучете не определяет. Поэтому, по всей видимости, тут тоже придется ориентироваться на ДСТУ. В частности, подписи на документе тоже, очевидно, целесообразно проставлять в формате «Власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ».
Но даже если первичный документ будет заполнен в «старом оформлении», это никак на его действительность не влияет.
