Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Новый ДСТУ 4163:2020 по оформлению документов: обзор новшеств

Казанова Марина, налоговый эксперт, CAP
Бухгалтер 911 Сентябрь, 2021/№ 37
В избранном В избранное
Печать
Одна из самых горячих новостей сентября — вступление в силу нового стандарта по оформлению документов: ДСТУ 4163:2020. В прошлом номере мы информировали об этой новости. А в этой статье уже более детально проанализируем новшества, которые предусматривает этот стандарт.

ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» вступил в силу 1 сентября 2021 года (на смену ДСТУ 4163:2003).

Стандарт распространяется на всех юридических лиц. ФЛП, считаем, тоже нужно его применять — с учетом принципа из ст. 51 ГКУ.

Как указано в стандарте, его требования касаются:

— организационных (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т. п.);

— распорядительных (постановления, решения, приказы);

— информационно-аналитических (акты, справки, служебные записки, пояснительные записки, служебные письма и т. п.) документов, создаваемых в результате деятельности предприятий.

А значит, названную документацию, включая и все кадровые документы, предприятие должно вести, ориентируясь на этот стандарт.

Новым ДСТУ определено, что он распространяется на документы независимо от носителя информации (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020). То есть его требования касаются и электронных документов.

ДСТУ 4163:2020 устанавливает 32 реквизита организационно-распорядительных документов. Для документов, которые создают юрлица, обязательными являются следующие реквизиты (4.4 ДСТУ): наименование юридического лица (04), название вида документа (09) (не указывают в письмах), дата документа (10), регистрационный индекс документа (11), заглавие к тексту документа (19), текст документа (20), подпись (для электронных документов — электронная подпись или электронная печать в случае отсутствия электронной подписи) (22).

Что изменилось?

Самое существенное — изменения в расшифровке подписи. Реквизит «подпись» теперь включает такие элементы: наименование должности, личная подпись, собственное имя и фамилия. То есть теперь в расшифровке подписи должны фигурировать не инициалы и фамилия подписывающего лица, а указывается его «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ». Причем ФАМИЛИЮ указываем прописными (большими) буквами (формат — Іван ЮЩЕНКО) (5.22 ДСТУ 4163:2020).

«Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ» вместо инициалов и фамилии теперь указываются и в реквизитах: (15) «Адресат»; (16) «Гриф затвердження документа»; (17) «Резолюція»; (26) «Відмітка про засвідчення копії документа»; (28) «Відмітка про ознайомлення з документом»; (29) «Відмітка про виконання документа» (см. таблицу).

Было (ДСТУ 4163:2003)

Стало (ДСТУ 4163:2020)

«Підпис» (5.22 ДСТУ 4163:2020)

Должность, подпись, инициал(ы), фамилия

Пример:

Директор підпис І. П. Ющенко

Должность, подись, собственное имя и фамилия

Пример:

Директор Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

«Адресат» (5.15 ДСТУ 4163:2020)*

Должность, фамилию, инициал(ы) адресата указывают в дательном падеже

Пример:

Директору УНДІАСД

Ющенку І. П.

Должность, собственное имя и фамилию адресата указывают в дательном падеже

Пример:

Директору УНДІАСД

Івану ЮЩЕНКУ

* А вот в примере оформления заявления о приеме на работу, приведенном в приложении «В» к ДСТУ 4163:2020 (пример В.4), реквизит «адресат» заполнен почему-то без учета новых требований img 1.

«Гриф затвердження документа» (5.16 ДСТУ 4163:2020)

Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» (без кавычек), наименование должности, подпись, инициал(-ы) и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения

Пример:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор УНДІАСД

Підпис І. П. Ющенко

07.03.2001

Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», наименование должности, личная подпись, собственное имя, фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения

Пример:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор УНДІАСД

Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

01.09.2021

«Резолюція» (5.17 ДСТУ 4163:2020)

Фамилии исполнителя (ей) в дательном падеже, содержание поручения, срок выполнения, личная подпись руководителя, дата

Пример:

Ющенку І. П.

Прошу підготувати пропозицію про постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2001

Підпис 15.08.2001

Фамилия(-и), собственное(-ые) имя(-ена) испонителя(-ей) в дательном падеже, содержание поручения, срок выполнения, личная подпись руководителя, дата

Пример*:

ЮЩЕНКУ Івану

Прошу підготувати проєкт договору про постачання газу до 25.05.2019

Особистий підпис 01.09.2021

* Из примера заполнения этого реквизита, приведенного в стандарте, не следует, что фамилия должна указываться большими букавами. Но, по логике, и здесь фамилию нужно указывать большими буквами.

«Віза (внутрішнє погодження) документа» (5.24 ДСТУ 4163:2020)

Наименование должности, личная подпись,

инициалы и фамилия лица, визирующего документ, дата завизирования

Пример:

Начальник юридичного відділу

Підпис І. П. Ющенко

18.09.2001

Наименование должности (при необходимости), личная подпись, собственное имя и фамилия лица, визирующего документ, дата визирования

Пример:

Начальник юридичного відділу

Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

01.09.2021

«Відмітка про засвідчення копії документа» (5.26 ДСТУ 4163:2020)

Слова «Згідно з оригіналом» (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, удостверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата удостоверения копии

Пример:

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис І. П. Ющенко

26.06.2001

Слова «Згідно з оригіналом» (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, удостверяющего копию, его собственное имя и фамилия, дата удостоверения копии

Пример:

Згідно з оригіналом

Секретар Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

01.09.2021

«Відомості про виконавця документа» (5.27 ДСТУ 4163:2020)

Фамилия или фамилия, имя и отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона

Пример:

Іваненко 556 07 24

Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

Фамилия и собственное имя исполнителя документа, номер его служебного телефона

Пример:

Федорчук Василь 123 45 67

Во внутренних документах допустимо указывать только фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона

«Відмітка про ознайомлення з документом» (5.28 ДСТУ 4163:2020)

Этот реквизит не предусматривался

Слова «З документом ознайомлений(-а, -і)» (без кавычек), личная(-ые) подпись(-и), собственное (-ые) имя(имена), дата, которую каждый работник собственноручно проставляет при ознакомлении

Пример:

З наказом ознайомлений:

Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

01.09.2021

«Відмітка про виконання документа» (5.29 ДСТУ 4163:2020)

Слова «До справи», номер дела, в котором документ будет храниться, дату направления документа в дело, наименование должности и подпись исполнителя

Пример:

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03-12/113

Посада І. П. Ющенко

Дата

Слова «До справи» (без кавычек), номер дела, в котором документ будет храниться, ссылки на дату и регистрационный индекс документа, удостоверяющего выполнение, наименование должности, личная подпись, собственное имя и фамилия ответственного лица, дата оформления отметки

Пример:

До справи № 01-10

Лист-відповідь від 25.05.2019 № 01-10/01/123

Секретар Особистий підпис Іван ЮЩЕНКО

Дата

Наименование предприятия. Указывается ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (7.4 ДСТУ 4163:2020). Допустимо использовать полужирный прямой шрифт (7.2 ДСТУ 4163:2020).

Наименование юридического лица должно соответствовать полному наименованию, указанному в положении (уставе) о юридическом лице. Ниже полного наименования (отдельной строкой в центре) размещают сокращенное наименование юридического лица, если оно официально зафиксировано в положении (уставе).

Сокращенное наименование приводят в скобках или без них.

Пример:

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ФАКТОР-МЕДІА»

(ТОВ «ФАКТОР-МЕДІА»)

Название вида документа. Указывается прописными буквами (ЗАЯВА, НАКАЗ и т. п.). Допустимо использовать полужирный прямой шрифт (7.2 ДСТУ 4163:2020). В письмах название вида документа не указывается.

Регистрационный индекс документа. Уточнено, как именно он должен формироваться. Он состоит из (1) порядкового номера документа в пределах группы регистрируемых документов и (2) дополняется индексами, которые применяет предприятие, в частности индексом номенклатуры дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, которые рассматривают или подписывают документ, исполнителей, вопросов деятельности которых касается документ.

Пример:

123/01-10

Дата документа. Допускаются цифровой и словесно-цифровой формат заполнения даты. Словесно-цифровой используется, если документ содержит сведения финансового характера.

Цифровой

07.07.2019

Допускается вариант:

2001.01.15 (в основном для иностранной переписки)

Точку в конце даты не ставят.

Если число месяца содержит одну цифру, обязательно ставим впереди ноль (например, 07)

Словесно-цифровой

07 грудня 2019 року

или

07 грудня 2019 р.

Если число месяца содержит одну цифру, обязательно ставим впереди ноль

В разных реквизитах одного документа дата может быть оформлена как словесно-цифровым способом, так и цифровым.

Реквизиты почтового адреса. Указывают в такой последовательности: название улицы, номер дома, номер корпуса или офиса (при необходимости), название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

Если местонахождение юрлица отличается от адреса фактического осуществления деятельности, в справочных данных допустимо указывать два адреса: юридический (указанный в ЕГР) и фактический (для переписки).

Место составления документа. Указывают на всех документах, кроме писем. В ДСТУ указано, что место составления документа должно соответствовать наименованию населенного пункта согласно ДК 014-97.

Хотя Госстат обращал внимание на то, что этот классификатор уже утратил свою актуальность. Теперь действует Кодификатор административно-территориальных единиц и территорий территориальных громад (далее — КАТЕТТГ), утвержденный приказом Минрегиона от 26.11.2020 г. № 290. Поэтому ориентироваться нужно на него.

Примеры: (1) м. Харків; (2) Київ.

В случае указания в этом реквизите столицы «Киев» сокращение «м.» не применяют.

При этом не совсем понятно, как после введения КАТЕТТГ указывать наименования таких населенных пунктов, как поселок городского типа, поселок, село. В частности, нужно ли указывать название территориальной громады, к которой относится населенный пункт. Поскольку в одном районе может быть несколько населенных пунктов с одинаковым названием, как представляется, наименование села/поселка должно заполняться, например, так:

с. Веселівка Дмитрівської територіальної громади Кропивницького району Кіровоградської області.

Подписание документа в случае отсутствия должностного лица. В таком случае документ подписывает заместитель такого должностного лица или другое лицо, исполняющего его обязанности. При этом указывается фактическая должность, собственное имя и фамилия лица, которое подписало документ.

img 2

Слова «Виконувач обов’язків» или «В. о.» к наименованию должности руководителя юридического лица добавляют только в случае его замещения на основании распорядительного документа.

Неправильный вариант:

img 3

В случае отсутствия должностного лица, которое указано в документе, при невозможности перепечатать документ, в документ вносят исправления рукописным или машинописным способом:

img 4

Оттиск печати. Проставляют так, чтобы он охватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не личную подпись должностного лица, или в специально предназначенном для этого месте с отметкой «МП».

Отметка о наличии экземпляра с бумажным (электронным) носителем информации. Это касается документов длительного (более 10 лет) хранения. Такие документы не могут создаваться только в электронной форме (обязательно их дублирование в бумажной форме). В случае создания экземпляра электронного документа с бумажным носителем информации на нем проставляют штрихкод или QR-код, который содержит: сокращенное наименование юридического лица, дату регистрации, регистрационный индекс. QR-код также должен содержать сведения о подписанте электронного документа или наложении электронной печати, а именно: фамилию, имя, отчество подписанта или наименование юридического лица (для электронной печати), номер сертификата и срок его действия. Кроме того, QR-код дополнительно должен содержать даты наложения квалифицированных электронных подписей и печатей на электронный документ, которые берут из квалифицированных электронных отметок времени.

Печатание документов длительного хранения. Тексты документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения печатают на одной стороне листа. Документы временного срока (до 10 лет включительно) хранения можно печатать на лицевой и оборотной стороне листа.

По ДСТУ 4163:2003 на одном листе можно было печатать документы со сроком хранения до 5 (а не 10) лет.

Размеры отступов от левого поля документов. Для: абзацев в тексте — 10 мм (вместо 12,5 мм); реквизита «Адресат» — 90 мм (вместо 92 мм); реквизита «Гриф затвердження» — 100 мм (вместо 104).

ТОП-вопросы, связанные с ДСТУ 4163:2020

Обязателен ли ДСТУ 4163:2020?

В Законе Украины «О стандартизации от 05.06.2014 г. № 1315-VII указано, что

«национальные стандарты применяются на добровольной основе, кроме случаев, если обязательность их применения установлена нормативно-правовыми актами».

ДСТУ 4163:2003 был обязательным. На обязательность его применения, в частности, указывали Правила деловодства № 1000/5 (утверждены приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5), которые обязательны для применения всеми юридическими лицами. Поэтому, по логике, и стандарт, который пришел ему на смену, — ДСТУ 4163:2020 — тоже является обязательным. Хотя, пока не будут внесены изменения в нормативно-правовые акты, в те же Правила № 1000/5 и не будет прописано прямое упоминание о новом ДСТУ 4163:2020, обязательность его применения не столь очевидна.

Как быть с типовыми формами документов?

Если используете типовые формы документов, то пока не будут внесены изменения в эти формы документов, на наш взгляд, следует оформлять реквизит «підпис» в том формате, который указан в типовой форме (т. е. с инициалами).

А если использовать самостоятельно разработанные формы типовых документов? Самостоятельно разработанные формы типовых документов должны содержать все реквизиты типовой формы. Но если утвердите свою форму типового документа с форматом подписи согласно ДСТУ 4163:2020 — этот вариант оформления тоже будет правильным.

Какова ответственность за несоблюдение ДСТУ?

Если вы, например, будете подавать иск в суд, заверив копии документов не в соответствии с требованиями ДСТУ, то иск могут не принять. А вот, юридическая сила документа, только по той причине, что, например, такой реквизит, как «підпис», будет оформлен в «старом» формате (с указанием инициалов), ставится под сомнение не может.

Распространяется ли ДСТУ на бухпервичку?

Формально — нет. Так как требования к оформлению бухпервички установлены Законом о бухучете. Но с другой стороны — в каком формате указывать, например, такой реквизит, как «дата складання», или как именно должен заполняться реквизит «особистий підпис», Закон о бухучете не определяет. Поэтому, по всей видимости, тут тоже придется ориентироваться на ДСТУ. В частности, подписи на документе тоже, очевидно, целесообразно проставлять в формате «Власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ».

Но даже если первичный документ будет заполнен в «старом оформлении», это никак на его действительность не влияет.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Войдите, чтобы читать больше! Авторизованные пользователи получают бесплатно 5 статей в месяц