Инвентаризация ТМЦ, находящихся на ответственном хранении
Бюджетное учреждение хранит на складе другой организации мебель по договору складского хранения. По договору ответственного хранения учреждение передало нефтебазе приобретенный бензин. Кроме того, с работниками учреждения, которые приобрели материальные ценности за свои личные средства для собственного пользования, также заключены договоры ответственного хранения.
Подлежат ли инвентаризации материальные ценности, переданные и принятые на хранение?
В соответствии с
п. 1.3 Инструкции по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 30.10.98 г. № 90 (далее — Инструкция № 90), инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения. При этом во время инвентаризации в обязательном порядке проводится констатация наличия объектов. Исходя из этого материальные ценности, переданные на хранение по договору складского или ответственного хранения, необходимо инвентаризировать.Объектами инвентаризации также являются материальные ценности,
не принадлежащие учреждению и находящиеся у него на учете, т. е. пребывающие в аренде, на ответственном хранении (п. 1.6 Инструкции № 90).Таким образом,
все материальные ценности, переданные (принятые) по договорам ответственного хранения, складского хранения, аренды, а также в ремонт, инвентаризируются в обязательном порядке.Процедура проведения инвентаризации таких материальных ценностей регламентирована
разделом 14 Инструкции № 90 и сводится:во-первых, к проверке фактического наличия материальных ценностей, непосредственно находящихся в учреждении;
во-вторых, к подтверждению достоверности передачи материальных ценностей на ответственное хранение другим учреждениям.
В ходе проведения инвентаризации информация о материальных ценностях, переданных (принятых) на хранение, заносится в Инвентаризационную опись материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение. Форма такой описи приведена в
приложении 11 к Инструкции № 90. На ценности, которые не принадлежат учреждению, но находятся в его распоряжении, составляются отдельные описи с распределением на арендованные, принятые на ответственное хранение, и прочие.При инвентаризации
принятых материальных ценностей записи в описи осуществляются инвентаризационной комиссией на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.Данные о ценностях, хранящихся
на складах других учреждений и организаций, заносятся в опись на основании подтверждающих документов о передаче на ответственное хранение (п. 14.2 раздела 14 Инструкции № 90). Как видим, в этом случае Инструкция № 90 не требует проверки и пересчета в натуре ценностей, переданных на хранение, достаточно воспользоваться лишь информацией из соответствующих документов. На этот счет Государственное казначейство Украины направило письмо от 20.02.2007 г. № 3.4-04/575-2209, в котором указало на нецелесообразность проверки в натуре ценностей, находящихся за пределами бюджетного учреждения на договорной основе. В письме отмечается, что правоотношения, возникающие в связи с выполнением условий договора, регламентируются не Инструкцией № 90, а другими нормативными документами.Со своей стороны отметим, что инвентаризацию материальных ценностей, находящихся за пределами бюджетного учреждения, можно провести, если в договоре предусмотрено условие, обязывающее учреждение (организацию), где хранятся ценности, обеспечить к ним доступ передающей стороны. В договоре можно также предусмотреть пункт, в соответствии с которым перед проведением годовой инвентаризации передающая сторона будет информировать учреждение (организацию) о времени проведения инвентаризации с целью обеспечения участия в ней членов комиссии собственника ценностей. Такой подход позволит обеспечить сохранность государственного имущества и достоверность данных бухгалтерского учета.
Таким образом, личные вещи работников, по которым заключены договоры ответственного хранения, подлежат инвентаризации. Это же касается мебели и бензина, переданных на хранение в другие учреждения и организации (с учетом вышеуказанных особенностей).