Вопросы и ответы по командировкам по Украине и за границу
Документы статьи
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины.Закон № 283/97
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон № 3492
— Закон Украины «Об автомобильном транспорте» в редакции от 23.02.2006 г. № 3492.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.Постановление № 663
— постановление Кабинета Министров Украины «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.
Может ли предприятие относить в состав валовых расходов расходы на проезд в маршрутном такси (на такси) при командировке в пределах Украины?
Согласно
п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 в валовые расходы включаются командировочные расходы физических лиц, которые находятся в трудовых отношениях с таким плательщиком налога или являются членами руководящих органов плательщика налога, в пределах фактических расходов, в частности, на проезд (включая перевозку багажа) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки при наличии подтверждающих документов. При этом расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда, в частности, автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) — п. 1.7 р. І Инструкции № 59.Понятия «маршрутное такси» и «такси» не тождественны, поэтому применяется разный подход к возмещению и налогообложению расходов на проезд в таких видах транспорта.
Режим
маршрутного такси предусматривает перевозку пассажиров на городском или пригородном автобусном маршруте общего пользования по расписанию движения. в этом режиме осуществляется перевозка пассажиров с высадкой и посадкой пассажиров или граждан по их требованию на пути следования автобуса в местах, где это не запрещено правилами дорожного движения. Документом на перевозку пассажиров в этом режиме для пассажира является билет на проезд в автобусе и на перевозку багажа (ст. 39 Закона № 3492).Исходя из указанного, расходы на проезд в
маршрутном такси как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки включаются в состав валовых расходов плательщика налога на основании п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 при наличии билета на проезд.Что касается командировочных расходов, осуществленных на проезд в такси в пределах Украины, то указанные расходы
не включаются в состав валовых расходов плательщика налога и финансируются за счет собственных средств. Если предприятие компенсировало откомандированному работнику расходы на такси, такие суммы рассматриваются как дополнительное благо работника и подлежат обложению налогом с доходов физических лиц.
Срок командировки за границу превышает 60 календарных дней. Имеет ли право предприятие отнести к валовым расходам расходы на превышение установленных сроков?
В соответствии с
п. 5 постановления № 663 срок командировки определяется руководителем, но не может превышать при командировке за границу 60 календарных дней (общий срок командировки). Превышение установленных сроков является нарушением действующего законодательства.Перечень расходов, включаемых
в состав валовых расходов, определен п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 при наличии подтверждающих документов.Дополнительно к расходам относятся не подтвержденные документально
суточные расходы в рамках предельных норм, установленных постановлением № 663, за каждый полный день командировки, включая день отъезда и приезда.Учитывая указанное выше, в состав валовых расходов предприятия включаются расходы, понесенные за период командировки в течение лишь 60 календарных дней при наличии
подтверждающих документов в оригинале.
Плательщиком утеряны оригиналы документов о командировке. Можно ли отнести уплаченные суммы на расходы, если будут предоставлены дубликаты документов?
Согласно
п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 в валовые расходы включаются командировочные расходы физических лиц только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих сумму этих расходов, в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховых полисов и т. п.Согласно
п. 1.12 р. І Инструкции № 59 и п. 2 постановления № 663 предприятие возмещает расходы откомандированным работникам только при наличии документов, подтверждающих стоимость этих расходов, в оригинале.Исходя из указанного, предприятие не может включить в состав валовых расходов командировочные расходы при наличии дубликатов.
Как предприятию уплатить суточные при командировке работника за границу, если расходы на питание берет на себя принимающая сторона?
В соответствии с
п. 2 постановления № 663, если по условиям приглашения работники обеспечиваются принимающей стороной, питанием, суточные расходы возмещаются в размерах, которые определяются в процентах норм суточных расходов для данной страны согласно приложению, в частности в размере 80 % (при одноразовом питании), 55 % (при двухразовом) и 35 % (при трехразовом питании).
Работник был в командировке 15 дней (задержка — 2 дня по производственным причинам). Может ли предприятие за время задержки расходы на проживание, на проезд и суточные включить в состав валовых расходов?
Фактические расходы откомандированного лица включаются в состав валовых расходов предприятия по перечню, определенному
п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 при наличии подтверждающих документов в оригинале.В соответствии с
п. 1.3 р. I Инструкции № 59 установлено, что фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о выбытии с места постоянной работы и прибытии к месту постоянной работы.Согласно
п. 1.7 р. I Инструкции № 59 расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси).Расходы, понесенные работником за время задержки в командировке, в частности расходы на проживание и на проезд, включаются в состав валовых расходов согласно
п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов, и в случае наличия приказа руководителя предприятия о продлении срока командировки в связи с производственной необходимостью, о чем также указано письмом ГНАУ от 08.12.2005 г. № 9146/н/15-0314.Отдельным видом расходов,
не требующих специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других личных нужд физического лица), нормы которых установлены согласно постановлению № 663 (п.п. 5.4.8 Закона № 283/97, Общие положения Инструкции № 59).
Может ли предприятие отнести в состав валовых расходов расходы, связанные с оформлением разрешений на въезд (виз) работников в связи с командировкой, или они рассматриваются у их получателей как доходы, подлежащие обложению налогом с доходов физических лиц?
Возмещение работнику расходов на время пребывания в командировке, в частности расходов на оформление
разрешений на въезд (виз), предусмотрено п. 1.4 «г» р. ІІ Инструкции № 59 при наличии документов в оригинале.Согласно
п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 в валовые расходы плательщика налога — предприятия, учреждения, организации включаются командировочные расходы физических лиц в пределах фактических расходов откомандированного лица, в частности на оформление разрешений на въезд (виз) . Если в связи со служебной командировкой за границу возникает необходимость оформления визы, в частности деловой визы, на въезд работника предприятия в страну командировки, расходы по оформлению такой визы (документально подтвержденные) могут быть возмещены работнику предприятием как расходы, связанные с его пребыванием в служебной командировке, и не подлежат обложению налогом с доходов физических лиц.
Работнику выдали аванс, приобретены билеты на командировку за границу, но по уважительным причинам (расторжение договора) командировка отменена. Как отразить в учете проведенные расходы, можно ли списать эти суммы на валовые расходы?
Согласно
п. 1.14 р. ІІ Инструкции № 59, если работник получил аванс на командировку за границу и не выехал, то он должен в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу предприятия указанные средства в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс.С разрешения руководителя предприятия при наличии, в частности,
решения об отмене командировки расходы в связи с возвратом откомандированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены при наличии документа, подтверждающего расходы (п. 1.4 «г» р. ІІ Инструкции № 59).В соответствии с
п. 5.1 Закона № 283/97 предприятие не сможет включить указанные расходы в состав валовых расходов, так как они не связаны с хозяйственной деятельностью.
Может ли предприятие выдать на командировку сверхнормативные суточные и включить в состав валовых расходов?
Согласно
ст. 13 КЗоТ коллективный договор может предусмотреть дополнительные по сравнению с действующим законодательством и соглашениями гарантии, социально-бытовые льготы. Статьей 121 КЗоТ гарантировано право на возмещение расходов (суточные, проезд, проживание) и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.Кроме того, в соответствии с Общими положениями
Инструкции № 59 размер суточных расходов, которые выплачиваются работникам, направленным в командировку предприятиями всех форм собственности, не может быть ниже норм суточных расходов, установленных работникам, направляемым в командировку предприятиями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, в зависимости от страны командировки. Указанные ограничения вводятся приказом (распоряжением) собственника или уполномоченного им лица. То есть собственникам предприятия предоставлено право выплачивать повышенные размеры суточных.В отношении налога на прибыль следует учесть, что согласно
п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 на валовые расходы относятся расходы, понесенные в связи с командировкой, в рамках предельных норм, установленных постановлением № 663. Письмом ГНАУ от 27.04.2004 г. № 7534/7/17-3117 определено, что суммы суточных расходов относятся в состав валовых расходов только в пределах установленных предельных норм. Кроме того, не следует забывать и о налоге с доходов физических лиц. Сумма превышения установленных предприятием суточных над нормами подлежит обложению налогом с доходов физических лиц по ставке 15 %.
Отметки в командировочном удостоверении принимающей стороной заверены печатью треугольной формы. Имеем ли право отнести суточные на валовые расходы в данном случае?
Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для удостоверения подписи соответствующего служебного лица, на которого приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее
(п. 1.3 р. І Инструкции № 59).Печать должна отвечать требованиям
Инструкции о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовление печатей и штампов, а также порядке выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, утвержденной приказом МВД Украины от 11.01.99 г. № 17.Печать должна быть
круглой или треугольной. Надпись на печати должна соответствовать названию, указанному в свидетельстве о государственной регистрации предприятия, и быть выполнена на украинском языке. На печати должен указываться идентификационный код субъекта предпринимательской деятельности — юридического лица.Исходя из указанного выше, отметка в командировочном удостоверении может быть удостоверена
печатью треугольной формы, и предприятие может отнести суммы суточных к валовым расходам. Требования к печатям предприятий-нерезидентов не предусмотрены.
Предприятие оплачивает проживание и питание представителю заказчика. Относятся ли эти суммы на расходы, не возникает ли налог с доходов физических лиц?
В соответствии с
п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 принимающая сторона не имеет права на расходы, поскольку эти расходы не связаны непосредственно с ее хозяйственной деятельностью, а являются расходами на финансирование личных нужд физлица. Выплаты в пользу физического лица, не являющегося работником предприятия, облагают налогом с доходов физических лиц и показывают в ф. 1ДФ с признаком «14».
Может ли предприятие отнести к валовым расходам приобретение горюче-смазочных материалов работнику за время пребывания в командировке на территории Украины на собственном автомобиле? Не возникает ли объект обложения налогом с доходов физических лиц?
Пунктом 1.13 р. II Инструкции № 59
предусмотрен вариант возмещения работнику расходов на горюче-смазочные материалы, но только если командировка осуществляется на служебном автомобиле и только за границу.Таким образом, расходы на приобретение горюче-смазочных материалов работнику
за время пребывания в командировке на территории Украины на собственном автомобиле не включаются в состав валовых расходов.В случае возмещения плательщику налога стоимости горючего указанные выплаты включаются в налогооблагаемый доход такого работника как дополнительное благо и из суммы указанных компенсаций должен быть удержан налог с доходов физических лиц.
Работник задержался в командировке за границей в связи с болезнью. Он предоставил справку о болезни, заверенную печатью зарубежного медицинского учреждения. Оплачивать ли ему расходы на жилье, суточные и имеет ли он право на пособие по временной нетрудоспособности?
Согласно
п. 1.10 р. ІІ Инструкции № 59 руководитель предприятия может продлить срок командировки в связи с болезнью, но в пределах 60 календарных дней (общий срок командировки за границу) при наличии оригиналов документов и докладной записки откомандированного путем оформления приказа (распоряжения).Суточные расходы
возмещаются без документально подтверждения в рамках предельных норм согласно постановлению № 663 (п. 1.4 р. ІІ Инструкции № 59).В соответствии с
п. 1.12. Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Министерства здравоохранения Украины от 13 ноября 2001 года № 455, документы, удостоверяющие временную нетрудоспособность граждан Украины во время их временного пребывания за границей, подлежат обмену на листок нетрудоспособности согласно решению врачебно-консультационной комиссии (ВКК) лечебно-профилактического заведения. Обмен осуществляется на основании переведенных на государственный язык и нотариально удостоверенных документов, подтверждающих временную потерю трудоспособности во время пребывания за пределами Украины.
Действует ли правило первого события в отношении командировочных расходов?
При выдаче аванса на командировку предприятие не может применить правило первого события по отнесению к валовым расходам. Только после закрытия авансового отчета при наличии подтверждающих документов в соответствии с
п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 командировочные расходы включают в валовые.
Предприятие направляет работника на конференцию по тематике, связанной с хозяйственной деятельностью. Можем ли считать это расходами на командировку и компенсировать все расходы на участие в конференции?
Согласно
Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации (далее — предприятие) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Направление работника предприятия в командировку оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, названия предприятия, куда откомандирован работник, срока и цели командировки. О фактическом времени пребывания работника в командировке свидетельствуют отметки в командировочном удостоверении.Если предприятие согласно приглашению (договору) по приказу своего руководителя (заместителя) командирует работника для
участия в конференции по тематике, связанной с хозяйственной деятельностью, то расходы в пределах установленных действующим законодательством норм возмещаются откомандированному при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью предприятия, к которым, в частности, относятся: приглашение принимающей стороны, заключенный договор (контракт), другие документы, устанавливающие или удостоверяющие участие в конференции.Любовь КРАСНОКУТСКАЯ,
главный государственный налоговый инспектор Информационно-справочного департамента ГНС
