Министерства и ведомства Украины
Об утверждении Изменений к Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете
Приказ от 07.06.2010 г. № 372
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 13 июля 2010 г. под № 515/17810
(извлечение)
В соответствии с частью второй статьи 6 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»
приказываю:1.
Утвердить одобренные Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Министерстве финансов Украины Изменения к Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88, зарегистрированному в Министерстве юстиции Украины 05.06.95 под № 168/704 (далее — Изменения) (прилагаются)*.* Изменения не публикуются, поскольку указанное Положение приводим ниже в кодифицированном виде с учетом внесенных изменений. Изменения в тексте выделены
полужирным курсивом. Комментарий см. на с. 22 — Примеч. ред.<…>
3. Настоящий приказ
вступает в силу через десять дней после государственной регистрации в Министерстве юстиции Украины.<…>
Министр Ф. Ярошенко
Утверждено приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 г. № 88
Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете
зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 5 июня 1995 г. под № 168/704
(
с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Министерства финансов Украины от 07.06.2010 г. № 372)
1. Общие положения
1.1. Положение устанавливает порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности (далее — предприятия), учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета (далее — учреждения).
1.2. Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования. Записи в учетных регистрах осуществляются на основании первичных документов, созданных в соответствии с требованиями настоящего Положения.
1.3. Все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. Наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном статьей 11 Закона Украины «О языках в Украине».
Документы, являющиеся основанием для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык.
2. Первичные документы
2.1.
Первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.Хозяйственные операции
— это факты предпринимательской и другой деятельности, влияющие на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов.2.2. Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. При реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т. п. Для контроля и упорядочения обработки информации на основании первичных документов могут составляться сводные документы (далее — первичные документы).
2.3. Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
По требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятие, учреждение обязаны за свой счет сделать копии таких документов на бумажном носителе.
2.4. Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), дату и место составления, содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении), должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личную или электронную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра, номер документа, основания для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя, и т. п.
2.5. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.
Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.
2.6. Физические и юридические лица, которые принимают участие в осуществлении операций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества, обеспечиваются предприятием, учреждением, выполняющим эти операции, копиями первичных документов о такой операции.
2.7. Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.
2.8. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества предусматриваются другими нормативными актами.
2.9. В случаях, установленных законодательством, а также соответствующими органами государственной власти Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти по согласованию со специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в области статистики и Министерством финансов Украины, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т. п. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, способ нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают соответствующие органы государственной власти.
Порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности, а также круг хозяйственных операций, оформление которых осуществляется на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативными актами.
2.10. Записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного
срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.2.11. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.
2.12. Электронный документ создается с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
2.13. Руководитель предприятия, учреждения обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех проведенных хозяйственных операций в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера по порядку оформления и подачи для учета сведений и документов.
Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, которые имеют право давать разрешения (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, имеющих право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено.
2.14. Ответственность за своевременное и качественное составление документов, передачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, составившие и подписавшие эти документы.
2.15. Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей.
2.16. Запрещается принимать к исполнению первичные документы на операции, которые противоречат законодательным и нормативным актам, установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушают договорную и финансовую дисциплину, наносят вред государству, собственникам, другим юридическим и физическим лицам. Такие документы должны быть переданы
руководителю предприятия, учреждения для принятия решения.2.17. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку
, или отметку, пригодную для ее обрабатывания электронными средствами.2.18. Все документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, ставшие основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручной надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
3. Учетные регистры
3.1.
Учетные регистры — это носители специального формата (бумажные, электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и т. п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группирования и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету.3.2. Информация в учетные регистры переносится после проверки первичных документов по форме и содержанию.
3.3. Предприятия и учреждения, составляющие учетные регистры на
электронных носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воспроизведения в удобном для чтения виде.3.4. Ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие их.
3.5. Перенесение информации из первичных документов в учетные регистры должно осуществляться по мере их поступления в место обработки (бухгалтерия, вычислительная установка), однако не позднее срока, обеспечивающего своевременную выплату заработной платы, составление бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов.
3.6. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования необходимой информации определяются соответствующими нормативными документами о порядке их применения.
3.7. Информация о хозяйственных операциях предприятия, учреждения за отчетный период (месяц, квартал, год) из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых устанавливается
соответствующими нормативно-правовыми актами.
4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах
4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и необусловленные исправления не допускаются.
4.2. Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом, т. е. неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
4.3. Ошибки в учетных регистрах за прошлый отчетный период исправляются способом сторно. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. или со знаком «минус», а правильная запись (сумма, корреспонденция счетов) заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. темного цвета. Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором выявлена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отражается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета.
Справка должна приводить причину ошибки, ссылки на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка, и подписывается работником, составившим справку, и после ее проверки — главным бухгалтером.4.4. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления.
4.5. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправление не допускается.
4.6. Исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством.
5. Организация документооборота
5.1. С целью упорядочения движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, приема их к учету, передача в обработку и в архив.
5.2. График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный
срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.5.3. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
5.4. Работники предприятия, учреждения создают и подают первичные документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается извлечение из графика. В извлечении приводятся перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их подачи и подразделения предприятия, учреждения, в которые передаются эти документы.
5.5. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера по порядку подачи в бухгалтерию или на вычислительную установку необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.
6. Хранение документов
6.1. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
6.2. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
6.3. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.
6.4. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.
6.5. Первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку ручным способом и относящиеся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.
6.6. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденному центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
6.7. Хранение первичных документов и учетных регистров, прошедших обработку и ставших основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
6.8. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера.
6.9. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государственной контрольно-ревизионной и налоговой служб в соответствии с действующим законодательством Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под роспись соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.
По разрешению и в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии и составить реестр изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные (непереплетенные, непронумерованные и т. п.) тома документов, то с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью и печатью).
Органы, изъявшие документы, обеспечивают предприятиям, учреждениям по их письменному обращению возможность сделать выписку, извлечение, копию документов для выдачи справок по обстоятельствам в соответствии с законодательством.
В случае возврата указанными органами ранее изъятых документов такие документы принимаются под роспись соответствующим должностным лицом предприятия, учреждения и вместе с решением о возврате подшиваются к тем же томам, из которых документы были изъяты и в которых находятся постановления об изъятии, реестр и копии таких документов.
6.10. В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения в письменном виде извещает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.
Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями, в 10-дневный
срок.