Утверждена приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 30 октября 1998 г. № 90
Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений
Зарегистрирована в Министерстве юстиции Украины 16 ноября 1998 г. под № 728/3168
(с изменениями и дополнениями , последние из которых внесены приказом Государственного казначейства Украины от 2 сентября 2010 года № 311*)
* Изменения, внесенные приказом Госказначейства Украины от 02.09.2010 г. № 311, по тексту выделены
полужирным курсивом. — Примеч. ред.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования по порядку инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса министерствами, другими центральными органами исполнительной власти, учреждениями и организациями, содержащимися за счет средств бюджетов всех уровней (далее — учреждения).
1.2. Инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета путем их сопоставления с фактическим наличием имущества.
1.3. Инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и по материально ответственным лицам. В ходе инвентаризации в обязательном порядке проводится констатация наличия объектов.
1.4.
Основными задачами инвентаризации являются:выявление фактического наличия основных средств, материальных ценностей, бланков строгой отчетности, денежных средств в кассах, на регистрационных, специальных регистрационных, валютных и текущих счетах;
выявление неиспользуемых материальных ценностей;
соблюдение условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации материальных ценностей;
проверка реальной стоимости учитываемых на балансе материальных ценностей, сумм дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе — по которой срок исковой давности истек, и других статей баланса;
выявление товарно-материальных ценностей, устаревших или частично утративших свои потребительские свойства
.1.5.
Учреждения обязаны проводить инвентаризацию:1.5.1) зданий, сооружений и других недвижимых объектов — не реже одного раза в три года;
1.5.2) музейных ценностей — согласно срокам, установленным Министерством культуры Украины;
1.5.3) библиотечных фондов —
по решению руководителя учреждения один раз в пять лет или в течение пяти лет с охватом инвентаризацией ежегодно не менее 20 процентов единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации этого имущества в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение тридцати дней;1.5.4) других основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов:
в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, местных государственных администрациях, их управлениях (отделах), исполнительных органах местных советов — не реже одного раза в два года;
в других учреждениях — не реже одного раза в год.
Инвентаризация основных средств проводится не ранее первого октября;
1.5.5) инвентаризация драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них, а также драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в отходах и ломе, осуществляется два раза в год: по состоянию на первое января и на первое июля по местам их хранения и непосредственно на производстве;
1.5.6) капитальных работ инвентарного характера и капитальных ремонтов — не реже одного раза в год, но не ранее первого декабря;
1.5.7) молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, пушных зверей и семей пчел — не реже одного раза в квартал;
1.5.8) готовых изделий, сырья и материалов, горючего, кормов, фуража и других материалов — не реже одного раза в год, но не ранее первого октября;
1.5.9) продуктов питания и спирта — не реже одного раза в квартал;
1.5.10) незавершенного производства и полуфабрикатов собственного производства в производственных (учебных) мастерских и подсобных сельских и учебно-опытных хозяйствах, незавершенных научно-исследовательских работ, выполняемых по договорам с предприятиями и организациями, — не ранее первого октября отчетного года и, кроме того, периодически — в сроки, устанавливаемые соответственно министерствами, другими центральными органами исполнительной власти, местными государственными администрациями, исполнительными органами местных советов;
1.5.11) денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности — не реже одного раза в квартал;
1.5.12) регистрационных, специальных регистрационных, валютных и текущих счетов — по мере получения выписок органов Государственного казначейства Украины, банков;
1.5.13) расчетов платежей в бюджет — не реже одного раза в квартал;
1.5.14) расчетов учреждения с вышестоящей организацией — не реже одного раза в квартал;
1.5.15) расчетов с дебиторами и кредиторами — не реже двух раз в год, расчетов в порядке плановых платежей и с депонентами — не реже одного раза в месяц.
1.6. В сроки, предусмотренные п. 1.5 настоящей Инструкции, подлежат инвентаризации материальные ценности, не принадлежащие учреждению, — как находящиеся на учете (в арендном пользовании, на ответственном хранении и т. п.), так и не учтенные по каким-либо причинам.
1.7. Инвентаризация всех ценностей проводится в установленные сроки, включая ценности, на предмет наличия которых проведены внеплановые проверки в течение года.
1.8. Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения и перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации в ходе каждой из них, определяются руководителем учреждения — кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.
1.9.
Проведение инвентаризации является обязательным:перед составлением годовой финансовой отчетности, кроме случаев, предусмотренных п. 1.5;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов);
после пожара или стихийного бедствия (наводнения, землетрясений и др.) — срочно после ликвидации пожара или стихийного бедствия;
в случае ликвидации учреждения;
согласно распоряжению судебных и следственных органов;
при передаче имущества учреждения в аренду;
при передаче предприятий, учреждений, организаций или их структурных подразделений из одной подчиненности в другую (на установленную дату передачи).
Инвентаризация может не проводиться в случаях передачи учреждений или их структурных подразделений, а также зданий и сооружений внутри одного министерства, другого центрального органа исполнительной власти (если инвентаризация была ранее проведена в сроки согласно требованиям настоящей Инструкции).
1.10. Ответственность за организацию инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель учреждения.
Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.
1.11. Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения создается комиссия из числа работников учреждения при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера. Инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель учреждения или его заместитель.
Приказом устанавливаются также сроки начала и окончания работ по проведению инвентаризации и порядок отражения ее результатов в учете.
1.12. В учреждениях, в которых в результате большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, создаются также местные комиссии, возглавляемые руководителями соответствующих структурных подразделений, на которых возлагается проведение инвентаризации в структурных подразделениях этих учреждений. Запрещается назначать председателем местной инвентаризационной комиссии в одном и том же учреждении одного и того же работника два года подряд. В состав местной комиссии включается работник бухгалтерии. Работа местных комиссий организуется и контролируется центральной комиссией.
1.13. Проведение инвентаризации в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, оформляется (в части утверждения центральной инвентаризационной комиссии и календарного плана проведения инвентаризации) приказом руководителя учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, а также утверждается распределение работников централизованной бухгалтерии в учреждениях для участия их в местных инвентаризационных комиссиях. На основании этого приказа руководители учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, назначают местные инвентаризационные комиссии, в состав которых обязательно входят работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, технологи, экономисты и др.), хорошо знающие объект инвентаризации и первичный учет. Местные инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя учреждения, назначившего инвентаризацию.
1.14. Центральная инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию материальных ценностей и денежных средств, принадлежащих централизованной бухгалтерии и учреждению, при котором она создана, а также средств в расчетах и бланков строгой отчетности, и руководит работой местных инвентаризационных комиссий; в случае необходимости (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и др.) проводит по решению руководителя учреждения повторные сплошные инвентаризации, рассматривает объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и подает предложения по порядку урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.
Местные инвентаризационные комиссии проводят снятие фактических остатков материальных ценностей, сверяют наличие указанных ценностей с данными бухгалтерского учета и составляют свои заключения о выявленных недостачах и излишках, вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью.
Данные бухгалтерского учета, проставляемые в описях, скрепляются подписью работника бухгалтерии. Материалы инвентаризации рассматриваются и утверждаются лицами, назначенными комиссией для проведения инвентаризации.
1.15.
Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя учреждения;
полноту и достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, основных средств, материальных ценностей, денежных средств и документов, нематериальных активов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;
правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации согласно установленному порядку.
Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи неправильных данных о фактических остатках материальных ценностей с целью сокрытия недостач или излишков материальных ценностей несут ответственность в установленном законом порядке.
Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Проверка остатков материальных ценностей в натуре членами комиссии проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.
1.16. До начала инвентаризации в бухгалтериях необходимо закончить обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, провести соответствующие записи в реестрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации.
На складах и в других местах хранения материальные ценности должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам и т. п. На материальных ценностях следует вывесить ярлыки с подробными сведениями, характеризующими эти ценности, с указанием их качества, количества, веса и меры.
1.17. Лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, до начала инвентаризации дают расписку о том, что все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, поступившие на хранение, оприходованы, а выбывшие списаны.
1.18. Инвентаризация, кроме инвентаризации продуктов питания и денежных средств, как правило, должна проводиться на первое число месяца. Если инвентаризация ценностей в каком-либо месте их хранения не может быть закончена в один день, она может быть начата раньше и закончена после первого числа. В этом случае данные инвентаризации должны быть откорректированы по состоянию на первое число месяца.
Если инвентаризация на складах или в других закрытых помещениях не закончена в тот же день, то помещение следует опечатать в конце рабочего дня инвентаризационной комиссией. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (на обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящиках, шкафах, сейфах, в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
1.19. Наличие ценностей при инвентаризации выявляется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и т. п., исходя из установленных единиц измерения. Определение веса (или объема) материалов, хранящихся насыпью, можно проводить на основании технических расчетов, о чем в описях делается соответствующая отметка.
Наименования инвентаризированных ценностей и объектов (предметов) и их количество отражаются в описях по субсчетам, номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На ценности, которые не принадлежат учреждению, но находятся в его распоряжении, составляются отдельные описи с распределением: на арендованные, принятые на ответственное хранение и т. п.
1.20. При проведении инвентаризации материальных ценностей выявляются все ценности, не используемые в учреждении, которые могут быть реализованы.
Реализация материальных ценностей осуществляется в соответствии с законодательством Украины.1.21. Данные инвентаризации по каждому виду ценностей записываются в инвентаризационные описи отдельно, по местонахождению ценностей и лицами, ответственными за их хранение.
Эти описи составляются в двух экземплярах.
При смене материально ответственных лиц составляется три экземпляра описи.
Описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии. Материально ответственные лица в конце каждой инвентаризационной описи расписываются о проверенных комиссией и занесенных в опись ценностях.
Описи могут быть заполнены как ручным способом, так и средствами вычислительной и другой оргтехники. Описи, составляемые вручную, заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и понятно. Какие-либо исправления и подчистки недопустимы. На каждой странице описи прописью указываются число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. п.) эти ценности показаны. В тех случаях, когда материально ответственные лица выявят после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия выполняет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. Исправления должны быть указаны и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В описях нельзя оставлять незаполненные строки. На последних страницах описей незаполненные строки прочеркиваются.
1.22. В случае смены материально ответственного лица в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее их — о их сдаче.
1.23. Материальные ценности, полученные во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оприходуются после инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные ценности, полученные во время инвентаризации». В описи указываются когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
1.24. На крупных складах при длительном проведении инвентаризации, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения, в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносятся к отдельную опись под наименованием: «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформление описи должно осуществляться в том порядке, что и при поступлении материальных ценностей во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.
1.25. Объекты (предметы) основных средств, материалов, других материальных ценностей, которые на момент инвентаризации будут находиться не в учреждении (автомобили, морские и речные суда, отбывшие в длительные рейсы; машины и оборудование, отправленные на капитальный ремонт, и т. п.) следует проинвентаризировать до момента их временного выбытия из учреждения.
1.26. В межинвентаризационный период в учреждениях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, выполняются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя учреждения.
1.27. Министерства и другие центральные органы исполнительной власти могут разрабатывать собственные нормативно-правовые акты с учетом особенностей отрасли по применению настоящей Инструкции по согласованию с Государственным казначейством Украины.
2. Инвентаризация основных средств
2.1.
До начала инвентаризации следует проверить:наличие и состояние реестров учета (карточек, книг, описей и др.);
наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации;
наличие документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду, на хранение, во временное пользование. При отсутствии документов следует обеспечить их получение или оформление.
При выявлении расхождений и неточностей в бухгалтерском учете или технической документации необходимо в эти документы внести соответствующие исправления и уточнения.
2.2. Для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, транспортных средств, инструментов, компьютерной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т. п.) применяется Инвентаризационная опись основных средств (
приложение 1*).* Приложения не публикуются. —
Примеч. ред.Машины, оборудование и другие объекты проверяются по заводским номерам и заносятся в описи отдельно с указанием инвентарного номера.
Основные средства записываются в описи под наименованием в соответствии с основным назначением объекта. Объект, прошедший восстановление, реконструкцию, расширение или переоборудование, в результате чего изменилось основное его назначение, вносится в опись под наименованием, соответствующим новому основному назначению.
При инвентаризации зданий, сооружений, другой недвижимости и земельных участков, водоемов, других объектов природных ресурсов комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности учреждения на эти объекты или право пользования ими.
В ходе инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке проводит проверку соответствия технической документации, записывает в описи полные наименования этих объектов и их инвентарные номера.
2.3. В случаях, когда проведенные капитальные работы (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация зданий и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, комиссия должна по соответствующим документам определить сумму увеличения или уменьшения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о проведенных изменениях. Одновременно с этим комиссия должна установить виновных лиц и причины, по которым конструктивные изменения объектов не получили отражения в учете.
2.4. Отдельные описи составляются при инвентаризации садов, виноградников, ягодников, лесопосадок, прудов, водоемов, ирригационных и мелиоративных сооружений. Насаждения записываются по культурам, ботаническим сортами с указанием года закладки, площади, количества деревьев или кустов, по категориям и их балансовой стоимости. Ирригационные и мелиоративные сооружения записываются в опись по виду и роду сооружений с указанием их размеров, года сооружения, балансовой стоимости и других сведений, характеризующих их назначение и состояние.
2.5. Присвоенные объектам (предметам) основных средств инвентарные номера не должны изменяться. Замена номеров может быть произведена в тех случаях, когда выявлено, что объекты ошибочно отражаются не в той группе основных средств, в которую они должны быть включены по своему технико-производственному назначению, а также в случаях установления неправильной нумерации.
2.6. При выявлении объектов (предметов), не находящихся на учете, а также объектов (предметов) с отсутствующими в учете данными, характеризующими их, комиссия должна включить в опись отсутствующие сведения и технические показатели этих объектов (предметов), например: о зданиях — указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (наружного или внутреннего обмера), площадь (общая полезная площадь), число этажей, подвалов, полуподвалов, год построения и т. п.
2.7. Оценка выявленных и не учтенных с момента проведения последней инвентаризации объектов должна быть проведена по действительной стоимости, а износ следует определить по настоящему техническому состоянию объектов, с оформлением данных оценки и износа соответствующими актами.
2.8. На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляется отдельная опись с указанием времени введения в эксплуатацию и причин, которые довели до состояния непригодности эти объекты.
Списание таких объектов производится в порядке, установленном законодательством Украины.2.9. Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в приборах, оборудовании и других изделиях, осуществляется одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей в сроки, установленные для материальных ценностей.
Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 06.04.98 № 84 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 28.04.98 под № 271/2711.
2.10. После оформления Инвентаризационная опись основных средств в установленном порядке передается в бухгалтерию для составления Сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств (
приложение 2).Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств применяется для отражения результатов инвентаризации. На основании данных Инвентаризационной описи основных средств расхождения, возникшие между фактическими показателями и данными бухгалтерского учета, отражаются в графе «Результаты инвентаризации».
3. Инвентаризация нематериальных активов
3.1. При инвентаризации нематериальных активов их наличие устанавливается или по документам, которые были основанием для оприходования, или дополнительно по документам, которыми оформлены (т. е. подтверждаются) имущественные права.
Для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов (в том числе объектов права интеллектуальной собственности) применяется Инвентаризационная опись нематериальных активов (
приложение 3). Инвентаризационная опись нематериальных активов составляется на каждый отдельный объект нематериальных активов или группу однотипных по назначению и условиям использования объектов нематериальных активов, отдельно по каждому лицу, ответственному за использование объекта или группы объектов нематериальных активов.3.2. В опись комиссией вносятся данные о названии нематериального актива, характеристике, назначении, дате приобретения (ввода в эксплуатацию), первоначальной стоимости, сроке полезного использования, количестве и стоимости объекта или группы объектов нематериальных активов.
3.3. При выявлении излишков объектов нематериальных активов, инвентаризационная комиссия записывает их в Инвентаризационную опись с внесением необходимых данных. Оценка таких объектов производится в соответствии с действительной восстановительной стоимостью и оформляется соответствующими актами.
3.4. При выявлении расхождений (недостач, излишков) между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации нематериальных активов (
приложение 4).О недостачах и излишках инвентаризационная комиссия должна получить письменные объяснения лиц, ответственных за использование и хранение нематериальных активов.
4. Инвентаризация материалов, продуктов питания и других материальных запасов
4.1. Инвентаризация материалов, продуктов питания, топлива, продукции подсобных (учебных) сельских хозяйств и производственных (учебных) мастерских, других материальных запасов проводится по местам хранения и отдельно по материально ответственным лицам. Материальные запасы при инвентаризации записываются в описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества (счету, весу или мере).
4.2. На выявленные при инвентаризации непригодные или испорченные материальные ценности дополнительно составляются акты, в которых указываются причины, степень и характер порчи материальных ценностей, а также виновные лица, допустившие их порчу.
4.3. Тара вписывается в опись по видам, целевому назначению и качественному составу (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. п.).
На ставшую непригодной тару инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.
4.4. Для отражения результатов инвентаризации материалов, продуктов питания и других материальных запасов применяется Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (
приложение 5). Эта Инвентаризационная опись составляется на основании пересчета, взвешивания, измерения ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на хранении которых находятся ценности.После оформления в установленном порядке Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов передается в бухгалтерию для составления Сличительной ведомости результатов инвентаризации прочих необоротных материальных активов и запасов (
приложение 6).Сличительная ведомость результатов инвентаризации прочих необоротных материальных активов и запасов применяется для отражения результатов инвентаризации. На основании данных Инвентаризационной описи прочих необоротных материальных активов и запасов расхождения, возникшие между фактическими показателями и данными бухгалтерского учета, отражаются в графе «Результаты инвентаризации».
5. Инвентаризация молодняка животных и животных на откорме
5.1. Молодняк крупного рогатого скота и животные на откорме включаются в описи отдельно с указанием инвентарных номеров, кличек, пола, масти, породы и др.
5.2. Животные на откорме учитываются в групповом порядке, включаются в описи по возрасту и половым группам, с указанием количества голов и живого веса в каждой группе.
5.3. Описи составляются по видам животных отдельно в фермах, цехах, отделениях, бригадах в разрезе учетных групп и материально ответственных лиц.
5.4. Для отражения результатов инвентаризации молодняка животных и животных на откорме применяется Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (
приложение 5).
6. Инвентаризация малоценных и быстроизнашивающихся предметов
6.1. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы инвентаризируются по их местонахождению и по материально ответственным лицам.
6.2. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся в описи по наименованиям в соответствии с номенклатурными номерами и в единицах измерения, принятых в бухгалтерском учете.
6.3. При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в личное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты лицевые карточки, с проставлением подписи в описи.
6.4. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые стали непригодными, но не списаны, в инвентаризационную ведомость не вписываются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин непригодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. При этом в описях делаются отметки о непригодности.
6.5. По малоценным и быстроизнашивающимся предметам, учитываемым в оперативном порядке, описи не составляются, а проверяется фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сопоставления с ведомостью оперативного учета. Выявленная при этом недостача предметов оформляется актом.
6.6. Для отражения результатов инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов применяется Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (
приложение 5).
7. Инвентаризация незавершенных научно-исследовательских работ
7.1. В бюджетных научно-исследовательских учреждениях и учебных заведениях инвентаризируются незаконченные работы, выполняемые по договорам с предприятиями и организациями.
7.2.
При проведении инвентаризации следует установить:наличие договора с заказчиком;
правильность определения сметной стоимости выполненных работ по каждой теме на дату инвентаризации;
правильность отражения фактических расходов по теме и наличие неиспользованных материальных ценностей;
причины резкого или необоснованного отклонения фактических расходов от сметной стоимости;
учет расходов по законченным и оплаченным заказчиком работам.
7.3. Инвентаризация проводится по темам (договорам), при этом инвентаризационной комиссией выверяется сметная (договорная) стоимость выполненной части каждой темы, а в бухгалтерии — фактические расходы.
7.4. Выводы инвентаризации рассматриваются инвентаризационной комиссией научного учреждения и оформляются протоколом, в котором указываются меры, направленные на выявление недостатков.
8. Инвентаризация незавершенного производства производственных (учебных) мастерских
8.1. В производственных (учебных) мастерских к незавершенному производству относятся заготовки (детали, узлы, агрегаты) и изделия, обработка и сборка которых еще не закончена; готовые изделия, не полностью укомплектованные и не переданные на склад.
Перед началом инвентаризации необходимо сдать на склад все ненужные для производства материалы, купленные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена.
Заготовки незавершенного производства и полуфабрикаты, находящиеся в мастерских, нужно привести в порядок, который обеспечил бы удобство и правильность подсчета их количества.
Проверка остатков заготовок незавершенного производства (деталей, узлов и др.) проводится путем фактического подсчета, перевешивания, перемеривания.
Описи составляются отдельно по каждой мастерской с указанием наименования заготовок, стадии или степени их готовности, количества или объема.
8.2. Материалы и купленные полуфабрикаты, находящиеся на рабочих местах и не подвергнутые обработке, в описи инвентаризации незавершенного производства не включаются, а подлежат инвентаризации отдельно и записываются в отдельные описи.
9. Инвентаризация незавершенного производства в подсобных (учебных) сельских хозяйствах
9.1. В подсобных (учебных) сельских хозяйствах при учреждениях в незавершенное производство включаются расходы под озимые посевы, на вспашку зяби, подготовку пара, парников и теплиц, а также расходы для закладки садов, ягодников и виноградников.
Инвентаризация проводится по каждому виду незаконченных работ, при этом инвентаризационной комиссией проверяются натуральные показатели и фактические расходы. Фактические расходы определяются путем выборки из первичных документов и учетных регистров (наряды, требования на семена и материалы, путевые листы и др.).
10. Инвентаризация денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности в кассе учреждения
10.1. При инвентаризации кассы учреждения следует руководствоваться Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 № 637 и зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 13.01.2005 под № 40/10320 (с изменениями).
10.2. Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, ценных бумаг, чековых книжек, почтовых марок, оплаченных путевок и т. п., находящихся в кассе учреждения, применяется Акт инвентаризации наличия денежных средств, ценностей (
приложение 7).До начала инвентаризации в кассе учреждения комиссией записываются последние номера приходного и расходного кассового ордеров, чековой книжки и т. п.
Комиссия путем полного пересчета проверяет наличие в кассе всех денежных средств, ценных бумаг, лимитированных чековых книжек, почтовых марок и т. п.
10.3. Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными применяется Инвентаризационная опись бланков документов строгой отчетности (
приложение 8).При наличии бланков документов строгой отчетности, пронумерованных одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.
11. Инвентаризация расчетов
11.1. Инвентаризация регистрационных, специальных регистрационных, валютных и текущих счетов, расчетов с бюджетом, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и другими дебиторами и кредиторами заключается в сверке документов и записей в реестрах учета и проверке обоснованности сумм, отраженных на соответствующих счетах. Комиссия устанавливает сроки возникновения задолженности по этим счетам, реальность задолженности и виновных лиц в случаях пропуска сроков исковой давности.
11.2. Всем дебиторам учреждения-кредиторы должны передать данные об их задолженности, которые предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальной задолженности. Дебиторы обязаны в течение десяти дней со дня получения документального подтверждения подтвердить задолженность или заявить свои возражения.
На счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны оставаться только согласованные суммы. Если до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие расхождения или неустановленные расхождения, то расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой из сторон в своем балансе в суммах, которые происходят из их бухгалтерских записей и признаны ею правильными.
11.3.
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:правильность расчетов с банками, с финансовыми, налоговыми органами, государственными целевыми фондами, с вышестоящим учреждением, другими учреждениями, а также со структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельные балансы;
задолженность подотчетных лиц, а также правильность и обоснованность сумм задолженностей по недостачам и хищениям и принятые меры о взыскании этой задолженности;
правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности. Суммы кредиторской и депонентской задолженности, срок исковой давности которых истек, подлежат списанию с бухгалтерского учета в порядке, определенном Государственным казначейством Украины;
реальность задолженности рабочим и служащим по заработной плате, по расчетам с рабочими и служащими по безналичным перечислениям;
приняты ли меры для взыскания дебиторской задолженности в установленном порядке.
11.4. Для отражения результатов инвентаризации расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности, находящейся на учете учреждения на момент отчетного периода (инвентаризации), предназначен Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (
приложение 9).В акте указываются наименования проинвентаризованных субсчетов и суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов и кредиторской и дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности.
Акт составляется инвентаризационной комиссией на основании выявленных остатков сумм по документам, которые отражаются на соответствующих субсчетах, подписывается и передается в бухгалтерию.
К акту следует приложить справку (
приложение 10), в которой приводятся наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности, за что учитывается задолженность, с какого времени и на основании каких документов. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.11.5. По суммам дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.
Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, списывается по решению руководителя учреждения на изменения результата исполнения сметы доходов и расходов за прошедший год.
Списание долга в результате неплатежеспособности должника не является основанием для отмены задолженности. Задолженность следует отражать вне баланса не менее пяти лет со времени списания для наблюдения за возможностью ее взимания в случае изменения имущественного положения должника.
Тщательным образом следует проверить и отразить в справке суммы дебиторской задолженности, списанные с баланса в результате неплатежеспособности ответчика и невозможности обращения взыскания на его имущество, а именно:
обоснованность списания этой задолженности;
правильность учета списанной задолженности по балансу;
осуществление надзора за возможностью ее удержания в случаях изменения имущественного положения должников.
12. Инвентаризация незавершенного капитального строительства и незаконченных капитальных ремонтов
12.1. Наличие и объем незавершенного капитального строительства и незаконченных капитальных ремонтов устанавливаются при инвентаризации путем проверки их в натуре. В составляемых при этом актах указываются наименование объекта, списание и объем выполненных работ по каждому объекту и виду работ, сметная и фактическая стоимость.
12.2.
Инвентаризационная комиссия должна проверить:не находится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, которое передано для монтажа, но монтаж которого фактически не начат. При выявлении такого оборудования необходимо сделать соответствующие исправления в учете и отчетности;
состояние законсервированных и временно приостановленных строительных объектов. В таком случае следует выявить причины и основания их консервации.
На законченные объекты, которые по каким-либо причинам не введены в эксплуатацию, составляют отдельные акты.
На объект прекращенного строительства, а также на проектно-изыскательские работы по незаконченному строительству, подлежащие списанию с баланса, составляются отдельные акты, в которых указываются все данные о характере выполненных работ и их стоимости согласно смете, с указанием причин прекращения строительства.
На незаконченный капитальный ремонт зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов составляется отдельный акт, в котором указываются: название ремонтируемого объекта, описание и процент выполненных работ, сметная и фактическая стоимость выполненных работ.
13. Инвентаризация прочих необоротных материальных активов
13.1. Для отражения результатов инвентаризации прочих необоротных материальных активов применяется Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (
приложение 5).13.2. Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь одного наименования, близкие по размерам, качеству материала и цене, заносятся в опись суммарно, с указанием количества этих предметов и их инвентарных номеров.
13.3. Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, следует записывать в Инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций учреждений, осуществляющих эти услуги.
13.4. После оформления Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию для составления Сличительной ведомости результатов инвентаризации прочих необоротных материальных активов и запасов (
приложение 6).13.5. При инвентаризации библиотечных фондов инвентаризационной комиссией определяется способ проведения инвентаризации; выявляются ошибки, допущенные при шифровке документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям, а также устанавливается задолженность пользователей перед библиотекой, выявляются дублетные документы, документы, не соответствующие профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, переплета и т. п.
В случае установления факта отсутствия документа проводится его поиск в срок, определенный правилами пользования библиотекой по использованию документа читателем, но не более тридцати дней
.
14. Инвентаризация материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение
14.1. При инвентаризации материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение, применяется Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (
приложение 11).При инвентаризации материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в описи осуществляются инвентаризационной комиссией на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.
14.2. Товары и материалы, хранящиеся на складах других учреждений (организаций), записываются в опись на основании подтверждающих документов о передаче на ответственное хранение.
15. Инвентаризация забалансовых статей
15.1. Инвентаризация забалансовых статей проводится в порядке, установленном для инвентаризации статей баланса.
16. Проверка и оформление результатов инвентаризации
16.1. После окончания инвентаризации оформленные описи (акты) сдаются в бухгалтерию для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации. При этом количественные и ценовые показатели по данным бухгалтерского учета проставляются против соответствующих данных описи и путем сопоставления выявляются расхождения между данными инвентаризации и данными учета.
16.2. Результаты инвентаризации ценностей, принадлежащих другим организациям, с приложением копии описи сообщают их собственникам. На последней странице описи также следует сделать отметку о проверке цен, таксировку и подсчет результата за подписями лиц, проводивших эту проверку.
16.3. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность определения бухгалтерией результатов инвентаризации и свои выводы и предложения отражает в Протоколе инвентаризационной комиссии (
приложение 12), который заполняется после окончания инвентаризации.В протоколе приводятся подробные данные о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях, а также излишках и указывается, какие приняты меры в отношении виновных лиц.
Не позднее чем за десять дней после окончания инвентаризации протоколы инвентаризационной комиссии утверждаются руководителем учреждения; в централизованных бухгалтериях протоколы центральной инвентаризационной комиссии утверждаются руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия.
Материалы инвентаризации и решения по регулированию расхождений утверждаются руководителем учреждения с включением результатов в отчет за тот период, в котором закончена инвентаризация, а также и в годовой отчет.
16.4. Срок хранения документов по инвентаризации (инвентаризационные описи, сравнительные ведомости, акты, протоколы инвентаризационных комиссий) в учреждениях составляет три года при условии завершения ревизий согласно Перечню типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденному приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 № 41, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 17.09.98 под № 576/3016 (с изменениями)
. При возникновении споров, разногласий, возбуждении уголовных дел — хранятся до вынесения соответствующего решения.
17. Порядок регулирования инвентаризационных разниц
17.1. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и денежных средств с данными бухгалтерского учета регулируются учреждением в следующем порядке:
основные средства, ценные бумаги, денежные средства и другие материальные ценности, выявленные в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на увеличение доходов по специальному фонду с дальнейшим установлением причин возникновения излишков и виновных в этом лиц;
недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли, выявленных при инвентаризации и приобретенных в текущем году, списывается по распоряжению руководителя учреждения на фактические расходы; приобретенных в прошлых годах — относится на уменьшение результата сметы учреждения. Нормы естественной убыли могут применяться только в случае выявления фактических недостач и после зачета недостачи ценностей излишками при пересортице. При отсутствии норм естественной убыли потеря рассматривается как недостача сверх нормы;
недостача ценностей сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей списываются с баланса учреждения и относятся на счет виновных лиц по ценам, по которым исчисляется размер ущерба от хищений, недостач, уничтожения и порчи материальных ценностей;
потери и недостачи сверх норм естественной убыли материальных ценностей в тех случаях, когда виновные лица не установлены и дела находятся в органах дознания или досудебного следствия, списываются с баланса учреждения и зачисляются на забалансовый счет до момента установления виновных лиц или до предоставления соответствующей информации от органов дознания или досудебного следствия по этим делам.
17.2. В случаях взыскания потерь с виновных лиц, причиненных хищением, недостачей или потерей, определение сумм убытков осуществляется в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.96 № 116 «Об утверждении Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей» и Законом Украины «Об определении размера убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или утратой драгоценных металлов, драгоценных камней или валютных ценностей».
17.3. При установлении недостач и потерь, возникших в результате злоупотреблений, соответствующие материалы в течение пяти дней после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь подается гражданский иск.
