Подотчетные средства

Подотчетные средства

 

Вступивший в силу с 01.01.2011 г. НК внес изменения практически во все сферы жизнедеятельности предприятий. Не обошел он стороной и подотчетные отношения. О том, какие сроки установлены НК для предоставления отчета по средствам, полученным работниками под отчет или на командировку, и сдачи неизрасходованных денежных средств, а также какие санкции могут грозить работнику за их нарушение пойдет речь в данной статье.

Лилия Калашникова, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Работодатель, направляющий в командировку работника или поручающий выполнить отдельное гражданско-правовое действие, обязан обеспечить его денежными средствами на текущие расходы в виде аванса.

Возвратившись из командировки или выполнив порученное, работники обязаны отчитаться о потраченных ими на эти цели денежных средствах. Сроки предоставления отчета и сдачи неиспользованных денежных средств установлены

НКУ. Рассмотрим их.

 

Сроки предоставления отчета

В соответствии с

абзацем первым п.п. 170.9.2 НКУ после завершения командировки или решения производственных (хозяйственных) вопросов по поручению и за счет работодателя, выдавшего денежные средства под отчет, работник обязан заполнить и предоставить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет) по форме, утвержденной приказом ГНАУ «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 23.12.2010 г. № 996 (абзац первый п.п. 170.9.2 НКУ).

Сроки предоставления Отчета установлены

п.п. 170.9.2 и п.п. 170.9.3 НКУ и зависят от цели (на командировку или под отчет) и также формы предоставления денежных средств (наличные или в безналичной форме). Для наглядности представим их в таблице.

 

Цель выдачи аванса	Форма выдачи аванса
	в наличной форме	в безналичной форме для использования с применением платежных карточек*
		расчеты производились наличными, снятыми с платежных карточек	расчеты производились в безналичной форме
	Срок предоставления Отчета
Для покрытия командировочных расходов	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. 170.9.2 НКУ)	До окончания 3-го банковского дня, после окончания командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)	Не позднее 10 дней после окончания командировки (до 20 банковских дней** в случае наличия уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)
Для решения производственных (хозяйственных) нужд	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по поручению и за счет работодателя, выдавшего деньги под отчет (п.п. 170.9.2 НКУ)***
Для решения производственных (хозяйственных) нужд в командировке	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. 170.9.2 НКУ)	До окончания 3-го банковского дня, после окончания командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)	Не позднее 10 дней после окончания командировки (до 20 банковских дней** в случае наличия уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)
* Под платежными карточками следует понимать корпоративные платежные карточки, дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы. ** Срок предоставления отчета продлевается работодателем для выяснения вопросов относительно выявленных разногласий между соответствующими отчетными документами. *** Несмотря на то что в абзаце первом п.п. 170.9.3 НКУ речь идет и о командировках и о гражданско-правовых действиях, в дальнейших нормах (п.п. «а» и п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) говорится только о расходах в командировках. Из этого делаем вывод, что п.п. 170.9.3 НКУ касается только случаев несения расходов в командировках (как собственно командировочных расходов, так и отдельных гражданско-правовых действий, осуществленных в командировках).

 

Обращаем внимание:

НКУ увеличены сроки представления отчета по средствам, выданным в наличной форме на командировку или под отчет. Напомним, что ранее, в период действия Закона № 889, работник обязан был предоставить отчет об израсходованных на указанные цели денежных средствах до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершил командировку или приобрел товары (работы, услуги) по поручению и за счет работодателя, выдавшего деньги под отчет.

 

Сроки для возврата неизрасходованных средств

Сроки возврата неизрасходованных денежных средств, полученных работником

на командировку, установлены НКУ. Согласно абзацу четвертому п.п. 170.9.2 НКУ при наличии у работника излишка израсходованных средств, полученных на командировку, он обязан возвратить их сумму в кассу или перечислить на банковский счет предприятия, выдавшего средства до или во время подачи Отчета. Таким образом, предельные сроки возврата денежных средств, полученных работником на командировку, совпадают со сроками предоставления Отчета.

Что касается срока для возврата средств, полученных работником

для решения производственных (хозяйственных) вопросов, то они установлены НКУ и Положением № 637. Первые применяются налоговыми органами для целей налогообложения доходов физических лиц, вторые — для определения фактов нарушения правил наличного обращения. Причем, как и ранее, в период действия Закона № 889, они разные.

В соответствии с

НКУ работник обязан вернуть неизрасходованные средства, полученные под отчет, до или во время предоставления Отчета.

Сроки для возврата подотчетных средств, установленные

Положением № 637, остались без изменения и были приведены нами в статье «Авансовый отчет: заполняем правильно, отчитываемся вовремя» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 84, с. 19.

В связи с разными сроками возврата неизрасходованных средств, полученных работником

для решения производственных (хозяйственных) вопросов, сумму излишне израсходованных средств необходимо возвращать в кассу предприятия или перечислять на банковский счет предприятия до или во время предоставления указанного Отчета (абзац четвертый п.п. 170.9.2) с учетом сроков выдачи наличных под отчет или на командировку, установленных п.п. 2.11 Положения № 637.

Далее рассмотрим, что в соответствии с

НКУ грозит работнику за нарушение сроков возврата излишне израсходованных денежных средств, выданных под отчет или на командировку.

 

Налогообложение суммы излишне израсходованных средств

Согласно положениям

НКУ сумма излишне израсходованных средств должна быть возвращена работником в кассу или зачислена на банковский счет выдавшего их предприятия до или во время предоставления отчета.

Несвоевременно сданные средства, полученные работником предприятия:

—

на командировку — в сумме, превышающей сумму расходов налогоплательщика на такую командировку, рассчитанной согласно разделу III НКУ;

—

под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий — в сумме, превышающей сумму фактических расходов налогоплательщика на выполнение таких действий, включаются в налогооблагаемый доход такого налогоплательщика (п. 170.9 НКУ).

Отметим, что

раздел III НКУ, которым определены, в частности, размеры суточных для командировок по Украине и за ее границей, вступит в силу только с 1 апреля 2011 года. . Таким образом, с 1 апреля 2011 года не будут включаться в налогооблагаемый доход суточные в размере, определенном разделом III НКУ. Что касается вопроса определения суммы превышения в течение I квартала 2011 года, то он остается открытым. Вместе с тем, анализируя разъяснения работников ГНС по схожим вопросам, можно прийти к выводу, что до 1 апреля 2011 года при определении суммы превышения нужно использовать старые размеры суточных. Таким образом, до появления разъяснений ГНС, по нашему мнению, для предприятий безопаснее не включать в налогооблагаемый доход суточные в размере, определенном п. 1 постановления № 663.

Как и ранее, для целей налогообложения дохода в виде несвоевременно возвращенных излишне израсходованных подотчетных сумм

применяется «натуральный» коэффициент, исчисляемый в соответствии с п.п. 164.5 НКУ.

Сумма излишне израсходованных средств, выданных на командировку или под отчет, не сданная в срок, определенный

НКУ, подлежит обложению налогом на доходы по ставке 15 % — с суммы, не превышающей 10-кратный размер минзарплаты, установленной законом на 1 января отчетного налогового года (в 2011 году — 9410 грн.), и 17 % — с суммы превышения.

Сумма налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ), начисленная на сумму излишне израсходованных денежных средств, удерживается предприятием, выдавшим такие средства,

за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) плательщика налога за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

Если работник

прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с предприятием, выдавшим такие средства, сумма НДФЛ удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года.

Если полное удержание суммы НДФЛ невозможно из-за

смерти работника или признания его судом без вести пропавшим или объявления его судом умершим, такая сумма удерживается при начислении дохода за последний для такого налогоплательщика налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к уплате.

Обращаем внимание: штраф в размере 15 % излишне израсходованных средств, который ранее применялся к налогоплательщикам, не возвратившим такие суммы в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок, нормами НКУ не предусмотрен.

При удержании суммы НДФЛ, начисленной на сумму излишне израсходованных денежных средств, работодателю необходимо учитывать требования

ст. 128 КЗоТ, согласно которой размер всех отчислений из заработной платы работника не должен превышать 20 % суммы, подлежащей выплате, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством, — 50 % суммы, подлежащей выплате на руки.

Относительно сроков уплаты НДФЛ, удержанного с суммы несвоевременно возвращенных излишне израсходованных денежных средств, то, по нашему мнению, его необходимо перечислить одновременно с суммой НДФЛ, удержанного с заработной платы работника, за счет которой производилось его удержание.

Суммы, подлежащие удержанию с дохода работника в связи с несвоевременным возвратом подотчетным сумм, рассчитываются в Отчете.

Обращаем внимание: в соответствии с приложением 1 «Справочник признаков доходов» к

Порядку № 1020 в Налоговом расчете по форме № 1ДФ подлежит отражению не только сумма излишне израсходованных денежных средств, выданных на командировку или под отчет и не возвращенных в срок (п.п. 164.2.11 НКУ), но и сумма средств, полученных на командировку или под отчет (п.п. 165.1.11 НКУ), что, на наш взгляд, не вполне логично. Однако, до появления разъяснений ГНС по данному вопросу указанные суммы необходимо отражать с признаком дохода «118».

Пример.

Работнику предприятия (АУП) 21.01.2011 г. выданы под отчет наличные средства в сумме 2000 грн. для приобретения телефона. Телефон был приобретен работником 21.01.2011 г. по цене 1600 грн. без НДС (продавец — неплательщик НДС), о чем свидетельствует товарный чек. Авансовый отчет предоставлен и утвержден 31.01.2011 г. Остаток подотчетных сумм в размере 400 грн. был сдан работником во время предоставления отчета (31.01.2011 г.).

Заработная плата работника:

— за первую половину января 2011 года (аванс) составила 2200 грн.;

— за январь 2011 года — 4000 грн.

Сроки выплаты заработной платы — 4 и 19 число.

19 января 2011 года работнику был выплачен аванс в сумме 1870 грн.

Стоимостный критерий для отнесения материальных активов к составу основных средств установлен предприятием на уровне 1000,00 грн.

В данном случае работник нарушил сроки сдачи остатка подотчетных сумм, установленные

п.п. 170.9.2 НКУ. Сумма излишне израсходованных средств с учетом «натурального» коэффициента включается в его налогооблагаемый доход в размере 470,59 грн. (400 х 1,176471).Приведем фрагмент Отчета, в котором производится расчет НДФЛ.

 

 

Сумма НДФЛ удержана из зарплаты работника за январь 2011 года.

Бухгалтерский учет операций по выдаче наличных средств под отчет и по удержанию НДФЛ, удержанного с несвоевременно возвращенных подотчетных сумм, представим в таблице.

 

№ п/п	Дата операции	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета		Сумма, грн.
			дебет	кредит
1	19.01.2011	Перечислен единый социальный взнос на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) (2200 х 37,26 %*)	657	311	819,72
2	19.01.2011	Перечислен НДФЛ (2200 х 15 %)	641/НДФЛ	311	330,00
3	19.01.2011	Выплачен аванс (2200 - 330)	661	311	1870,00
4	21.01.2011	Выданы денежные средства под отчет	372	301	2000,00
5	31.01.2011	Утвержден авансовый отчет	152	372	1600,00
6	31.01.2011	Возвращен остаток подотчетных сумм	301	372	400,00
7	31.01.2011	Начислена заработная плата работнику за январь 2011 года	92	661	4000,00
8	31.01.2011	Начислен ЕСВ (4000 х 37,26 %)	92	657	1490,40
9	31.01.2011	Удержан ЕСВ (4000 х 3,6 %)	661	657	144,00
10	31.01.2011	Удержан НДФЛ ((4000 - 144) х 15 %)	661	641/НДФЛ	578,40
11	31.01.2011	Удержан НДФЛ с суммы подотчетных средств, не возвращенных вовремя (400 х 1,176471) х 15 %)	661	641/НДФЛ	70,59
12	04.02.2011	Перечислен ЕСВ (1490,40 + 144 - 819,72)	657	311	814,68
13	04.02.2011	Перечислен НДФЛ (578,40 + 70,59 - 330)	641/НДФЛ	311	318,99
14	04.02.2011	Выплачена заработная плата работнику (4000 - 144 - 578,40 - 70,59 - 1870)	661	311	1337,01
* Ставка ЕСВ в части начислений взята условно.

 

Уверены, что данная статья поможет нашим читателям разобраться со сроками предоставления отчета и сдачи подотчетных средств, установленными НКУ.