Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Июль, 2011/№ 54
В избранном В избранное
Печать
Приказ от 24.05.1995 г. № 88

Утверждено приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 г. № 88

Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете

Зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 5 июня 1995 г. под № 168/704

(

с изменениями и дополнениями, последние из которых внесены приказом Министерства финансов Украины от 8 ноября 2010 года № 1327 )

 

1. Общие положения

1.1. Положение устанавливает порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности (далее — предприятия), учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета (далее — учреждения).

1.2. Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования. Записи в учетных регистрах осуществляются на основании первичных документов, созданных согласно требованиям настоящего Положения.

1.3. Все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. Наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном статьей 11 Закона Украины «О языках в Украине».

Документы, которые являются основанием для записей в бухгалтерском учете и составлены на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык.

 

2. Первичные документы

2.1.

Первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Хозяйственные операции

— это факты предпринимательской и другой деятельности, влияющие на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов.

2.2. Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. При реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т. п. Для контроля и упорядочения обработки информации на основании первичных документов могут составляться сводные документы (далее — первичные документы).

2.3. Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

По требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятие, учреждение обязаны за свой счет сделать копии таких документов на бумажном носителе.

2.4.

Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), дату и место составления, содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении), должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личную или электронную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя, и т. п.

2.5. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается согласно законодательству об электронных документах и электронном документообороте.

Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

2.6. Физические и юридические лица, принимающие участие в осуществлении операций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества, обеспечиваются предприятием, учреждением, выполняющими эти операции, копиями первичных документов о такой операции.

2.7. Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых либо специализированных форм.

2.8. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества предусматриваются другими нормативно-правовыми актами.

2.9. В случаях, установленных законодательством, а также соответствующими органами государственной власти Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти по согласованию со специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в области статистики и Министерством финансов Украины, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т. п. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, способ нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают соответствующие органы государственной власти.

Порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности, а также круг хозяйственных операций, оформление которых осуществляется на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативно-правовыми актами.

2.10. Записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью пишущих машинок, принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

2.11. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

2.12. Электронный документ создается с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

2.13. Руководитель предприятия, учреждения обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех хозяйственных операций, которые были проведены, в первичных документах, и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера, касающихся порядка оформления и подачи для учета сведений и документов.

Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, имеющих право выдавать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, имеющих право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено.

2.14. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти первичные документы.

2.15. Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, ведущими бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей.

2.16.

Запрещается принимать к исполнению первичные документы на операции, которые противоречат нормативно-правовым актам, установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушают договорную и финансовую дисциплину, наносят ущерб государству, собственникам, другим юридическим и физическим лицам. Такие документы должны быть переданы руководителю предприятия, учреждения для принятия решения.

2.17. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку, или отметку, пригодную для ее обработки электронными средствами.

2.18. Все документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, ставшие основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручной надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

 

3. Учетные регистры

3.1.

Учетные регистры — это носители специального формата (бумажные, электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и т. п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группирования и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету.

3.2. Информация в учетные регистры переносится после проверки первичных документов по форме и содержанию.

3.3. Предприятия и учреждения, составляющие учетные регистры на электронных носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воспроизведения в удобном для чтения виде.

3.4. Ответственность за несвоевременное составление учетных регистров и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти учетные регистры.

3.5. Перенесение информации из первичных документов в учетные регистры должно осуществляться по мере их поступления в место обработки (бухгалтерию, вычислительную установку), однако не позднее срока, который обеспечивает своевременную выплату заработной платы, составление бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов.

3.6. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования необходимой информации определяются соответствующими нормативными документами о порядке их применения.

3.7. Информация о хозяйственных операциях предприятия, учреждения за отчетный период (месяц, квартал, год) из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых устанавливается соответствующими нормативно-правовыми актами.

 

4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

4.2. Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом, т. е. неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписываются правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

4.3. Ошибки в учетных регистрах за прошлый отчетный период исправляются способом сторно. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. или со знаком «минус», а правильная запись (сумма, корреспонденция счетов) заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. темного цвета. Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором выявлена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отражается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Справка должна приводить причину ошибки, ссылки на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка, и подписывается работником, составившим справку, и после ее проверки — главным бухгалтером.

4.4. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления.

4.5. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправление не допускается.

4.6. Исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется согласно законодательству.

 

5. Организация документооборота

5.1. С целью упорядочения движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их к учету, передачи в обработку и в архив.

5.2. График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.

5.3. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

5.4. Работники предприятия, учреждения создают и подают первичные документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается извлечение из графика. В извлечении приводятся перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их подачи и подразделения предприятия, учреждения, в которые передаются эти документы.

5.5. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера, касающиеся порядка подачи в бухгалтерию или на вычислительную установку необходимых документов и сведений, являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

 

6. Хранение документов

6.1. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

6.2. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

6.3. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

6.4. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.

6.5. Первичные документы текущего месяца, прошедшие обработку ручным способом и относящиеся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

6.6. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденному центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

6.7. Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

6.8. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера.

6.9. Изъятие первичных документов, учетных регистров, финансовой отчетности у предприятий, учреждений осуществляется согласно законодательству.

6.10. В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения в письменном виде уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями в 10-дневный срок.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд