Почему предпринимателям теперь нужны документы на товар
Налоговый кодекс внес немало изменений в уже привычные для предпринимателей правила уплаты налогов и подачи отчетов по ним. Так, среди всего прочего с 01.01.2011 г. абсолютно всем предпринимателям необходимо иметь документы, подтверждающие данные, указанные в налоговой отчетности (в том числе и документы на товар).
Подробнее об этом и поговорим.
Людмила БАЛА, консультант газеты «Налоги и бухгалтерский учет»
Немного предыстории
Формально предприниматели уже давно должны были вести оперативный учет (т. е. составлять первичные документы). Такое требование содержалось в
части 8 статьи 19 ХКУ. Другое дело, что за нарушение данной нормы никакой ответственности не было. Поэтому на практике на нее мало кто обращал внимание.Тем не менее предприниматели, работающие на общей системе налогообложения, все-таки старались первичные документы иметь (хотя бы платежные). Ведь без таких документов они не смогли бы подтвердить сумму своих расходов и уменьшить доход, подлежащий налогообложению.
А вот многие единоналожники, фикспатентщики и даже некоторые из общесистемщиков (учитывающие расходы не по документам, а по нормам) о первичных документах не заботились.
Такое положение вещей ГНАУ не устраивало, и в прошлом году налоговики принялись серьезно штрафовать предпринимателей за отсутствие документов на товар. Тем не менее каких-либо веских оснований для этого у них не было и, если дело доходило до суда, суд нередко становился на сторону предпринимателей (достаточно вспомнить хотя бы
письмо Минюста от 19.05.2010 г. № 6091-0-4-10-20, в котором он советовал ГНАУ прекратить неверно толковать нормы Закона об РРО).Однако с принятием
Налогового кодекса ситуация кардинально изменилась: теперь первичные документы понадобятся всем: не только предпринимателям на общей системе налогообложе-ния, но и единоналожникам, и даже фикспатентщикам.
Новое требование
Новые требования, касающиеся первичных документов, содержатся в
статье 44 Налогового кодекса: «Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.Налогоплательщикам
запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, которые определены абзацем первым этого пункта».Обратите внимание:
бухгалтерские документы предприниматель составлять не обязан, поскольку Закон о бухучете не заставляет физлиц-предпринимателей вести бухгалтерский учет и составлять финотчетность. Вместе с тем никто не запрещает предпринимателям использовать некоторые формы первичных бухгалтерских документов для того, чтобы документально оформить определенную хозяйственную операцию.Итак, основными показателями, которые фигурируют в налоговой отчетности предпринимателя, являются доходы и расходы.
Что касается дохода, то если он поступает в безналичной форме, то в качестве подтверждающего документа достаточно
выписки банка. Если же предприниматель получает выручку наличными, подтверждающими документами будут отчеты РРО и/или записи о выручке в Книге учета доходов и расходов (те предприниматели, которые РРО не используют, могут ограничиться только записями в Книге учета доходов и расходов).А вот
суммы расходов подтверждать придется весьма детально (по каждой платежной операции), поскольку:— во-первых, на общей системе налогообложения сумма расходов отражается в декларации о доходах (а это налоговая декларация);
— во-вторых, несмотря на то что отчет единоналожника не является налоговой декларацией,
даже единоналожникам и предпринимателям на фикспатенте необходимо иметь документы о расходах. Объясняется это тем, что все предприниматели (независимо от системы налогообложения) обязаны указывать суммы, выплаченные физлицам или частным предпринимателям, в Налоговом расчете суммы дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщика (поскольку форма № 1ДФ в понимании Налогового кодекса является налоговой декларацией);— и, наконец, в-третьих, даже если суммы выплачены юрлицу (т. е. они не будут фигурировать в Налоговом расчете суммы дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщика), во избежание недоразумений с налоговиками лучше документально подтвердить и их. Это необходимо для того, чтобы у проверяющих не возникало сомнений по поводу выплат, будто они осуществлены не юрлицу, а физлицу.
Подтверждающими документами в таком случае могут быть:
платежные поручения, чеки от продавца, свидетельствующие об уплате денежных средств, договоры, акты выполненных работ, ТТН и т. д.Кроме того,
те предприниматели, которые являются плательщиками НДС, обязаны подтверждать документально и приобретение товаров (работ, услуг), и их продажу (для этого по-прежнему достаточно наличия налоговых накладных, ГТД, фискальных кассовых чеков, транспортных билетов, гостиничных счетов и счетов за услуги связи).Отсюда можно сделать такой вывод:
документы на товар должны быть у предпринимателя обязательно, независимо от того, работает ли он на общей системе налогообложения, на едином налоге или на фикспатенте. Кстати, для общесистемщиков в Налоговом кодексе есть даже специальная норма, предписывающая им обязательно иметь документы, подтверждающие происхождение товара (пункт 177.10 Налогового кодекса).
Срок хранения документов
Пунктом 44.3 Налогового кодекса
установлен также специальный срок хранения документов, которыми подтверждаются показатели налоговых деклараций. Он составляет не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой использовались указанные документы (а если она не была подана — 1095 дней с предельного срока подачи такой отчетности).В том случае, когда указанные документы связаны с предметом проверки, они должны храниться до окончания проверки, но не менее 1095 дней.
Если предприниматель прекращает деятельность, документы, по которым не истекло 1095 дней, необходимо передать в архив.
Утеря первичных документов
Может случиться, что предприниматель потеряет первичные документы или они будут уничтожены (например, в случае пожара, наводнения, кражи и т. п.). Как поступать в таких случаях? Ответ на этот вопрос дает
пункт 44.5 Налогового кодекса: при утере документов налогоплательщик обязан в течение 5 дней письменно уведомить об этом орган налоговой службы по месту учета, а если утеряна ГТД, то об этом нужно уведомить еще и таможню, на которой она оформлялась.Кроме того,
утерянные документы необходимо возобновить в течение 90 календарных дней со дня уведомления налоговиков (и при необходимости — таможни).Если документы утеряны накануне проверки и это обстоятельство не позволяет налоговикам провести проверку
, сроки проверки переносятся до даты возобновления документов, но не более чем на 90 дней.
Ответственность за отсутствие документов
Итак, если при проверке выяснится, что у предпринимателя нет первичных документов, ему грозит штраф по
статье 121 Налогового кодекса: «Необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам начисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных статьей 44 этого Кодекса сроков их хранения и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, предусмотренных этим Кодексом, — влекут за собой наложение штрафа в размере 510 гривень.Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому
в течение года был применен штраф за такое же нарушение, — влекут за собой наложение штрафа в размере 1020 гривень».Правда, указанные штрафы начинают действовать только со второго полугодия 2011 года (с 01.07.2011 г.). А до этого, т. е.
с 01.01.2011 г. по 30.06.2011 г., штрафные санкции за нарушения налогового законодательства должны применяться в размере 1 грн. за каждое нарушение (пункт 7 подраздела 10 раздела XX Налогового кодекса).
Выводы
С 01.01.2011 г. все показатели налоговой отчетности должны подтверждаться первичными документами.
Если таких документов нет, отчетность составлять запрещено.Ну а поскольку налоговая отчетность охватывает различные сферы хоздеятельности, предпринимателям нужно оформлять документально каждую операцию. Поэтому не стоит и сомневаться в том, что
с 01.01.2011 г. у предпринимателя должны быть все возможные документы на товар и услуги (независимо от избранной им системы налогообложения) — ТТН или путевые листы, налоговые накладные, акты приема-передачи выполненных работ (услуг), платежные поручения, чеки, квитанции.Кроме того,
понадобятся также документы, подтверждающие получение выручки, — выписки банка, отчеты РРО, корешки расчетных документов о принятии наличных (если предприниматель работает без РРО).Предприниматель, который нарушит данное предписание и не позаботится о наличии первичных документов, рискует попасть под штраф за несохранность документов, размер которого составляет 510 грн. за первое нарушение и 1020 грн. за повторное в течение года нарушение (в первом полугодии 2011 года этот штраф символический — 1 грн.).
