Шпаргалка для заполнения НН

Вид критерия

Описание, требования к заполнению, регистрации

Основание

1

2

3

Форма НН

Утверждена приказом Минфина от 01.11.2011 № 1379

ст. 201 НКУ

Момент выписки НН

На дату возникновения налоговых обязательств

ст. 187 НКУ

Формат НН

Книжный или альбомный: по выбору плательщика

«ВНСУ» № 9-10/2012, с. 5

Язык НН

украинский

п. 2 Порядка № 1379

Способ заполнения

либо печатный, либо от руки (комбинирование способов — не допускается)

Количество экземпляров

Выписывается в 2-х экземплярах: оригинал выдается покупателю — плательщику НДС, по его требованию. Исключение: получение налогооблагаемых услуг от нерезидента: НН выписывает в 1-м экземпляре

пп. 201.4, 201.10, 208.2 НКУ, п. 6, п. 7 Порядка № 1379

Выравнивание по правому полю

Касается только числовых (!) реквизитов заглавной части

п. 2 Порядка № 1379

Ячейки без показателей

Ячейки без показателей в табличной части НН не заполняются, прочерки не ставятся

ЕБНЗ 130.21

Операции для выписки НН

— облагаемые НДС по основной ставке, по ставке 0 %;
 — льготируемые операции согласно ст. 197 НКУ, подразд. 2 разд. ХХ НКУ, международным договорам.
НЕ выписывается НН на поставки, не являющиеся объектом налогообложения согласно ст. 196 и ст. 185 НКУ

пп. 9 — 11 Порядка № 1379,
ЕБНЗ 130.21

Подлежат регистрации в ЕРНН с 01.01.2012 г.

НН/РК:
а) с суммой НДС свыше 10 тыс. грн.*;
б) с импортными товарами при любой сумме НДС;
в) с подакцизными товарами при любой сумме НДС
* до 01.01.2012 г. стоимостный порог был следующий:
1 млн грн. — с 01.01.2011 г.; 500 тыс. грн. — с 01.04.2011 г.; 100 тыс. грн. — с 01.07.2011 г.

п. 201.10, п. 11 подразд. 2 разд. ХХ НКУ

Тип причины при поставках, когда оба экземпляра НН остаются у продавца (указывается в шапке оригинала НН)

01

Выписана на сумму превышения обычной цены над фактической

п. 8 Порядка № 1379

02

Поставка неплательщику налога

03

Натуральная выплата в счет оплаты труда физическим лицам

04

Поставка в пределах баланса для непроизводственного использования

05

Ликвидация основных средств по самостоятельному решению плательщика налога

06

Перевод производственных основных средств в состав непроизводственных

07

Экспортные поставки

08

Поставки для операций, которые не являются объектом обложения НДС

09

Поставки для операций, которые освобождены от обложения НДС

10

Условная поставка товаров (ОC, услуг) при аннулировании регистрации как плательщика НДС согласно п. 184.7 НКУ

11

Выписана по ежедневным итогам операций

12

Выписана на стоимость бесплатно поставленных товаров/услуг, исчисленную исходя из уровня обычных цен

13

Использование производственных или непроизводственных средств, других
товаров/услуг не в хозяйственной деятельности

14

Выписана покупателем (получателем) услуг от нерезидента

Обязательный реквизит

Нормативный документ

1

2

Порядковый номер

Порядковый номер НН выравнивается по правому краю поля (до дроби) и должен соответствовать номеру в реестре. Нумерация может начинаться с единицы: либо каждый налоговый период (месяц/квартал), либо быть сквозной в течение года.
При заполнении данного реквизита уполномоченным филиалом/структурным подразделением плательщика НДС в числителе проставляется порядковый номер, а в знаменателе (кроме первой ячейки) — присвоенный обособленному подразделению числовой код (без каких-либо других символов!) с выравниванием по правому краю.
Плательщики НДС, осуществляющие операции со специальным режимом налогообложения, отражают в первой ячейке знаменателя порядкового номера код соответствующей деятельности (приведены в п. 3 Порядка № 1379).
Пустые клеточки в данном поле заполнять прочерками или нулями не надо(!), в том числе филиалам не надо ставить нули после первой ячейки после знака дроби, если их номер меньше 4-х цифр (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 25, с. 40)

п.п. «а», п. 201.1 НКУ, п. 3 Порядка № 1379

Дата выписки

НН выписывается в момент возникновения налоговых обязательств. Выписка НН по второму событию является нарушением, что может стать причиной признания ее недействительной.
Формат даты НН имеет следующий вид: ДДММГГГГ. Точки, запятые и другие разделительные знаки в дате выписки НН не проставляются. Так, к примеру, у НН от 5 марта 2012 года дата выписки будет выглядеть так: «05032012». Кроме того, налоговики требуют в таком же формате (т. е. без точек) отражать дату
и в графе 2 табличной части налоговой накладной (ЕБНЗ, раздел 130.21).
Даты возникновения налоговых обязательств для большинства случаев представлены в ст. 187 НКУ. В общем случае — это метод первого события, но есть и особые случаи: получение услуг от нерезидента на таможенной территории Украины (п. 187.8 НКУ), экспорт товаров (п.п. «б» п. 187.1 НКУ), поставки товаров/услуг с использованием карточек и чеков (п.п. 187.5 НКУ), передача имущества по договору финансового лизинга (п. 187.6 НКУ), проценты по товарному кредиту (п. 187.3 НКУ), поставки товаров/услуг с оплатой за счет бюджетных средств (п.п. 187.7 НКУ), поставки по долгосрочным договорам (п. 187.9 НКУ), поставки ЖЭКам (п. 187.10 НКУ), при подрядных строительных работах (п. 187.1 НКУ), передача имущества в пределах посреднических договоров (п. 189.4 НКУ)

ст. 187 НКУ, ст. 189 НКУ, п.п. «б», п. 201.1 НКУ, п. 201.4 НКУ, п. 3 Порядка № 1379

Название продавца

Здесь приводится полное или сокращенное название юридического лица согласно уставным документам или Ф.И.О. физического лица — плательщика НДС (фамилия, имя, отчество физлица-предпринимателя пишутся полностью без дополнительной аббревиатуры «ФОП» или «СПД-ФО»). Полагаем, что сокращать вид организационно-правовой формы хозяйствования (ПАО, ООО и т. д.) в НН можно, даже если сокращенное название не зафиксировано в уставных документах. Написание названия большими буквами тождественно наименованию лица, написанному большими и маленькими буквами, если они полностью совпадают (письмо Госкомпредпринимательства от 31.08.2005 г. № 7507).
При заполнении данного реквизита филиалы/структурные подразделения, которым делегировано право выписки НН, сперва приводят наименование головного предприятия — плательщика НДС, а затем — свое наименование (п. 1 Порядка № 1379).
При получении услуг от нерезидента с местом поставки на территории Украины в данное поле следует внести наименование нерезидента.
При реорганизации (кроме преобразования, когда не меняется дата госрегистрации) — используются реквизиты старого свидетельства (а значит, и старое наименование) до начала действия нового Свидетельства (3.15.2 Положения № 1394).
При реорганизации в результате преобразования, когда не меняется дата госрегистрации — используются реквизиты старого свидетельства до начала действия нового Свидетельства, а если при этом меняется наименование (Ф.И.О) плательщика, то при использовании реквизитов старого свидетельства плательщик НДС указывает одновременно новое и старое наименование (Ф.И.О.) (п. 3.15.1, п. 4.3 Положения № 1394)

п.п. «в» п. 201.1 НКУ, п. 1 Порядка № 1379

Налоговый номер плательщика налога (продавца и покупателя)

В этом поле необходимо проставить налоговый номер плательщика НДС, который указан в Свидетельстве об НДС-регистрации. Из этого правила есть исключения, так, в ИНН покупателя проставляется «0» при:
 — поставках неплательщикам НДС, в том числе поставках на экспорт, натуральных выплатах в счет зарплаты;

— поставках товаров/услуг в пределах баланса для непроизводственного использования;

— использовании товаров/услуг, по которым ранее был отражен налоговый кредит, в льготируемых операциях или операциях, не являющихся объектом НДС;
 — признании условной продажи товаров (ОC, услуг) при аннулировании регистрации как плательщика НДС согласно п. 184.7 НКУ;
 — ликвидации ОС по самостоятельному решению налогоплательщика;
 — переводе производственных ОС в состав непроизводственных;
 — использование ОС, товаров/услуг в нехоздеятельности (в том числе порча);
 — выписке итоговой НН.
Продавец ставит свой ИНН в поле для ИНН покупателя при:
 — превышении обычной цены над фактической;
 — бесплатной поставке (НН с обычной ценой).
При выписке НН при получении услуг от нерезидента на таможенной территории Украины в поле для ИНН продавца указывается:
 — 300000000000 (если услуги для хоздеятельности);
 — 200000000000 (если услуги для нехоздеятельности и услуг с местом поставки за пределами Украины).
Если НН выписывает уполномоченный филиал, то указывается ИНН головного предприятия — плательщика НДС.
Если ИНН меньше 12 знаков, то номер выравнивается по правому краю, а свободные клеточки не заполняются.
При реорганизации плательщика НДС или перерегистрации по другим причинам используются данные старого Свидетельства плательщика НДС до начала действия нового Свидетельства (пп. 3.15.1, 3.15.2, п. 4.3 Положения № 1394)

п.п. «г» п. 201.1 НКУ, пп. 8.1 — 8.3 Порядка № 1379

Местонахождение продавца

Обратите внимание, что НКУ в обязательных реквизитах оставил только местонахождение продавца, а место покупателя уже такой статус не имеет.
Для юрлиц под местонахождением понимается адрес органа либо лица, которые в соответствии с учредительными документами юрлица либо законом выступают от его имени. Именно этот адрес указывается в качестве местонахождения во всех документах, оформляемых на юридическое лицо, в том числе в Свидетельстве о регистрации плательщика НДС. И по общему правилу, в налоговой накладной должен указываться именно этот адрес.
Для физлиц-предпринимателей местонахождением считается адрес прописки, по которому они становятся на учет в налоговой.
Формат адреса имеет следующий вид: улица, № дома, № офиса, город (населенный пункт), район (если населенный пункт не является райцентром), область (если город не является областным центром), почтовый индекс. Допускаются сокращенные обозначения: «вул.», «буд.», «м.» и т. п.
Филиалы/обособленные подразделения плательщиков НДС, которым делегировано право выписки НН, указывают местонахождение головного предприятия, рядом с которым они могут вносить запись о собственном местонахождении (разд. 130.21 ЕБНЗ)*.
При реорганизации плательщика НДС или перерегистрации по другим причинам используются данные старого Свидетельства плательщика НДС до начала действия нового Свидетельства (пп. 3.15.1, 3.15.2, п. 4.3 Положения № 1394)

п.п. «ґ» п. 201.1 НКУ,
п. 4 Порядка № 1379

*При выписке НН обособленному подразделению в части заполнения местонахождения покупателя следует руководствоваться аналогичным правилом.

Название покупателя

Указывается полное или сокращенное название, определенное в уставных документах покупателя. При заполнении названия покупателя учитываются требования, которые выполняются при заполнении реквизита «Название продавца» (см. выше).
Из общего правила есть исключения. Так, в названии покупателя в нижеперечисленных случаях продавец проставляет:
а) свое название при:
 — поставке товаров/услуг в пределах баланса для непроизводственного использования;
 — использовании товаров/услуг, по которым ранее был отражен налоговый кредит, в льготируемых операциях или операциях, не являющихся объектом НДС;
 — признании условной продажи товаров (ОC, услуг) при аннулировании регистрации как плательщика НДС согласно п. 184.7 НКУ;
 — ликвидации ОС по самостоятельному решению налогоплательщика;
 — переводе производственных ОС в состав непроизводственных;
 — использовании ОС, товаров/услуг в нехоздеятельности (в том числе порча);
 — превышении обычной цены над фактической;
 — бесплатной поставке (НН с обычной ценой);
 б) запись «Неплатник податку» при:
 — поставка неплательщику НДС;
 — выписке итоговой НН (раздел 130.21 ЕБНЗ);
в) наименование нерезидента при поставке на экспорт.
При получении услуг от нерезидента на таможенной территории Украины плательщик указывает свое название.

Если выписывают НН для покупателя — уполномоченного филиала/структурного подразделения, то, кроме названия головного предприятия, в НН может быть указано и название филиала/структурного подразделения (раздел ЕБНЗ 130.21)

п.п. «д» п. 201.1 НКУ

Описание (номенклатура) товаров/услуг

Здесь указывается полный перечень продаваемых товаров/услуг на украинском языке.
Налоговики допускают использование другого языка по импортным товарам: в случае невозможности перевода с иностранного языка торговой марки или наименования товара следует указывать название торговой марки и в виде аббревиатуры номенклатуру товара без перевода на украинский язык, т. е. на иностранном языке (см. Налоговую консультацию № 127).
В этом поле нельзя писать «предоплата за такой-то товар согласно договору», а надо перечислить товар по наименованиям.
Также нужно учитывать, что:
 — в итоговой НН (тип причины «11») полная номенклатура всех товаров не приводится, а в графе 3 делается запись «Товари в асортименті» или «Послуги в асортименті» (раздел 130.21 ЕБНЗ). Тем не менее должны отметить появление другой фискальной консультации в ЕБНЗ, где сказано, что для импортных товаров гр. 3 НН надо формировать по группам соответственно кодам УКТ ВЭД;
 — в НН, выписанной на сумму превышения обычной цены над фактической (тип причины «01»), в эту графу записывают: «Перевищення звичайної ціни над фактичною за товарами, послугами, указаними в податковій накладній № ____» (указывается порядковый номер НН, выписанной на сумму поставки этих товаров/услуг, определенную исходя из их договорной (контрактной) стоимости);

— при бесплатной передаче (когда выписываются две НН: первая — «нулевая» с нулевыми суммами, вторая — на стоимость бесплатной поставки по обычным ценам), во второй НН (с типом причины «12») в этой графе записывают: «Звичайна ціна за товарами, послугами, указаними в податковій накладній № ____» (приводится порядковый номер первой НН, выписанной на сумму бесплатной поставки товаров/услуг, которая равняется нулю);

 — при поставке бывших в употреблении товаров (комиссионной торговле — когда объектом НДС согласно п. 189.3 НКУ является комиссионное вознаграждение) в графе 3 НН указывается «Комісійна винагорода» (раздел 130.21 ЕБНЗ);
 — при поставке импортных и/или отечественных товаров в наборе (комплекте) в графе 3 следует указать номенклатуру товаров, которые входят в набор (комплект), и в графе 4 указать код УКТ ВЭД в части импортных товаров

п.п. «е» п. 201.1 НКУ, п.п. 12.2 Порядка № 1379

Количество (объем) товаров/услуг

Количество (объем) товаров/услуг, перечисленных в графе 3, отражается
в графе 6 НН. Его значение может быть как целым, так и дробным.
Если аванс поступает за неделимый товар, в графе 6 НН (количество) отражается дробное значение, соответствующее коэффициенту оплаты. Так, например, если за единицу товара «А» стоимостью 1200 грн. (в том числе НДС — 200 грн.) поступила авансовая оплата 480 грн. (в том числе НДС — 80 грн.), то графы НН будут заполнены следующим образом: гр. 3 — «товар А», гр. 5 — «шт.», гр. 6 — «0,4», гр. 7 — «1000», гр. 8 — «400», гр. 12 р. I — «400», гр. 12 р. III — «80», гр. 12 р. IV — «480».
Если НН выписывается на услуги, имеющие лишь стоимостное выражение (т. е. в графе 5 НН стоит «грн.»), то в графе 6 НН словами записывается «послуга/проценти» и т. п. (п. 12.5 Порядка № 1379), либо также могут, к примеру, указываться «роботи». Под процентами при этом понимается одна из разновидностей услуг, например, платеж по договору товарного кредита. Таким образом, если предмет поставки услуги, которые не являются процентами,
то в гр. 6 НН достаточно написать «послуга» (раздел 130.21 ЕБНЗ).
Если получена частичная предоплата за услуги (например, в размере 600 грн., без НДС за услуги экспертизы движимого имущества, общая стоимость которых 1000 грн., без НДС), графы НН будут заполнены следующим образом: гр. 3 — «послуги з експертизи рухомого майна», гр. 5 — «грн.», гр. 6 — «послуги 0,6»,
гр. 7 — «1000», гр. 8 — «600», гр. 12 р. I — «600», гр. 12 р. III — «120», гр. 12 р. IV — «720».
Хотя графа 5 «Одиниця виміру товару» не причислена к обязательным реквизитам НН, но мы напомним, что в ней делают записи грн., шт., кг, л, м, см, м куб., см куб. и т. п. (так, для услуг, как правило, это «грн.», а для поставляемых товаров — «шт.» или другие измерительные единицы)

п.п. «е» п. 201.1 НКУ, п. 12.4 Порядка № 1379

Цена поставки

Цена единицы товара/услуги указывается без учета НДС в графе 7 НН.
При этом нужно учитывать, что:
 — если покупателю при поставке товаров/услуг предоставляются скидки/надбавки, то отдельно такие скидки/надбавки в НН никак не указываются, а в графе 7 НН отражается конечная (окончательная) цена;
 — суммы налогов и сборов, которые включаются в цену поставленных товаров/услуг, однако не включаются при этом в базу обложения НДС (к числу которых, в частности, согласно п. 188.1 НКУ относится и пенсионный сбор с услуг мобильной связи), в НН никак не отражаются;
 — если НН выписывается на сумму превышения обычной цены над договорной (тип причины «01»), то в данной графе отражается разница — превышение обычной цены над договорной;
 — в НН, выписываемых при бесплатной передаче (двух НН (из которых первая — «нулевая») в графе 7 первой НН указывается «0», а в графе 7 второй — НН (с типом причины «12») — обычная цена (без НДС).
Согласно консультации ЕБНЗ (раздел 130.21), графы 7 — 12 НН заполняются в гривнях (не более двух знаков после запятой), за исключением случаев, когда в графе 7 указывается цена (тарифы), утвержденная соответствующим решением Правительства с большим количеством знаков после запятой

п.п. «є» НКУ, п. 12.6 и п. 17 Порядка № 1379

Ставка налога и соответствующая сумма налога в цифровом значении

Ставка налога непосредственно в НН налогоплательщиком не проставляется (так как ставка изначально упоминается в шапке табличной части НН). Поэтому объемы поставок (без НДС) отражаются в графах 8 — 11 НН уже с учетом применяемой к ним ставки и в зависимости от вида операций, соответственно:
 — облагаемые по основной ставке, т. е. по ставке НДС 20 %, а с 01.01.2014 г. — ставке 17 %, п. 10 позразд. 2 разд. ХХ» НКУ — в графе 8 НН;
 — облагаемые по нулевой ставке: поставки на территории Украины —
в графе 9, а экспортные поставки — в графе 10 (при этом в разделе III по графе 9 или 10 вместо суммы НДС проставляется «0», п. 11 Порядка № 1379);
 — освобожденные от обложения НДС — в графе 11 (в таком случае согласно п. 10 Порядка № 1379 в разделе III по графе 11 НН проставляется отметка «Без ПДВ», со ссылкой на соответствующее законодательное основание такого освобождения, т. е. пункт и/или подпункт «льготной» ст. 197 НКУ или подразд. 2 разд. ХХ «Переходные положения» НКУ; для этого предусмотрена специальная сноска (3) в нижней части НН).
При поставке одному покупателю одновременно (п. 9 Порядка № 1379):
 — облагаемых и освобожденных от НДС товаров/услуг составляются отдельные НН (т. е. заполнение в одной НН одновременно граф 8, 9, 10 и графы 11 не допускается);
 — операций, облагаемых НДС по разным ставкам (основной и нулевой ставке НДС) — составляется одна НН, в которой заполняются соответствующие графы 7 — 10 и 12.
Согласно консультации ЕБНЗ (раздел 130.21) графы 7 — 12 НН заполняются в гривнях (не более двух знаков после запятой), за исключением случаев, когда в графе 7 указывается цена (тарифы), утвержденная соответствующим решением Правительства с большим количеством знаков после запятой

п.п. «ж» п. 201.1 НКУ, пп. 9 — 11, п. 12.7 Порядка № 1379

Общая сумма средств, которая подлежит уплате с учетом налога

Общая сумма оплаты вместе с НДС отражается в разделе IV НН.
Суммы налогов и сборов, которые включаются в цену поставленных товаров/услуг, однако не включаются при этом в базу обложения НДС (к числу которых, в частности, согласно п. 188.1 НКУ относится и пенсионный сбор с услуг мобильной связи), в НН никак не отражаются

п.п. «з» п. 201.1 НКУ, п. 12.11 Порядка № 1379

Вид гражданско-правового договора

Этот реквизит НН заполняется с учетом вида договорных обязательств, определенных ГКУ, т. е. здесь следует отражать вид договора в зависимости от его предмета («Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт», «Договір поставки», «Договір оренди», «Договір підряду», «Договір на виконання послуг» и т. п.).
Если договор заключается в устной форме, то вид договора все равно надо заполнять, в этом случае следует указывать:
 — в поле «вид договору» — «Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт» и т. п.;
 — в поле «від» — дату выполнения устного договора;
 — в поле «№» — прочерк.
Если плательщиком НДС начисляется налоговое обязательство, не связанное с осуществлением операций по поставке товаров/услуг третьим лицам (например, ликвидация ОС, порча, нехозиспользование и т. д.), это поле не заполняется.
Если выписывается НН на превышение обычной цены над договорной или НН при бесплатной поставке на обычную цену, оба экземпляра которых остаются у продавца, то считаем, это поле можно не заполнять.

При заполнении итоговой НН указывается вид договора, согласно которому продавец работает с покупателями, например: «Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт», «Договір на виконання послуг» и т. п. В поле «від» указывается дата продажи товара, оказания услуги.
Если комитент отгружает товар на экспорт в рамках комиссионного договора, то в этом поле он указывает «Договір комісії» (раздел 130.12 ЕБНЗ).
Если номер договора больше 6 цифр, то в поле «№» строки «Вид цивільно-правового договору» может быть внесено более 6 цифр, а если договор без номера, то в поле «№» надо ставить прочерк (раздел ЕБНЗ 130.21)

п.п. «и» п. 201.1 НКУ, п. 4 Порядка № 1379

Код УКТ ВЭД (для импортных и подакцизных товаров)

Этот реквизит введен, причем в состав обязательных, с 06.08.2011 г. Законом № 3609. Правда, отдельная графа для него в НН появилась с 16.12.2011 г.
Графа 4 подлежит заполнению только в случае поставки подакцизных и импортных товаров и причем на всех этапах поставки.
При выписке НН при поставке одновременно импортированных и отечественных товаров или подакцизных и неподакцизных товаров графа «код товару згідно з УКТ ЗЕД» заполняется только по тем товарным позициям, которые относятся к подакцизным или которые ввезены на таможенную территорию Украины
При поставке импортных и/или отечественных товаров в наборе (комплекте) в графе 3 НН следует указать номенклатуру товаров, входящих в набор (комплект), и в графе 4 указать код УКТ ВЭД в части импортных товаров (консультация в разделе 130.21 ЕБНЗ).
Если импортный товар был переработан, то при дальнейшей реализации такого нового товара код УКТ ВЭД не указывается.
В графу 4 заносится десятизначный код товара («Вестник налоговой службы Украины», 2011, № 45, с. 13) без каких-либо разделительных знаков (пробелов, точек и т. п.).
Что касается итоговой НН. Вначале налоговики отнеслись к ситуации с пониманием, и в ЕБНЗ была размещена консультация, где сказано, что в такой НН код товара по УКТ ВЭД не указывается. Однако впоследствии появилась там же другая консультация, где сказано, что такой код надо отражать

п.п. «і» п. 201.1 НКУ, п. 12.3 Порядка № 1379

Печать и подпись

Печать продавца — плательщика НДС с наименованием предприятия и его идентификационным кодом (ч. 4 ст. 62 ХКУ), т. е. кодом по ЕГРПОУ, должна стоять на всех экземплярах НН.
Если в связи с большим количеством строк в разделе I налоговая накладная оформлена на нескольких страницах, то подпись и печать проставляются только на последней странице такой налоговой накладной.
Нельзя заверять НН печатями «Канцелярия», «Финансовый отдел», «Для документов», «Для справок» и т. п. Но зато теперь прямо прописана возможность скрепления налоговых накладных печатью «Для налоговых накладных» (п. 16 Порядка № 1379), на которой, кроме этого, также должны приводиться такие обязательные реквизиты налогоплательщика, как наименование и код согласно ЕГРПОУ (для предприятий) либо регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (для физического лица).
Физлица-предприниматели должны заверять НН печатью.
Филиалы/структурные подразделения могут заверять налоговые накладные печатью налогоплательщика, которая, кроме реквизитов такого плательщика налога, может содержать наименование филиала/структурного подразделения.
НН подписывается собственноручно лицом, уполномоченным продавцом — плательщиком НДС (факсимильная подпись не допускается).
Покупатель не ставит печать и не подписывает полученную от продавца НН (п. 16 Порядка № 1379)

п. 201.1 НКУ, п. 16 Порядка № 1379

Необязательный реквизит

Основание

1

2

Местонахождение покупателя

Указывается по тем же правилам, что местонахождение (налоговый адрес) продавца (см. выше в обязательных реквизитах). В общем случае это будет адрес, указанный в Свидетельстве о регистрации плательщика НДС, которое покупатель должен предъявить продавцу.
Из общего правила есть исключения. Так, в названии покупателя в нижеперечисленных случаях продавец проставляет:
а) свой адрес при:
 — поставке товаров/услуг в пределах баланса для непроизводственного использования;
 — использовании товаров/услуг, по которым ранее был отражен налоговый кредит, в льготируемых операциях или операциях, не являющихся объектом НДС;
 — признании условной продажи товаров (ОC, услуг) при аннулировании регистрации как плательщика НДС согласно п. 184.7 НКУ;
 — ликвидации ОС по самостоятельному решению налогоплательщика;
 — переводе производственных ОС в состав непроизводственных;
 — использовании ОС, товаров/услуг в нехоздеятельности (в том числе порча);
 — превышении обычной цены над фактической;
 — бесплатной поставке (НН с обычной ценой);
б) страну нерезидента при поставке на экспорт.
Поле не заполняют при:
 — поставке неплательщику НДС;
 — выписке итоговой НН.

При получении услуг от нерезидента на таможенной территории Украины плательщик указывает свой адрес.
Если выписывают НН для покупателя — уполномоченного филиала/структурного подразделения, то налоговики допускают, что, кроме адреса головного предприятия, в НН может быть указан и адрес филиала/структурного подразделения (раздел ЕБНЗ 130.21)

п. 4 Порядка № 1379

Номер телефона продавца/покупателя

Здесь следует указывать телефонный номер абонента с кодом населенного пункта или соответствующим номером мобильного оператора. Таким образом, НН, в которой указан номер мобильного телефона, не считается заполненной с нарушением (см. раздел 130.21 ЕБНЗ).
Номер телефона покупателя не заполняется, если поставка осуществляется неплательщикам, в том числе по итоговой НН (см. раздел 130.21 ЕБНЗ).
В поле «Номер телефону» покупателя указывается номер телефона продавца, если НН выписывается на операцию, не связанную с поставкой товаров/услуг покупателю (условная поставка при аннулировании, ликвидация ОС, порча, перевод в необлагаемую деятельность и т. п.)

раздел 130.21 ЕБНЗ

Номер Свидетельства продавца/покупателя

Если номер свидетельства меньше 10 знаков, то данный номер выравнивается по правому краю, а начальные клеточки, которые не содержат показателей, не заполняются (см. раздел 130.21 ЕБНЗ).
В этом поле необходимо проставить номер свидетельства плательщика НДС, который указан в Свидетельстве об НДС-регистрации. Из этого правила есть исключения. Так, в номере Свидетельства покупателя проставляется «0» при:
 — поставках неплательщику НДС, в том числе поставках на экспорт, натуральных выплатах в счет зарплаты;

пп. 8.1 — 8.3 Порядка № 1379

— поставках товаров/услуг в пределах баланса для непроизводственного использования;
 — использовании товаров/услуг, по которым ранее был отражен налоговый кредит, в льготируемых операциях или операциях, не являющихся объектом НДС;
 — признании условной продажи товаров (ОC, услуг) при аннулировании регистрации как плательщика НДС согласно п. 184.7 НКУ;
 — ликвидации ОС по самостоятельному решению налогоплательщика;
 — переводе производственных ОС в состав непроизводственных;
 — использовании ОС, товаров/услуг в нехоздеятельности (в том числе порча);
 — выписке итоговой НН.
Продавец ставит свой номер Свидетельства в поле для номера Свидетельства покупателя при:
 — превышении обычной цены над фактической;
 — бесплатной поставке (НН с обычной ценой).
При выписке НН при получении услуг от нерезидента на таможенной территории Украины в поле для Свидетельства продавца указывается ноль, а в поле для Свидетельства покупателя — соответственно номер Свидетельства получателя услуги.
Если НН выписывает уполномоченный филиал, то указывается Свидетельство головного предприятия — плательщика НДС

Форма проведенных расчетов

По разъяснениям налоговиков, в этом поле указывается форма, в которой проводятся расчеты, а именно: «оплата з поточного рахунку», «готівковий розрахунок», «бартер», «чек» и т. п.

раздел 130.21 ЕБНЗ

Единица измерения

В графе 5 НН указывается единица измерения поставляемых товаров/услуг — грн., шт., кг, л, м, см, м куб., см куб. и т. п. (так, для услуг, как правило, это «грн.», а для поставляемых товаров — «шт.» или другие измерительные единицы).
Если НН выписывается на услуги, имеющие лишь стоимостное выражение, то в графе 5 НН записывают «грн.».
При заполнении итоговой НН (тип причины «11») в гр. 5 проставляется «грн.»

п. 12.4 Порядка № 1379