Депонированная зарплата

Депонированная зарплата

Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя выплачивать заработную плату работникам в рабочие дни в сроки, установленные коллективным договором, но не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий шестнадцати календарных дней и не позднее семи дней после окончания периода, за который осуществляется выплата. Однако на практике довольно часты случаи, когда работники по каким-либо причинам не могут получить свою зарплату в день, установленный для ее выплаты. О том, как действовать кассиру в такой ситуации, и о дальнейшей судьбе оставшихся не выданными денежных средств пойдет речь в данной статье.

Лилия УШАКОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон № 2464 — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Порядок № 21-3 — Порядок принятия банками к исполнению расчетных документов на выплату заработной платы, утвержденный постановлением Пенсионного фонда Украины от 27.09.2010 г. № 21-3.

Инструкция № 21-5 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная постановлением Пенсионного фонда Украины от 27.09.2010 г. № 21-5.

Порядок № 22-2 — Порядок формирования и предоставления страхователями отчета по суммам начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 08.10.2010 г. № 22-2.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Инструкция № 22 — Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22.

Методические рекомендации № 356 — Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина Украины от 29.12.2000 г. № 356.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.

Законодательство о наличном обращении, и в частности Положение № 637, определяющее порядок ведения предприятиями и предпринимателями кассовых операций в национальной валюте Украины, предусматривает возможность выплаты заработной платы за счет:

— денежных средств, полученных в банке;

— наличной выручки, полученной от контрагентов.

Выдача из кассы предприятия наличных на оплату труда работников может быть оформлена путем составления (п. 3.8 Положения № 637):

— расходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-2, приведена в приложении 3 к Положению № 637) на каждого получателя. Отметим, что, как правило, выдача зарплаты по расходным кассовым ордерам производится на предприятиях (предпринимателями) с малой численностью наемных работников либо в случае, когда выплата носит разовый характер и производится одному работнику (например, работнику выплачиваются отпускные, материальная помощь к отпуску, т. п.);

— ведомости на выплату денег (типовая форма приведена в приложении 1 к Положению № 637). Наиболее распространенный способ оформления выдачи заработной платы работникам.

И расходный кассовый ордер (далее — РКО), и ведомость на выплату денег являются кассовыми документами. Поэтому прежде чем выдать денежные средства по такому документу, кассир в обязательном порядке должен проверить правильность его заполнения и наличие всех реквизитов. Напомним, что исправления в РКО и ведомости не допускаются. Поэтому, если при их составлении были допущены ошибки, следует оформить новые документы.

Относительно сроков хранения денежных средств в кассе предприятия, если в день, установленный коллективным договором, другим локальным актом работодателя для выплаты заработной платы, работник не обратился за ее получением, отметим следующее.

Пунктом 2.10 Положения № 637 определено, что предприятия имеют право хранить в своей кассе наличность, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода) свыше установленного лимита кассы в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Для отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов срок хранения денег, полученных в банке на указанные цели, увеличен до пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Если выплата зарплаты производится из выручки, то предприятие вправе хранить в кассе наличные деньги для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, сверх установленного ему лимита кассы в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков этих выплат в сумме, указанной в переданных в кассу ведомостях на выплату денег.

По истечении установленных выше сроков суммы наличности, оставшиеся не выплаченными отдельным работникам (депонированная заработная плата), могут быть сданы предприятием в банк или остаться в кассе предприятия (в пределах установленного лимита кассы) (п. 2.10 Положения № 637).

Здесь следует обратить внимание на одни немаловажный момент. В течение указанного времени предприятие имеет право хранить в кассе сверх установленного ему лимита кассы только наличные, предназначенные для выплат, относящихся к фонду оплаты труда (далее — ФОТ). Печень таких выплат приведен в п. 2 Инструкции № 5, а ознакомиться с ним наши читатели могли в тематическом номере «Выплаты работникам» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 76).

Что касается других выплат, не отнесенных Инструкцией № 5 к ФОТ, а это, в частности, оплата первых пяти дней нетрудоспособности за счет средств предпринимателя, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, на погребение и др. (см. пп. 3.1 — 3.35 Инструкции № 5), то согласно разъяснениям, приведенным НБУ в письме от 13.05.2005 г. № 11-113/1569-4857 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 63), такие выплаты, если остаток в кассе с учетом сумм этих выплат превышает установленный лимит кассы, могут выплачиваться предприятием в рамках Положения № 637 фактически два дня (а точнее почти два, поскольку сдать сверхлимитный остаток сумм выплат, не относящихся к ФОТ, нужно до завершения второго дня, что следует из пп. 2.10 и 5.10 Положения № 637).

Далее рассмотрим, как документально оформить депонирование зарплаты.

Согласно п. 1.2 Положения № 637 депонированная зарплата — это наличные денежные средства, полученные предприятиями (предпринимателями) для выплат, связанных с оплатой труда, и не выплаченные в установленный срок отдельным физическим лицам.

Порядок документального оформления зарплаты, если ее выдача производится по ведомости на выдачу денег, приведен в п. 3.9 Положения № 637. Согласно данному документу в конце последнего дня выплаты зарплаты в ведомости на выплату денег кассир обязан:

1) напротив фамилий работников, которые не получили зарплату, в графе «Підпис про одержання» проставить оттиск штампа или сделать задпись «Депонировано»;

2) на титульной странице ведомости на выплату денег указать фактически выплаченную сумму и сумму неполученной зарплаты, подлежащей депонированию (прописью и цифрами). Сверить эти суммы с общим итогом по ведомости. После того как все необходимые реквизиты ведомости на выплату денег будут заполнены, заверить ее своей подписью;

3) составить реестр депонированной зарплаты. Форма такого реестра приведена в Методических рекомендациях № 356;

4) сделать запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией расходному кассовому ордеру на сумму, которая была фактически выдана по ведомости на выплату денег.

После того как кассиром будут выполнены все вышеперечисленные действия, бухгалтер предприятия:

1) проверяет записи, сделанные кассиром в ведомости на выдачу денег;

2) подсчитывает выданные и депонированные суммы по ведомости;

3) оформляет один общий расходный кассовый ордер на сумму депонированной зарплаты, подлежащей сдаче в банк.

В случае если предприятие выплачивает работнику зарплату по РКО, следует учесть, что выдача наличности по РКО может производиться только в день его составления (абзац третий п. 3.10 Положения № 637). Поэтому, если работник не обратился за получением заработной платы в день составления РКО, кассир обязан возвратить такой РКО в бухгалтерию, а бухгалтер в свою очередь аннулировать данный документ. При этом в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов делается отметка о том, что документ оплачен не был.

Отдельно остановимся на ведении реестра депонированной зарплаты, который предназначен для ведения аналитического учета расчетов по не полученной в установленный для выплаты из кассы предприятия срок сумме по оплате труда. Как уже отмечалось, составляется он кассиром, закрывающим платежную ведомость, за каждый период выплаты заработной платы отдельно.

Работник предприятия, ведущий учет депонированной заработной платы, делает отметку о выплате (перечислении, списании, переносе) депонированной заработной платы (графы 7 — 10) и своей подписью подтверждает каждую отраженную операцию. Согласно п. 38 Методических рекомендаций № 356 делаются такие записи на основании:

— РКО;

— платежных поручений;

— бухгалтерских справок о списании задолженности, по которой срок исковой давности истек. Вместе с тем, по нашему мнению, если зарплата работника была депонирована, об исчислении срока исковой давности не может быть и речи. Дело в том, что ч. 2 ст. 233 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. установлено право работника в случае нарушения законодательства об оплате труда обратиться в суд с иском о взыскании причитающейся ему заработной платы без ограничения каким-либо сроком. То, что работник не получил зарплату в установленный срок, не меняет ее суть и не лишает его права на получение в другое время. Поэтому такая задолженность должна учитываться предприятием до ее полного погашения. Вместе с тем следует отметить, что Госказначейство в данном вопросе придерживается противоположного мнения, указав в письме 23.12.2005 г. № 07-04/2393-11338 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2006, № 23), что своевременно не полученные депонированные суммы заработной платы должны учитываться в течение трех лет, а затем должны быть списаны как задолженность с истекшим сроком исковой давности. Однако еще раз подчеркнем, что мы с таким подходом не согласны.

Суммы депонированной зарплаты, невыплаченные на начало года, переносятся из реестров за предыдущий год в реестр депонированной заработной платы текущего года. Проверяет реестры главный бухгалтер предприятия.

В бухгалтерском учете для отражения сумм депонированной зарплаты используется субсчет 662, по:

— кредиту которого отражается задолженность предприятия по заработной плате, возникшая в результате получения предприятием наличности для выплаты зарплаты через свою кассу и не полученная работниками в установленный срок;

— дебету — погашение задолженности перед депонентами.

Перечисление сумм налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕСВ) с сумм заработной платы, которые находились в кассе предприятия и не были получены работниками в сроки, установленные для их выплаты, производится в общем порядке.

Для наглядности сроки уплаты НДФЛ и ЕСВ приведем в таблице.

Что касается отражения в отчетности сумм депонированной зарплаты, то

— в Отчете о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, пособия, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование органам Пенсионного фонда Украины по форме приложения 4 к Порядку № 22-2 в строке «Сума заборгованості з виплати заробітної плати на кінець звітного періоду» приложения 1 к таблице 1 суммы депонированной зарплаты не отражаются. В остальных строках данного отчета начисленная сумма заработной платы, которая впоследствии не была своевременно получена по вине работника, отражается в общем порядке;

— в Налоговом расчете по форме № 1 ДФ депонированные суммы заработной платы, которые не были своевременно получены по вине работника, отражаются в графе 3 «Сума виплаченого доходу (грн., коп.)» как выплаченные. То есть если выплата зарплаты производится предприятием регулярно, в сроки, установленные коллективным договором, то показатели столбцов 3а и 3 будут одинаковы.

Задолженность предприятия по депонированной заработной плате может быть погашена за счет наличных денежных средств, полученных в банке, или из выручки предприятия, а также в безналичной форме, путем перечисления денег на картсчет работника, открытый в банке.

Поскольку депонированные суммы заработной платы являются «чистыми» суммами, с которых уже уплачены НДФЛ и ЕСВ, то при получении денежных средств в банке на выплату таких сумм либо при перечислении депонированной зарплаты на картсчет работника следует учесть следующее.

Согласно ч. 7 ст. 9 Закона № 2464 и п.п. 4.2.1 Инструкции № 21-5 уплата ЕСВ производится работодателями путем перечисления безналичных средств с их банковских счетов. Банки принимают от плательщиков ЕСВ платежные поручения и другие расчетные документы на выдачу (перечисление) средств для выплаты заработной платы и осуществляют их выдачу (перечисление) только при условии одновременного предоставления плательщиком расчетных документов о перечислении средств на уплату соответствующих сумм ЕСВ или документов, которые подтверждают фактическую уплату таких сумм (ч. 2 ст. 24 Закона № 2464, п. 2 Порядка № 21-3). Причем суммы, уплаченные по таким документам, должны составлять не менее 1/3 суммы средств для выплаты заработной платы, указанной в денежных чеках, платежных поручениях и других расчетных документах.

Аналогичные требования действуют и в отношении НДФЛ. Так, п. 3.10 Инструкции № 22 установлено, что расчетные документы на выплату зарплаты будут приняты банком только при условии одновременного представления налоговым агентом расчетного документа на перечисление в бюджет удержанного НДФЛ с суммы зарплаты или документального подтверждения его уплаты ранее.

Итак, если предприятие получает наличные в банке только для выплаты депонированной зарплаты, то последний, в случае отсутствия расчетных документов на перечисление НДФЛ и ЕСВ, вправе отказать предприятию в выдаче денежных средств на указанные цели. Поэтому в данной ситуации предприятию следует предоставить документальное подтверждение уплаты НДФЛ и ЕСВ, т. е. предоставить в банк платежные поручения или другие расчетные документы (документы на перечисление наличности), подтверждающие перечисление ЕСВ и НДФЛ с сумм зарплаты, которая была депонирована (абзац второй п. 4 Порядка № 21-3, абзац второй п. 3.10 Инструкции № 22).

Вместе с тем на практике предприятия в большинстве случаев производят выплату работнику депонированной зарплаты в день, установленный коллективным договором для выплаты заработной платы, дабы не предоставлять в банк документы, подтверждающие уплату ЕСВ и НДФЛ с суммы депонированной зарплаты.

Еще один важный момент. Депонированная зарплата согласно Закону Украины «О компенсации гражданам потери части доходов в связи с нарушением сроков их выплаты» от 19.10.2000 г. № 2050-III компенсации не подлежит.

Согласно положениям коллективного договора, заключенного на предприятии:

— заработная плата на предприятии выплачивается два раза в месяц 7-го и 22-го числа;

— размер заработной платы за первую половину месяца составляет 60 % от оклада.

22.10.2012 г. на выплату зарплаты за первую половину октября 2012 года в банке по чеку кассиром были получены денежные средства в сумме 29750 грн.

Выплата зарплаты производилась с 22 по 24 октября 2012 года включительно. Сумма фактически выплаченной зарплаты составила 28475 грн. Заработная плата бухгалтера Пащенко С. К. в размере 1275 грн. была депонирована по причине его отсутствия на работе в связи с болезнью в период выплаты зарплаты.

24 октября 2012 года депонированная сумма зарплаты была сдана в банк.

26 октября 2012 года задолженность предприятия перед Пащенко С. К. по депонированной сумме зарплаты была погашена из выручки предприятия.

Реестр депонированной зарплаты заполнен следующим образом:

Фрагмент

Реєстр депонованої заробітної плати за октябрь 2012 р.

В регистрах бухгалтерского учета указанные операции отразятся следующим образом: