Возместить расходы на проживание, не подтвержденные кассовым/расчетным документом, нельзя. Поясним почему.
Начнем с бюджетников. Для них документами, подтверждающими стоимость командировочных расходов, являются расчетные документы, предусмотренные Законом об РРО* и НКУ. Об этом сказано в п. 14 разд. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59. При этом НКУ требует подтверждать расходы на проживание счетом из гостиницы ( п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ), а по Закону об РРО необходимо наличие кассового или товарного чека, расчетной квитанции или другого расчетного документа. Так что для бюджетников обязательность обоих документов — и счета, и документа об оплате для подтверждения командировочных расходов очевидна.
А что же частные предприятия? Они, как известно, при возмещении командировочных расходов ориентируются прежде всего на нормы своего внутреннего Положения о командировках. А решая вопрос об «облагаемости» конкретной командировочной выплаты, обращаются к НКУ. Как мы уже сказали, НКУ для подтверждения «гостиничных» расходов требует наличия только одного документа — счета из гостиницы. Так что, если в вашем Положении о командировках насчет платежного документа тоже нет ни слова, то включать в НДФЛ-облагаемый доход возмещенную только по счету сумму не надо.
Но это вовсе не означает, что возмещать расходы на проживание при наличии одного только счета в принципе можно. Ведь такие действия повлекут нарушение правил наличного обращения.
Напомним: за полученные под отчет наличные/безналичные средства работник должен отчитаться в порядке, предусмотренном законодательством Украины ( пп. 2.11, 2.12 Положения № 637**). В свою очередь, пп. 3.1, 3.2 этого Положения требуют, чтобы кассовые операции оформлялись кассовыми ордерами, расходными ведомостями, расчетными документами, документами по операциям с применением платежных карт, другими кассовыми документами. А кассовые операции, проведенные согласно Закону об РРО, должны быть оформлены в соответствии с требованиями этого Закона. То есть документом, подтверждающим расходование денежных средств, является именно кассовый/расчетный документ. Поэтому
отсутствие кассового/расчетного документа является нарушением порядка предоставления отчета за полученные под отчет деньги
А это грозит штрафами, предусмотренными абзацем пятым п. 1 Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95, в размере 25 % выданных после нарушения подотчетных сумм.
Кстати, налоговики в этой ситуации любят также применять штраф из абзаца шестого п. 1 упомянутого Указа (в размере «не подтвержденных» средств). Правда, суды зачастую уместность этого штрафа отрицают (см. решения ВАСУ от 21.06.2016 г. № К/800/44326/15, от 01.06.2016 г. № К/800/9624/16 , № К/800/9458/16, № К/800/9463/16, от 17.06.2015 г. № К/800/18725/15***). Хотя иногда основания для его применения все-таки усматривают (см. решение ВАСУ от 28.09.2015 г. № К/800/62048/13****).
*** См. http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/58463663, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/58104018 и http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/45349247 соответственно.
**** См. http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/52129704.