Для внесения записей о награждениях и поощрениях работника в трудовой книжке предусмотрены два специальных раздела:
— «Відомості про нагородження»;
— «Відомості про заохочення».
«Поощрительные» разделы
Разделы «Відомості про нагородження». В данном разделе согласно п. 2.2 Инструкции № 58 фиксируют информацию о награждениях государственными наградами Украины и знаками отличия Украины.
«Відомості про заохочення». В этот раздел вносят информацию о поощрениях работника за успехи в работе. Это могут быть:
— записи о поощрениях за успехи в труде. Среди таких поощрений, например, награждение Почетной грамотой или знаком отличия предприятия, премирование, объявление благодарности;
— записи об открытиях, на которые выданы дипломы;
— записи об изобретениях и рационализаторских предложениях, а также о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Записи о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда или имеют регулярный характер, в трудовую книжку не вносят ( п. 2.24 Инструкции № 58).
Как внести запись в трудовую книжку
Сведения о награждениях и поощрениях в соответствующие разделы трудовой книжки вносят в таком же порядке, как и сведения о работе, — в раздел «Відомості про роботу».
Так, изначально в графе 3 раздела проставляют в виде заголовка полное наименование предприятия, а затем строчкой ниже вносят записи о награждениях/поощрениях. Делают это так ( п. 2.25 Инструкции № 58):
— в графе 1 указывают порядковый номер записи (нумерация возрастает в течение всего периода трудовой деятельности работника);
— в графе 2 проставляют дату награждения или поощрения;
— в графу 3 записывают, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;
— в графе 4 указывают, на основании чего сделана запись — название документа, его дату и номер.
Такие записи должны быть заверены подписью руководителя предприятия или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия или отдела кадров. Вносят записи не позднее недельного срока после издания соответствующего приказа ( п. 2.4 Инструкции № 58).
Приведем образец заполнения трудовой книжки в рассматриваемой ситуации (см. рисунок ниже).