Для внесення записів про нагородження та заохочення працівника до трудової книжки передбачено два спеціальні розділи:
— «Відомості про нагородження»;
— «Відомості про заохочення».
«Заохочувальні» розділи
Розділи «Відомості про нагородження». У цьому розділі згідно з п. 2.2 Інструкції № 58 фіксують інформацію про нагородження державними винагородами України і відзнаками України.
«Відомості про заохочення». До цього розділу вносять інформацію про заохочення працівника за успіхи в роботі. Це можуть бути:
— записи про заохочення за успіхи у праці. Серед таких заохочень, наприклад, нагородження Почесною грамотою або відзнакою підприємства, преміювання, оголошення подяки;
— записи про відкриття, на які видано дипломи;
— записи про винаходи та раціоналізаторські пропозиції, а також виплачені у зв’язку з цим винагороди.
Записи про премії, що передбачені системою оплати праці або мають регулярний характер, до трудової книжки не вносять ( п. 2.24 Інструкції № 58).
Як унести запис до трудової книжки
Відомості про нагородження та заохочення до відповідних розділів трудової книжки вносять у такому самому порядку, як і відомості про роботу, — до розділу «Відомості про роботу».
Так, спочатку у графі 3 розділу проставляють у вигляді заголовка повне найменування підприємства, а потім рядком нижче вносять записи про нагороди/заохочення. Роблять це так ( п. 2.25 Інструкції № 58):
— у графі 1 зазначають порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника);
— у графі 2 проставляють дату нагородження або заохочення;
— у графу 3 записують, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення та якою винагородою чи заохоченням;
— у графі 4 зазначають, на підставі чого зроблено запис — назву документа, його дату і номер.
Такі записи мають бути засвідчені підписом керівника підприємства або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і печаткою підприємства або відділу кадрів. Уносять записи не пізніше тижневого строку після видання відповідного наказу ( п. 2.4 Інструкції № 58).
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цій ситуації (див. рисунок нижче).