Сроки предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет** (далее — Отчет), установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Они зависят от того, в какой форме выдавался аванс: наличными или в безналичной форме. Разложит все по полочкам таблица на с. 48.
** Форма Отчета утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.
Сроки предоставления Отчета
| Цель выдачи аванса | Форма выдачи аванса | ||
| в наличной форме | в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов* | ||
| расчеты производились наличными, снятыми с платежных карточек | расчеты производились в безналичной форме | ||
| Срок предоставления Отчета | |||
| Для покрытия командировочных расходов | До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку | До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки | Не позднее 10 дней после окончания командировки (до 20 банковских дней*** при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) |
| Для решения производственных (хозяйственных) вопросов в командировке | До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку | До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки | Не позднее 10 дней после окончания командировки (до 20 банковских дней*** при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ) |
| Для выполнения отдельных гражданско-правовых действий (решения производственных (хозяйственных) вопросов) | До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет работодателя, выдавшего средства под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ) | ||
| * Под платежными документами следует понимать перечисленные в п.п. 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы. ** По нашему мнению, указанные сроки не применяют в случае перечисления аванса на командировку на личную карточку работника (аргументацию см. под таблицей). *** Срок предоставления Отчета может быть продлен работодателем для выяснения вопросов о выявленных разногласиях между соответствующими отчетными документами. | |||
Интересный момент возникает при выдаче аванса на командировку в безналичной форме путем перечисления на личную (зарплатную) карточку работника. По нашему мнению, в этом случае следует ориентироваться на общие сроки предоставления Отчета, установленные п.п. 170.9.2 НКУ, т. е. 5 банковских дней со дня окончания командировки. Ведь НКУ не содержит специальных норм, устанавливающих сроки предоставления Отчета в случае перечисления денежных средств на командировку на личную платежную карточку работника.
Однако фискалы на этот счет высказывались иначе. В частности, в письме ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214 они указывали, что действие п.п. 170.9.3 НКУ распространяется как на случаи, когда в командировке используется корпоративная платежная карточка, так и на случаи использования работником личной карточки. То есть, следуя их логике, если во время служебной командировки работник получал наличные с применением личного специального платежного средства, то он должен предоставить Отчет до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки. Мы считаем такую точку зрения ошибочной.
Еще одно спорное разъяснение фискалов приведено в категории 103.17 БЗ*. По их мнению, если работник использовал корпоративную платежную карточку при закупке товаров для нужд предприятия, он обязан предоставить Отчет в сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ. А именно: в течение 3 банковских дней в случае оплаты наличными, снятыми с корпоративной платежной карточки, и 10 (20) дней при оплате в безналичной форме.
* База знаний, размещенная на официальном сайте ГФСУ: http://zir.sfs.gov.ua.
На наш взгляд, эти сроки работают только при осуществлении закупки товаров (работ, услуг) в командировке. Во всех остальных случаях нужно руководствоваться сроком, установленным п.п. 170.9.2 НКУ, — 5 банковских дней. Такой вывод следует из положений пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 этого Кодекса. Напомним: основным условием применения сроков подачи Отчета, определенных этими подпунктами, является использование корпоративной платежной карточки работником во время служебной командировки.
И, наконец, скажем о предоставлении Отчета в случае, когда аванс на командировку или на хознужды не выдавался, а работник осуществлял расходы за счет собственных средств (с последующим возмещением). Сразу отметим:
если аванс не выдавался, то указанные выше сроки не являются обязательными для применения
Однако налоговики (см. консультацию в категории 109.15 БЗ) настаивают на том, что Отчет и в такой ситуации надо подавать в определенные законодательством сроки (т. е. в те же, что и для работников, обеспеченных авансами). Хотя сами тут же констатируют: законодательство устанавливает срок предоставления Отчета именно за полученные на командировку или выполнение гражданско-правовых действий средства. В связи с этим никакие санкции работнику, «нарушившему» срок предоставления Отчета, или его работодателю не грозят.
