Напечатанное заявление на отпуск: принять нельзя отказать

Начнем с того, что ни КЗоТ, ни Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР прямого ответа на этот вопрос не дают. Поэтому обратимся к ДСТУ 4163-2003*.

* ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», утвержденный приказом Госпотребстандарта от 07.04.2003 г. № 55.

Согласно Методическим рекомендациям, утвержденным протоколом Нормативно-методической комиссии Укргосархива от 22.11.2015 г. № 7, ДСТУ 4163-2003 является нормативным документом, устанавливающим требования к бланкам и оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов всех предприятий, учреждений, организаций независимо от формы собственности.

Заметим, что все организационно-распорядительные документы можно разделить на:

— организационные (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания, договоры);

— распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

— информационно-аналитические (акты, справки, докладные записки, объяснительные записки, служебные письма и т. д.).

Согласно Сборнику унифицированных форм организационно-распорядительных документов, утвержденному протоколом Методической комиссии Укргосархива от 20.06.2006 г. № 3, заявление — это письменное официальное сообщение и/или просьба, которые подаются на имя должностного лица, как правило, руководителя предприятия, учреждения, организации.

Получается, что заявление на отпуск относится к информационно-аналитическим документам. Значит, требования ДСТУ 4163-2003 можно и нужно применять и к ним.

В п. 7.1 ДСТУ 4163-2003 указано: документы изготавливают на конторской печатной машинке или с помощью компьютерной техники. При этом отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и т. д.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешено оформлять рукописным способом.

Таким образом, заявление можно оформлять как от руки, так и печатным способом. При этом, с учетом приведенной нормы ДСТУ 4163-2003, последний способ явно находится в приоритете.

Также как вариант можно использовать трафаретные формы для заявлений. При этом заявителю рекомендуется собственноручно поставить на них свою подпись и дату составления заявления, что придаст такому документу юридическую силу.

Поэтому наш совет работодателям: принимайте заявления от работников как написанные собственноручно, так и напечатанные. В любом случае юридическая сила такого документа подкрепляется собственноручной подписью работника и проставленной его рукой датой заявления.