Надрукована заява на відпустку: прийняти не можна відмовити

Розпочнемо з того, що ані КЗпП, ані Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР прямої відповіді на це запитання не дають. Тому звернемося до ДСТУ 4163-2003*.

* ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 р. № 55.

Згідно з Методичними рекомендаціями, затвердженими протоколом Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7, ДСТУ 4163-2003 є нормативним документом, що встановлює вимоги до бланків і оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів усіх підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності.

Зазначимо, що усі організаційно-розпорядчі документи можна розділити на:

— організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи, договори);

— розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

— інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).

Згідно зі Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, затвердженим протоколом Методичної комісії Укрдержархіву від 20.06.2006 р. № 3, заява — це письмове офіційне повідомлення та/або прохання, яке подається на ім’я посадової особи, як правило, керівника підприємства, установи, організації.

Виходить, що заява на відпустку належить до інформаційно-аналітичних документів. Отже, вимоги ДСТУ 4163-2003 можна і треба застосовувати і до неї.

У п. 7.1 ДСТУ 4163-2003 зазначено: документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки. При цьому окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні і доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформляти рукописним способом.

Таким чином, заяву можна оформляти як від руки, так і друкарським способом. При цьому, з урахуванням наведеної норми ДСТУ 4163-2003, останній спосіб явно в пріоритеті.

Так само, як варіант, можна використати трафаретні форми для заяв. При цьому заявникові рекомендується власноручно поставити на них свій підпис і дату складання заяви, що надаватиме такому документу юридичної сили.

Тому наша порада роботодавцям: приймайте заяви від працівників як написані власноручно, так і надруковані. У будь-якому випадку юридична сила такого документа підкріплюється власноручним підписом працівника і проставленою його рукою датою складання заяви.