09.02.2023
Благодаря Закону Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законодательные акты Украины по платежным услугам» от 12.01.2023 № 2888-ІХ с 01.04.2023 в новой редакции будет изложен п. 170.9 НКУ. Этот пункт регулирует особенности налогообложения суммы излишне израсходованных средств, полученных на командировку или под отчет и не возвращенных в установленный срок.
Что же поменяется?
Как и сейчас, не будут включаться в налогооблагаемый доход работника суточные в размере:
— не более 0,1 минзарплаты, установленной на 1 января отчетного года на каждый день командировки, — для внутриукраинских служебных поездок;
— не выше 80 евро за каждый календарный день загранкомандировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.
При этом в новой редакции п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ появилось уточнение, как определять количество дней командировки для расчета суточных. Оно будет устанавливаться в соответствии с приказом о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).
Обратите внимание: сейчас для определения количества дней командировки при внутриукраинских служебных поездках достаточно одного приказа. С 01.04.2023 даже в этом случае
дополнительно к приказу обязательно должен быть хотя бы один документ, подтверждающий факт пребывания работника в командировке
А если нет ни счета из гостиницы, ни транспортных билетов, ни каких-то других документов? Возможно, имеет смысл возобновить практику использования командировочных удостоверений, если вы ранее от нее отказались. Ведь с их помощью можно подтвердить факт пребывания работника в командировке.
Прочие командировочные расходы (на проживание, проезд, страхование и т. п.) с 01.04.2023 должны подтверждаться следующими документами:
— транспортными билетами или транспортными счетами и багажными квитанциями (в том числе электронными билетами);
— документами, полученными от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица;
— страховыми полисами;
— документами (выписками и/или сведениями со счета), содержащими определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;
— документами, подтверждающими выполнение операции с использованием платежных инструментов;
— другими документами, подтверждающими стоимость расходов.
Как можно убедиться, новый перечень подтверждающих документов от нынешнего практически не отличается. Но некоторые отличия есть. В частности, теперь не упоминаются как обязательные посадочный талон и расчетные документы на приобретение транспортных билетов. Вместе с тем определено, что операции по счету, к которому эмитированы платежные инструменты, следует подтверждать выписками и/или сведениями с этого счета. Ранее такого уточнения не было.
Помимо этого, в обновленном п.п. 170.9.2 НКУ дополнительно конкретизирован порядок документального подтверждения расходов, понесенных при командировках или выполнении отдельных гражданско-правовых действий с применением платежных инструментов (например, банковских платежных карточек). Давайте поговорим о таких расчетах подробнее.
Если подотчетным лицом использовался корпоративный/личный платежный инструмент или его реквизиты, стоимость расходов должна удостоверяться документом (выпиской и/или сведениями со счета), содержащим информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирован платежный инструмент. Такой документ может быть в электронной или бумажной форме (п.п. 170.9.2 НКУ).
Важно! Новая редакция п.п. 170.9.3 НКУ увеличивает сроки для подтверждения сумм фактических расходов на командировку или выполнение отдельных гражданско-правовых действий в случае осуществления безналичных расчетов с использованием корпоративных/личных платежных инструментов (или их реквизитов). То же касается возврата неиспользованных денежных средств / электронных денег.
Так, с 1 апреля предоставлять документы, подтверждающие сумму расходов, и возвращать неиспользованные денежные средства в такой ситуации можно будет до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик:
— заканчивает командировку;
— завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства / электронные деньги под отчет.
Например, работник вернулся из командировки 20 апреля 2023 года. В этом случае документы, подтверждающие его безналичные расчеты с использованием платежных инструментов или их реквизитов, он должен подать до 31 мая.
Если списание средств / электронных денег по понесенным расходам осуществляется после даты завершения командировки или выполнения отдельного гражданско-правового действия, эти сроки продляются на один календарный месяц.
Напомним: сейчас при наличии уважительных причин (выявлении расхождений между отчетными документами) срок предоставления Отчета при безналичной форме оплаты с помощью платежных инструментов можно продлить максимум до 20 банковских дней.
В новой формулировке п.п. 170.9.3 НКУ вызывают интерес два момента.
Во-первых, речь в этом подпункте идет только о предоставлении подтверждающих документов. А вот Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, не упоминается (о нем см. ниже).
Во-вторых, в п.п. 170.9.3 НКУ говорится только о безналичных расчетах, осуществленных с помощью корпоративных или личных платежных инструментов. Если же с помощью таких платежных инструментов были сняты наличные, этот подпункт формально применяться не должен.
А какие же сроки подтверждения расходов и возврата средств для наличных? Здесь нас ожидает сюрприз! О нем читайте далее.
Сразу скажем, что о наличных расчетах в командировке или при использовании для хознужд в обновленном п. 170.9 НКУ говорится мало. Это касается всех наличных: как выданных из кассы, так и полученных подотчетным лицом с применением корпоративных или личных платежных инструментов.
Ни сроков предоставления подтверждающих наличные расходы документов, ни сроков возврата неиспользованных средств вы в этом пункте с 1 апреля 2023 года не найдете.
А как же быть?
В соответствии с п. 19 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее — Положение № 148) наличные под отчет в общем случае выдаются на срок не более 2 рабочих дней, включая день их получения. Исключение составляют закупка сельхозпродукции (10 рабочих дней) и лома черных и цветных металлов (30 рабочих дней).
Подотчетное лицо имеет право продлить срок использования выданных средств до завершения срока командировки, если наличность одновременно выдана как на командировку, так и на хознужды.
Учитывая указанные требования,
рекомендуем придерживаться сроков, установленных Положением № 148, для возврата наличных средств, выданных на хознужды
А что с наличными, выданными из кассы (полученными с применением платежных инструментов) на командировку?
О сроках их возврата в Положении № 148 не говорится. Есть лишь отсылка к срокам, установленным законодательством. В свою очередь, законодательство (в лице НКУ), как мы выяснили выше, с 1 апреля их устанавливать не будет. Возможно, в ближайшее время НБУ внесет изменения в Положение № 148. Но пока ответа на поставленный вопрос нет.
Что касается сроков предоставления подтверждающих документов по наличным расчетам, то, по-видимому, такие документы необходимо приложить к Отчету и подать одновременно с ним.
О предоставлении Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, говорит новый п.п. 170.9.4 НКУ. Причем с 1 апреля этот документ будет нужен не всегда.
Отчет придется подаваться в случаях:
— наличия налогооблагаемого дохода, определенного согласно п.п. 170.9.1 НКУ, с целью расчета суммы налога;
— использования налогоплательщиком наличности свыше суммы суточных (включая полученную с использованием платежных инструментов).
Предоставлять Отчет можно будет в бумажной или электронной форме (с соблюдением требований об электронном документообороте).
Срок предоставления Отчета установлен п.п. 170.9.3 НКУ: в общем случае до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки или отдельного гражданско-правового действия по поручению работодателя.
Если подотчетное лицо применяло корпоративные либо личные платежные инструменты (их реквизиты) для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличности в пределах суммы суточных, то при отсутствии налогооблагаемого дохода с 1 апреля 2023 года Отчет не составляется и не подается.
Итак, что мы имеем?
С 01.04.2023 НКУ требует подавать Отчет только при:
1) возникновении налогооблагаемого дохода;
2) наличных расчетах, кроме случая, когда использованные наличные не превысили сумму причитающихся работнику суточных.
Вроде бы хорошо? Хотели облегчить жизнь работнику и бухгалтеру. Но получилось ли?
Непредоставление Отчета не означает отсутствия подтверждающих документов
Документы должны быть обязательно. А значит, при отсутствии Отчета придется составить перечень (опись) подтверждающих документов и предоставить работнику расписку в их получении. Иначе могут быть споры о том, какие документы были поданы, на какую сумму, да и были ли они вообще.
Далее расходы, осуществленные подотчетным лицом, должен утвердить руководитель предприятия. Если нет Отчета, сделать это придется каким-то отдельным документом, например, приказом.
А если расходы утверждены не в полном объеме? Тогда может возникнуть налогооблагаемый доход, и работник обязан предоставить Отчет.
Кроме того, возникает вопрос: каким образом до утверждения осуществленных расходов подотчетное лицо узнает, возник ли у него налогооблагаемый доход?
И где уверенность, что работник сможет правильно определить причитающуюся ему сумму суточных? Особенно если их размер установлен в одной валюте, а аванс выдан в другой.
В связи с изложенным рекомендуем пока не отказываться от предоставления Отчета во всех случаях получения работниками средств на командировку или под отчет.
По тексту п. 170.9 НКУ появится упоминание об электронных деньгах. Напомним: это единицы стоимости, которые хранятся в электронном виде и выпущены эмитентом электронных денег для выполнения платежных операций (в том числе с использованием наперед оплаченных платежных карточек многоцелевого использования). Они принимаются как средство платежа другими лицами, нежели их эмитент, и являются денежным обязательством этого эмитента (п. 14 ч. 1 ст. 1 Закона Украины «О платежных услугах» от 30.06.2021 № 1591-ІХ).
Таким образом, на законодательном уровне урегулирована возможность использования в командировках и на хознужды не только наличных и безналичных средств, но и электронных денег.
И напоследок еще раз напомним, что все эти изменения вступают в силу с 1 апреля 2023 года. Также заметим, что это лишь краткий обзор законодательных новаций, которые касаются подотчетных лиц. Мы еще не раз к ним вернемся и рассмотрим подробнее. Поэтому следите за нашими публикациями.