09.02.2023
Завдяки Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» від 12.01.2023 № 2888-ІХ з 01.04.2023 у новій редакції буде викладено п. 170.9 ПКУ. Цей пункт регулює особливості оподаткування суми надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.
Що зміниться?
Як і зараз, не включатимуться до оподатковуваного доходу працівника добові у розмірі:
— не більше 0,1 мінзарплати, встановленої на 1 січня звітного року на кожен день відрядження, — для внутрішньоукраїнських службових поїздок;
— не вище 80 євро за кожен календарний день закордонного відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, за кожен такий день.
При цьому у новій редакції п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ з’явилося уточнення, як визначати кількість днів відрядження для розрахунку добових. Вона буде встановлюватися відповідно до наказу про відрядження за наявності одного або кількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Зверніть увагу: наразі для визначення кількості днів відрядження щодо внутрішньоукраїнських службових поїздок достатньо одного наказу. З 01.04.2023 навіть у цьому випадку
додатково до наказу обов’язково має бути хоча б один документ, що підтверджує факт перебування працівника у відрядженні
А якщо немає ані рахунку з готелю, ані транспортних квитків, ані якихось інших документів? Можливо, є сенс відновити практику використання посвідчень про відрядження, якщо ви раніше від неї відмовилися. Адже з їх допомогою можна підтвердити факт перебування працівника у відрядженні.
Інші витрати на відрядження (на проживання, проїзд, страхування тощо) з 01.04.2023 повинні підтверджуватися такими документами:
— транспортними квитками або транспортними рахунками та багажними квитанціями (у тому числі електронними квитками);
— документами, отриманими від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;
— страховими полісами;
— документами (виписками та/або відомостями з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
— документами, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
— іншими документами, що підтверджують вартість витрат.
Як можна переконатися, новий перелік підтвердних документів від нинішнього майже не відрізняється. Але деякі відмінності є. Зокрема, тепер не згадуються як обов’язкові посадковий талон та розрахункові документи на придбання транспортних квитків. Водночас визначено, що операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти, слід підтверджувати виписками та/або відомостями з цього рахунку. Раніше такого уточнення не було.
Крім цього, в оновленому п.п. 170.9.2 ПКУ додатково конкретизовано порядок документального підтвердження витрат, понесених при відрядженнях або виконанні окремих цивільно-правових дій із застосуванням платіжних інструментів (наприклад, банківських платіжних карток). Давайте поговоримо про такі розрахунки детальніше.
Якщо підзвітною особою використовувався корпоративний/особистий платіжний інструмент або його реквізити, вартість витрат має підтверджуватися документом (випискою та/або відомостями з рахунку), що містить інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент. Такий документ може бути в електронній або паперовій формі (п.п. 170.9.2 ПКУ).
Важливо! Нова редакція п.п. 170.9.3 ПКУ збільшує строки для підтвердження сум фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій у разі здійснення безготівкових розрахунків із використанням корпоративних/особистих платіжних інструментів (або їх реквізитів). Те саме стосується повернення невикористаних коштів / електронних грошей.
Так, з 1 квітня подавати документи, що підтверджують суму витрат, та повертати невикористані кошти в такій ситуації можна буде до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податків:
— завершує відрядження;
— завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.
Наприклад, працівник повернувся з відрядження 20 квітня 2023 року. У цьому випадку документи, що підтверджують його безготівкові розрахунки з використанням платіжних інструментів або їх реквізитів, він має подати до 31 травня.
Якщо списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється пізніше дати завершення відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії, ці строки продовжуються на один календарний місяць.
Нагадаємо: зараз за наявності поважних причин (у разі виявлення розбіжностей між звітними документами) строк подання Звіту за безготівкової форми оплати за допомогою платіжних інструментів можна продовжити максимум до 20 банківських днів.
У новому формулюванні п.п. 170.9.3 ПКУ викликають інтерес два моменти.
По-перше, в цьому підпункті мова лише про подання підтвердних документів. А ось Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, не згадується (про нього див. нижче).
По-друге, у п.п. 170.9.3 ПКУ йдеться лише про безготівкові розрахунки, здійснені за допомогою корпоративних або особистих платіжних інструментів. Якщо ж за допомогою таких платіжних інструментів було знято готівку, цей підпункт формально застосовуватися не повинен.
А які ж строки підтвердження витрат та повернення коштів для готівки? Тут на нас чекає сюрприз! Про нього читайте далі.
Відразу скажемо, що про готівкові розрахунки у відрядженні або при використанні для госппотреб в оновленому п. 170.9 ПКУ говориться мало. Це стосується усієї готівки: як виданої з каси, так й отриманої підзвітною особою із застосуванням корпоративних чи особистих платіжних інструментів.
Ані строків подання документів, що підтверджують готівкові витрати, ані строків повернення невикористаних коштів ви в цьому пункті з 1 квітня 2023 року не знайдете.
То як бути?
Відповідно до п. 19 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі — Положення № 148), готівка під звіт у загальному випадку видається на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день її отримання. Виняток становлять закупівля сільгосппродукції (10 робочих днів) та брухту чорних і кольорових металів (30 робочих днів).
Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих коштів до закінчення строку відрядження, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і на госппотреби.
Враховуючи зазначені вимоги,
рекомендуємо дотримуватися строків, установлених Положенням № 148, для повернення готівки, виданої на господарські потреби
А що з готівкою, виданою з каси (отриманою із застосуванням платіжних інструментів) на відрядження?
Про строки її повернення у Положенні № 148 не йдеться. Є лише посилання на строки, встановлені законодавством. У свою чергу, законодавство (в особі ПКУ), як ми з’ясували вище, з 1 квітня їх не встановлюватиме. Можливо, найближчим часом НБУ внесе зміни до Положення № 148. Але поки що відповіді на поставлене питання немає.
Що стосується строків подання підтвердних документів за готівковими розрахунками, то, вочевидь, такі документи необхідно додати до Звіту і подати одночасно з ним.
Про подання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, говорить новий п.п. 170.9.4 ПКУ. Причому з 1 квітня цей документ буде потрібний не завжди.
Звіт доведеться подаватися у випадках:
— наявності оподатковуваного доходу, визначеного згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
— використання платником податку готівки понад суму добових (включаючи отриману з використанням платіжних інструментів).
Подавати Звіт можна буде у паперовій чи електронній формі (з дотриманням вимог щодо електронного документообігу).
Строк подання Звіту встановлено п.п. 170.9.3 ПКУ: у загальному випадку до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження або окремої цивільно-правової дії за дорученням роботодавця.
Якщо підзвітна особа застосовувала корпоративні чи особисті платіжні інструменти (їх реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових, то за відсутності оподатковуваного доходу з 1 квітня 2023 року Звіт не складається та не подається.
Отже, що ми маємо?
З 01.04.2023 ПКУ вимагає подавати Звіт лише:
1) у разі виникнення оподатковуваного доходу;
2) за готівковими розрахунками, крім випадку, коли використана готівка не перевищила суму належних працівнику добових.
Начебто добре? Хотіли полегшити життя працівнику та бухгалтеру. Та чи вийшло?
Неподання Звіту не означає відсутності підтвердних документів
Документи мають бути обов’язково. Отже, за відсутності Звіту доведеться скласти перелік (опис) підтвердних документів і надати працівнику розписку в їх отриманні. Інакше можуть бути суперечки про те, які документи були надані, на яку суму та чи були вони взагалі.
Далі витрати, здійснені підзвітною особою, має затвердити керівник підприємства. Якщо немає Звіту, зробити це доведеться якимось окремим документом, наприклад, наказом.
А якщо витрати затверджено не в повному обсязі? Тоді може виникнути оподатковуваний дохід і працівник зобов’язаний подати Звіт.
Крім того, виникає питання: яким чином до затвердження здійснених витрат підзвітна особа дізнається, чи виник у неї оподатковуваний дохід?
І де впевненість, що працівник зможе правильно визначити належну йому суму добових? Особливо, якщо їх розмір встановлено в одній валюті, а аванс видано в іншій.
У зв’язку з викладеним рекомендуємо поки що не відмовлятися від подання Звіту в усіх випадках отримання працівниками коштів на відрядження або під звіт.
За текстом п. 170.9 ПКУ з’явиться згадка про електронні гроші. Нагадаємо: це одиниці вартості, які зберігаються в електронному вигляді та випущені емітентом електронних грошей для виконання платіжних операцій (у тому числі з використанням наперед оплачених платіжних карток багатоцільового використання). Вони приймаються як засіб платежу іншими особами, ніж їх емітент, і є грошовим зобов’язанням цього емітента (п. 14 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 № 1591-ІХ).
Таким чином, на законодавчому рівні врегульовано можливість використання у відрядженнях та на госппотреби не тільки готівкових та безготівкових коштів, а й електронних грошей.
Насамкінець ще раз нагадаємо, що всі ці зміни набирають чинності з 1 квітня 2023 року. Також зауважимо, що це лише стислий огляд законодавчих новацій, які стосуються підзвітних осіб. Ми ще неодноразово до них повернемося та розглянемо більш детально. Тож слідкуйте за нашими публікаціями.