27.03.2023
Требования прилагать к авансовому отчету квитанции платежного терминала (их еще называют слипами) при расчетах платежными картами действующее законодательство не содержит. Более того! Игнорировать такие бумажки можно было всегда, что в свое время подтверждали налоговики. Без распечатки операций по карточному счету до 01.04.2023 тоже можно было обойтись. А вот после указанной даты они приобретают незаурядный вес.
Объясним, что к чему.
Обновленная в связи со вступлением в силу Закона Украины «О платежных услугах» от 30.06.2021 № 1591-IX банковская нормативка по-прежнему разделяет личные платежные карты (ЛПК) — для собственных нужд физических лиц и корпоративные (бизнес) платежные карты (КПК) — для потребностей хозяйственной/предпринимательской/независимой профессиональной деятельности. Это теперь прописано в п. 22 Положения о порядке эмиссии и эквайринга платежных инструментов, утвержденного постановлением НБУ от 29.07.2022 № 164.
При этом
аванс на заграничную командировку можно и сейчас выдавать в безналичной форме, в том числе в гривнях, путем перечисления на личную карту работника
В этой части тоже ничего не изменилось (подробности — в статье «Заграничная командировка и аванс в гривне на личную карту работника» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25).
Находясь в заграничной командировке, работник может расходовать средства, предоставленные ему как аванс, или (1) снимая наличность с карты, или (2) рассчитываясь картой в безналичной форме.
Ваш работник избрал вариант (2). Как правильно отчитаться за такие расходы? Чтобы ответить на этот вопрос, проследим, где именно в законодательстве упоминалось о подаче вместе с авансовым отчетом квитанций (слипов) платежного терминала.
Как было до 08.10.2022. Пункт 20 Положения № 148 в редакции, которая действовала до указанной даты, устанавливал специальные правила для случая, когда физлица — доверенные лица предприятий (юрлиц) получали наличность с текущего счета с применением КПК или ЛПК. То есть речь шла исключительно о варианте (1).
Такие доверенные лица должны были:
— использовать снятую наличность по назначению без оприходования в кассе;
— подать в бухгалтерию предприятия отчет об использовании наличности вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, определенные для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличности с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала) вместе с неизрасходованным остатком наличности.
Таким образом,
требование предоставлять чек банкомата, слип, квитанцию торгового терминала связывалась исключительно с получением наличности с текущего счета
К безналичным расчетам с помощью платежных карт это требование не выдвигалось.
Но даже если такие документы отсутствовали, бухгалтерия все равно должна была принять авансовый отчет. Как указывали налоговики, должностное лицо (бухгалтер) обязано принять соответствующие меры в отношении подтверждения факта снятия наличных средств с текущего счета предприятия, получив выписку из банка о движении средств на счете (см. БЗ 109.19, которая действовала до 08.10.2022).
Очевидно, такая рекомендация могла сработать, только если речь шла об использовании КПК. Если же командированный работник рассчитывался ЛПК, он при необходимости мог предоставить выписку со своего текущего счета.
Как стало с 08.10.2022. С указанной даты из п. 20 Положения № 148 убрали требование о необходимости подачи подотчетным лицом в составе авансового отчета документов о получении наличности с текущего счета. Следовательно,
начиная с 08.10.2022 документы о получении наличности с текущего счета (чеки банкомата, справки по установленным формам, слипы, квитанции торговых терминалов) подавать в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом не нужно
Это отмечают и налоговики (см. разъяснение от 28.10.2022).
К авансовому отчету следует обязательно прилагать только оригиналы документов об использовании средств по назначению (чеки РРО, гостиничные счета, транспортные билеты и т. п.).
Практический совет! Иногда при получении наличности с отечественной карты за рубежом иностранный банк — собственник банкомата может взимать за это свое комиссионное вознаграждение, которое в выписке с текущего счета не отражается. Чтобы подтвердить такую сумму документально, придется предоставить квитанцию банкомата.
А общий вывод таков: при безналичных (!) расчетах платежной картой предоставление квитанций (слипов) платежного терминала никогда не требовалось. В связи с этим полагаться на распечатку операций с текущего счета как на замену отсутствующих квитанций (слипов) не имеет никакого смысла.
Вместе с тем такая распечатка приобретает особый вес с 01.04.2023. Скажем несколько слов об этом.
Как будет с 01.04.2023. Имеем в виду изменения в п. 170.9 НКУ, внесенные Законом Украины от 12.01.2023 № 2888-ІХ (больше об этих изменениях можно прочитать в статье «Подотчетная революция» // «Налоги & бухучет», 2023, № 12).
Если расходы были оплачены с помощью платежного инструмента, в частности. КПК или ЛПК, стоимость расходов должна быть удостоверена
выпиской и/или сведениями со счета, содержащими определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирован такой платежный инструмент
Такой документ может быть в электронной или бумажной форме (п.п. 170.9.2 НКУ).
И напоследок еще один нюанс: если подотчетное лицо применяло корпоративные или личные платежные инструменты (их реквизиты) для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличности в пределах суммы суточных, то при отсутствии налогооблагаемого дохода с 1 апреля 2023 года авансовый отчет вообще не составляется и не подается (подробнее см. «Отчитываемся о командировке по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25).