Темы статей
Выбрать темы

Подотчетная революция

Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
С 1 апреля 2023 года вступят в силу изменения, касающиеся подтверждения командировочных и подотчетных расходов, а также предоставления работниками отчетов об использовании средств, выданных на командировки и хознужды. Рассмотрим, что нас ожидает уже в ближайшем будущем при работе с подотчетными лицами.

Благодаря Закону Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законодательные акты Украины по платежным услугам» от 12.01.2023 № 2888-ІХ с 01.04.2023 в новой редакции будет изложен п. 170.9 НКУ. Этот пункт регулирует особенности налогообложения суммы излишне израсходованных средств, полученных на командировку или под отчет и не возвращенных в установленный срок.

Что же поменяется?

Командировочные расходы

Как и сейчас, не будут включаться в налогооблагаемый доход работника суточные в размере:

— не более 0,1 минзарплаты, установленной на 1 января отчетного года на каждый день командировки, — для внутриукраинских служебных поездок;

— не выше 80 евро за каждый календарный день загранкомандировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

При этом в новой редакции п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ появилось уточнение, как определять количество дней командировки для расчета суточных. Оно будет устанавливаться в соответствии с приказом о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

Обратите внимание: сейчас для определения количества дней командировки при внутриукраинских служебных поездках достаточно одного приказа. С 01.04.2023 даже в этом случае

дополнительно к приказу обязательно должен быть хотя бы один документ, подтверждающий факт пребывания работника в командировке

А если нет ни счета из гостиницы, ни транспортных билетов, ни каких-то других документов? Возможно, имеет смысл возобновить практику использования командировочных удостоверений, если вы ранее от нее отказались. Ведь с их помощью можно подтвердить факт пребывания работника в командировке.

Прочие командировочные расходы (на проживание, проезд, страхование и т. п.) с 01.04.2023 должны подтверждаться следующими документами:

— транспортными билетами или транспортными счетами и багажными квитанциями (в том числе электронными билетами);

— документами, полученными от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица;

— страховыми полисами;

— документами (выписками и/или сведениями со счета), содержащими определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;

— документами, подтверждающими выполнение операции с использованием платежных инструментов;

— другими документами, подтверждающими стоимость расходов.

Как можно убедиться, новый перечень подтверждающих документов от нынешнего практически не отличается. Но некоторые отличия есть. В частности, теперь не упоминаются как обязательные посадочный талон и расчетные документы на приобретение транспортных билетов. Вместе с тем определено, что операции по счету, к которому эмитированы платежные инструменты, следует подтверждать выписками и/или сведениями с этого счета. Ранее такого уточнения не было.

Помимо этого, в обновленном п.п. 170.9.2 НКУ дополнительно конкретизирован порядок документального подтверждения расходов, понесенных при командировках или выполнении отдельных гражданско-правовых действий с применением платежных инструментов (например, банковских платежных карточек). Давайте поговорим о таких расчетах подробнее.

Безналичные расчеты

Если подотчетным лицом использовался корпоративный/личный платежный инструмент или его реквизиты, стоимость расходов должна удостоверяться документом (выпиской и/или сведениями со счета), содержащим информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирован платежный инструмент. Такой документ может быть в электронной или бумажной форме (п.п. 170.9.2 НКУ).

Важно! Новая редакция п.п. 170.9.3 НКУ увеличивает сроки для подтверждения сумм фактических расходов на командировку или выполнение отдельных гражданско-правовых действий в случае осуществления безналичных расчетов с использованием корпоративных/личных платежных инструментов (или их реквизитов). То же касается возврата неиспользованных денежных средств / электронных денег.

Так, с 1 апреля предоставлять документы, подтверждающие сумму расходов, и возвращать неиспользованные денежные средства в такой ситуации можно будет до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик:

— заканчивает командировку;

— завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства / электронные деньги под отчет.

Например, работник вернулся из командировки 20 апреля 2023 года. В этом случае документы, подтверждающие его безналичные расчеты с использованием платежных инструментов или их реквизитов, он должен подать до 31 мая.

Если списание средств / электронных денег по понесенным расходам осуществляется после даты завершения командировки или выполнения отдельного гражданско-правового действия, эти сроки продляются на один календарный месяц.

Напомним: сейчас при наличии уважительных причин (выявлении расхождений между отчетными документами) срок предоставления Отчета при безналичной форме оплаты с помощью платежных инструментов можно продлить максимум до 20 банковских дней.

В новой формулировке п.п. 170.9.3 НКУ вызывают интерес два момента.

Во-первых, речь в этом подпункте идет только о предоставлении подтверждающих документов. А вот Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, не упоминается (о нем см. ниже).

Во-вторых, в п.п. 170.9.3 НКУ говорится только о безналичных расчетах, осуществленных с помощью корпоративных или личных платежных инструментов. Если же с помощью таких платежных инструментов были сняты наличные, этот подпункт формально применяться не должен.

А какие же сроки подтверждения расходов и возврата средств для наличных? Здесь нас ожидает сюрприз! О нем читайте далее.

Наличные расчеты

Сразу скажем, что о наличных расчетах в командировке или при использовании для хознужд в обновленном п. 170.9 НКУ говорится мало. Это касается всех наличных: как выданных из кассы, так и полученных подотчетным лицом с применением корпоративных или личных платежных инструментов.

Ни сроков предоставления подтверждающих наличные расходы документов, ни сроков возврата неиспользованных средств вы в этом пункте с 1 апреля 2023 года не найдете.

А как же быть?

В соответствии с п. 19 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее — Положение № 148) наличные под отчет в общем случае выдаются на срок не более 2 рабочих дней, включая день их получения. Исключение составляют закупка сельхозпродукции (10 рабочих дней) и лома черных и цветных металлов (30 рабочих дней).

Подотчетное лицо имеет право продлить срок использования выданных средств до завершения срока командировки, если наличность одновременно выдана как на командировку, так и на хознужды.

Учитывая указанные требования,

рекомендуем придерживаться сроков, установленных Положением № 148, для возврата наличных средств, выданных на хознужды

А что с наличными, выданными из кассы (полученными с применением платежных инструментов) на командировку?

О сроках их возврата в Положении № 148 не говорится. Есть лишь отсылка к срокам, установленным законодательством. В свою очередь, законодательство (в лице НКУ), как мы выяснили выше, с 1 апреля их устанавливать не будет. Возможно, в ближайшее время НБУ внесет изменения в Положение № 148. Но пока ответа на поставленный вопрос нет.

Что касается сроков предоставления подтверждающих документов по наличным расчетам, то, по-видимому, такие документы необходимо приложить к Отчету и подать одновременно с ним.

Предоставление Отчета

О предоставлении Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, говорит новый п.п. 170.9.4 НКУ. Причем с 1 апреля этот документ будет нужен не всегда.

Отчет придется подаваться в случаях:

— наличия налогооблагаемого дохода, определенного согласно п.п. 170.9.1 НКУ, с целью расчета суммы налога;

— использования налогоплательщиком наличности свыше суммы суточных (включая полученную с использованием платежных инструментов).

Предоставлять Отчет можно будет в бумажной или электронной форме (с соблюдением требований об электронном документообороте).

Срок предоставления Отчета установлен п.п. 170.9.3 НКУ: в общем случае до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки или отдельного гражданско-правового действия по поручению работодателя.

Если подотчетное лицо применяло корпоративные либо личные платежные инструменты (их реквизиты) для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличности в пределах суммы суточных, то при отсутствии налогооблагаемого дохода с 1 апреля 2023 года Отчет не составляется и не подается.

Итак, что мы имеем?

С 01.04.2023 НКУ требует подавать Отчет только при:

1) возникновении налогооблагаемого дохода;

2) наличных расчетах, кроме случая, когда использованные наличные не превысили сумму причитающихся работнику суточных.

Вроде бы хорошо? Хотели облегчить жизнь работнику и бухгалтеру. Но получилось ли?

Непредоставление Отчета не означает отсутствия подтверждающих документов

Документы должны быть обязательно. А значит, при отсутствии Отчета придется составить перечень (опись) подтверждающих документов и предоставить работнику расписку в их получении. Иначе могут быть споры о том, какие документы были поданы, на какую сумму, да и были ли они вообще.

Далее расходы, осуществленные подотчетным лицом, должен утвердить руководитель предприятия. Если нет Отчета, сделать это придется каким-то отдельным документом, например, приказом.

А если расходы утверждены не в полном объеме? Тогда может возникнуть налогооблагаемый доход, и работник обязан предоставить Отчет.

Кроме того, возникает вопрос: каким образом до утверждения осуществленных расходов подотчетное лицо узнает, возник ли у него налогооблагаемый доход?

И где уверенность, что работник сможет правильно определить причитающуюся ему сумму суточных? Особенно если их размер установлен в одной валюте, а аванс выдан в другой.

В связи с изложенным рекомендуем пока не отказываться от предоставления Отчета во всех случаях получения работниками средств на командировку или под отчет.

Электронные деньги

По тексту п. 170.9 НКУ появится упоминание об электронных деньгах. Напомним: это единицы стоимости, которые хранятся в электронном виде и выпущены эмитентом электронных денег для выполнения платежных операций (в том числе с использованием наперед оплаченных платежных карточек многоцелевого использования). Они принимаются как средство платежа другими лицами, нежели их эмитент, и являются денежным обязательством этого эмитента (п. 14 ч. 1 ст. 1 Закона Украины «О платежных услугах» от 30.06.2021 № 1591-ІХ).

Таким образом, на законодательном уровне урегулирована возможность использования в командировках и на хознужды не только наличных и безналичных средств, но и электронных денег.

И напоследок еще раз напомним, что все эти изменения вступают в силу с 1 апреля 2023 года. Также заметим, что это лишь краткий обзор законодательных новаций, которые касаются подотчетных лиц. Мы еще не раз к ним вернемся и рассмотрим подробнее. Поэтому следите за нашими публикациями.

ВЫВОДЫ

  • После 1 апреля 2023 года для установления количества дней командировки, кроме приказа, обязательно будет нужен хотя бы один документ, подтверждающий факт нахождения лица в командировке.
  • Возвращать неиспользованные денежные средства при безналичных расчетах с использованием платежных инструментов можно будет до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия.
  • С 01.04.2023 подавать Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, НКУ требует только в случаях наличия налогооблагаемого дохода или использования налогоплательщиком наличности свыше суммы суточных.
  • С 1 апреля 2023 года на законодательном уровне урегулирована возможность использования в командировках и на хознужды электронных денег.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше