Приобрели планшеты для сотрудников: как учитывать?

Бухучет

Здесь все достаточно просто. В нашем случае планшеты предназначены для использования в хозяйственной деятельности (для выполнения сотрудниками трудовых функций). Поскольку ожидаемый срок использования планшета, как правило, составляет больше года, — они являются классическими необоротными активами. А вот в составе каких именно необоротных активов они будут учитываться — в составе основных средств (ОС) или малоценных необоротных материальных активов (МНМА) — зависит от установленного учетной политикой предприятия стоимостного критерия разграничения МНМА и ОС.

При этом с 20-тысячным пределом сравнивают первоначальную стоимость объекта. В частности, если планшет приобретен с НДС, при сравнении со стоимостным критерием (20000 грн) плательщики НДС ориентируются на сумму без НДС.

Если предприятие выбрало именно такой критерий разграничения МНМА и ОС, в таком случае:

— если стоимость (первоначальная) планшета не превышает 20000 грн, — такой планшет будет учитываться в составе МНМА;

— если стоимость (первоначальная) планшета превышает 20000 грн, — в составе ОС.

Если планшет классифицирован как МНМА. В таком случае все расходы, которые включаются в первоначальную стоимость планшета, обобщаем по дебету субсчета 153 (Дт 153 — Кт 63). А при введении планшета в эксплуатацию их списывают в дебет субсчета 112 (Дт 112 — Кт 153).

Стоимость МНМА подлежит амортизации. Амортизация МНМА может начисляться «ускоренными» методами (п. 27 П(С)БУ 7):

— в первом месяце использования объекта — в размере 50 % амортизируемой стоимости и остальные 50 % — в месяце исключения его из активов вследствие несоответствия критериям признания активом;

— в первом месяце использования объекта в размере 100 % его стоимости.

Амортизация МНМА может также начисляться прямолинейным и производственным методами, но на практике они используются редко.

Стоит обратить внимание: невзирая на малоценность, никаких поблажек в документальном оформлении для МНМА нет. Их документируют точно так же, как и любой другой немалоценный ОС.

Если планшет классифицирован как ОС. Наиболее соответствующим субсчетом для учета планшета будет субсчет 104 «Машины и оборудование» (Дт 152 — Кт 63; Дт 104 — Кт 152). Начислять амортизацию можно любым разрешенным для ОС методом. Для нашего конкретного случая можно выбрать самый простой для расчета — прямолинейный.

Налог на прибыль

У малодоходников, которые не корректируют бухфинрезультат на разницы, все будет по правилам бухучета.

А вот у высокодоходников и малодоходников-добровольцев есть нюансы.

Если планшет классифицирован как МНМА. Здесь стоит обратить внимание на то, что

Поэтому для них нет налоговых минимально допустимых сроков полезного использования (п.п. 138.3.3 НКУ), как и не возникает по ним никаких налоговых разниц. То есть и у тех плательщиков, которые применяют разницы, все будет по правилам бухучета.

Если планшет классифицирован как ОС. В таком случае высокодоходникам и малодоходникам-добровольцам нужно обратить внимание на минимально допустимые сроки амортизации ОС, установленные п.п. 138.3.3 НКУ.

Для «других машин для автоматической обработки информации», к которым можно отнести и планшеты, п.п. 138.3.3 НКУ

Кстати, этот срок (2 года) нельзя сократить с помощью п. 43¹ подразд. 4 разд. XX НКУ. Ведь для четвертой группы (машины и оборудование) сокращенный минимальный срок амортизации также равен 2 годам (больше деталей в отношении ускоренной амортизации найдете, в частности, в статье «Установка охранной сигнализации в арендованном помещении: что в учете» // «Налоги & бухучет», 2023, № 96).

НДС

Если планшет приобретен с НДС (и возникло право на налоговый кредит (НК)), то для НДС большое значение имеет хозяйственный статус его использования. Для того, чтобы у налоговиков не было поводов считать их нехозяйственным приобретением, нужно внутренними документами по предприятию подтвердить хозяйственное направление использования планшетов. В частности, внутренними документами желательно:

— определить цель приобретения планшетов (выполнение трудовых функций работниками);

— утвердить список работников (должностей), которые используют в своей трудовой деятельности планшеты;

— утвердить порядок использования планшетов (например, запрет их использования во внерабочее время и т. п.).

Оформление выдачи работникам

Выдачу планшетов работникам можно фиксировать в специальном журнале учета выдачи/возврата планшетов работниками. Хотя это и не обязательно. Может быть достаточным и того, что предприятие определит внутренним распорядительным документом порядок использования планшетов работниками.

Если, например, планшет выдается работнику, который работает дистанционно, то, как правило, составляется акт приема-передачи (также см. статью «Работник уволился, а ноутбук не вернул» // «Налоги & бухучет», 2022, № 79).

Как-то дополнительно в бухучете фиксировать передачу работнику планшета не нужно. Разве что если планшет выдан работнику, который работает дистанционно, то для учета такого планшета можно открыть дополнительный аналитический счет к субсчету 104.

Что касается НДФЛ/ВС, то в соответствии с п.п. «а» п.п. 164.2.17 НКУ стоимость имущества, которое принадлежит работодателю, переданного работнику для выполнения им трудовых функций в соответствии с трудовым договором,

Главное — иметь подтверждение, что планшеты действительно используются для выполнения трудовых функций (а подтверждается это вышеупомянутыми внутренними документами, в которых, в частности, определена цель использование планшетов, список работников (должностей), которые ими пользуются, порядок использования планшетов и т. п.).