Работник уволился, а ноутбук не вернул

Прежде всего имейте в виду, что нельзя отказать в увольнении работнику или задержать окончательный расчет в связи с тем, что он не вернул ноутбук. Иначе будете иметь проблемы при проверке Гоструда.

Далее следует выяснить, как была оформлена передача ноутбука работнику.

Если работник выезжал из Украины с техникой, принадлежащей работодателю, следовало составить акт приемки-передачи ноутбука.

Работник купил ноутбук, находясь за границей, и предприятие возместило ему израсходованные денежные средства*? И в такой ситуации следовало оформить двусторонний документ, которым за работником закреплялся купленный ноутбук. Сделать это можно было, например, с помощью средств электронной коммуникации.

* О том, как это можно сделать, мы писали в статье «Работник купил ноутбук за границей: как учесть?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 27.

Таким образом, важно, чтобы у предприятия было подтверждение факта передачи работнику компьютерной техники. Подтверждающие документы есть? Тогда возможны следующие варианты развития событий:

— договариваемся с работником о реализации ему ноутбука;

— работодатель дарит ноутбук работнику;

— работодатель требует возместить нанесенный ему материальный ущерб. При этом если работник отказывается добровольно возмещать ущерб или не согласен с суммой возмещения, придется обращаться в судебные инстанции.

Давайте рассмотрим различные варианты решения возникшей проблемы и их последствия для работодателя. А начнем с ситуации, когда предприятие не может подтвердить факт передачи ноутбука работнику.

Передача ноутбука работнику не оформлена

Бухучет. Имеем ситуацию, когда в учете предприятия числится объект основных средств (ОС) или малоценных необоротных материальных активов (МНМА), а фактически он отсутствует. Использовать ноутбук в своей деятельности юрлицо не может. Стало быть, ноутбук перестает соответствовать критериям признания активом, и в учете его необходимо списать (п. 33 НП(С)БУ 7 «Основные средства»).

При этом делают проводки:

1) Дт 131 — Кт 104 (или Дт 132 — Кт 112) — на сумму накопленного износа ноутбука;

2) Дт 976 — Кт 104, 112 — на сумму его остаточной стоимости.

Кроме того, в забалансовом учете (Дт 072) отражаем сумму ущерба, нанесенного предприятию. Она будет числиться там до установления виновного лица или до истечения срока исковой давности.

Скажете, что здесь устанавливать, если мы знаем виновное лицо? Но ведь это нужно как-то подтвердить. Не можете? Значит, и повесить убытки на бывшего работника не получится. Более того, на наш взгляд, виновным в такой ситуации может быть признано материально ответственное лицо, которое допустило передачу ноутбука без соответствующего документального оформления.

Налог на прибыль. Если ноутбук числился в налоговом учете в составе ОС, то высокодоходники и малодоходники-добровольцы при его списании должны:

— увеличить финрезультат на сумму бухгалтерской остаточной стоимости ноутбука (абзац четвертый п. 138.1 НКУ);

— уменьшить финрезультат на сумму его налоговой остаточной стоимости (абзац третий п. 138.2 НКУ).

Помните, что ликвидационные разницы рассчитывают только по ОС, к которым в налоговом учете относят необоротные активы первоначальной стоимостью выше 20000 грн (по введенным в эксплуатацию до 22.05.2020 включительно — 6000 грн). По МНМА (даже если вы учитываете их в бухучете как ОС) разницы считать не нужно.

НДС. При списании ноутбука, числящегося в составе ОС, следует начислить налоговые обязательства по НДС согласно п. 189.9 НКУ исходя из обычных цен, но не ниже балансовой стоимости ноутбука на момент ликвидации. Причем воспользоваться льготой, предусмотренной абзацем вторым этого пункта для неначисления НДС, на наш взгляд, не получится, поскольку такого случая среди исключений нет.

Если ноутбук в налоговом учете является МНМА, придется начислить компенсирующие налоговые обязательства на основании п.п. «г» п. 198.5 НКУ (как при нехозяйственном использовании). При этом

Впрочем, если предприятие амортизирует МНМА по методу 100 % в первом месяце использования, налоговые обязательства начислять не придется (остаточная стоимость равна нулю).

Внимание плательщиков спецЕН, которые до перехода на него были плательщиками НДС! Понятно, что в период пребывания на спецЕН никаких налоговых обязательств не возникает. Но если ноутбук был приобретен с НДС до перехода на спецЕН, то в периоде возврата на прежнюю систему налогообложения вам придется начислить компенсирующие налоговые обязательства по п. 198.5 НКУ (п.п. 9.9 подразд. 8 разд. ХХ НКУ). База налогообложения — балансовая (остаточная) стоимость на начало отчетного (налогового) периода списания ноутбука.

Если же ноутбук был приобретен без НДС, то компенсирующих налоговых обязательств не будет.

Теперь давайте поговорим о ситуации, когда передача работнику ноутбука документально подтверждена.

Работник возмещает стоимость ноутбука

Не вызывает сомнений, что при увольнении работник обязан вернуть оборудование, предоставленное ему работодателем для выполнения должностных обязанностей (в частности, ноутбук). Отказываясь это делать, работник наносит предприятию материальный ущерб. И компания-работодатель вправе потребовать его возмещения денежными средствами.

Правила возмещения ущерба, нанесенного работниками, устанавливает ст. 136 КЗоТ. В соответствии с этой нормой, если сумма убытков не превышает среднемесячного заработка работника, возмещение осуществляется путем отчислений из зарплаты виновного лица по распоряжению работодателя. При этом такое распоряжение может быть издано не позднее 2 недель со дня выявления причиненного ущерба и обращено к исполнению не ранее 7 дней со дня уведомления работника. В остальных случаях необходимо обращаться в суд.

В нашей ситуации, даже если размер ущерба меньше среднемесячного заработка, удержать его сумму из зарплаты виновного при окончательном расчете на основании приказа работодателя, скорее всего, не получится. Поясним.

В общем случае вернуть ноутбук, необходимый для выполнения должностных обязанностей, работник должен в день увольнения. При этом предприятие обязано в этот же день провести с работником окончательный расчет (см. ст. 116 КЗоТ). А вот осуществить удержание в счет возмещения ущерба в соответствии со ст. 136 КЗоТ можно только через 7 дней после уведомления работника. Значит, в день увольнения сделать это предприятие не сможет. Также следует помнить об ограничениях размера отчислений из заработной платы, установленных ст. 128 КЗоТ. По общему правилу они составляют 20 %.

В то же время никто не запрещает работнику возместить ущерб добровольно. Так, он может написать заявление с просьбой удержать сумму ущерба из его заработной платы. И тогда препятствий сделать это при окончательном расчете (если суммы хватает) не возникает. Кроме того, работник может погасить сумму нанесенного ущерба путем перечисления денежных средств на банковский счет предприятия.

Можно поступить и по-другому — договориться с работником о реализации ему ноутбука. И в этом случае договорную стоимость:

— удерживают из зарплаты работника при окончательном расчете (на основании его заявления) или

— работник перечисляет на счет работодателя.

Какие же последствия повлечет за собой возмещение бывшим работником ущерба или реализация ему ноутбука?

Налог на прибыль. Для целей обложения налогом на прибыль не имеет значения, договорилось предприятие о реализации ноутбука работнику или последний компенсирует нанесенный им ущерб. Если ноутбук числился в составе ОС, высокодоходники и малодоходники-добровольцы определяют продажно-ликвидационные разницы в соответствии с пп. 138.1 и 138.2 НКУ (см. выше). В остальном нужно ориентироваться на бухгалтерский учет.

Единый налог. Если предприятие — плательщик единого налога, то прежде всего не забудьте о запрете на неденежные расчеты! То есть единоналожник не имеет права удерживать стоимость ноутбука или сумму возмещения ущерба из зарплаты работника.

В общем случае в доход попадает вся сумма, поступившая на банковский счет упрощенца. Но есть исключение, предусмотренное п. 292.2 НКУ. Так, если продажа ОС происходит после их использования в течение 12 календарных месяцев со дня ввода в эксплуатацию, доход определяется как разница между суммой средств, полученных от продажи ОС, и их остаточной балансовой стоимостью на день продажи. Таким образом, договоренность с работником о реализации ему ноутбука, числящегося в составе ОС (см. п.п. 14.1.138 НКУ), может помочь сэкономить на едином налоге, если этот ноутбук использовался более 12 месяцев.

Обратите внимание: в соответствии с п. 292.15 НКУ доход, полученный как компенсация (возмещение) по решению суда за любые предыдущие отчетные периоды, не учитывается при определении объема дохода, дающего право субъекту хозяйствования зарегистрироваться плательщиком единого налога и/или находиться на упрощенной системе налогообложения в следующем налоговом периоде. Но при этом такая сумма возмещения должна отражаться в составе доходов упрощенца и облагаться единым налогом (см. письмо ГФСУ от 20.11.2015 № 24785/6/99-99-10-03-02-15).

НДС. Если предприятие договорилось с работником о реализации ему ноутбука, то начисляем налоговые обязательства по НДС исходя из договорной стоимости, но не ниже балансовой (остаточной) стоимости ноутбука по данным бухучета на начало периода, в котором осуществляется операция (п. 188.1 НКУ).

Работник возмещает ущерб предприятию (договоренности о реализации не достигнуто)? В этом случае предприятие начисляет компенсирующие налоговые обязательства в соответствии с п. 189.9 (если речь об объекте ОС) или п.п. «г» п.п. 198.5 НКУ (если ноутбук числился в составе МНМА). Все так же, как при списании ноутбука, передача которого работнику не была оформлена (см. выше).

Обратите внимание: абзац второй п. 189.9 НКУ разрешает не начислять НДС при ликвидации объектов ОС без согласия налогоплательщика, в частности, в случае хищения, подтвержденного в соответствии с законодательством. Поэтому начисления налоговых обязательств можно избежать, если обратиться к правоохранителям и получить извлечение из Единого реестра досудебных расследований, подтверждающее факт регистрации сведений об уголовном правонарушении. Но это если предприятие решит идти «на принцип» до конца. И только в случае, когда ноутбук является объектом ОС с точки зрения НКУ.

Но будьте аккуратны в формулировках! В документах сумму, которую будет выплачивать работник, рекомендуем назвать именно возмещением ущерба, а не компенсацией стоимости ноутбука. Учтите: в отдельных ИНК налоговики утверждают, что если средства по своей сути являются компенсацией стоимости имущества, то суммы такого возмещения включаются в базу обложения НДС (письма ГНСУ от 26.05.2021 № 2051/ІПК/99-00-21-03-02-06 и от 04.11.2020 № 4539/ІПК/99-00-05-06-02-06). Подробнее об этом см. в статье «Компенсирующие НО: быть или не быть» // «Налоги & бухучет», 2021, № 49 (ср. ).

Что касается плательщиков спецЕН, то для них НДС-последствия наступят после возврата на прежнюю систему налогообложения. Они такие же, как и при списании ноутбука (см. выше).

Бухучет. Отражение операции по возмещению работником стоимости ноутбука рассмотрим на примере.

Пример. Предприятие по акту приемки-передачи передало работнику ноутбук для выполнения им должностных обязанностей. После увольнения работника ноутбук остался у него.

Вариант 1. Достигнута договоренность о реализации работнику ноутбука по цене 13200 грн (в том числе НДС — 2200 грн).

Вариант 2. Работник добровольно возмещает сумму ущерба в размере 13200 грн.

Стоимость ноутбука при приобретении составила 28800 грн (в том числе первоначальная стоимость — 24000 грн, НДС — 4800 грн). Остаточная стоимость на начало месяца выбытия ноутбука составляет 12000 грн, на конец месяца — 11000 грн.

В учете предприятия указанные операции отражают следующим образом (см. таблицу ниже).

Возмещение работником стоимости ноутбука

Работник не возмещает стоимость ноутбука

Такой вариант развития событий возможен, если предприятие:

— дарит работнику ноутбук;

— формирует дебиторскую задолженность в сумме невозмещенного работником ущерба, а в дальнейшем прощает ее работнику или списывает по истечении срока исковой давности.

Подарок. Безвозмездная передача подпадает под налоговое определение продажи (п.п. 14.1.202 НКУ). Поэтому действуют те же правила обложения налогом на прибыль, что и при реализации.

Так, если ноутбук для целей налогового учета является ОС, высокодоходники и малодоходники-добровольцы определяют продажно-ликвидационные разницы в соответствии с абзацем четвертым п. 138.1 и абзацем третьим п. 138.2 НКУ. А вот подарочной разницы, предусмотренной п.п. 140.5.10 НКУ, здесь не будет, поскольку одариваемый является физическим лицом, уплачивающим НДФЛ.

В случае когда ноутбук — МНМА, вообще никаких налоговоприбыльных разниц в связи с его бесплатной передачей физлицу нет. Все по бухучетным правилам.

Бесплатная передача является объектом обложения НДС (п.п. «а» п.п. 185.1 НКУ). Предприятие-даритель начисляет налоговые обязательства по НДС исходя из балансовой (остаточной) стоимости ноутбука по данным бухучета на начало периода, в котором осуществляется операция (п. 188.1 НКУ). При этом компенсирующих налоговых обязательств на основании п. 189.9 или п.п. «г» п.п. 198.5 НКУ начислять не нужно (см. письма ГНСУ от 24.03.2020 № 1211/6/99-00-07-03-02-06/ІПК и ОКПН ГНС от 10.06.2020 № 2383/ІПК-28-10-30-02-11).

Теперь о налогообложении доходов физлица — получателя подарка. Для НДФЛ-целей подарок юрлица считается дополнительным благом и подлежит обложению этим налогом в соответствии с п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ.

База налогообложения — стоимость, определенная по правилам обычной цены, увеличенная на «натуральный» коэффициент, предусмотренный п. 164.5 НКУ. При ставке НДФЛ 18 % величина этого коэффициента составляет 1,219512.

Кроме того, подарок подлежит обложению военным сбором (далее — ВС) по ставке 1,5 %. Причем в целях удержания этого сбора никаких коэффициентов применять не следует (см. консультацию в категории 126.05 БЗ). То есть базой обложения будет стоимость подарка.

Вместе с тем, не стоит забывать о п.п. 165.1.39 НКУ. Он позволяет в 2022 году вывести из-под налогообложения стоимость неденежных подарков в части, не превышающей 1625 грн (в расчете на месяц). С не облагаемой НДФЛ стоимости (части стоимости) подарка не удерживают и ВС (п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд ХХ НКУ).

В 4ДФ не облагаемый на основании п.п. 165.1.39 НКУ доход в виде неденежного подарка (его части) отражают с признаком дохода «160».

Переходим к ЕСВ. Если на момент дарения физлицо еще является работником, такой подарок будет рассматриваться как оплата труда (п.п. 2.3.2 Инструкции № 5*). А значит, нужно начислить ЕСВ.

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5.

Чтобы этого избежать, по договоренности с работником в день увольнения оформите «возврат» ноутбука, а уже после расторжения трудовых отношений подарите его неработнику. Поскольку одариваемый на этот момент не будет застрахованным лицом, начислять ЕСВ не придется.

Далее рассмотрим ситуацию, когда предприятие не дарит ноутбук, а формирует в учете дебиторскую задолженность.

Формируем задолженность. Прежде всего ноутбук следует списать. Далее определяем сумму ущерба, подлежащую возмещению работником, и отражаем ее в учете. Как это сделать, вы можете увидеть в примере выше (см. вариант 2).

Что касается налога на прибыль, то высокодоходники и малодоходники-добровольцы при списании ноутбука, числящегося в составе ОС, определяют продажно-ликвидационные разницы в соответствии с пп. 138.1 и 138.2 НКУ. В остальном ориентируемся на бухгалтерский учет.

Не забудьте начислить компенсирующие налоговые обязательства по НДС в соответствии с п. 189.9 (если речь об объекте ОС) или п.п. «г» п.п. 198.5 НКУ (если ноутбук числился в составе МНМА).

Плательщики спецЕН должны сделать это после возобновления их регистрации плательщиками НДС в связи с переходом на прежнюю систему налогообложения.

Что дальше делать с непогашенной задолженностью?

Работодатель может принять решение о прощении задолженности до истечения срока исковой давности или списать задолженность после окончания этого срока. При этом напомним, что в соответствии с п. 19 раздела «Заключительные и переходные положения» ГКУ сроки исковой давности продлеваются на срок действия в Украине военного, чрезвычайного положения.

Прощение задолженности. Если предприятие в бухучете создавало под такую задолженность резерв сомнительных долгов (далее — РСД), то его необходимо откорректировать. Отражаем это следующими проводками: Дт 38 — Кт 719 либо Дт 944 — Кт 38 (методом «сторно»). В случае когда РСД не создавался, указанные проводки не делаем.

Списание задолженности показываем так: Дт 949 — Кт 375.

В налоговоприбыльном учете высокодоходники и малодоходники-добровольцы должны помнить о разницах, предусмотренных п. 139.2 НКУ. Так, при начислении РСД (Дт 944 — Кт 38) финрезультат увеличивался на сумму созданного резерва в соответствии с абзацем вторым п.п. 139.2.1 НКУ. В свою очередь, при корректировке РСД в сторону уменьшения необходимо уменьшить финансовый результат на сумму такой корректировки (абзац второй п.п. 139.2.2 НКУ).

Далее следует увеличить финансовый результат на всю сумму прощенной дебиторки (абзац третий п.п. 139.2.1 НКУ). А вот уменьшающей разницы, предусмотренной абзацем третьим п.п. 139.2.2 НКУ, не будет, поскольку прощенная задолженность не соответствует признакам безнадежной из п.п. 14.1.11 НКУ.

Сумма прощенной задолженности включается в состав дохода физлица как дополнительное благо. В соответствии с п.п. «д» п.п. 164.2.17 НКУ основная сумма долга физлица, прощенного (аннулированного) предприятием по его самостоятельному решению, не связанному с процедурой банкротства, до истечения срока исковой давности, в случае если сумма такого долга превышает 25 % минзарплаты (в расчете на год), установленной на 1 января отчетного налогового года (в 2022 году — 1625 грн), облагается НДФЛ.

Причем учтите: по мнению налоговиков (см. «Прощение долга до окончания срока исковой давности» // «Налоги & бухучет», 2019, № 88),

Такой же порядок обложения суммы прощенной задолженности ВС (п.п. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

В 4ДФ Объединенного отчета налогооблагаемый доход в виде задолженности, прощенной до истечения срока исковой давности, отражают с признаком «126».

Обратите внимание! Если субъект хозяйствования должным образом проинформирует должника об аннулировании (прощении) долга, то НДФЛ и ВС с налогооблагаемого дохода обязан уплатить должник самостоятельно по итогам годового декларирования. Предприятию нужно только отразить такой доход в 4ДФ Объединенного отчета.

При этом проинформировать должника можно одним из следующих способов:

— направить заказное письмо с уведомлением о вручении;

— заключить договор о прощении долга;

— предоставить уведомление лично должнику под подпись.

А вот если предприятие проигнорирует это требование, то ему придется выполнить обязанности налогового агента в полном объеме (удержать НДФЛ и ВС + отразить доход в 4ДФ).

Списание задолженности по окончании срока исковой давности. В бухучете такую задолженность списывают за счет РСД, если он создавался: Дт 38 — Кт 375. Если РСД не создавался или его суммы недостаточно, списание отражают проводкой: Дт 944 — Кт 375.

При определении налога на прибыль высокодоходники и малодоходники-добровольцы корректируют финрезультат на разницы, предусмотренные п. 139.2 НКУ. В частности, необходимо:

— увеличить финрезультат на сумму расходов от списания в бухучете дебиторской задолженности сверх суммы РСД;

— уменьшить финрезультат на сумму списанной дебиторской задолженности (в том числе за счет созданного РСД), которая соответствует безнадежной. Напомним, что истечение сроков исковой давности является достаточным критерием для признания задолженности безнадежной согласно п.п. «а» п.п. 14.1.11 НКУ.

Что касается налогообложения доходов физических лиц, то при списании задолженности по истечении срока исковой давности в игру вступают нормы п.п. 164.2.7 НКУ. В соответствии с этим подпунктом сумма задолженности налогоплательщика по заключенным им гражданско-правовым договорам, по которой истек срок исковой давности и которая превышает 50 % месячного прожиточного минимума для трудоспособного лица на 1 января отчетного налогового года (в 2022 году — 1240,50 грн), включается в состав годового налогооблагаемого дохода физлица.

Но! Предприятие не удерживает НДФЛ и ВС из этой суммы. Физлицо обязано самостоятельно уплатить НДФЛ и ВС на основании годовой декларации о доходах.

Только не забудьте отразить доход физлица в 4ДФ Объединенного отчета. Как разъясняют налоговики в категории 103.25 БЗ, облагаемые суммы списанной по истечении срока исковой давности задолженности следует показывать с признаком дохода «107».

Таким образом, можно убедиться, что варианты урегулирования проблемы есть. Главное, чтобы у сторон было желание договориться.