30.05.2024
zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41594
К авансовому отчету подаются оригиналы расчетных документов. Подотчетное лицо не имеет права предоставлять к Отчету копию расчетного документа.
В то же время если речь о документе, который был создан в электронном виде, то такой документ, предъявленный в визуальной форме отражения на бумаге, считается подтверждающим документом
В разъяснении налоговики предоставили ответы на вопросы:
(1) можно ли к авансовому отчету приложить копию, а не оригинал расчетного документа, то есть будет ли копия расчетного документа надлежащим подтверждающим документом;
(2) что считается оригиналом/копией расчетного документа.
Здесь стоит сказать, что вообще повторно напечатать чек РРО не получится. Расчетный документ (чек РРО) распечатывается РРО только один раз. Но у продавца остается контрольная лента — копии расчетных документов.
Раньше можно было встретить и такое мнение налоговиков (в частности, в письме ГНСУ от 26.05.2023 № 1302/ІПК/99-00-24-03-03-06), что подтвердить осуществление расчетной операции может копия чека из контрольной ленты. Налоговики при этом советовали в случае потери расчетных документов для подтверждения понесенных расходов (1) или обращаться к продавцу для предоставления копии расчетных документов из электронной ленты, (2) или получить такую копию с сервера контролирующего органа, в т. ч. с помощью сервиса проверки чеков РРО. Последнее возможно только при наличии реквизитов чека РРО.
Но нынешняя консультация налоговиков, судя по всему, свидетельствует о том, что если речь идет о чеке РРО, созданном стационарным РРО в бумажной форме, то нужен только оригинал этого чека. Никакие копии из контрольной ленты (даже заверенные продавцом) или распечатки чека с сайта ГНСУ, что возможно при наличии информации о реквизитах чека, не подходят. То же можно сказать и о скан-копии расчетных документов, когда бумажный чек отсканирован и послан на электронную почту. Такая скан-копия тоже не будет заменителем оригинала расчетного документа, даже невзирая на то, что такой чек можно проверить через специальный сервис ГНСУ. И определенная логика в этом действительно есть — налоговики хотят сделать невозможным использование одного и того же расчетного документа несколько раз.
Принимая во внимание такие разъяснения налоговиков, в случае потери чека, возможно, получится доказать факт осуществления расходов другими документами (см., в частности, статьи «Командировочные расходы без чека РРО» // «Налоги & бухучет», 2023, № 42, «Приобретение товаров за свои, если потерян кассовый чек: возмещать или нет» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65).
А вот если чек создан ПРРО и выдан в электронной форме, то ситуация другая.
Налоговики говорят, что:
— «электронный документ, предъявленный в визуальной форме отражения на бумаге, составленный с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте, считается подтверждающим документом»;
— «если подотчетное лицо подает к Отчету расчетные документы, которые могут быть аутентифицированы по их реквизитам или информация о которых хранится на сервере ГНС, то подотчетное лицо имеет право предоставлять визуализированную версию таких документов, вместе с Отчетом, что, по сути, является предоставлением одного экземпляра оригинала».
То есть
налоговики фактически подтверждают, что к авансовому отчету может быть приложена распечатка электронного чека ПРРО и такая распечатка будет иметь такую же силу, как и непосредственно сам электронный чек
Нужно ли такую распечатку заверять? Судя по разъяснениям налоговиков, этого можно не делать. Конечно, желательно при этом проверить, идентифицируется ли этот чек на сервисах ГНСУ.
Достаточно ли только того, что работник принесет распечатку этого чека, или же нужна еще и электронная версия этого чека? Из консультации налоговиков можно понять, что если авансовый отчет предоставляется в бумажной форме, то достаточно только распечатки электронного чека. Хотя, конечно, желательно и в этом случае иметь еще и электронную форму чека, которая, например, поступила подотчетному лицу на электронную почту или на телефонный номер.
Такой же подход очевидно можем применять и в отношении электронных выписок и/или сведений со счета (вам также будет полезной статья «Подтверждение расходов на проезд в командировке» // «Налоги & бухучет», 2024, № 42).