Командировочные расходы без чека РРО

Ситуация до 1 апреля

При отсутствии фискального чека РРО/ПРРО фискалы обычно не подтверждали право на компенсацию подотчетным лицам расходов, осуществленных во время командировок и других производственных заданий, а также отражение таких расходов в учете плательщика.

И особенно это происходило в тех случаях, когда продавец (в том числе ФЛП) сам принимает деньги и обязан проводить этот расчет через РРО/ПРРО. Ведь тогда он должен выдать/послать подотчетному лицу именно фискальный чек РРО/ПРРО. По этой причине фискалы любой другой документ продавца (квитанцию, товарный чек и т. п.) считают не расчетным / не подтверждающим. Поэтому такие возмещенные по авансовому отчету с «неподобающими» документами суммы на проверках за периоды до 01.04.2023 они могут расценить как излишне израсходованные подотчетным лицом средства с возможными налоговыми последствиями. Как минимум: обложение согласно п. 170.9 НКУ таких сумм НДФЛ с базы, рассчитанной с использованием натурального коэффициента из п. 164.5 НКУ*, плюс ВC!

* Для ставки НДФЛ 18 % натуркоэффициент составляет 1,219512!

Мы категорически не поддерживаем такой фискальный подход. Ведь

Что касается других расходов и иных случаев, то мы считали и считаем, что поскольку в прошлой редакции п.п. 170.9.1 НКУ речь шла о «документально подтвержденных» расходах, без конкретизации обязательности такого подтверждения именно расчетными документами (кроме приобретения транспортных билетов) да еще и соответствующей формы, подотчетные расходы могут подтверждать и другие документы, кроме расчетных: счета, акты, накладные и т. п.

Подробнее об этом читайте в статье «Квитанция от ФЛП вместо чека РРО: можно ли приобщать к авансовому отчету» // «Налоги & бухучет», 2022, № 15.

Какие правила действуют с 1 апреля

С 1 апреля этого года благодаря Закону Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законодательные акты Украины в отношении платежных услуг» от 12.01.2023 № 2888-IX нормы основного «излишне-расходного» п. 170.9 НКУ подверглись серьезным изменениям. В частности, значительно изменены были и те нормы его п.п. 170.9.1, которые касались подтверждающих документов.

Но там и теперь все так же указывается, что упомянутые в абзаце втором п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ командировочные расходы, не является объектом обложения НДФЛ у подотчетных лиц только при наличии подтверждающих документов, которые удостоверяют стоимость таких расходов.

Список подтверждающих документов. А вот дальше в обновленной норме перечислены подтверждающие документы, список которых довольно отличается от того, который был до упомянутых изменений:

— транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты);

— документы, полученные от лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию физического лица, страховые полисы;

— документы (выписки и/или ведомости со счета), которые содержат определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;

— документы, которые подтверждают выполнение операции с использованием платежных инструментов;

— другие документы, которые удостоверяют стоимость расходов.

Хотя этот перечень в норме привязан именно к командировочным расходам, считаем, что на него (на соответствующую его часть) следует ориентироваться и для подтверждения расходов средств, полученных под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, которое их выдало, о которых речь идет в п.п. «б» п.п. 170.1.9 НКУ.

В п. 20 кассового Положения**, который посвящен подаче подотчетными лицами отчета в бухгалтерское подразделение предприятия, тоже речь идет о подаче отчета с подтверждающими документами об использовании средств по назначению. Поэтому для выполнения этой связанной с подотчетом нормы с 01.04.2023 также актуален именно этот новый список из НКУ.

** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148.

О составляющих списка.

1. Транспортные. Сначала отметим, что теперь среди «подтверждающих» расчетные документы уже не упоминаются даже в отношении приобретения транспортных билетов! А также там уже не упоминается и посадочный талон.

2. Жилищные. Что касается услуг по размещению и проживания физических лиц, о которых очень часто нас спрашивают, то в списке речь идет просто о «документах, полученных от лиц, которые предоставляют услуги». И там не указано, что это обязательно должен быть фискальный чек РРО/ПРРО. Думаем, по такой формулировке достаточно любого документа: счета гостиницы-мотеля с пометкой «оплачено» или квитанции, служебного или товарного чека... Конечно, если вы не желаете сильно драться с фискалами на проверках, то лучше фискальный чек иметь. Но когда его не будет, то это тоже не повод сразу облагать налогом израсходованные суммы или требовать от командированного возврата таких сумм. Потому что здесь роль подтверждающих могут «исполнить» и другие документы.

Конечно, это касается и расходов, осуществленных командированными за рубежом. Например, нас спрашивали, достаточно ли для подтверждения расходов при отсутствии фискального чека инвойса и контракта на аренду жилья за рубежом? Опираясь на составляющие нового списка, считаем, что достаточно. Ведь командированный будет иметь документы, полученные от лица, которое предоставляло услуги по размещению (инвойс и контракт). И упомянутые документы явно смогут засвидетельствовать стоимость расходов. Если уплата была с помощью платежного инструмента (карты), то можно еще приложить выписку или ведомости с соответствующего счета. Тогда вопросов у фискалов о таких расходах не должно быть вообще.

Если же будут возникать проблемы с фискалами при проверке периодов как до 1 апреля этого года, так и после, ссылайтесь дополнительно на постановление Пятого апелляционного админсуда от 25.01.2022 по делу № 540/356/19. Там судьи в отношении расходов на проживание не согласились с подходом фискалов (которые требовали наличия именно фискального чека), поддержали хозсубъекта и указали, что фискальный чек не является единственным документом, который подтверждает оплату гостиничных услуг.

3. Карточные оплаты. Что касается расходов, осуществленных с применением электронных платежных инструментов, в частности платежных карт, то здесь теперь конкретизировано, что необходимы выписки и/или ведомости со счета, к которому эмитирована (привязана) конкретная платежная карта. Поэтому, например, при уплате картой за услуги, работы и т. п. через терминал наличие фискального чека у подотчетного лица не обязательно — хватит выписки/ведомости с карт-счета.

4. Другие документы. Обратите внимание, что

Конечно, если услуги оплачивались именно наличностью, очень желательно, чтобы такие документы подтверждали и сам факт уплаты (например, имели соответствующий штамп или запись/подпись о получении средств).

Расходное. При этом не забывайте также и о том, что подтверждающие документы (в том числе электронные) должны отвечать всем требованиям к первичным документам, которые установлены в ст. 9 Закона о бухучете* и Положении № 88**, — иметь необходимые признаки и реквизиты. В частности, документы украинских хозсубъектов должны быть составлены на украинском языке. Признание соответствующих документов первичными в первую очередь важно именно для отражения их в учете хозсубъекта и отнесения их сумм в расходы.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

** Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88.

Итак, по нашему мнению, после внесенных в п. 170.9 НКУ изменений ситуация с расходно-подтверждающими документами стала более лояльной / менее фискальной.